startup nonprofit, there are many priorities to takle on your to-do list. Budjetin suunnittelu lukemattomiin aktiviteetteihin, varsinkin kun olet vasta aloittelemassa, voi jäädä taka-alalle.
tämä olisi virhe! Budjetin luominen, tulevaisuuden talouden suunnittelu ja taloudellisten tietojen analysointi erottavat sinut varhain organisaationa rahoittajille ja kumppaneille ja helpottavat päivittäistä ja strategista suunnittelua.
ja olitpa sitten yleishyödyllisen yrityksen toimitusjohtaja tai uusi työntekijä, on tärkeää ymmärtää, miten organisaatiosi budjetti on rakennettu ja miten se edistää voittoa tavoittelemattoman järjestön toimintaa.
asiallinen budjetointi ja ei-kaupallisten yritysten taloudellisen terveydentilan analysointi on tärkeää sekä varainhankintapyyntöjen että yleisen toiminnan johtamisen kannalta. Budjetointi voi auttaa:
- auttaa analysoimaan ja seuraamaan organisaation terveyttä
- joukkorahoitus-ja varainhankintakampanjan suunnittelu
- tunnistaa rahoitustarpeet ja miten joukkorahoituksella voi olla merkitystä näiden aukkojen täyttämisessä
- apurahojen hakeminen
- tarjoamalla päivitettyjä taloudellisia tietoja rahoittajille.
tämän oppaan tarkoitus
Tämä opas tarjoaa startup — yrityksille yleiskuvan budjetoinnista-mitä tietoja seurata ja miten, ja miten analysoida organisaatiosi taloudellista tilaa. Keskustelemme myös puitteista ja työkaluista, joilla voit perustaa, säätää ja analysoida omaa talousarviotasi ja taloussuunnitteluasi organisaation kaikilla tasoilla.
tässä oppaassa käytetään esimerkkiä koulun jälkeisestä koulutusohjelmasta. Tämä kuvitteellinen voittoa tarjoaa vapaa-ajan toimintaa, kuten urheilua, lapsille heidän yhteisössään.
kutsumme voittoa tavoittelematonta ”koulun jälkeen hauskaksi.”After School Fun (ASF) on toiminut epävirallisesti kahden anteliaan lahjoittajan tuella, mutta nyt he käyvät joukkorahoituskampanjaa skaalatakseen ja alkaakseen tarjota vapaa-ajan toimintaansa viidessä uudessa koulussa. He perivät pienen maksun ohjelmistaan, ja loput kattavat heidän anteliaat lahjoittajansa ja yhteistyökumppaninsa.
mitä seurata omassa budjetissa
tuo kuittipino ja jotteat laput eivät leikkaa sitä budjetoinnissa. Startup-yritysten tulisi pitää kirjaa menoistaan ja tuloistaan (varainhankintalahjoitukset tai palvelumaksut) laskentataulukossa tai muussa kirjanpitojärjestelmässä. Tämä mahdollistaa tietojen joustavan muokkaamisen budjetointitarpeiden muuttuessa.
Startup Costs/Upfront Investments
voittoa tavoittelemattomana startup-yrityksenä olet jo tietoinen siitä, että sinulla on alkuvaiheen kuluja ennen kuin sinulla on todellisia toimintakuluja. Nämä käynnistyskulut voivat sisältää joukkorahoitukseen liittyvät kustannukset tai sen, mitä toivot joukkorahoituksen kattavan. Muita käynnistysmenoja voivat olla brändäyksestä ja logosta aiheutuvat alkukustannukset, laitteet ja ensimmäisen toimihenkilön palkat.
on tärkeää erottaa, mikä voisi olla käynnistys ja kertaluonteiset alkukustannukset ja säännölliset kustannukset. Jotkut käynnistysmenot saattavat siirtyä normaaliin talousarvioon, kun taas toisia ei välttämättä tarvitse sisällyttää tuleviin talousarvioihin.
