La mise en œuvre des bons canaux de communication dans votre organisation est la clé pour garder vos employés productifs, engagés et alignés sur vos objectifs commerciaux.
Aujourd’hui, les employés se sentent plus isolés et déconnectés du reste de l’organisation que jamais auparavant.
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Selon une étude récente, le problème fondamental est que 60% des employés se sentent moins enthousiastes à l’égard des communications internes. 44 % d’entre eux affirment que la communication interne de leur entreprise stagne, et que rien n’a changé au cours des cinq dernières années.
Pour cette raison, les entreprises mettent désormais en œuvre de nouvelles solutions pour améliorer leurs efforts de communication interne.
Cependant, une communication efficace sur le lieu de travail n’est pas facile à réaliser. La clé est de partager le bon contenu avec les bons employés au bon moment via leurs canaux et appareils préférés.
Dans ce blog, nous passerons en revue la liste des canaux de communication internes à considérer pour votre entreprise ainsi que certains de leurs avantages et limites.
Canaux de communication sur le lieu de travail: Définition
Les canaux de communication sont les moyens par lesquels les personnes d’une organisation communiquent et interagissent les unes avec les autres.
Sans les bons canaux de communication en place, il devient extrêmement difficile d’aligner les employés sur les objectifs de l’entreprise, de briser les silos et de stimuler l’innovation sur le lieu de travail.
De plus, les canaux de communication que vous utilisez sur votre lieu de travail ont un impact direct sur l’expérience des employés que vous offrez, l’engagement des employés ainsi que votre capacité à aider vos employés à augmenter leur productivité, leur leadership éclairé et leurs compétences en communication.
Le fait est qu’avec le passage au travail à distance, la communication sur le lieu de travail est devenue plus complexe au cours des dernières semaines.
En conséquence, de nombreux employeurs ont du mal à comprendre comment l’information circule dans différents canaux, ce qui entraîne une communication beaucoup plus fluide.
Sans surprise, l’utilisation de canaux inappropriés pour la collaboration sur le lieu de travail, la communication peer-to-peer et la communication descendante peuvent avoir un impact sur le succès de votre entreprise.
Regardez la vidéo ci-dessous pour mieux comprendre l’importance d’une communication interne efficace sur le lieu de travail 👇
6 Types de canaux de communication d’entreprise
Lorsque nous examinons tous les canaux de communication possibles, nous pouvons les segmenter en deux principaux groupes:
- Canaux de communication par formalité
- Canaux de communication par communication
Canaux de communication par formalité
Il existe trois canaux de communication différents basés sur la formalité: formel, informel et non officiel.
1. Canaux de communication formels
La communication formelle comprend l’échange d’informations telles que les objectifs, les politiques et les procédures d’une organisation.
Parmi les exemples les plus courants de communication formelle, citons les plans d’affaires de l’entreprise, la stratégie, les objectifs, les rapports annuels, les accords, les communications à l’échelle de l’entreprise, les directives et procédures de sécurité au travail, les présentations au conseil d’administration, etc.
2. Canaux de communication informels
Les canaux de communication informels sont également utilisés pour diffuser des messages commerciaux officiels, mais de manière plus détendue.
Parmi les exemples de communication informelle, citons les conversations au travail portant sur divers problèmes que les membres de l’équipe peuvent avoir, les conversations à l’heure du déjeuner et la collaboration continue entre les membres de l’équipe.
3. Canaux de communication non officiels
En plus des canaux de communication officiels, il existe également un mode de communication non officiel assez courant sur le lieu de travail. La communication non officielle comprend la communication des employés en dehors de l’environnement de travail sur des sujets non liés au travail.
Canaux de communication en moyenne
Outre la formalité, les canaux de communication peuvent être divisés en moyenne. En d’autres termes, la manière et les outils utilisés par les employés pour communiquer entre eux.
Examinons les 3 principaux moyens de communication sur le lieu de travail.
