jako startup nonprofit, istnieje wiele priorytetów do rozwiązania na liście rzeczy do zrobienia. Planowanie budżetu na niezliczone działania, zwłaszcza gdy dopiero zaczynasz, może spaść na uboczu.
to byłby błąd! Tworzenie budżetu, planowanie finansów na przyszłość i analiza danych finansowych wyróżni Cię na wczesnym etapie jako organizację dla fundatorów i partnerów oraz ułatwi codzienne i strategiczne planowanie.
niezależnie od tego, czy jesteś prezesem organizacji non-profit, czy nowym pracownikiem, ważne jest, aby zrozumieć, w jaki sposób budżet organizacji jest zorganizowany i przyczynia się do działalności organizacji non-profit.
prawidłowe budżetowanie i analiza kondycji finansowej organizacji non-profit jest ważna, zarówno w przypadku wniosków o pozyskiwanie funduszy, jak i zarządzania ogólnymi operacjami. Budżetowanie może pomóc poprzez:
- pomoc w analizie i śledzeniu stanu organizacji
- planowanie kampanii crowdfundingowej i fundraisingowej
- identyfikacja potrzeb finansowych i jak finansowanie społecznościowe może odgrywać rolę w wypełnianiu tych luk
- ubieganie się o dotacje
- dostarczanie aktualnych danych finansowych fundatorom.
cel tego przewodnika
Ten przewodnik dostarczy organizacjom startupowym przegląd budżetowania — jakie informacje śledzić i jak oraz jak analizować kondycję finansową organizacji. Omówimy również ramy i narzędzia do konfigurowania, dostosowywania i analizowania własnego budżetu i planowania finansowego na dowolnym poziomie organizacji.
na potrzeby tego przewodnika posłużymy się przykładem programu edukacyjnego pozaszkolnego. Ta fikcyjna organizacja non-profit zapewnia zajęcia pozalekcyjne, takie jak sport, dzieciom w ich społeczności.
nazwiemy non-profit ” zabawa po szkole.”After School Fun (ASF) działa nieformalnie przy wsparciu dwóch hojnych darczyńców, ale teraz prowadzą kampanię crowdfundingową, aby skalować i zacząć oferować swoje zajęcia pozalekcyjne w pięciu nowych szkołach. Pobierają niewielką opłatę za swoje programy, a pozostała część jest pokrywana przez ich hojnych darczyńców i partnerów.
Co śledzić w budżecie
ten stos paragonów i notatek nie zmniejszy go, jeśli chodzi o budżetowanie. Organizacje non-profit powinny śledzić swoje wydatki i przychody (darowizny fundraisingowe lub opłaty za usługi) w arkuszu kalkulacyjnym lub innym systemie księgowym. Dzięki temu dane są dostępne dla osób na wszystkich szczeblach organizacji z elastycznością dostosowywania danych w miarę zmieniania się potrzeb budżetowania.
koszty początkowe / inwestycje początkowe
jako organizacja non-profit startup masz już świadomość, że masz początkowe wydatki, zanim będziesz miał rzeczywiste wydatki operacyjne. Te koszty uruchomienia mogą obejmować koszty związane z crowdfundingiem lub to, co masz nadzieję, że finansowanie społecznościowe pokryje. Inne koszty uruchomienia mogą obejmować początkowe koszty brandingu i logo, sprzętu i wynagrodzenia pierwszego członka personelu.
ważne jest rozróżnienie między tym, co może być startupem, a jednorazowymi kosztami początkowymi i regularnymi kosztami. Niektóre koszty uruchomienia mogą zostać przeniesione do zwykłego budżetu, podczas gdy inne mogą nie być uwzględniane w przyszłych budżetach.