esimerkissämme sanotaan, että ASF tarvitsee startup-sijoituksia joukkorahoituskampanjan ja videon kustannusten kattamiseen ja toivoo, että kampanja ja antelias yrityskumppani kattavat henkilökunnan ja tarvikkeet, joita tarvitaan ohjelmien tarjoamiseen kahdessa koulussa. Vaikka henkilökunnan palkat ja alkutarvikkeet on sisällytettävä ASF: n säännölliseen budjettiin, joukkorahoituskampanjan aloittamisen brändäys-ja logosuunnittelukustannukset ovat kertaluonteisia kustannuksia, joita ei sisällytetä tuleviin talousarvioihin.
säännöllinen talousarvio
säännölliset yleishyödylliset talousarviot tulisi jakaa menoihin ja tuottoihin, ja menot tulisi jakaa ohjelman sekä yleis-ja hallintokulujen kesken.
ohjelman ja muiden kulujen erottaminen on tärkeää, koska monet lahjoittajat haluavat ymmärtää hallinto-ja ohjelmakustannusten eron. Se näyttää lahjoittajille ja kumppaneille, kuinka monta dollaria käytetään voittoa tavoittelemattoman tehtävän suorittamiseen verrattuna tehtävän toteuttamiseen.
yleishyödyllisessä tilassa on harhaluulo, että terveillä ja hyvillä ei-kaupallisilla on alhaiset hallinto-ja varainhankintakustannukset, ja he käyttävät suurimman osan rahoituksestaan ohjelman kustannuksiin.
vaikka tämä ei ole vahvaa politiikkaa vahvan voittoa tavoittelemattoman järjestön pyörittämiseksi, se on silti laajalle levinnyttä. On tärkeää erottaa ohjelma -, hallinto-ja varainhankintakulut. Näiden kustannusten erottaminen toimii myös tarkistuksena siitä, miten organisaatiosi jakaa varojaan.
Ohjelmakulut
Ohjelmakulut ovat kustannuksia, jotka liittyvät suoraan ohjelmien ajamiseen. ASF: n osalta tämä sisältää kaiken, mikä liittyy ylimääräisten ohjelmien suorittamiseen, mukaan lukien henkilöstö ja tarvikkeet (eli jalkapallot). Toimintaa helpottavan henkilöstön palkat ovat ohjelmakuluja. Heidän ohjelmakuluihinsa sisältyvät myös ohjelmamainonta ja henkilökunnan koulutus sekä matkakulut.
yleis-ja hallintokulut
näihin kuluihin sisältyvät hallinto -, tuki-ja varainhankintahenkilöstön palkat. Mukana tässä osassa voi olla myös vuokra, apuohjelmia, ja teknologia toimistotilaa, ja oikeudellisia ja muita sekalaisia kuluja. Erityisesti kaikki varainhankinnan kustannukset seurataan tässä luokassa.
ASF: llä on yksi kokopäiväinen varainkeruu, ja heidän palkkansa kuuluu tähän kategoriaan. He myös vuokraavat pientä toimistotilaa. Heidän ohjelmajohtaja ja toiminta henkilöstön palkat ja ohjelman budjetti seurataan ohjelman kulut.
Kiinteät ja muuttuvat kustannukset
on tärkeää pitää mielessä kiinteiden ja muuttuvien kustannusten ero, kun seuraat kuluja. Kiinteitä kustannuksia voisivat olla henkilöstön palkat ja rakennusten vuokrat. Muuttuvat kustannukset ovat niitä, jotka vaihtelevat tarpeen tai markkinahintojen mukaan.
esimerkiksi ASF: n kohdalla kenttätilan vuokraamisen hinta jalkapalloharjoituksiin saattoi vaihdella ympäri vuoden tai perustua tarpeeseen (kausittaiseen tarpeeseen tai ohjelmallisiin muutoksiin). On tärkeää ymmärtää, mitkä kustannukset ovat kiinteitä ja mitkä muuttuvia–koska kiinteät kustannukset ovat staattisempia ympäri vuoden ja saattavat joutua rahoittamaan mitä tahansa, kun taas muuttuvat kustannukset voivat muuttua ja niitä voidaan mahdollisesti muuttaa ohjelmamuutoksilla tai korvaamisilla.
tulot ja voitto
tulot ovat rahaa, jonka organisaationa saa. Tähän sisältyvät lahjoitukset ja palvelumaksut sekä kaikki muut myytävät tuotteet.