1. Les canaux de communication numériques
Les moyens de communication électroniques comprennent divers outils en ligne que les employés utilisent pour rester en contact les uns avec les autres et suivre les nouvelles et les mises à jour de l’entreprise.
Aujourd’hui, les canaux de communication numériques sont les canaux les plus populaires et les plus utilisés sur le lieu de travail.
Certains des exemples incluent le courrier électronique, les plates-formes de communication internes, les logiciels de collaboration des employés et les intranets.
2. Communication en face à face
Même si les moyens électroniques de conversation sur le lieu de travail prennent le dessus, la communication en face à face reste extrêmement importante.
Cette moyenne est beaucoup plus personnelle, et elle a une touche plus humaine.
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3. Communication écrite
Ce type de communication est presque complètement mort au sein des organisations. Cependant, une communication écrite est toujours nécessaire lorsque des politiques, des lettres, des notes de service, des manuels, des avis et des annonces importants sont communiqués aux employés.
L’essor des Canaux de Communication numériques sur le lieu de travail
Avec l’émergence du travail à distance, la popularité et l’utilisation des canaux de communication numériques sur le lieu de travail ont explosé en 2020, et nous nous attendons à ce que cette tendance continue de croître.
Comme de nombreux employés sont physiquement séparés et dispersés, les entreprises doivent trouver de nouveaux moyens de garder leurs employés distants et non câblés connectés, bien informés et productifs.
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Cependant, la plupart d’entre eux sont bien conscients que la communication via des e-mails et des intranets obsolètes ne suffit pas car ce ne sont pas les bons canaux pour garder les employés engagés dans les conversations quotidiennes de l’entreprise.
Nous savons également que ces canaux de communication ne sont pas les meilleures solutions pour améliorer la collaboration interfonctionnelle sur le lieu de travail, qui est aujourd’hui plus importante que jamais.
Au lieu de cela, les employeurs doivent se tourner vers des canaux de communication et des outils plus modernes, intuitifs, conviviaux et d’abord mobiles qui imitent les applications que les employés utilisent quotidiennement dans leur vie privée.
Il va sans dire que la technologie a complètement remodelé notre façon de communiquer et que ce changement est le processus en cours.
Une communication bidirectionnelle efficace alimentée par des canaux de communication technologiques peut améliorer considérablement la collaboration entre les pairs, stimuler le partage des connaissances et rendre le travail des communicateurs internes beaucoup plus rationalisé et efficace.
En termes simples, les meilleurs canaux de communication sont ceux qui vous aident à transmettre le bon message au bon employé au bon moment et ceux qui gardent toutes les informations importantes à portée de main de vos employés.
Statistiques clés de communication interne Que votre entreprise doit Connaître
Il est essentiel d’avoir les bons canaux de communication en place pour bâtir une entreprise prospère et voici pourquoi:
- Seuls 13% des employés ont déclaré participer quotidiennement à leur intranet — 31% ont déclaré qu’ils ne le font jamais (Enplug)
- 74% des employés ont le sentiment de manquer des informations importantes sur l’entreprise (Smarp)
- 85% des employés se disent plus motivés lorsque la direction propose des mises à jour régulières sur l’actualité de l’entreprise (Services de presse spécialisés)
- 74% des entreprises envisagent de passer en permanence à un travail plus à distance après COVID-19 (Gartner)
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- Une semaine complète de réunions virtuelles laisse 38% des employés épuisés tandis que 30% se sentent stressés (Forbes)
- Lorsque les employés sont extrêmement satisfaits des communications concernant la réponse de l’entreprise au coronavirus, 96% d’entre eux estiment que leur employeur accorde la priorité à leur sécurité. Lorsque la communication est mauvaise, seuls 30% d’entre eux le croient (Perceptyx)
- Seuls 42% des employés sont tout à fait d’accord pour dire que le leadership dirige efficacement leur organisation à travers la crise (Perceptyx)
- 85% des employés ne sont pas engagés sur le lieu de travail (Smarp)
- Les ventes augmentent de 20% lorsque les employés sont activement engagés (Gallup)
- Les unités d’affaires très engagées obtiennent une augmentation de 10% des évaluations des clients (Gallup)
- En raison du changement de pour le travail à distance, 16% des employeurs utilisent plus fréquemment les technologies pour surveiller leurs employés grâce à des méthodes telles que le virtuel synchronisation des entrées et des sorties, suivi de l’utilisation de l’ordinateur de travail et surveillance des e-mails des employés ou des communications / discussions internes (Gartner)
- Plus de 90% des employés aimeraient recevoir des mises à jour sur le coronavirus et ses impacts sur l’entreprise de la part de leur employeur au moins une fois par semaine; 29% préféreraient la communication quotidienne (Harvard Business Review)
Pour plus de statistiques sur les communications internes, consultez la vidéo ci-dessous
12 Canaux de communication internes courants
La plupart des organisations utilisent des canaux de communication numériques pour atteindre et engager leurs employés. En effet, ces canaux de communication sont considérés comme les moyens de communication les plus productifs au sein des lieux de travail.
