miten olla vähemmän reaktiivinen ja ennakoivampi

johto

” minulla ei ole aikaa ajatella strategisesti.”

” minusta tuntuu, ettei minulla ole tilaa hengittää.”

” olen täysin häkeltynyt.”

vaikka emme sano sitä ääneen, nämä ovat lausuntoja, joihin jokainen manageri voi liittyä. Startupit ovat tauotta. Jokainen kaappi on täynnä luurankoja, odottamassa hypätä ulos ja yllättää sinut.

vaikka saattaisimme tuntea kiusausta kohauttaa tätä par-kurssilla, jatkuvan palontorjunnan reaktiivisuus aiheuttaa johtajille useita riskejä:

1. muiden prioriteettien joukossa tärkeät asiat voivat jäädä huomaamatta.
2. ylivoimalla, stressillä ja kognitiivisella kuormituksella on valtava vaikutus suorituskykyyn.
3. lyhyen aikavälin päätöksiä tehdään, kun pitkän aikavälin ratkaisu olisi yrityksen kannalta parempi.

kun otetaan huomioon uuden yrityksen perustamiseen liittyvät valtavat haasteet, miten perustajat ja johtajat voivat löytää aikaa olla ennakoivampia?

muuttuakseen vähemmän reaktiiviseksi on ymmärrettävä reaktiivisen ja proaktiivisen ajan ero.

reaktiivinen aika kuluu muiden prioriteettien työstämiseen. Tässä muutamia esimerkkejä:

• sähköposteihin vastaaminen — postilaatikkosi on pitkä lista muiden prioriteetteja.
• saapuvien asioiden käsittely — kun henkilökunta, sijoittajat ja asiakkaat tulevat haasteineen luoksesi.
• osallistuu operatiivisiin kokouksiin — viikoittaisiin kiinniottotilaisuuksiin, myyntikokouksiin ja muihin kokouksiin, joissa on kiinteä asialista.
• antaa yksi vastaan yksi-valmennustiimin jäsenten käydä agendansa läpi.
• tarkastelee työtä — antaa palautetta työstä ja testaa uusia ominaisuuksia.

proaktiivinen aika kuluu omien prioriteettien työstämiseen, kuten:

• tehtävien Priorisoimiseen — tehtävälistan kirjoittamiseen ja tärkeimpien asioiden määrittelyyn, erityisesti pienten ongelmien paisumiseen.
• tärkeiden, mutta ei kiireellisten asioiden parissa työskenteleminen — toisin sanoen pienten ongelmien kasvaminen suuremmaksi kuin suurten ongelmien pieneneminen.
• ottaa aikaa ajatella — lähtee kävelylle toimiston ulkopuolelle miettimään asioita, joissa on vähän etäisyyttä.
• itsestään huolehtiminen — kuntoilu, ajan viettäminen perheen, valmentajan tai vaikka terapeutin kanssa.
• Reading up — artikkeleita ja kirjoja aiheesta, josta haluaa oppia lisää.

reaktiivisen ja ennakoivan ajan eron ymmärtäminen oli minulle ilmestys. Hukuin sähköposteihin, palavereihin ja toisten töiden arvosteluun. Kun katsoin kalenteriani, huomasin, että lähes 90 prosenttia viikostani kului reaktiivisiin tehtäviin.

annoin itselleni luvan olla aloitteellinen vain iltaisin ja viikonloppuisin. Se oli uuvuttavaa. Nyt, älä ymmärrä minua väärin — tiimini rakasti minua on reagoiminen heidän tarpeisiinsa-mutta jossain matkan varrella, minun prioriteetit oli eksynyt.

kuinka proaktiivisia meidän pitäisi olla?

nopea reagointi odottamattomaan kuuluu jokaisen johtajan työnkuvaan. Mutta niin on myös aloitteellisuus. Oma niukka 10% proaktiivinen aika ei riittänyt minulle toimitusjohtajana startup. Asetin itselleni uuden tavoitteen: 50-prosenttisesti reaktiivinen ja 50-prosenttisesti ennakoiva.

vaikka proaktiivisen ja reaktiivisen ajan suhdetta ei olekaan, jos tunnet itsesi ylikuormitetuksi tai stressaantuneeksi, se on selvä merkki siitä, että sinun on tasapainotettava aikasi kohti proaktiivisempaa.

tässä muutamia asioita, joita jokainen manageri voi tehdä tasapainottaakseen rutiinejaan.