esimerkiksi ASF veloittaa 5 dollaria per opiskelija per istunto, joten heidän tulonsa olisi kaikkien opiskelijoiden määrä kerrottuna 5 dollarilla kappale. Niillä on myös yksittäisiä lahjoittajia ja joukkorahoituslahjoituksia, jotka lasketaan tuloiksi.
on tärkeää seurata voittoa, koska yhdessä menojen tarkastelemisen kanssa se auttaa sinua ymmärtämään voittosi ja sen, onko sinulla tarpeeksi rahaa toiminnan ylläpitämiseen tai tarvitseeko lahjoituksia lisätä tai kulut laskea.
vaikka olet ”voittoa tavoittelematon”, se ei tarkoita, ettetkö voisi tai ei pitäisi tehdä voittoa. Voittosi on yhteensä Tulot-lahjoitukset ja muut lähteet-miinus kokonaiskustannukset hoitaa organisaation. Ei-kaupallisten yritysten, kuten minkä tahansa muunkin liiketoiminnan, tulisi pyrkiä tekemään voittoa ylläpitääkseen tervettä organisaatiota, mahdollistaakseen skaalauksen ja saadakseen hätärahoitusta tarpeen mukaan.
kassavirta
toinen tapa seurata budjettia on seurata ja projisoida vuoden kassavirtaa. Paras tapa tehdä tämä on seurata kassavirtaa–tuloja ja lahjoituksia–ja kassavirtaa–menoja. Tämä auttaa sinua paremmin ymmärtämään, kun sinulla on tuloja tulossa ja kulut menossa ulos, kuukausittain ja vuosittain.
esimerkiksi ehkä päärahoittajasi lähettää Sinulle vain yhden ison sekin vuodessa tammikuussa. Vaikka sekki tukee suurta osaa menoistasi, sinun on varmistettava, että jaat sen tasaisesti ympäri vuoden, tai sinulla ei ehkä ole tarpeeksi rahaa kulujen kattamiseen vuoden lopussa.
ASF: n osalta he tietävät, että heillä on yksi suuren summan lahjoittaja helmikuussa ja toinen korkean tason luovuttaja heinäkuussa. Heillä on kuukausittaiset kulut ja he tietävät, että he ovat lisänneet menoja varainkeruutapahtumaan, jota he isännöivät joka Kesäkuu. Ne joutuvat kohdentamaan rahansa isoilta ja pieniltä lahjoittajiltaan ja ohjelmamaksuineen sen mukaisesti. Luomalla kuukausittaisen kassavirran ne voivat paremmin ennustaa rahoitustarpeensa.
rajoitettu ja rajoittamaton
on myös tärkeää seurata rajoitettuja ja rajoittamattomia varoja, ja miten käytät niitä. Kun käytät varainkeruukampanjaa ja sanot, että kaikki lahjoitukset menevät suoraan ohjelman kuluihin, ne ovat rajoitettuja varoja, joita sinun täytyy käyttää ohjelmien tukemiseen.
palvelumaksuja voitiin pitää myös rajoitettuina rahastoina. Jos käytät yleistä varainhankintakampanjaa etkä määritä suoraa rahoitusta, lahjoitukset ovat rajoittamattomia ja voit käyttää niitä oman harkintasi mukaan. Tämä ero ja molempien rahastojen tasaisen tasapainon säilyttäminen on ratkaisevan tärkeää organisaation terveydelle. Jos sinulla on vain rajoitetut varat, sinulla ei ole tarpeeksi rahaa kattamaan yleiskustannuksia.
yleishyödyllisen toimihenkilön tulee olla tietoinen rajattujen ja rajoittamattomien varojen eroista, jotta hän voi ymmärtää ohjelmien budjettien erot.