Examinons ces canaux:
Intranet
Les intranets sont l’un des canaux les plus utilisés pour la communication interne. Ils sont conçus pour tenir les employés informés de ce qui se passe dans l’entreprise et partager avec eux des documents importants.
Depuis qu’ils sont sur le marché depuis des décennies, les organisations qui aiment « jouer la sécurité” sont toujours enclines à implémenter des intranets dans leurs organisations.
Cependant, les intranets servent de dépôts de contenu. Idéalement, vous souhaitez fournir à vos employés un contenu frais et pertinent qui les aide à suivre l’actualité de l’entreprise, ce que vous ne pouvez pas faire avec un canal de communication statique tel qu’un Intranet.
De plus, seuls 13% des employés utilisent leur Intranet au quotidien. En fait, les faibles taux d’utilisation des Intranets sont l’un des plus grands défis auxquels les équipes de communication internes sont confrontées à l’heure actuelle.
Voici pourquoi ces taux d’utilisation sont si bas:
E-mails
Dans le monde des affaires, les e-mails restent probablement le moyen de communication le plus populaire sur le lieu de travail. Cependant, devraient-ils être le principal canal de communication interne?
Au sein des entreprises, il existe toujours un flux énorme d’informations critiques transmises par e-mails. Certains d’entre eux sont plus importants que d’autres, certains nécessitent une attention immédiate et d’autres non. Mais vos collaborateurs peuvent-ils les hiérarchiser facilement lorsque leurs boîtes de réception sont pleines d’informations non pertinentes ou sans importance?
La perte de productivité et l’incapacité de se concentrer instantanément sur ce qui compte vraiment sont les deux principales raisons pour lesquelles les services de communication internes remplacent désormais les e-mails par des solutions de communication plus modernes.
De plus, les e-mails se concentrent sur les conversations individuelles tandis que les organisations se concentrent de plus en plus sur le travail d’équipe et la collaboration. Malheureusement, cela est difficile à réaliser par e-mails.
Outils de gestion de projet
Même si l’on ne les considère pas comme des canaux de communication, les outils de gestion de projet permettent une meilleure collaboration en équipe.
Les outils de gestion de projet permettent aux employés de créer et d’attribuer des tâches aux membres de l’équipe, organisées en » tableaux « .
Grâce à ces outils, les employés peuvent créer des tâches exploitables en un clic. Une vue calendrier permet aux employés de planifier les tâches à l’avance et de voir les échéances à venir en un coup d’œil.
Même si les solutions de gestion de projet ont révolutionné le fonctionnement de la collaboration des employés et de la gestion de projet, elles ne remplacent certainement pas les solutions de communication internes.
De plus, 29% des employés disent qu’une mauvaise communication interne est la raison de l’échec des projets.
