jak być mniej reaktywnym i bardziej proaktywnym

Zarządzanie

'mam nie ma czasu na strategiczne myślenie.’

’ czuję, że nie mam miejsca do oddychania.’

'jestem w pełni zajęty’.

nawet jeśli nie będziemy mówić o tym głośno, te stwierdzenia są o tym, że każdy menedżer może krewny. Startupy są non-stop. Każda szafa jest pełna szkieletów, czekających, aby wyskoczyć i zaskoczyć.

chociaż możemy pokusić się o odrzucenie tego jako równego kursu, reaktywny wzór ciągłego gaszenia pożarów stwarza szereg zagrożeń dla przywódców:

1. wśród zapory priorytetów innych ludzi ważne kwestie mogą pozostać niezauważone.
2. przytłaczanie, stres i obciążenie poznawcze mają ogromny wpływ na wydajność.
3. Krótkoterminowe decyzje są podejmowane, gdy długoterminowe rozwiązanie byłoby lepsze dla firmy.

biorąc pod uwagę ogromne wyzwania związane z rozpoczęciem nowego biznesu, w jaki sposób założyciele i menedżerowie mają znaleźć czas na bardziej proaktywne działania?

aby stać się mniej reaktywnym, musisz zrozumieć różnicę między czasem reaktywnym a proaktywnym.

Czas reakcji spędza się na pracy nad priorytetami innych ludzi. Oto kilka przykładów:

• odpowiadanie na maile — Twoja skrzynka odbiorcza to długa lista priorytetów innych osób.
• radzenie sobie z problemami przychodzącymi – gdy pracownicy, inwestorzy i klienci przychodzą do ciebie ze swoimi wyzwaniami.
• uczestniczenie w spotkaniach operacyjnych-cotygodniowe nadrabianie zaległości, spotkania sprzedażowe i inne spotkania o ustalonym porządku obrad.
• dawanie członkom zespołu coachingu jednego na jednego, aby przejrzeli swój program.
• przeglądanie pracy-dostarczanie opinii na temat pracy i testowanie nowych funkcji.

proaktywny czas spędzony jest na pracy nad własnymi priorytetami, takimi jak:

• priorytetyzowanie zadań — proces pisania listy zadań i definiowania najważniejszych elementów, zwłaszcza małych problemów, które stają się coraz większe.
• praca nad ważnymi, ale nie pilnymi rzeczami — innymi słowy, małe problemy stają się coraz większe, a nie większe.
• poświęcenie czasu na myślenie — spacer poza biurem, aby przemyśleć sprawy z odrobiną dystansu.
• dbanie o siebie — ćwiczenia, spędzanie czasu z rodziną, trenerem, a nawet terapeutą.
• Czytanie – artykuły i książki o czymś, o czym chcesz dowiedzieć się więcej.

zrozumienie różnicy między czasem reaktywnym a proaktywnym było dla mnie objawieniem. Tonąłem w e-mailach, spotkaniach i recenzowaniu pracy innych ludzi. Przeglądając mój kalendarz, zdałem sobie sprawę, że prawie 90% mojego tygodnia spędziłem na zadaniach reaktywnych.

jedynym czasem, w którym pozwalałam sobie na aktywność, były noce i weekendy. To było wyczerpujące. Nie zrozumcie mnie źle — mój zespół uwielbiał mnie za reagowanie na ich potrzeby — ale gdzieś po drodze moje priorytety się zgubiły.

jak bardzo powinniśmy być aktywni?

szybkie reagowanie na nieoczekiwane jest częścią opisu pracy każdego lidera. Ale tak jak bycie proaktywnym. Moje skromne 10% proaktywnego czasu nie wystarczyło mi jako CEO startupu. Postawiłem sobie nowy cel: 50% reaktywności i 50% proaktywności.

chociaż nie ma uniwersalnego stosunku czasu proaktywnego do reaktywnego, jeśli czujesz się przytłoczony lub zestresowany, jest to wyraźny znak, że musisz zrównoważyć swój czas w kierunku bycia bardziej proaktywnym.

oto kilka rzeczy, które każdy menedżer może zrobić, aby zrównoważyć swoją rutynę.

