hogyan lehet kevésbé reaktív és proaktívabb

menedzsment

‘nincs időm, hogy stratégiai gondolkodás.”

” úgy érzem, nincs helyem lélegezni.”

” teljesen túlterheltek vagyok.’

még akkor is, ha nem mondjuk ki hangosan, ezek olyan állítások, amelyekhez minden menedzser kapcsolódhat. Az induló vállalkozások non-stop. Minden szekrény tele van csontvázakkal, arra várva, hogy kiugrjon és meglepjen.

bár lehet, hogy a kísértés, hogy vállrándítással le, mint par a tanfolyam, a reaktív minta folyamatos tűzoltás számos kockázatot jelent a vezetők:

1. között a vízlépcső más emberek prioritásait, fontos kérdések észrevétlen marad.
2. a túlterhelés, a stressz és a kognitív terhelés nagy hatással van a teljesítményre.
3. rövid távú döntéseket akkor hoznak, ha a hosszú távú megoldás jobb lenne a vállalkozás számára.

Mivel a hatalmas kihívások az új vállalkozást, hogy az alapítók, vezetők megtalálni az időt, hogy több proaktív?

ahhoz, hogy kevésbé reaktív legyen, meg kell értenie a különbséget a reaktív és a proaktív idő között.

a reaktív időt más emberek prioritásaira fordítják. Íme néhány példa:

• e-mailek megválaszolása-a postaládája más emberek prioritásainak hosszú listája.
• bejövő problémák kezelése – amikor a személyzet, a befektetők és az ügyfelek kihívásokkal szembesülnek.
• operatív üléseken való részvétel-heti felzárkóztatás, értékesítési találkozók és egyéb, rögzített napirenddel rendelkező találkozók.
• egy-egy-egy-coaching csapat tagjai, hogy menjen át a napirenden.
• a munka áttekintése-visszajelzés a munkáról és új funkciók tesztelése.

proaktív időt töltünk dolgozik a saját prioritások, mint például:

• prioritási feladatok-a folyamat írásban ki a to-do listát, és meghatározza a legfontosabb elemeket, különösen a kis problémák, amelyek egyre nagyobb.
• fontos, de nem sürgős elemeken dolgozik — más szóval, a kis problémák egyre nagyobbak, nem pedig a nagy problémák egyre kisebbek.
• időt vesz igénybe a gondolkodásra — sétáljon az irodán kívül, hogy egy kis távolsággal gondolkodjon a dolgokon.
• vigyázzon magára-gyakoroljon, időt töltsön családjával, edzőjével vagy akár terapeutájával.
• olvasása-cikkek és könyvek valamit, amit szeretne többet megtudni.

a reaktív és proaktív idő közötti különbség megértése számomra kinyilatkoztatás volt. Belefulladtam az e-mailekbe, a találkozókba, és átnéztem mások munkáját. Ahogy átnéztem a naptáramat, rájöttem, hogy a hetem csaknem 90% – át reaktív feladatokra költöttem.

az egyetlen alkalom, amikor megengedtem magamnak, hogy proaktív legyek, éjszaka és hétvégén volt. Kimerítő volt. Most, ne érts félre — a csapatom szeretett engem, mert reagáltam az igényeikre – de valahol az út mentén, a prioritásaim elveszettek.

mennyire kell proaktívnak lennünk?

a váratlan reakció bármely vezető munkaköri leírásának része. De az is, hogy proaktív. Saját meagre 10% proaktív idő nem volt elég nekem, mint a vezérigazgató egy startup. Tehát új célt tűztem ki magam elé: 50% reaktív és 50% proaktív.

bár nincs univerzális proaktív arány a reaktív időhöz, ha túlterheltnek vagy stresszesnek érzi magát, ez egyértelmű jele annak, hogy újra kell egyensúlyoznia az idejét, hogy proaktívabb legyen.

itt van néhány dolog, amit minden menedzser megtehet a rutin kiegyensúlyozása érdekében.

Írjon jobb To-Do listákat

a tennivalók listájának strukturálása és rangsorolása enyhítheti a szorongást, és segíthet abban, hogy összpontosítson arra, ami fontos. Azonban nem minden to-do listák jönnek létre egyenlő, így itt van néhány módja, hogy javítsa a to-do listákat, hogy a proaktív idő a lehető leghatékonyabb.