ASF: n kohdalla tee soccer-ohjelma on rajoittanut jalkapallosta erityisen kiinnostuneen rahoittajan rahoitusta, mutta koripallo-ohjelmaa tuetaan rajoittamattomilla varoilla, jotka ovat rajallisempia.
oletukset ja muut
budjettia laadittaessa on tärkeää tehdä oletukset taulukkolaskentaan tai saateasiakirjaan. Tämä ei vain auttaa sinua muistamaan, miten päädyit tiettyihin lukuihin, mutta se auttaa kaikkia henkilöstön jäseniä, mahdollisia lahjoittajia tai neuvonantajia, jotka tarkastelevat talousarviota, ymmärtämään sitä paremmin.
oletukset voivat sisältää niiden edunsaajien määrän, joiden kanssa työskentelet, henkilöstön määrän, tarvikkeiden tai laitteiden määrän. Budjettia tehtäessä on myös tärkeää seurata inflaatiota ja luontoisetuja, varsinkin jos rakennat ennustettua budjettia usean vuoden ajan.
inflaatio aiheuttaa lievää kustannusten nousua ajan myötä, ja luontoisedut ovat työntekijöille aiheutuvia palkan ulkopuolisia kustannuksia, jos tarjoat (tai suunnittelet tarjoavasi) etuja henkilökunnallesi organisaation kasvaessa.
budjettisi analysointi
kun olet päässyt vauhtiin ja pitänyt kirjaa budjetistasi, voit analysoida budjettiasi tarkastelemalla suhdelukujasi. Suhdeluvut auttavat sinua ymmärtämään, miten sinulla menee taloudellisesti, ja niitä voidaan käyttää monin tavoin:
- auttaa sinua tunnistamaan vuosien aikana tapahtuneet muutokset
- sisältyy strategiseen suunnitteluun ja suoritusmittareihin
- jaetaan henkilöstön, avunantajien ja neuvonantajien kanssa sekä onnistumisiin että parannusten vertailuarvoihin
- auttaa henkilökuntaa ymmärtämään, missä ja miten he voivat parantaa oman osastonsa budjetointia ja miten heidän työnsä vaikuttaa organisaation yleiseen terveyteen
tässä on muutamia suhdelukuja, joista voi olla apua etenkin startup-vaiheessa.
varainhankinnan tehokkuus: lahjoitukset/varainhankinnan kokonaiskulut
Tämä seuraa varainhankintaan käytetyn rahan keskimääräistä määrää dollaria kohden ja osoittaa, kuinka tehokkaita varainhankintasi ovat.
Reliance Ratio: suurin tulolaji/kokonaistulot
tämä suhdeluku osoittaa mahdollisen riskin rahoituksen huomattavasta vähenemisestä, jos tämä lähde supistuu tai pysähtyy.
ohjelmien kulusuhde: Ohjelmakulut/kokonaiskulut
näin paljon rahaa käytät ohjelmakuluihin. Vertailuarvo on 80%, mutta se ei ole kova ja nopea sääntö, ja riippuu organisaation tarpeista.
Overhead Ratio: johto -, hallinto-ja Varainhankintakulut/kokonaiskulut
näin paljon rahaa käytät ohjelman ulkopuolisiin menoihin. Vertailuarvo on 20%, mutta se ei ole kova ja nopea sääntö, ja riippuu organisaation tarpeista.
päivät Käteinen käteen: käytettävissä olevat rahat yhteensä/(kulut/365)
näin monta päivää organisaatiosi pystyi toimimaan, jos kaikki tulot yhtäkkiä loppuivat (kaikki lahjoittajat lopettivat tukemisesi tai käytit kaikki rahasi). 90 päivää rahaa käsillä on hyvä vertailukohta.
rajoitettu Rahastosuhde: rajoitetut rahastot/(rajoitetut + rajoittamattomat rahastot)
tämä suhdeluku kertoo, onko sinulla terve saldo varoja sekä yleiskustannusten että ohjelmien tukemiseen. Voit myös käyttää tätä verrata ohjelman ja yleiskustannukset on ymmärrettävä, jos sinulla on tarpeeksi kunkin rahaston tukea menoja.
Actionable Next Steps
nyt kun ymmärrät yleishyödyllisen taloudellisen suunnittelun perusteet paremmin, tapaa tiimisi ja Luo budjetti ja kassavirta.
kun organisaatiosi kasvaa, tai jos olet jo toiminnassa, analysoi budjettisi ehdotettujen suhdelukujen avulla ja arvioi, voitko tehdä parannuksia budjetissasi–ehkä voit olla tehokkaampi varainhankinnassa tai sinun pitäisi säätää menoja, jotta sinulla olisi enemmän päiviä rahaa käytettävissä.