Les outils de gestion de projet ne sont tout simplement pas conçus pour tenir les employés informés des événements au sein de l’organisation, ni pour faciliter l’accès aux informations à l’échelle de l’entreprise. Par conséquent, il ne faut pas les utiliser comme canal de communication interne principal.
Bulletins d’information des employés
Les bulletins d’information des employés, s’ils sont bien faits, peuvent être un excellent moyen d’informer vos employés de ce qui se passe au sein de l’entreprise.
Les bulletins d’information des employés, avec un peu de créativité, peuvent être un excellent moyen d’engager vos employés et de les tenir à jour avec des informations pertinentes pour eux et leurs intérêts.
Vous pouvez envoyer des mises à jour de l’entreprise, partager les messages du PDG aux employés, présenter de nouvelles recrues, célébrer de grandes victoires ou annoncer des événements importants.
Cependant, les newsletters sont généralement envoyées par e-mails. Comme mentionné précédemment, les e-mails peuvent être un moyen assez inefficace de communiquer avec les employés car ils sont difficiles à prioriser.
De plus, communiquer avec vos employés par le biais de newsletters électroniques ne vous permet pas de personnaliser les informations que vous partagez avec eux. Avec les newsletters standardisées, vous ne pouvez pas personnaliser les informations que vous partagez avec vos employés en fonction de leurs rôles au sein de l’organisation, de leur emplacement et des langues qu’ils parlent.
Logiciels de messagerie privée
Les solutions logicielles de messagerie privée sont devenues extrêmement populaires et sont maintenant utilisées dans la plupart des organisations.
En effet, ils permettent des discussions d’équipe tout en facilitant les discussions privées avec leurs collègues au quotidien.
Cependant, les applications de messagerie privée ont certaines limites :
- Elles n’améliorent pas les conversations autour de contenus spécifiques.
- Même si les applications de messagerie privée encouragent la communication d’équipe, elles n’activent pas la communication organisationnelle. Par exemple, ils ne vous aident pas à informer l’ensemble du lieu de travail des mises à jour importantes de l’entreprise, des tendances commerciales clés ou des processus internes que les employés doivent connaître.
Les applications de messagerie privée sont idéales pour les discussions d’équipe, mais elles ne vous aideront pas à communiquer des informations à l’échelle de l’entreprise avec l’ensemble de votre personnel.
Logiciels de partage de documents
Vous ne trouvez pas immédiatement les documents importants dont vous avez besoin pour terminer vos tâches ou le projet sur lequel vous travaillez ?
En plus de causer de la frustration chez les employés, les employeurs ne sont toujours pas conscients du coût réel d’une recherche approfondie de l’information.
C’est exactement la raison pour laquelle des outils de partage de documents ont été développés; pour structurer et organiser les documents importants afin que les employés puissent y accéder en quelques secondes.
Cependant, la mise en œuvre de ce type de logiciel n’est que la première étape vers d’excellentes communications internes. Ces logiciels vous permettent de stocker des documents clés, mais ils ne vous aident pas à partager des documents ou des informations spécifiques avec les bons employés lorsqu’ils en ont besoin.
Considérez simplement ces statistiques:
- 86% des employés disent qu’ils éprouvent généralement des difficultés à rechercher des fichiers office lorsqu’ils en ont besoin. (SmallBizTrends)
- 46% des employés disent qu’il est fastidieux et difficile de trouver les documents dont ils ont besoin. (M-Files)
- 83% des employés doivent recréer des documents existants car ils ne les trouvent pas dans leur réseau d’entreprise. (M-Files)
Après la mise en œuvre, les informations doivent encore être regroupées, organisées et segmentées de manière logique pour vos employés. Si le processus de recherche n’est pas intuitif pour les employés, il sera peu probable qu’ils l’utilisent.
Logiciels de vidéoconférence
Chaque entreprise dispose aujourd’hui d’un logiciel de vidéoconférence. Ce n’est pas surprenant car nous vivons dans un monde où nous n’avons pas besoin d’être physiquement ensemble pour travailler avec succès en équipe.