w naszym przykładzie powiedzmy, że ASF potrzebuje inwestycji startupowych, aby pokryć koszty kampanii crowdfundingowej i wideo i ma nadzieję, że kampania i hojny partner korporacyjny pokryją personel i materiały potrzebne do zaoferowania programów w dwóch szkołach. Podczas gdy wynagrodzenia pracowników i początkowe dostawy będą musiały zostać uwzględnione w regularnym budżecie ASF, koszty brandingu i projektowania logo związane z rozpoczęciem kampanii crowdfundingowej są jednorazowymi kosztami, które nie zostaną uwzględnione w przyszłych budżetach.
regularny budżet
regularne budżety organizacji non-profit powinny być podzielone między wydatki i przychody, a wydatki podzielone między program, a wydatki ogólne i administracyjne.
ważne jest, aby odróżnić program od innych wydatków, ponieważ wielu darczyńców lubi rozumieć różnicę między kosztami administracyjnymi a kosztami programu. Pokazuje darczyńcom i partnerom, ile dolarów wydaje się na misję organizacji non-profit, a ile na jej realizację.
w przestrzeni non-profit istnieje błędne przekonanie, że zdrowe i dobre organizacje non-profit mają niskie koszty administracyjne i fundraisingowe, a większość środków przeznaczają na koszty programu.
chociaż nie jest to silna Polityka prowadzenia silnej organizacji non-profit, nadal jest szeroko rozpowszechniona. Ważne jest, aby oddzielić wydatki na program, administrację i zbieranie funduszy. Oddzielenie tych kosztów służy również jako kontrola sposobu dystrybucji środków przez Twoją organizację.
wydatki na Program
wydatki na Program to koszty, które są bezpośrednio związane z uruchomieniem programów. W przypadku ASF obejmuje to wszystko, co związane jest z prowadzeniem programów pozalekcyjnych, w tym personel i materiały (np. piłki nożnej). Wynagrodzenia dla pracowników ułatwiających Działalność są wydatkami programowymi. Ich wydatki na program obejmują również reklamę programu i szkolenie personelu oraz koszty podróży.
koszty ogólne i administracyjne
wydatki te obejmują wynagrodzenia dla pracowników administracji, wsparcia i pozyskiwania funduszy. Również w tej sekcji może być czynsz, Media,i technologii dla powierzchni biurowej, i prawnych i innych wydatków różnych. Warto zauważyć, że wszystkie koszty pozyskiwania funduszy są śledzone w tej kategorii.
ASF ma jeden etatowy zbiórkę pieniędzy, a ich wynagrodzenie mieści się w tej kategorii. Wynajmują również niewielką powierzchnię biurową. Ich dyrektor programowy i działalność wynagrodzenia personelu i budżet programu są śledzone w wydatkach programu.
koszty stałe i zmienne
podczas śledzenia wydatków należy pamiętać o różnicy między kosztami stałymi i zmiennymi. Koszty stałe mogą obejmować wynagrodzenia pracowników i czynsz budowlany. Koszty zmienne to te, które różnią się w zależności od potrzeb lub cen rynkowych.
na przykład w przypadku ASF cena wynajmu powierzchni boiska do treningu piłki nożnej może się wahać w ciągu roku lub w zależności od potrzeb (sezonowa potrzeba lub zmiany programowe). Ważne jest, aby zrozumieć, które koszty są stałe, a które zmienne – ponieważ koszty stałe są bardziej statyczne przez cały rok i mogą wymagać finansowania bez względu na wszystko, podczas gdy koszty zmienne mogą się zmieniać i mogą być dostosowywane za pomocą zmian w programie lub zastępstw.
przychody i zysk
przychody to pieniądze, które otrzymujesz jako organizacja. Obejmuje to darowizny i opłaty za usługę oraz wszelkie inne sprzedawane produkty.
na przykład ASF pobiera 5 USD za studenta za sesję, więc ich przychodem będzie całkowita liczba obsługiwanych studentów pomnożona przez 5 USD każdy. Mają również darczyńców indywidualnych i darowizny crowdfundingowe, które są liczone jako dochody.
