Gestão
se alguma vez chegou ao fim do dia de trabalho apenas para perceber que não fez nada na sua lista de Tarefas original, eis o que pode fazer a esse respeito.
” eu não tenho tempo para pensar estrategicamente.sinto que não tenho espaço para respirar.estou completamente sobrecarregada.’
mesmo que não o estejamos a dizer em voz alta, estas são afirmações a que todos os gestores podem estar relacionados. As Startups não param. Todos os armários estão cheios de esqueletos, à espera de saltar e surpreender-te.embora possamos ser tentados a reduzir isto como par para o curso, o padrão reativo de combate contínuo a incêndios coloca uma série de riscos para os líderes: entre a Barragem das prioridades de outras pessoas, questões importantes podem passar despercebidas.
para se tornar menos reativo, você tem que entender a diferença entre o tempo reativo e proativo.o tempo reativo é gasto trabalhando nas prioridades das outras pessoas. Aqui estão alguns exemplos:
- respondendo emails — a sua caixa de entrada é uma longa lista de prioridades das outras pessoas.lidar com questões de entrada — quando os funcionários, investidores e clientes vêm ter consigo com os seus desafios.participação em reuniões operacionais — recuperação semanal, reuniões de vendas e outras reuniões com agenda fixa.dando aos membros da equipa de coaching um-a-um para passarem pela sua agenda.revisão do trabalho-fornecendo feedback sobre o trabalho e testando novas funcionalidades.
Proativa tempo é gasto a trabalhar em suas próprias prioridades, tais como:
- Priorização de suas tarefas — o processo de escrever a sua lista de tarefas e definir os itens mais importantes, especialmente para pequenos problemas que estão ficando maiores.
- trabalhando em itens importantes, mas não urgentes — em outras palavras, pequenos problemas ficando maiores em vez de grandes problemas ficando menores.levando tempo para pensar-dar um passeio fora do Escritório para pensar em coisas com um pouco de distância.cuidando de si-exercitando, passando tempo com sua família, seu treinador, ou até mesmo seu terapeuta.ler artigos e livros sobre algo que você quer aprender mais sobre.
compreender a diferença entre o tempo reativo e proativo foi uma revelação para mim. Estava a afogar-me em E-mails, reuniões e a rever o trabalho dos outros. Ao olhar para o meu calendário, percebi que quase 90% da minha semana foi gasta em tarefas reactivas.a única vez que me permiti ser pró-activo foi à noite e aos fins-de-semana. Foi cansativo. Não me interpretes mal — a minha equipa adorava — me por responder às suas necessidades, mas algures no caminho, as minhas prioridades tinham-se perdido.até que ponto devemos ser pró-activos?
reagir prontamente ao inesperado faz parte da descrição de funções de qualquer líder. Mas ser pró-activo também é. Os meus escassos 10% do tempo proactivo não eram suficientes para mim como CEO de uma startup. Então eu estabeleci um novo objetivo: 50% reativo e 50% proativo.embora não exista uma relação universal de tempo proativo e reativo, se você está se sentindo sobrecarregado ou estressado, é um sinal claro de que você precisa reequilibrar seu tempo para ser mais proativo.
Aqui estão algumas coisas que cada gerente pode fazer para reequilibrar sua rotina.
escrever listas de Tarefas melhores
estruturar e dar prioridade a uma lista de tarefas pode aliviar a ansiedade e ajudá-lo a concentrar-se no que é importante. No entanto, nem todas as listas de itens por-fazer são criadas iguais, por isso aqui estão algumas maneiras de melhorar as suas listas de itens por-fazer e tornar o seu tempo proativo o mais eficiente possível.
foco no primeiro passo
é da natureza humana procrastinar em itens grandes e assustadores. Então, quando você é confrontado com uma grande tarefa, basta escrever o próximo passo:
- ‘descobrir a apresentação da placa’ (grande e assustador)
vs. - ‘Escrever 7-10 pontos de bala para cobrir na próxima reunião do conselho de administração’ (próxima etapa)
Utilização de betão verbos
O mais acionáveis a tarefa, maior a probabilidade de você para atacá-lo quando chegar a hora:
- ‘Investidor deck’ (claro acção)
versus - ‘Escrever as respostas a estas 12 investidor deck perguntas’ (ação claro)
Adicionar áspero estimativas de tempo
Isto irá ajudá-lo a identificar a curto, mecânica de tarefas que podem ser acionadas entre as reuniões, versus mais, mais criativo tarefas que exigem maior parte do tempo:
- Email de Tom para os dados financeiros (2 minutos) — rápida e mecânica)
versus - Adicione gráficos para cada slide, com as vendas de deck (1 hora de duração e criativo)
Esclarecer suas prioridades
Só porque ele está na sua lista não significa que você deve fazê-lo agora. Aplicar a regra 1-3-5 como uma forma de Des-priorizar tarefas menos importantes:
- 1 coisa grande
- 3 coisas médias
- 5 pequenas coisas
Construa o tempo proactivo na sua agenda
na maioria dos casos, garantir um tempo mais proactivo significa apreender o controlo do seu calendário e o tempo de bloqueio para si próprio. Se você não gerenciar ativamente seu tempo, outras pessoas irão geri-lo para você. Alguns fundadores escolhem uma ou duas tardes por semana como “sem hora de reunião”. Outros reservam tempo todas as manhãs, ou bloqueiam dias inteiros para este propósito.seja qual for a sua escolha, recomendo a construção em blocos ininterruptos de pelo menos três horas. Tarefas criativas não se encaixam em slots de hora — pode me levar uma hora ou duas só para entrar na mentalidade certa para lidar com algo difícil.
capacitar a sua equipa
os gestores são solucionadores de problemas naturais. Então, quando um membro da equipa vem ter contigo com um grande e suculento problema, é tentador entrar e resolvê-lo. E sejamos realistas, Os problemas mais tentadores para resolver são exatamente os que as outras pessoas acham desafiadores.
no entanto, se você quiser recuperar o controle de seu tempo, você tem que aprender a capacitar sua equipe para resolver seus próprios problemas. Em vez de saltar para o detalhe, aprender a desempenhar o papel de treinador — fazer perguntas que ajudam os seus colegas de equipa a resolver os seus próprios problemas para libertar o seu tempo.
contrate um treinador
um dos principais papéis de um treinador é ajudá-lo a ter o tempo para refletir, e seguir em frente, na realização de seus objetivos. Ao contrário de um consultor, um treinador não dá respostas. Em vez disso, fazem perguntas que o ajudam a esclarecer o que precisa ser feito e, em seguida, ajudá-lo a manter sua agenda.as sessões de Coaching São tempo proactivo. É por isso que os únicos que você tem com sua equipe não são proativos para você, mas eles devem ser proativos tempo para eles. Da mesma forma, o chefe também precisa de um a um.
seja proativo sobre ser proativo
Debbie Millman disse que é melhor com, ” ocupado é uma decisão.’Se você está gastando muito tempo no mato, então não é uma falta de tempo, é uma falta de priorização.
clarifique suas prioridades, programe em tempo proativo, Capacite sua equipe e contrate um treinador. Não precisas de te sentir culpado. Afinal, se não cuidares das tuas próprias prioridades, quem cuidará?