Les solutions logicielles de vidéoconférence nous permettent de connecter nos employés distants à un niveau plus personnel que par le biais d’applications de messagerie.
En outre, ils sont l’un des moyens les plus populaires de réduire les temps de trajet et les autres coûts commerciaux connexes.
Cependant, les solutions de vidéoconférence sont conçues pour faciliter les conversations entre les équipes, pas pour animer les conversations continues de l’entreprise, partager les mises à jour et stimuler l’engagement à l’échelle de l’entreprise.
Par conséquent, ils ne sont jamais utilisés comme canal de communication principal pour tenir tous les employés informés et à jour.
Podcasts internes
Des études de LinkedIn montrent que 42% des personnes âgées de 18 à 34 ans écoutent des podcasts au moins une fois par semaine. Lorsque c’est bien fait, les employeurs peuvent tirer parti de l’essor des podcasts pour communiquer efficacement avec leurs employés.
En raison des capacités de narration de ce canal de communication, ils sont devenus l’une des méthodes préférées des jeunes générations pour capter l’information.
Avec les podcasts, cependant, il est important de reconnaître que ce type de communication est largement à sens unique. Par conséquent, les podcasts sont plus efficaces lorsqu’ils font partie d’un plan de communication interne intégré, combiné à une solution de communication numérique sur le lieu de travail plus complète.
Blogs internes de l’entreprise
Nous voyons de nombreuses organisations démarrer un blog interne de l’entreprise. C’est une excellente idée pour encourager les employés et les dirigeants à générer du contenu que les employés souhaitent lire.
Ces blogs peuvent couvrir une variété de sujets liés aux événements internes ou externes de l’entreprise.
Certains sujets incluent des annonces d’événements à l’échelle de l’entreprise, de grands changements tels que des projets de transformation numérique ou des fusions et acquisitions, des histoires d’employés, des réalisations de l’entreprise, des jalons et bien d’autres.
Par exemple, re:Work de Google est un excellent exemple de blog où ils couvrent les valeurs organisationnelles qu’ils souhaitent que leurs employés adoptent.
Même si le blog interne de l’entreprise peut être une forme de création de contenu intéressant pour les employés, nous devons nous assurer que le contenu est réellement consommé par les employés.
Il est normal que certains employés s’intéressent davantage à votre contenu que d’autres. Certains iront en fait sur votre blog interne et liront ce qui se trouve là-haut. Certains, cependant, ne sont pas aussi engagés et s’attendront à ce que VOUS leur fournissiez des informations pertinentes à portée de main.
Logiciels de rétroaction des employés
Même si les solutions logicielles de rétroaction des employés ne relèvent pas directement d’un canal de communication interne, elles doivent être considérées comme l’un des moyens numériques de communication interne.
Le feedback est un facteur extrêmement important du cycle de vie de chaque employé, et c’est un excellent moyen de répandre la positivité sur le lieu de travail.
Même si les investissements dans ces outils ne relèvent pas des stratégies globales de communication de l’entreprise, ils optimisent certainement la collaboration et renforcent la confiance entre les employés.
Médias sociaux internes
Les médias sociaux internes en tant que canal de communication interne ont émergé au cours des dernières années.
La principale raison pour laquelle les communicateurs internes mettent en œuvre ces solutions est d’atteindre des objectifs organisationnels à long terme, y compris un engagement accru des employés.
L’utilisation des médias sociaux internes améliore le partage des connaissances, la collaboration et la communication entre les employés et la direction.
Solutions de sondage auprès des employés
La meilleure façon d’améliorer continuellement votre entreprise est de demander à vos employés leurs opinions et leurs réflexions.
Les logiciels d’enquête sur les employés permettent aux entreprises de collecter facilement des données précieuses sur leurs employés et d’apporter des améliorations en conséquence.
