som en startup nonprofitorganisation er der mange prioriteter at tackle på din opgaveliste. Planlægning af dit budget for de utallige aktiviteter, især når du lige er kommet i gang, kan falde ved vejen.
dette ville være en fejl! Oprettelse af et budget, planlægning af økonomi for fremtiden og analyse af økonomiske data adskiller dig tidligt som en organisation for finansierere og partnere og gør daglig og strategisk planlægning lettere.
og uanset om du er administrerende direktør for din nonprofit eller en ny medarbejder, er det vigtigt at forstå, hvordan din organisations budget er struktureret og bidrager til nonprofit ‘ s operationer.
budgettering korrekt og analyse af nonprofitorganisationers økonomiske sundhed er vigtig, både til indsamlingsanmodninger og til styring af generelle operationer. Budgettering kan hjælpe ved:
- hjælper dig med at analysere og spore organisatorisk sundhed
- planlægning af funding-og fundraising-kampagne
- identificering af finansieringsbehov, og hvordan Funding kan spille en rolle i udfyldelsen af disse huller
- ansøgning om tilskud
- tilvejebringelse af opdaterede økonomiske data til finansierere.
formålet med denne vejledning
denne vejledning giver start — nonprofitorganisationer et overblik over budgettering-hvilke oplysninger der skal spores, og hvordan, og hvordan du analyserer din organisations økonomiske sundhed. Vi diskuterer også rammer og værktøjer til opsætning, justering og analyse af dit eget budget og din økonomiske planlægning på ethvert niveau i organisationen.
i denne vejledning bruger vi eksemplet på et uddannelsesprogram efter skolen. Denne fiktive nonprofit giver fritidsaktiviteter, såsom sport, til børn i deres samfund.
vi kalder nonprofit ” efter skole sjov.”After School Fun (ASF) har fungeret uformelt med støtte fra to generøse donorer, men nu kører de en folkemængdefinansieringskampagne for at skalere og begynde at tilbyde deres fritidsaktiviteter på fem nye skoler. De opkræver et mindre gebyr for deres programmer, og resten er dækket af deres generøse donorer og partnere.
Hvad skal du spore i dit Budget
den bunke af kvitteringer og noterede noter vil ikke skære det, når det kommer til budgettering. Start nonprofits bør holde styr på deres udgifter og indtægter (fundraising donationer eller servicegebyrer) i et regneark eller andet bogholderi system. Dette gør dataene tilgængelige for enkeltpersoner på alle niveauer i organisationen med fleksibilitet til at justere dataene, når budgetteringsbehovet ændres.
Startup Costs/upfront Investments
som en startup nonprofit er du allerede klar over, at du har indledende udgifter, før du har dine reelle driftsudgifter. Disse opstartsudgifter kan omfatte de omkostninger, der er involveret i folkemængde, eller hvad du håber, at pengene vil dække. Andre startomkostninger kan omfatte startomkostninger til branding og logo, udstyr og første medarbejderlønninger.
det er vigtigt at skelne mellem, hvad der kan være en opstart og engangs startomkostninger og regelmæssige omkostninger. Nogle opstartsomkostninger overføres muligvis til det almindelige budget, mens andre muligvis ikke behøver at blive inkluderet i fremtidige budgetter.lad os i vores eksempel sige, at ASF har brug for startup-investeringer for at dække omkostningerne til folkemængdefinansieringskampagnen og videoen og håber, at kampagnen og en generøs virksomhedspartner vil dække det Personale og de forsyninger, der kræves for at tilbyde programmer i to skoler. Mens personalelønninger og indledende forsyninger skal medtages i ASF ‘ s almindelige budget, er branding-og logodesignomkostningerne til start af finansieringskampagnen engangsomkostninger, der ikke vil blive inkluderet i fremtidige budgetter.
regelmæssigt Budget
regelmæssige nonprofit-budgetter bør opdeles mellem udgifter og indtægter, med udgifter fordelt mellem program og generelle og administrative udgifter.
det er vigtigt at skelne mellem programmet og andre udgifter, fordi mange donorer gerne forstår forskellen mellem administrative og programomkostninger. Det viser donorer og partnere, hvor mange dollars der bruges på nonprofit ‘ s mission versus udførelse af missionen.
der er en misforståelse i nonprofit-rummet, at sunde og gode nonprofitorganisationer har lave administrative og fundraising-omkostninger og bruger størstedelen af deres finansiering på programomkostninger.
selvom dette ikke er en stærk politik for at køre en stærk nonprofit, er den stadig udbredt. Det er vigtigt at adskille program, administrative og fundraising udgifter. Adskillelse af disse omkostninger fungerer også som kontrol af, hvordan din organisation fordeler sine midler.
