Come essere meno reattivi e più proattivi

Gestione

” non ho tempo per pensare in modo strategico.‘

‘ Mi sento come se non avessi spazio per respirare.‘

‘ Sono totalmente sopraffatto.’

Anche se non lo stiamo dicendo ad alta voce, queste sono affermazioni a cui ogni manager può fare riferimento. Start-up sono non-stop. Ogni armadio è pieno di scheletri, in attesa di saltare fuori e sorprendervi.

Mentre potremmo essere tentati di scrollarci di dosso questo come par per il corso, il modello reattivo della lotta continua agli incendi pone una serie di rischi per i leader:

1. Tra la raffica di priorità altrui, questioni importanti possono passare inosservate.
2. Il sovraccarico, lo stress e il carico cognitivo hanno un enorme impatto sulle prestazioni.
3. Le decisioni a breve termine vengono prese quando una soluzione a lungo termine sarebbe migliore per il business.

Date le immense sfide legate all’avvio di una nuova attività, in che modo fondatori e manager dovrebbero trovare il tempo per essere più proattivi?

Per diventare meno reattivi, devi capire la differenza tra tempo reattivo e proattivo.

Il tempo reattivo viene speso lavorando sulle priorità di altre persone. Ecco alcuni esempi:

• Rispondere alle email — la tua casella di posta è una lunga lista di priorità di altre persone.
• Trattare con problemi in entrata — quando il personale, gli investitori e i clienti vengono a voi con le loro sfide.
• Partecipare a riunioni operative-catch-up settimanali, riunioni di vendita e altri incontri con un ordine del giorno fisso.
• Dando uno-a — one-coaching membri del team di passare attraverso la loro agenda.
• Rivedere il lavoro-fornire un feedback sul lavoro e testare nuove funzionalità.

Tempo proattivo è speso a lavorare sulle proprie priorità, come ad esempio:

• Priorità le attività — il processo di scrivere la vostra to-do list e definire gli elementi più importanti, in particolare i piccoli problemi che sono sempre più grandi.
• Lavorare su elementi importanti, ma non urgenti, in altre parole, piccoli problemi sempre più grandi piuttosto che grandi problemi sempre più piccoli.
• Prendere tempo per pensare — fare una passeggiata fuori dall’ufficio per pensare attraverso le cose con un po ‘ di distanza.
• Prendersi cura di se stessi-esercitare, trascorrere del tempo con la famiglia, il vostro allenatore, o anche il vostro terapeuta.
• Reading up-articoli e libri su qualcosa che si desidera saperne di più.

Capire la differenza tra tempo reattivo e proattivo è stata una rivelazione per me. Stavo annegando nelle e-mail, nelle riunioni e nel rivedere il lavoro di altre persone. Mentre guardavo il mio calendario, mi sono reso conto che quasi il 90% della mia settimana è stato speso per compiti reattivi.

L’unica volta che mi sono permesso di essere proattivo era di notte e nei fine settimana. E ‘ stato estenuante. Ora, non fraintendetemi-la mia squadra mi ha amato per essere sensibile alle loro esigenze-ma da qualche parte lungo la strada, le mie priorità si erano perse.

Quanto dovremmo essere proattivi?

Reagire prontamente all’imprevisto fa parte della descrizione del lavoro di qualsiasi leader. Ma così è essere proattivi. Il mio magro 10% di tempo proattivo non era abbastanza per me come CEO di una startup. Così mi sono posto un nuovo obiettivo: 50% reattivo e 50% proattivo.

Mentre non esiste un rapporto universale tra tempo proattivo e tempo reattivo, se ti senti sopraffatto o stressato, è un chiaro segno che devi riequilibrare il tuo tempo per essere più proattivo.

Ecco alcune cose che ogni manager può fare per riequilibrare la propria routine.

Scrivi meglio To-Do List

Strutturare e dare priorità a una lista di cose da fare può alleviare l’ansia e aiutarti a concentrarti su ciò che è importante. Tuttavia, non tutte le liste di cose da fare sono create uguali, quindi ecco alcuni modi per migliorare le tue liste di cose da fare e rendere il tuo tempo proattivo il più efficiente possibile.