Même si les sondages ne permettent pas de conversations bidirectionnelles et n’assurent pas un accès facile à des informations importantes, ils sont extrêmement utiles pour comprendre ce que ressentent vos employés.
Les conséquences de l’utilisation de mauvais canaux de communication
Comme mentionné précédemment, l’utilisation de canaux de communication inadéquats sur le lieu de travail peut avoir de graves conséquences négatives sur l’expérience des employés que vous offrez, la productivité de vos employés, la collaboration ainsi que la confiance dans le lieu de travail.
L’image ci-dessus présente certains des plus grands obstacles à la productivité des employés liés à l’utilisation de mauvais canaux de communication.
Jetons un coup d’œil à la liste plus complète:
- Trop d’e-mails non pertinents
- Manque de transparence et de visibilité sur le lieu de travail
- Maintenir des relations étroites avec les pairs et les managers
- Mauvaise communication d’équipe et collaboration interfonctionnelle
- Se concentrer sur les distractions inutiles
- Manque d’alignement organisationnel avec les objectifs commerciaux
- Changement plus difficile et gestion de crise
- Manque d’agilité et de prise de décision rapide
- Plus de désinformation
- Niveaux de stress plus élevés chez les employés
Par conséquent, les organisations doivent prendre davantage conscience de la il est important de choisir les bons canaux de communication pour soutenir la productivité des employés et les aider à se sentir plus engagés.
ReadLisez la suite: Qu’est-ce qu’une application d’engagement des Employés et Pourquoi Votre Entreprise en A besoin.
Consolider les Canaux de communication en une plate-forme unique
L’écosystème de communication sur le lieu de travail est devenu extrêmement complexe, ce qui rend difficile pour les employés de les utiliser de manière à leur permettre de faire de leur mieux. travail.
D’un autre côté, les professionnels de la communication interne ont du mal à identifier et à choisir le meilleur canal pour atteindre tous les employés au bon moment avec le bon contenu.
En conséquence, il y a un grand manque de personnalisation dans la communication interne, et c’est pourquoi les annonces génériques à l’échelle de l’entreprise sont souvent ignorées intentionnellement ou non.
Aujourd’hui, les employés peuvent recevoir des mises à jour de l’entreprise via l’intranet, accéder aux documents via un outil de partage de documents, communiquer avec les gestionnaires via des e-mails, obtenir un sondage via une application de sondage et communiquer avec leurs pairs via un canal complètement différent.
Mais est-il possible de suivre toutes ces mises à jour au quotidien sans perdre en productivité?
C’est en fait très difficile, voire impossible !
Au lieu de continuer à ajouter de nouveaux canaux de communication afin d’essayer d’améliorer la communication sur le lieu de travail, les employeurs doivent adopter une approche complètement différente.
L’utilisation de tant de canaux différents peut parfois n’envoyer qu’une partie du message, ce qui augmente le risque de mauvaise communication et de perte d’informations sur le lieu de travail.
Alors, quelle est la prochaine étape?
La prochaine grande étape dans le monde de la communication sur le lieu de travail sera de regrouper tous ces différents canaux de communication en une plate-forme unique qui servira de source centrale d’informations pertinentes pour chaque employé de l’organisation.
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Aujourd’hui, les employés attendent de leurs employeurs qu’ils leur facilitent la connexion avec les informations, les personnes et les processus dont ils ont besoin pour faire leur travail.
Outre la mise en œuvre de canaux de communication tels que les intranets, les newsletters et les blogs internes de l’entreprise, envisagez de fournir aux employés un flux unique où ils peuvent accéder à des informations personnalisées via leurs canaux et appareils préférés.
Pensez-y: aujourd’hui, la plupart des employés ont le sentiment de manquer des informations importantes. Vous devez faciliter l’accès de vos employés aux informations dont ils ont besoin chaque fois qu’ils en ont besoin.
C’est pourquoi nous avons créé Smarp — nous vous aidons à fournir facilement les bonnes informations aux bons employés via leurs canaux et appareils préférés.
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