Programudgifter
Programudgifter er de omkostninger, der er direkte relateret til at køre dine programmer. For ASF inkluderer det alt, hvad der er relateret til at køre de ekstracurricular programmer, herunder Personale og forsyninger (dvs.fodboldkugler). Lønningerne til personale, der letter aktiviteter, er programudgifter. Deres program udgifter omfatter også program reklame og personale uddannelse og rejseomkostninger.
generelle og Administrative udgifter
disse udgifter inkluderer lønninger til personale inden for administration, support og fundraising. Også inkluderet i dette afsnit kan være leje, forsyningsselskaber og teknologi til kontorlokaler og juridiske og andre diverse udgifter. Især spores alle indsamlingsomkostninger i denne kategori.ASF har en fuldtidsindsamling, og deres løn falder ind under denne kategori. De lejer også et lille kontorlokale. Deres programdirektør og aktiviteter personale lønninger og programbudget spores i programudgifter.
faste og Variable omkostninger
det er vigtigt at huske på forskellen mellem faste og variable omkostninger, når du sporer udgifter. Faste omkostninger kan omfatte personalelønninger og husleje. Variable omkostninger er dem, der varierer baseret på behov eller markedspriser.
for ASF kan prisen på leje af feltplads til fodboldøvelse svinge hele året eller baseret på behov (sæsonbehov eller programmatiske ændringer). Det er vigtigt at forstå, hvilke omkostninger der er faste, og hvilke der er variable–da faste omkostninger er mere statiske hele året og muligvis skal finansieres uanset hvad, mens variable omkostninger kan ændre sig og muligvis kan justeres med programændringer eller udskiftninger.
omsætning og fortjeneste
omsætning er de penge, du modtager som organisation. Dette inkluderer donationer og gebyrer for service og andre solgte produkter.
for eksempel opkræver ASF $5 pr.studerende pr. session, så deres indtægter vil være det samlede antal studerende, der serveres ganget med $5 hver. De har også individuelle donorer og donationer, der tælles som indtægter.
det er vigtigt at spore din nonprofit ‘ s indtægter, fordi det kombineret med at se på dine udgifter hjælper dig med at forstå dit overskud, og om du har nok penge til at opretholde operationer, eller om donationer skal øges eller udgifterne falder.
bare fordi du er “nonprofit” betyder det ikke, at du ikke kan eller bør ikke tjene penge. Din fortjeneste er den samlede omsætning-donationer og andre kilder–minus de samlede omkostninger til at drive organisationen. Nonprofitorganisationer, ligesom enhver anden virksomhed, bør sigte mod at tjene penge for at opretholde en sund organisation, give mulighed for skalering og have nødfonde efter behov.
pengestrøm
en anden metode til sporing af dit budget er at spore og projicere pengestrømme for året. Den bedste måde at gøre dette på er at spore pengestrøm–indtægter og donationer–og kontantudstrømningsudgifter. Dette hjælper dig med bedre at forstå, når du har indtægter, der kommer ind, og udgifter går ud, månedligt og årligt.
for eksempel sender din hoveddonor dig måske kun en stor check om året i Januar. Mens denne check understøtter en stor del af dine udgifter, skal du sørge for at fordele det jævnt i løbet af året, eller du har måske ikke nok penge til at dække udgifter i slutningen af året.
for ASF ved de, at de har en donor, der bidrager med en stor mængde i februar, og en anden donor på højt niveau i Juli. De har månedlige udgifter og ved, at de har øget udgifterne til en fundraising-begivenhed, de er vært for hver juni. De er nødt til at afsætte deres kontanter fra deres store og små donorer og programgebyrer i overensstemmelse hermed. Ved at skabe en månedlig pengestrøm kan de bedre forudsige deres finansieringsbehov.
begrænset og ubegrænset
det er også vigtigt at spore begrænsede og ubegrænsede midler, og hvordan du bruger dem. Når du kører en fundraising-kampagne og siger, at alle donationer går direkte til programudgifter, er det begrænsede midler, som du skal bruge til at understøtte programmer.
gebyrer for service kan også betragtes som begrænsede midler. Hvis du kører en generel fundraising-kampagne og ikke angiver direkte finansiering, er disse donationer ubegrænsede, og du kan bruge dem efter eget valg. Denne sondring og opretholdelse af en jævn balance mellem begge typer midler er kritisk for organisatorisk sundhed. Hvis du kun har begrænsede midler, har du ikke nok penge til at understøtte dine faste omkostninger.