ważne jest, aby śledzić przychody organizacji non-profit, ponieważ w połączeniu z analizą wydatków pomaga zrozumieć zyski i czy masz wystarczająco dużo pieniędzy, aby utrzymać działalność lub czy darowizny muszą wzrosnąć lub zmniejszyć wydatki.
to, że jesteś „non-profit” nie oznacza, że nie możesz lub nie powinieneś zarabiać. Twój zysk to całkowity przychód-darowizny i inne źródła–minus całkowite koszty prowadzenia organizacji. Organizacje non-profit, podobnie jak każda inna firma, powinny dążyć do osiągnięcia zysku, aby utrzymać zdrową organizację, umożliwić skalowanie i mieć fundusze awaryjne w razie potrzeby.
przepływy pieniężne
inną metodą śledzenia budżetu jest śledzenie i projektowanie przepływów pieniężnych w danym roku. Najlepszym sposobem na to jest śledzenie napływu gotówki-przychodów i darowizn – i odpływu gotówki–wydatków. Pomaga to lepiej zrozumieć, kiedy masz przychody przychodzące i wydatki wychodzące, w ujęciu miesięcznym i rocznym.
na przykład, może twój główny dawca wysyła Ci tylko jeden duży czek w roku w styczniu. Chociaż ten czek obsługuje dużą część twoich wydatków, musisz upewnić się, że równomiernie rozprowadzasz go przez cały rok, w przeciwnym razie możesz nie mieć wystarczającej ilości gotówki na pokrycie wydatków pod koniec roku.
dla ASF, wiedzą, że mają jednego dawcę, który wnosi dużą kwotę w lutym, a drugiego wysokiego szczebla w lipcu. Mają miesięczne wydatki i wiedzą, że mają zwiększone wydatki na imprezę fundraisingową, którą organizują w czerwcu. Muszą przeznaczyć swoje pieniądze od swoich dużych i małych darczyńców i opłat programowych odpowiednio. Tworząc miesięczny przepływ środków pieniężnych, mogą lepiej przewidzieć swoje potrzeby finansowe.
ograniczone i nieograniczone
ważne jest również, aby śledzić ograniczone i nieograniczone środki oraz sposób ich wydawania. Kiedy prowadzisz kampanię zbierania funduszy i mówisz, że wszystkie darowizny trafią bezpośrednio na wydatki programu, są to ograniczone fundusze, które musisz wykorzystać do wspierania programów.
opłaty za Usługę można również uznać za ograniczone fundusze. Jeśli prowadzisz ogólną kampanię pozyskiwania funduszy i nie określasz bezpośredniego finansowania, te darowizny są nieograniczone i możesz z nich korzystać według własnego uznania. To rozróżnienie i utrzymanie równej równowagi obu rodzajów funduszy ma kluczowe znaczenie dla zdrowia organizacji. Jeśli posiadasz tylko ograniczone środki, nie będziesz mieć wystarczającej ilości pieniędzy na pokrycie kosztów ogólnych.
pracownicy organizacji non-profit powinni być świadomi różnicy między ograniczonymi i nieograniczonymi funduszami, aby mogli zrozumieć różnice między budżetami programu.
dla ASF, program tee soccer ograniczył finansowanie od darczyńcy ze szczególnym zainteresowaniem piłką nożną, ale program koszykówki jest wspierany przez nieograniczone fundusze, które są bardziej ograniczone.
założenia i inne
przy ustalaniu budżetu ważne jest ułożenie założeń na arkuszu kalkulacyjnym lub dokumencie towarzyszącym. To nie tylko pomaga zapamiętać, jak wymyśliłeś pewne dane, ale pomaga każdemu pracownikowi, potencjalnemu darczyńcy lub doradcy badającemu budżet lepiej je zrozumieć.
twoje założenia mogą obejmować liczbę beneficjentów, z którymi pracujesz, liczbę pracowników, ilość dostaw lub sprzętu. Podczas tworzenia budżetu ważne jest również śledzenie inflacji i dodatkowych korzyści, zwłaszcza jeśli budujesz przewidywany budżet na kilka lat.
inflacja oznacza niewielki wzrost kosztów w czasie, a dodatkowe korzyści są kosztami pozapłacowymi dla pracowników, jeśli oferujesz (lub planujesz oferować) korzyści swoim pracownikom w miarę rozwoju organizacji.
