Cómo ser menos Reactivo y Más Proactivo

Gestión

‘no tengo tiempo para pensar estratégicamente.’

‘ Siento que no tengo espacio para respirar.’

‘estoy totalmente abrumado.’

Incluso si no lo decimos en voz alta, estas son declaraciones con las que todos los administradores pueden relacionarse. Las startups no paran. Cada armario está lleno de esqueletos, esperando para saltar y sorprenderte.

Si bien podríamos sentirnos tentados a ignorar esto como parte del curso, el patrón reactivo de la lucha continua contra incendios plantea una serie de riesgos para los líderes:

1. Entre el aluvión de prioridades de otras personas, los temas importantes pueden pasar desapercibidos.
2. La sobrecarga, el estrés y la carga cognitiva tienen un impacto masivo en el rendimiento.
3. Las decisiones a corto plazo se toman cuando una solución a largo plazo sería mejor para el negocio.

Dados los inmensos desafíos que implica comenzar un nuevo negocio, ¿cómo se supone que los fundadores y gerentes encuentren tiempo para ser más proactivos?

Para volverse menos reactivo, debe comprender la diferencia entre el tiempo reactivo y el proactivo.

El tiempo reactivo se dedica a trabajar en las prioridades de otras personas. Estos son algunos ejemplos:

• Responder correos electrónicos: su bandeja de entrada es una larga lista de prioridades de otras personas.
• Lidiar con problemas entrantes: cuando el personal, los inversores y los clientes se acercan a usted con sus desafíos.
• Asistir a reuniones operativas: reuniones semanales de actualización, reuniones de ventas y otras reuniones con una agenda fija.
• Dar entrenamiento individual a los miembros del equipo para que revisen su agenda.
• Revisar el trabajo: proporcionar comentarios sobre el trabajo y probar nuevas funciones.

El tiempo proactivo se dedica a trabajar en sus propias prioridades, como:

• Priorizar sus tareas: el proceso de escribir su lista de tareas pendientes y definir los elementos más importantes, especialmente los problemas pequeños que se están haciendo más grandes.
• Trabajar en elementos importantes, pero no urgentes — en otras palabras, los pequeños problemas se hacen más grandes en lugar de que los grandes problemas se hagan más pequeños.
• Tomarse un tiempo para pensar: dar un paseo fuera de la oficina para pensar en las cosas con un poco de distancia.
• Cuidarse a sí mismo: hacer ejercicio, pasar tiempo con su familia, su entrenador o incluso su terapeuta.
• Reading up-artículos y libros sobre algo sobre lo que quieres aprender más.

Comprender la diferencia entre el tiempo reactivo y el proactivo fue una revelación para mí. Me estaba ahogando en correos electrónicos, reuniones y revisando el trabajo de otras personas. Al revisar mi calendario, me di cuenta de que casi el 90% de mi semana se dedicaba a tareas reactivas.

La única vez que me permití ser proactivo fue por la noche y los fines de semana. Fue agotador. Ahora, no me malinterpreten, mi equipo me amaba por ser receptivo a sus necesidades, pero en algún momento del camino, mis prioridades se habían perdido.

¿Qué Tan Proactivos Debemos Ser?

Reaccionar rápidamente a lo inesperado es parte de la descripción de trabajo de cualquier líder. Pero también lo es ser proactivo. Mi escaso 10% de tiempo proactivo no fue suficiente para mí como CEO de una startup. Así que me fijé un nuevo objetivo: 50% reactivo y 50% proactivo.

Si bien no existe una relación universal de tiempo proactivo a reactivo, si te sientes abrumado o estresado, es una señal clara de que necesitas reequilibrar tu tiempo para ser más proactivo.

Aquí hay algunas cosas que cada gerente puede hacer para reequilibrar su rutina.

Escribir mejores Listas de tareas pendientes

Estructurar y priorizar una lista de tareas pendientes puede aliviar la ansiedad y ayudarte a volver a centrarte en lo que es importante. Sin embargo, no todas las listas de tareas pendientes se crean igual, por lo que aquí hay algunas maneras de mejorar sus listas de tareas pendientes y hacer que su tiempo proactivo sea lo más eficiente posible.