Fókuszban az első lépés

Ez az emberi természet halogatni a nagy és ijesztő elemeket. Tehát, ha szembe kell néznie egy nagy feladat, csak írja le a következő lépés:

• “kitalálni a fórumon bemutatása” (big and scary)
  vs.
• ‘Írni 7-10 pontokba szedve, hogy fedezze a következő testületi ülésen’ (következő lépés)

A konkrét igék

A több támadható a feladat, annál valószínűbb, hogy a támadás, amikor eljön az idő:

• ‘Befektető deck’ (nem világos, akció)
  , ill.
• ‘Írni a válaszokat ezekre a 12 befektető fedélzeten kérdések’ (clear action)

Hozzáadás nehéz becslések

Ez segít azonosítani rövid, mechanikai feladat, hogy lehet actioned ülések között, szemben a hosszabb, több kreatív feladatok, amelyek egy nagyobb darab idő:

• e-Mail Tom a pénzügyi adatok (2 perc a — gyors, mechanikus)
  , ill.
• Hozzáadás grafika minden csúsztassa az értékesítési szint (1 óra hosszú, kreatív)

Tisztázni a top prioritások

Csak azért, mert ez a lista nem azt jelenti, az most tegye meg. Alkalmazza az 1-3-5 szabályt a kevésbé fontos feladatok rangsorolásának módjaként:

• 1 nagy dolog,
• 3 közepes dolgok
• 5 kis dolgok

Építeni Proaktív Ideje a Menetrend

A legtöbb esetben, biztosítva több proaktív idő azt jelenti, megragadva az irányítást a naptár, megállítva az időt magadra. Ha nem kezeli aktívan az idejét, más emberek fogják kezelni az Ön számára. Egyes alapítók hetente egy vagy két délutánt választanak “nincs találkozási idő”. Mások minden reggel időt töltenek, vagy erre a célra teljes napokat blokkolnak.

bármit is választ, azt javaslom, hogy legalább három órás megszakítás nélküli blokkokat építsenek. A kreatív feladatok nem illeszkednek az órás résidőkbe — egy-két órát vehet igénybe, csak azért, hogy a megfelelő gondolkodásmódba kerüljek, hogy valami nehéz dolgot kezeljek.

felhatalmazza csapatát

a vezetők természetes problémamegoldók. Tehát amikor egy csapat tagja jön hozzád egy nagy, szaftos probléma, ez csábító, hogy ugrik be, majd kijavítani. Nézzünk szembe a tényekkel, hogy a leginkább kínzó problémák megoldása pontosan azok, amelyeket mások kihívást jelentenek.

Ha azonban vissza akarja szerezni az idő irányítását, meg kell tanulnia, hogyan képezheti fel csapatát a saját problémáinak megoldására. Ahelyett, hogy ugrik be a részletekbe, megtanulják játszani az edző-kérdéseket feltenni, amelyek segítenek a csapattársak megoldani a saját problémáit, hogy felszabadítsa az idejét.

béreljen fel egy edzőt

az edző egyik kulcsfontosságú szerepe az, hogy segítsen időt szánni arra, hogy átgondolja és kövesse a céljait. A tanácsadóval ellentétben az edző nem ad választ. Ehelyett olyan kérdéseket tesznek fel, amelyek segítenek tisztázni, hogy mit kell tenni, majd segítenek a napirend megtartásában.

Coaching ülések tiszta proaktív idő. Ez az, amiért az egy-on-is, hogy van a csapat nem proaktív az Ön számára, de kell proaktív idő számukra. Hasonlóképpen, a főnöknek is szüksége van egy-egyre.

légy proaktív, hogy proaktív

Debbie Millman azt mondta, hogy a legjobb, ” elfoglalt döntés.”Ha túl sok időt töltesz a gyomokban, akkor ez nem időhiány, hanem a prioritás hiánya.

tisztázza a prioritásokat, ütemezze proaktív időben, felhatalmazza a csapatot, és béreljen egy edző. Nem kell bűntudatot érezned miatta. Végül is, ha nem vigyázol a saját prioritásaidra, ki fog?