Concentrati sul primo passo

È la natura umana a procrastinare su oggetti grandi e spaventosi. Quindi, quando ti trovi di fronte a un grosso compito, scrivi il passo successivo:

• ‘Capire la presentazione del consiglio’ (grande e spaventoso)
  vs.
• ‘Scrivi 7-10 punti di copertura nella prossima riunione del consiglio di amministrazione’ (passo successivo)

Uso concreto verbi

Il più fruibile il compito, più è probabile che si sta per attaccare quando arriva il momento:

• ‘Investitore ponte’ (poco chiari azione)
  contro
• Scrivere le risposte a queste 12 investitore ponte domande ” (d’azione)

Aggiungi un tempo approssimativo stime

Questo vi aiuterà a identificare breve, di operazioni meccaniche che possono essere azionate tra incontri, più rispetto, più creativi, attività che richiedono una maggiore fetta di tempo:

• Email Tom per i dati finanziari(2 minuti-veloce e meccanico)
  vs.
• Aggiungi grafica per ogni diapositiva nel mazzo di vendita (1 ora e creativo)

Chiarire le vostre priorità

Solo perché è sulla vostra lista di cose da fare non significa che si dovrebbe farlo ora. Applicare la regola 1-3-5 come un modo per de-priorità compiti meno importanti:

• 1 big thing
• 3 medium things
• 5 small things

Costruisci il tempo proattivo nel tuo programma

Nella maggior parte dei casi, garantire un tempo più proattivo significa prendere il controllo del tuo calendario e bloccare il tempo per te stesso. Se non gestisci attivamente il tuo tempo, altre persone lo gestiranno per te. Alcuni fondatori scelgono uno o due pomeriggi a settimana come ‘nessun tempo di riunione’. Altri riservano il tempo ogni mattina o bloccano interi giorni per questo scopo.

Qualunque cosa tu scelga, ti consiglio di costruire in blocchi ininterrotti di almeno tre ore. Le attività creative non rientrano negli slot delle ore — mi può richiedere un’ora o due solo per entrare nella giusta mentalità per affrontare qualcosa di difficile.

Potenzia il tuo team

I manager sono risolutori di problemi naturali. Quindi, quando un membro del team viene da te con un grosso problema succoso, è allettante saltare dentro e risolverlo. E ammettiamolo, i problemi più allettanti da risolvere sono esattamente quelli che altre persone trovano impegnativo.

Tuttavia, se vuoi riprendere il controllo del tuo tempo, devi imparare come potenziare la tua squadra per risolvere i propri problemi. Piuttosto che saltare nel dettaglio, imparare a svolgere il ruolo di allenatore — porre domande che aiutano i tuoi compagni di squadra a risolvere i propri problemi per liberare il vostro tempo.

Assumere un allenatore

Uno dei ruoli chiave di un allenatore è quello di aiutare a prendere il tempo per riflettere, e seguire attraverso, sul raggiungimento dei vostri obiettivi. A differenza di un consulente, un allenatore non fornisce risposte. Invece, fanno domande che ti aiutano a chiarire cosa deve essere fatto e poi ti aiutano a tenere la tua agenda.

Sessioni di coaching sono tempo proattivo puro. Questo è il motivo per cui gli one-on-on che hai con il tuo team non sono proattivi per te, ma dovrebbero essere tempo proattivo per loro. Allo stesso modo, anche il capo ha bisogno di uno contro uno.

Essere proattivi di essere proattivi

Debbie Millman ha detto che è meglio con, ‘Occupato è una decisione.”Se stai spendendo troppo tempo tra le erbacce, allora non è una mancanza di tempo, è una mancanza di priorità.

Chiarisci le tue priorità, pianifica in tempo proattivo, potenzia la tua squadra e assumi un allenatore. Non c’è bisogno di sentirsi in colpa per questo. Dopo tutto, se non ti prendi cura delle tue priorità, chi lo farà?