Pisz lepsze listy rzeczy do zrobienia

strukturyzowanie i ustalanie priorytetów listy rzeczy do zrobienia może złagodzić niepokój i pomóc skupić się na tym, co ważne. Jednak nie wszystkie listy rzeczy do zrobienia są sobie równe, więc oto kilka sposobów na ulepszenie list rzeczy do zrobienia i uczynienie aktywnego czasu tak efektywnym, jak to tylko możliwe.

skup się na pierwszym kroku

to ludzka natura zwlekać z dużymi i strasznymi przedmiotami. Więc, gdy masz do czynienia z dużym zadaniem, po prostu zapisz następny krok:

• ’Wykombinuj prezentację planszy’ (duża i straszna)
  vs.
• ’napisz 7-10 punktów do pokrycia na następnym posiedzeniu zarządu’ (następny krok)

użyj konkretnych czasowników

im bardziej wykonalne zadanie, tym bardziej prawdopodobne jest, że zaatakujesz je, gdy nadejdzie czas:

• ’Investor deck’ (niejasne działanie)
  vs.
• ’napisz odpowiedzi na te 12 pytań dotyczących pokładu inwestora’ (Wyczyść działanie)

dodaj przybliżone szacunki czasu

pomoże Ci to zidentyfikować krótkie, mechaniczne zadania, które można wykonywać między spotkaniami, a dłuższe, bardziej kreatywne zadania, które wymagają większej części czasu:

• Wyślij Tomowi e — mail z danymi finansowymi (2 minuty — szybko i mechanicznie)
  vs.
• Dodaj grafikę dla każdego slajdu w talii sprzedaży (1 godzina i kreatywnie)

wyjaśnij swoje najważniejsze priorytety

to, że jest na liście rzeczy do zrobienia, nie oznacza, że powinieneś to zrobić teraz. Zastosuj zasadę 1-3-5 jako sposób na zmniejszenie priorytetu mniej ważnych zadań:

• 1 duża rzecz
• 3 średnie rzeczy
• 5 małe rzeczy

Wbuduj proaktywny czas w swój harmonogram

w większości przypadków zabezpieczenie bardziej proaktywnego czasu oznacza przejęcie kontroli nad kalendarzem i zablokowanie czasu dla siebie. Jeśli nie zarządzasz aktywnie swoim czasem, inni ludzie zarządzają nim za Ciebie. Niektórzy założyciele wybierają jedno lub dwa popołudnia w tygodniu jako „brak czasu na spotkania”. Inni rezerwują czas każdego ranka, lub blokują całe dni na ten cel.

Cokolwiek wybierzesz, polecam budowanie w nieprzerwanych blokach co najmniej trzy godziny. Kreatywne zadania nie pasują do godzinnych slotów — może mi zająć godzinę lub dwie, aby uzyskać właściwy sposób myślenia, aby poradzić sobie z czymś trudnym.

Wzmocnij swój zespół

menedżerowie są naturalnymi rozwiązującymi problemy. Więc kiedy członek zespołu przychodzi do Ciebie z dużym, soczystym problemem, kuszące jest wskoczenie i naprawienie go. I spójrzmy prawdzie w oczy, najbardziej kuszące problemy do rozwiązania są dokładnie te, które inni uważają za trudne.

Jeśli jednak chcesz odzyskać kontrolę nad swoim czasem, musisz nauczyć się, jak wzmocnić swój zespół do rozwiązywania własnych problemów. Zamiast wchodzić w szczegóły, naucz się grać rolę trenera — zadawaj pytania, które pomogą Twoim kolegom z drużyny rozwiązać ich własne problemy, aby zwolnić twój czas.

wynajmij trenera

jedną z kluczowych ról coacha jest pomoc w poświęceniu czasu na refleksję i podążanie za osiągnięciem celów. W przeciwieństwie do konsultanta, trener nie udziela odpowiedzi. Zamiast tego zadają pytania, które pomogą Ci wyjaśnić, co należy zrobić, a następnie pomogą Ci utrzymać porządek obrad.

sesje coachingowe to czysty proaktywny czas. To dlatego, że jeden na jeden, że masz z zespołem nie są proaktywne dla ciebie, ale powinny one być proaktywny czas dla nich. Podobnie, szef też potrzebuje jednego na jednego.

Be Proactive About Being Proactive

Debbie Millman powiedziała, że najlepiej z ” Busy is a decision.”Jeśli spędzasz zbyt dużo czasu w chwastach, to nie jest to brak czasu, to brak priorytetyzacji.

wyjaśnij swoje priorytety, zaplanuj w proaktywnym czasie, wzmocnij swój zespół i zatrudnij trenera. Nie ma powodu do poczucia winy. W końcu, jeśli ty nie dbasz o własne priorytety, to kto?