Kirjoita paremmin tehtävälistoja

tehtävälistan jäsentäminen ja priorisointi voi lievittää ahdistusta ja auttaa keskittymään tärkeisiin asioihin. Kaikki tehtävälistat eivät kuitenkaan ole tasa-arvoisia, joten seuraavassa on muutamia tapoja parantaa tehtävälistojasi ja tehdä ennakoivasta ajastasi mahdollisimman tehokasta.

keskity ensimmäiseen vaiheeseen

on ihmisluontoa vitkutella isojen ja pelottavien esineiden parissa. Joten, kun sinulla on edessäsi iso tehtävä, kirjoita ylös seuraava vaihe:

• ”hahmota hallituksen esitys” (iso ja pelottava)
  vs.
• ”Kirjoita 7-10 bullet points to cover in the next board meeting” (next step)

käytä konkreettisia verbejä

mitä toimivampi tehtävä on, sitä todennäköisemmin hyökkäät siihen, kun aika koittaa:

• ”Sijoittajapakka” (epäselvä toiminta)
  vs.
• ”kirjoita vastauksia näihin 12 sijoittajapakan kysymykseen” (selkeä toiminta)

lisää karkeat aikaestimaatit

Tämä auttaa sinua tunnistamaan lyhyet, mekaaniset tehtävät, joita voidaan hoitaa kokousten välillä, verrattuna pidempiin, luovempiin tehtäviin, jotka vaativat enemmän aikaa:

• Email Tom for the financial data (2 minutes — quick and mechanical)
  vs.
• lisää grafiikat jokaiselle myyntipakkauksen dialle (1 tunti — pitkä ja luova)

selkeytä tärkeimmät prioriteettisi

vaikka se on tehtävälistallasi, se ei tarkoita, että sinun pitäisi tehdä se nyt. Käytä 1-3-5-sääntöä keinona de-priorisoida vähemmän tärkeitä tehtäviä:

• 1 iso asia
• 3 keskikokoista asiaa
• 5 pientä asiaa

Rakenna proaktiivinen aika omaan aikatauluusi

useimmissa tapauksissa proaktiivisemman ajan turvaaminen tarkoittaa kalenterin haltuunottoa ja oman ajan estämistä. Jos et aktiivisesti hallitse aikaasi, muut ihmiset hoitavat sen puolestasi. Jotkut perustajat valitsevat yhden tai kaksi iltapäivää viikossa ”no meeting time”. Toiset varaavat aikaa joka aamu tai sulkevat kokonaisia päiviä tähän tarkoitukseen.

mitä ikinä valitsetkin, suosittelen rakentamaan katkeamattomiin kortteleihin vähintään kolme tuntia. Luovat tehtävät eivät sovi tunnin lähtö-se voi kestää tunnin tai kaksi vain päästä oikeaan ajattelutapa puuttua jotain vaikeaa.

Empower your Team

managerit ovat luonnollisia ongelmanratkaisijoita. Joten kun tiimiläinen tulee luoksesi ison, mehukkaan ongelman kanssa, on houkuttelevaa hypätä mukaan ja korjata se. Ja totta puhuen, ärsyttävimmät ratkaistavat ongelmat ovat juuri niitä, joita muut ihmiset pitävät haastavina.

kuitenkin, jos haluat saada aikasi takaisin hallintaan, sinun täytyy opetella voimaannuttamaan tiimisi ratkaisemaan omat ongelmansa. Sen sijaan hypätä yksityiskohtiin, oppia rooli valmentaja-kysy kysymyksiä, jotka auttavat joukkuetovereita ratkaisemaan omia ongelmia vapauttaa aikaa.

valmentajan palkkaaminen

yksi valmentajan keskeisistä tehtävistä on auttaa sinua miettimään ja toteuttamaan tavoitteidesi saavuttamista. Toisin kuin konsultti, valmentaja ei anna vastauksia. Sen sijaan he kysyvät kysymyksiä, jotka auttavat sinua selventämään, mitä on tehtävä, ja sitten auttavat sinua pitämään agendasi.

Valmennushetket ovat puhdasta proaktiivista aikaa. Siksi one-on-ones, että sinulla on tiimisi eivät ole ennakoivaa sinulle, mutta niiden pitäisi olla ennakoivaa aikaa heille. Samoin pomo tarvitsee myös kahdenkeskisiä.

Be Proactive About be Proactive

Debbie Millman said it best with, ” Busy is a decision.”Jos vietät liikaa aikaa rikkaruohoissa, se ei ole ajan puutetta, se on priorisoinnin puutetta.

selkeytä prioriteettisi, aikatauluta ennakoivasti, voimaannuta joukkuettasi ja palkkaa valmentaja. Siitä ei tarvitse tuntea syyllisyyttä. Loppujen lopuksi, jos et pidä huolta omista prioriteeteistasi, kuka huolehtii?