o reembolso não pode exceder a taxa IRS para as viagens de negócios. O estacionamento e as portagens são deduções adicionais, uma vez que não estão incluídos na taxa normal de quilometragem.o que é um “período de tempo razoável”? O IRS afirma que é uma situação de fatos e circunstâncias. No entanto, tem orientações que especificam o que constitui um período de tempo razoável.se o empregado recebeu um adiantamento, este deve ter sido dado no prazo de 30 dias a contar da data da viagem. As despesas devem ser comprovadas no prazo de 60 dias a contar do pagamento das despesas.reembolso em excesso– qualquer reembolso em excesso deve ser devolvido no prazo de 120 dias a contar da recepção de uma declaração do empregador que indique os adiantamentos pendentes.estas são as orientações do IRS, e uma empresa é livre de aplicar regras mais restritivas. Por exemplo, a empresa pode exigir substanciação para gastos acima de US $25, em vez do limite IRS US $75.do mesmo modo, a empresa pode pagar a quilometragem a uma taxa inferior à taxa normal da IRS. Os reembolsos ao abrigo de um plano de prestação de contas não são rendimentos tributáveis para os empregados e não são indicados nos anos 1040 dos empregados. as despesas não onerosas já não podem ser deduzidas pelos empregados.a alternativa a um plano responsável é um subsídio ou um plano não contável. Por definição, um plano não contável é um plano que não cumpre os requisitos de um plano responsável.estes planos envolvem rotineiramente o empregador a fornecer um montante fixo, ou um subsídio, ao empregado para viajar. O empregado não tem em conta ao empregador a despesa destes fundos.
O montante da indemnização é rendimento tributável e deve ser incluído no W-2 do trabalhador. Como mencionado acima, o TCJA mudou significativamente o efeito das despesas fora do bolso no retorno de um empregado, uma vez que eles já não são dedutíveis como uma dedução detalhada.isto aumenta a importância de rever os planos de reembolso e de garantir que os trabalhadores estão cientes de como estas alterações podem afectá-los, ordinários e necessários, quer uma despesa seja reembolsada pelo empregador ou recaia sobre o trabalhador, aplicam-se as mesmas normas IRS. Uma despesa deve ser normal e necessária ao abrigo das regras do IRS.
os Termos “ordinários” e “necessários” têm significados específicos para fins fiscais, e o uso comum destas palavras não é aplicável aqui.
despesas ordinárias são despesas que são comumente usadas e aceitas pelos padrões gerais da indústria – ou seja, despesas para coisas tipicamente necessárias para gerir um negócio. Uma despesa é necessária se for útil e apropriada na gestão do negócio.concentre-se na palavra “útil”.”A despesa é útil, mas não necessária, para conduzir uma ocupação ou negócio corretamente.o que é normal e necessário também depende da situação individual. Pode ser comum e necessário para discutir negócios com um cliente em um restaurante caro e fornecer serviço de limusine na negociação de um contrato multimilionário. Pelo contrário, fazer o mesmo para um cliente que compra $500 anualmente não seria considerado comum e necessário.as despesas devem ser ordinárias e necessárias para serem dedutíveis ou reembolsáveis. O IRS também tem o direito de aplicar um critério “luxuoso” às despesas de negócios e pode recusar quaisquer despesas que considere luxuosas ou extravagantes. Este critério é normalmente aplicado apenas em circunstâncias extremas.é importante, do ponto de vista do IRS, bem como do ponto de vista ético, que todos os reembolsos dos empregados sejam tratados de forma adequada e equitativa. Esta área pode ser facilmente abusada. Definir e seguir políticas para essas despesas é uma necessidade de permitir que um negócio seja financeiramente responsável e evitar inquéritos IRS. Se tiver alguma dúvida, por favor contacte Victor Evans em [email protected], Ross Walker at [email protected] ou o teu consultor fiscal VonLehman.