hur man är mindre reaktiv och mer proaktiv

’jag har ingen tid att tänka strategiskt.’

’ Jag känner att jag inte har utrymme att andas.’

’ Jag är helt överväldigad.’

Även om vi inte säger Det högt är det uttalanden som varje chef kan relatera till. Startups är non-stop. Varje garderob är full av skelett, väntar på att hoppa ut och överraska dig.

även om vi kanske frestas att skaka av detta som par för kursen, utgör det reaktiva mönstret för kontinuerlig brandbekämpning ett antal risker för ledare:

1. bland spärren av andras prioriteringar kan viktiga frågor gå obemärkt.
2. den överväldigande, stress och kognitiva belastningen har en enorm inverkan på prestanda.
3. kortsiktiga beslut fattas när en långsiktig lösning skulle vara bättre för verksamheten.

Med tanke på de enorma utmaningarna med att starta ett nytt företag, hur ska grundare och chefer hitta tid att vara mer proaktiva?

för att bli mindre reaktiv måste du förstå skillnaden mellan reaktiv och proaktiv tid.

reaktiv tid spenderas på att arbeta med andras prioriteringar. Här är några exempel:

• svara på e — post-din inkorg är en lång lista över andras prioriteringar.
• hantera inkommande frågor – när personal, investerare och kunder kommer till dig med sina utmaningar.
• delta i operativa möten – veckovisa catch-ups, försäljningsmöten och andra möten med en fast agenda.
• ge en — mot-en-coaching gruppmedlemmar att gå igenom sin agenda.
• granska arbete – ge feedback på arbete och testa nya funktioner.

proaktiv tid spenderas på dina egna prioriteringar, till exempel:

• prioritera dina uppgifter — processen att skriva ut din att göra-lista och definiera de viktigaste punkterna, särskilt små problem som blir större.
• arbeta på viktiga, men inte brådskande, objekt — med andra ord, små problem blir större snarare än stora problem blir mindre.
• tar tid att tänka – ta en promenad utanför kontoret för att tänka igenom saker med lite avstånd.
• ta hand om dig själv-träna, spendera tid med din familj, din tränare eller till och med din terapeut.
• läsa upp-artiklar och böcker om något som du vill lära dig mer om.

att förstå skillnaden mellan reaktiv och proaktiv tid var en uppenbarelse för mig. Jag drunknade i e-post, möten och granskade andras arbete. När jag tittade igenom Min kalender insåg jag att nästan 90% av min Vecka spenderades på reaktiva uppgifter.

den enda gången jag tillät mig att vara proaktiv var på natten och på helgerna. Det var utmattande. Nu, missförstå mig inte — mitt team älskade mig för att vara lyhörd för deras behov-men någonstans på vägen hade mina prioriteringar gått vilse.

hur proaktiv ska vi vara?

att reagera snabbt på det oväntade är en del av en ledares arbetsbeskrivning. Men det är också proaktivt. Min magra 10% av proaktiv tid räckte inte för mig som VD för en start. Så jag satte mig ett nytt mål: 50% reaktivt och 50% proaktivt.

även om det inte finns något universellt förhållande mellan proaktiv och reaktiv tid, om du känner dig överväldigad eller stressad, är det ett tydligt tecken på att du måste balansera din tid mot att vara mer proaktiv.

här är några saker som varje chef kan göra för att balansera sin rutin.

Skriv bättre att göra-listor

strukturering och prioritering av en att göra-lista kan lindra ångest och hjälpa dig att fokusera på det som är viktigt. Men inte alla att göra-listor skapas lika, så här är några sätt att förbättra dina att göra-listor och göra din proaktiva tid så effektiv som möjligt.

fokusera på det första steget

det är mänsklig natur att skjuta upp stora och läskiga föremål. Så när du står inför en stor uppgift, skriv bara ner nästa steg:

• ’räkna ut styrelsens presentation’ (stor och skrämmande)
  vs.
• ’skriv 7-10 punktpunkter för att täcka i nästa styrelsemöte’ (nästa steg)

använd konkreta verb

ju mer handlingsbar uppgiften är, desto mer sannolikt är det att du attackerar den när tiden kommer:

• ’Investor deck’ (oklar åtgärd)
  vs.
• ’skriv svar på dessa 12 investor deck-frågor’ (tydlig åtgärd)

lägg till grova tidsberäkningar

detta hjälper dig att identifiera korta, mekaniska uppgifter som kan åtgärdas mellan möten, jämfört med längre, mer kreativa uppgifter som kräver en större bit tid:

• e — post Tom för finansiella data (2 minuter — snabb och mekanisk)
  vs.
• Lägg till grafik för varje bild i försäljningsdäcket (1 timme lång och kreativ)

klargör dina högsta prioriteringar

bara för att det finns på din att göra-lista betyder det inte att du ska göra det nu. Tillämpa 1-3-5-regeln som ett sätt att prioritera mindre viktiga uppgifter:

• 1 stor sak
• 3 medelstora saker
• 5 små saker

Bygg proaktiv Tid i ditt schema

i de flesta fall innebär att säkra mer proaktiv tid att ta kontroll över din kalender och blockera tid för dig själv. Om du inte aktivt hanterar din tid kommer andra att hantera den åt dig. Vissa grundare väljer en eller två eftermiddagar per vecka som ’ingen mötestid’. Andra reserverar tid varje morgon, eller blockerar hela dagar för detta ändamål.

vad du än väljer, rekommenderar jag att du bygger i oavbrutna block på minst tre timmar. Kreativa uppgifter passar inte in i timmars slots — det kan ta mig en timme eller två bara för att komma in i rätt tänkesätt för att ta itu med något svårt.

ge ditt Team

Chefer är naturliga problemlösare. Så när en teammedlem kommer till dig med ett stort, saftigt problem är det frestande att hoppa in och fixa det. Och låt oss inse det, de mest spännande problemen att lösa är exakt de som andra tycker är utmanande.

men om du vill återfå kontrollen över din tid måste du lära dig att ge ditt team möjlighet att lösa sina egna problem. Snarare än att hoppa in i detaljerna, lär dig att spela rollen som tränare — ställ frågor som hjälper dina lagkamrater att lösa sina egna problem för att frigöra din tid.

hyra en Coach

en av de viktigaste rollerna för en coach är att hjälpa dig att ta dig tid att reflektera, och följa igenom, på att uppnå dina mål. Till skillnad från en konsult ger en tränare inte svar. Istället ställer de frågor som hjälper dig att klargöra vad som behöver göras och sedan hjälpa dig att hålla din agenda.

Coaching sessioner är ren proaktiv tid. Det är därför de en-mot-de som du har med ditt team inte är proaktiva för dig, men de borde vara proaktiva tid för dem. På samma sätt behöver chefen också en-mot-en.

var proaktiv om att vara proaktiv

Debbie Millman sa det bäst med, ’ upptagen är ett beslut. Om du spenderar för mycket tid i ogräset är det inte brist på tid, det är brist på prioritering.

förtydliga dina prioriteringar, planera i proaktiv tid, bemyndiga ditt lag och hyra en tränare. Det finns ingen anledning att känna skuld över det. När allt kommer omkring, om du inte tar hand om dina egna prioriteringar, vem gör det?