hoe minder reactief en proactiever te zijn

Beheer

‘ik heb geen tijd om strategisch te denken.’

‘ Ik heb het gevoel dat ik geen ruimte heb om te ademen.’

‘ Ik ben totaal overweldigd.’

zelfs als we het niet hardop zeggen, zijn dit statements waar elke manager aan kan relateren. Startups zijn non-stop. Elke kast zit vol met lijken, wachtend om eruit te springen en je te verrassen.

hoewel we in de verleiding zouden kunnen komen dit als par voor de cursus op te halen, brengt het reactieve patroon van continue brandbestrijding een aantal risico ‘ s voor leiders met zich mee:

1. onder de spervuur van andermans prioriteiten kunnen belangrijke kwesties onopgemerkt blijven.
2. de overweldiging, stress en cognitieve belasting heeft een enorme impact op de prestaties.
3. kortetermijnbeslissingen worden genomen wanneer een langetermijnoplossing beter is voor het bedrijf.

gezien de enorme uitdagingen die gepaard gaan met het starten van een nieuw bedrijf, hoe moeten oprichters en managers tijd vinden om proactiever te zijn?

om minder reactief te worden, moet je het verschil begrijpen tussen reactieve en proactieve tijd.

reactieve tijd wordt besteed aan het werken aan andermans prioriteiten. Hier zijn enkele voorbeelden:

• beantwoorden van e-mails-uw inbox is een lange lijst van prioriteiten van anderen.
• omgaan met inkomende problemen — wanneer medewerkers, investeerders en klanten bij u komen met hun uitdagingen.
• het bijwonen van operationele vergaderingen – wekelijkse inhaalacties, verkoopbijeenkomsten en andere vergaderingen met een vaste agenda.
• het geven van een-op — een-coaching teamleden om hun agenda door te nemen.
• werk evalueren-feedback geven over werk en nieuwe functies testen.

proactieve tijd wordt besteed aan het werken aan uw eigen prioriteiten, zoals:

• prioritering van uw taken — het proces van het schrijven van uw takenlijst en het definiëren van de belangrijkste items, vooral kleine problemen die groter worden.
• werken aan belangrijke, maar niet dringende, items – met andere woorden, kleine problemen die groter worden in plaats van grote problemen die kleiner worden.
• tijd nemen om na te denken — een wandeling buiten het kantoor maken om dingen met een beetje afstand door te denken.
• voor uzelf zorgen-sporten, tijd doorbrengen met uw familie, uw coach of zelfs uw therapeut.
• lezen-artikelen en boeken over iets waar u meer over wilt weten.

het verschil begrijpen tussen reactieve en proactieve tijd was voor mij een openbaring. Ik verdronk in e-mails, vergaderingen, en het bekijken van andermans werk. Toen ik door mijn kalender keek, realiseerde ik me dat bijna 90% van mijn week werd besteed aan reactieve taken.

de enige keer dat ik mezelf toegestaan om proactief te zijn was ‘ s nachts en in het weekend. Het was vermoeiend. Begrijp me niet verkeerd — mijn team hield van me omdat ik reageerde op hun behoeften — maar ergens onderweg waren mijn prioriteiten verloren gegaan.

hoe proactief moeten we zijn?

direct reageren op het onverwachte maakt deel uit van de taakomschrijving van elke leider. Maar proactief zijn ook. Mijn magere 10% van de proactieve tijd was niet genoeg voor mij als de CEO van een startup. Dus stelde ik mezelf een nieuw doel: 50% reactief en 50% proactief.

Er is geen universele verhouding tussen proactieve en reactieve tijd, maar als u zich overweldigd of gestrest voelt, is het een duidelijk teken dat u uw tijd opnieuw in evenwicht moet brengen om proactiever te zijn.

Hier zijn enkele dingen die elke manager kan doen om hun routine opnieuw in evenwicht te brengen.

betere To-Do-lijsten schrijven

structureren en prioriteren van een to-do-lijst kan angst verlichten en u helpen zich te heroriënteren op wat belangrijk is. Echter, niet alle To-do lijsten zijn gemaakt gelijk, dus hier zijn enkele manieren om uw to-do lijsten te verbeteren en uw proactieve tijd zo efficiënt mogelijk te maken.