Nonprofit-medarbejdere skal være opmærksomme på forskellen mellem begrænsede og ubegrænsede midler, så de kan forstå forskellene mellem programbudgetter.
for ASF har tee soccer-programmet begrænset finansiering fra en donor med særlig interesse i fodbold, men basketballprogrammet understøttes af ubegrænsede midler, som er mere begrænsede.
antagelser og andet
når du opretter et budget, er det vigtigt at lægge dine antagelser på regnearket eller et ledsagedokument. Dette hjælper dig ikke kun med at huske, hvordan du kom med visse tal, men det hjælper enhver medarbejder, potentiel donor eller en rådgiver, der ser på budgettet, med at forstå det bedre.
dine antagelser kan omfatte antallet af modtagere, du arbejder med, antallet af medarbejdere, mængden af forsyninger eller udstyr. Når du laver et budget, er det også vigtigt at spore inflation og frynsegoder, især hvis du bygger et forventet budget over flere år.inflationen tegner sig for små stigninger i omkostningerne over tid, og frynsegoder er de ikke-lønomkostninger for medarbejdere, hvis du tilbyder (eller planlægger at tilbyde) fordele til dine medarbejdere, når du vokser som en organisation.
analyse af dit Budget
Når du er i gang og holder styr på dit budget, kan du analysere dit budget ved at se på dine forhold. Nøgletal hjælper dig med at forstå, hvordan du klarer dig økonomisk og kan bruges på en række måder:
- hjælp dig med at identificere ændringer gennem årene
- inkluderet i strategisk planlægning og præstationsmetrics
- delt med personale, donorer og rådgivere for både succeser og benchmarks for forbedringer
- hjælp medarbejderne med at forstå, hvor og hvordan de kan forbedre deres egen afdelings budgettering, og hvordan deres arbejde bidrager til den overordnede organisatoriske sundhed
Her er et par forhold, der kan være nyttigt, især i opstartsfasen.
Fundraising effektivitet: samlede donationer/samlede Fundraising udgifter
dette sporer det gennemsnitlige beløb, der er rejst pr.
Reliance Ratio: største type indtægter/samlede indtægter
dette forhold viser den potentielle risiko for en større reduktion i finansieringen, hvis denne kilde reduceres eller stopper.
programmer udgiftsforhold: Programudgifter / samlede udgifter
Dette er hvor mange penge du bruger på programudgifter. Et benchmark er 80%, men det er ikke en hård og hurtig regel, og afhænger af dine organisatoriske behov.
Overhead Ratio: udgifter til ledelse, administration og Fundraising/samlede udgifter
Dette er hvor mange penge du bruger på ikke-programudgifter. Et benchmark er 20%, men det er ikke en hård og hurtig regel, og afhænger af dine organisatoriske behov.
Days Cash On Hand: samlede tilgængelige kontanter/(udgifter/365)
Dette er hvor mange dage din organisation kunne fungere, hvis al indkomst pludselig blev utilgængelig (alle donorer holder op med at støtte dig, eller du har brugt alle dine penge). 90 dages kontanter ved hånden er et godt benchmark.
begrænsede midler Ratio: begrænsede midler/(begrænsede + ubegrænsede midler)
dette forhold fortæller dig, om du har en sund balance af midler til støtte for både overhead og programmer. Du kan også bruge dette til at sammenligne med dit program og overhead behov for at forstå, hvis du har nok i hver type fond til at støtte dine udgifter.
Handlingsrettede næste trin
nu hvor du forstår det grundlæggende i nonprofit finansiel planlægning bedre, mødes med dit team, og skabe et budget og pengestrøm.
når din organisation vokser, eller hvis du allerede er i drift, skal du analysere dit budget ved hjælp af de foreslåede forhold og vurdere, om du kan foretage forbedringer i dit budget–måske kan du være mere effektiv til fundraising, eller du skal justere udgifterne for at have flere dage kontant til rådighed.