Analiza budżetu
Po uruchomieniu i śledzeniu budżetu można analizować budżet, patrząc na swoje wskaźniki. Wskaźniki pomagają zrozumieć, jak sobie radzisz finansowo i mogą być wykorzystywane na wiele sposobów:
- pomagają zidentyfikować zmiany na przestrzeni lat
- zawarte w metrykach planowania strategicznego i wydajności
- dzielone z pracownikami, darczyńcami i doradcami zarówno pod kątem sukcesów, jak i benchmarków ulepszeń
- pomagają pracownikom zrozumieć, gdzie i w jaki sposób mogą poprawić budżet własnego działu oraz w jaki sposób ich praca przyczynia się do ogólnej kondycji organizacji
oto kilka wskaźników, które mogą być pomocny, zwłaszcza na etapie uruchamiania.
efektywność pozyskiwania funduszy: całkowite darowizny/całkowite wydatki na zbieranie funduszy
śledzi średnią kwotę pieniędzy zebraną na dolara wydaną na zbieranie funduszy i pokazuje, jak skuteczne są Twoje wysiłki związane z gromadzeniem funduszy.
wskaźnik Reliance: największy rodzaj przychodów/Całkowity dochód
wskaźnik ten pokazuje potencjalne ryzyko znacznego zmniejszenia finansowania, jeśli źródło to zostanie zmniejszone lub zatrzymane.
Współczynnik wydatków na programy: wydatki na Program/wydatki ogółem
To jest to, ile pieniędzy wydajesz na wydatki na program. Benchmark wynosi 80%, ale nie jest to reguła trudna i szybka i zależy od potrzeb organizacji.
stosunek kosztów ogólnych: wydatki na zarządzanie, administrację i pozyskiwanie funduszy/wydatki całkowite
tyle pieniędzy wydajesz na wydatki pozaprogramowe. Benchmark wynosi 20%, ale nie jest to reguła trudna i szybka i zależy od potrzeb organizacji.
Days Cash on Hand: całkowita dostępna Gotówka/(wydatki/365)
tyle dni Twoja organizacja mogłaby działać, gdyby wszystkie dochody nagle stały się niedostępne (wszyscy darczyńcy przestali Cię wspierać lub wydałeś wszystkie pieniądze). 90 dni gotówki pod ręką to dobry punkt odniesienia.
Współczynnik funduszy zastrzeżonych: fundusze zastrzeżone/(ograniczone + nieograniczone fundusze)
ten wskaźnik mówi, Czy masz zdrowy bilans funduszy do obsługi zarówno kosztów ogólnych, jak i programów. Możesz również użyć tego do porównania z programem i napowietrznymi potrzebami, aby zrozumieć, czy masz wystarczająco dużo w każdym rodzaju funduszu, aby pokryć swoje wydatki.
Actionable kolejne kroki
teraz, gdy lepiej rozumiesz podstawy planowania finansowego organizacji non-profit, spotkaj się ze swoim zespołem i stwórz budżet i przepływ środków pieniężnych.
wraz z rozwojem Twojej organizacji lub jeśli już działasz, przeanalizuj swój budżet przy użyciu sugerowanych wskaźników i oceń, czy możesz poprawić swój budżet-być może możesz być bardziej wydajny w zbieraniu funduszy lub powinieneś dostosować wydatki, aby mieć więcej dni gotówki pod ręką.