Concéntrate en el primer paso

Es la naturaleza humana postergar objetos grandes y aterradores. Por lo tanto, cuando te enfrentes a una gran tarea, simplemente escribe el siguiente paso:

• ‘Descubre la presentación de la pizarra’ (grande y aterradora) vs.
• ‘Escribir de 7 a 10 viñetas para cubrir en la próxima reunión de la junta directiva’ (siguiente paso)

Use verbos concretos

Cuanto más procesable sea la tarea, más probabilidades tendrá de atacarla cuando llegue el momento:

• ‘Cubierta de inversor’ (acción no clara)
  vs.
• ‘Escribir respuestas a estas 12 preguntas de cubierta de inversor’ (acción clara)

Agregar estimaciones aproximadas de tiempo

Esto le ayudará a identificar tareas cortas y mecánicas que se pueden realizar entre reuniones, en comparación con tareas más largas y creativas que requieren una mayor cantidad de tiempo:

• Envíe un correo electrónico a Tom para obtener los datos financieros(2 minutos, rápido y mecánico)
  vs.
• Agregue gráficos para cada diapositiva en la plataforma de ventas (1 hora de duración y creativa)

Aclare sus principales prioridades

Solo porque esté en su lista de tareas pendientes no significa que deba hacerlo ahora. Aplicar la regla 1-3-5 como una forma de des priorizar tareas menos importantes:

• 1 cosa grande
• 3 cosas medianas
• 5 cosas pequeñas

Incorpore tiempo proactivo en su agenda

En la mayoría de los casos, asegurar un tiempo más proactivo significa tomar el control de su calendario y bloquear el tiempo para usted. Si no administras activamente tu tiempo, otras personas lo administrarán por ti. Algunos fundadores eligen una o dos tardes a la semana como «sin tiempo de reunión». Otros reservan tiempo todas las mañanas o bloquean días enteros para este propósito.

Elija lo que elija, recomiendo construir en bloques ininterrumpidos de al menos tres horas. Las tareas creativas no encajan en las franjas horarias, me puede llevar una o dos horas solo entrar en la mentalidad correcta para abordar algo difícil.

Empodera a tu equipo

Los gerentes son solucionadores naturales de problemas. Por lo tanto, cuando un miembro del equipo se acerca a ti con un problema grande y jugoso, es tentador intervenir y solucionarlo. Y seamos realistas, los problemas más tentadores para resolver son exactamente los que otras personas encuentran desafiantes.

Sin embargo, si quieres recuperar el control de tu tiempo, tienes que aprender a empoderar a tu equipo para que resuelva sus propios problemas. En lugar de entrar en detalles, aprende a jugar el papel de entrenador: haz preguntas que ayuden a tus compañeros de equipo a resolver sus propios problemas para liberar tu tiempo.

Contratar a un Entrenador

Una de las funciones clave de un entrenador es ayudarlo a tomarse el tiempo para reflexionar y seguir adelante con el logro de sus objetivos. A diferencia de un consultor, un entrenador no proporciona respuestas. En su lugar, hacen preguntas que lo ayudan a aclarar lo que se debe hacer y luego lo ayudan a mantener su agenda.

Las sesiones de coaching son tiempo puramente proactivo. Esta es la razón por la que los servicios individuales que tiene con su equipo no son proactivos para usted, pero deben ser tiempo proactivo para ellos. Del mismo modo, el jefe también necesita uno a uno.

Sea Proactivo Acerca de Ser Proactivo

Debbie Millman lo dijo mejor con: «Estar ocupado es una decisión.»Si pasas demasiado tiempo en la maleza, entonces no es falta de tiempo, es falta de priorización.

Aclare sus prioridades, programe en tiempo proactivo, capacite a su equipo y contrate a un entrenador. No hay necesidad de sentirse culpable por ello. Después de todo, si no cuidas tus propias prioridades, ¿quién lo hará?