Focus op de eerste stap

Het is menselijk om uit te stellen op grote en enge items. Dus, als je voor een grote taak staat, schrijf dan gewoon de volgende stap op:

• ‘ Zoek de board presentatie uit ‘(Groot en eng)
  vs.
• ‘schrijf 7-10 bullet points to cover in the next board meeting’ (next step)

gebruik concrete werkwoorden

hoe actiever de taak is, hoe waarschijnlijker het is dat je hem aanvalt wanneer de tijd komt:

• ‘Investor deck’ (unclear action)
  vs.
• ‘Write answers to these 12 investor deck questions’ (clear action)

ruwe tijdschattingen toevoegen

Dit helpt u bij het identificeren van korte, mechanische taken die tussen vergaderingen kunnen worden uitgevoerd, versus langere, meer creatieve taken die een groter deel van de tijd vereisen:

• e — mail Tom voor de financiële gegevens (2 minuten — snel en mechanisch)
  vs.
• grafieken toevoegen voor elke dia in het sales deck (1 uur lang en creatief)

verduidelijk uw topprioriteiten

alleen omdat het op uw takenlijst staat, betekent niet dat u het nu moet doen. Pas de 1-3-5-regel toe als een manier om minder belangrijke taken te ontprioriteren:

• 1 big thing
• 3 medium things
• 5 small things

Bouw proactieve tijd op in uw schema

in de meeste gevallen betekent het veiligstellen van meer proactieve tijd dat u de controle over uw agenda overneemt en de tijd voor uzelf blokkeert. Als u uw tijd niet actief beheert, zullen andere mensen het voor u beheren. Sommige oprichters kiezen één of twee middagen per week als ‘geen vergadertijd’. Anderen reserveren elke ochtend tijd, of blokkeren hele dagen voor dit doel.

wat u ook kiest, ik raad aan om ononderbroken blokken van ten minste drie uur te bouwen. Creatieve taken passen niet in hour slots — het kan me een uur of twee gewoon om in de juiste mindset om iets moeilijks aan te pakken.

Empower uw Team

Managers zijn natuurlijke probleemoplossers. Dus als een teamlid naar je toe komt met een groot, sappig probleem, is het verleidelijk om erin te springen en het op te lossen. En laten we eerlijk zijn, de meest verleidelijke problemen op te lossen zijn precies degene die andere mensen uitdagend vinden.

echter, als u de controle over uw tijd wilt herwinnen, moet u leren hoe u uw team in staat kunt stellen om hun eigen problemen op te lossen. In plaats van te springen in de details, leren om de rol van coach te spelen — vragen die uw teamgenoten helpen hun eigen problemen op te lossen om uw tijd vrij te maken.

huur een Coach

een van de belangrijkste taken van een coach is om u te helpen de tijd te nemen om na te denken over en door te gaan met het bereiken van uw doelen. In tegenstelling tot een consultant, geeft een coach Geen antwoorden. In plaats daarvan stellen ze vragen die je helpen te verduidelijken wat er gedaan moet worden en dan helpen ze je je agenda vast te houden.

coachingsessies zijn pure proactieve tijd. Dit is de reden waarom de one-on-ones die u met uw team zijn niet proactief voor u, maar ze moeten proactief tijd voor hen. De baas heeft ook een-op-een nodig.

Wees proactief over het proactief zijn

Debbie Millman zei dat het het beste met, ‘ Busy is a decision.’Als je te veel tijd doorbrengt in het onkruid, dan is het geen gebrek aan tijd, het is een gebrek aan prioritering.

verduidelijk uw prioriteiten, plan in proactieve tijd, geef uw team de kracht en huur een coach. Je hoeft je er niet schuldig over te voelen. Immers, als je niet voor je eigen prioriteiten zorgt, wie dan wel?