dacă scrierea unei scrisori în urmă cu o sută de ani echivalează cu a sta jos cu cineva într-o cameră liniștită și a vorbi față în față, scrierea unui e-mail astăzi este ca și cum ai striga la cineva într-o intersecție zgomotoasă în timp ce se grăbește la o întâlnire.
toată lumea este supraîncărcat și overbusy.
toată lumea este supraîncărcată și supra-ocupată. Existăm într-o stare de atenție parțială continuă, pe măsură ce ne deplasăm rapid înainte și înapoi între e-mail, mesaje text, social media și web. E-mailul pe care îl trimiteți nu concurează doar cu alte e-mailuri pentru atenția cuiva; concurează cu orice.
cotele sunt, e-mailul dvs. va fi citit pe un telefon, la fel ca peste 50 la sută din e-mailuri. Am degresat și tăiați inbox-urile noastre pe drum, răspunzând la elementele urgente și semnalizând elemente mai puțin presante pentru a fi revizuite atunci când ne întoarcem la birourile noastre.
asta înseamnă că e-mailul dvs. va fi cel mai probabil digerat într-o privire rapidă în timp ce receptorul este pe telefonul lor, zburând înainte și înapoi între alte sarcini. În cel mai bun caz, corespondența dvs. va primi un fulger rapid al atenției lor. Dacă este considerat convingător în acea privire trecătoare, probabil că vor reveni la ea mai târziu. Faceți o primă impresie slabă, totuși, și se termină jocul înainte de a începe chiar.
creierul nostru Informațional cere o nouă abordare a e-mailului. Când toată lumea este ocupată, respectul față de timpul lor—preluând cât mai puțin din el—este o modalitate cheie de a-i determina pe oameni să acorde atenție. Atunci când compuneți e-mail, aceasta înseamnă a fi clar, concis și acționabil. Puteți realiza acest lucru cu câteva strategii simple:
această postare este un fragment din carte dezabonare: cum să ucizi anxietatea prin e-mail, să eviți distragerea atenției și să faci o muncă reală, de Jocelyn K. Glei.
conduce cu ask.
gândiți-vă la ce va apărea în previzualizarea mesajului pe două linii pe care destinatarul o va vedea în timp ce derulează prin căsuța de e-mail: îi va capta atenția?
fără a fi brusc sau insistent, este important să puneți întrebarea în partea de sus a e—mailului dvs.-în prima propoziție sau două, dacă este posibil. Scopul este de a atrage atenția cititorului și de a-i face să înțeleagă acțiunea care este solicitată imediat. Dacă puneți o mulțime de rigmarole înainte de a vă întreba, un cititor nerăbdător s-ar putea să nu ajungă niciodată la el.
de exemplu, să presupunem că contactați CEO-ul unui startup pe care îl admirați pentru a o invita să vorbească la o conferință. Ai putea poziționa ask așa:
bună Catherine—acesta este Mark Holland. Conduc Conferința populară Firestarters, care atrage peste 5.000 de antreprenori la Staples Center din LA în fiecare an. Vă scriu pentru a vă invita să vorbiți la evenimentul nostru din 5 martie 2016.
Catherine poate că nu știe ce naiba este conferința Firestarters, dar știe ceva important: Despre ce este acest e-mail (o invitație de vorbire). De asemenea, acum știe data și locația evenimentului și că are numere de prezență destul de impresionante. Acum că întrebarea este clară și interesul ei este stârnit, este mai probabil să citească detaliile suplimentare ale lui Mark, unde poate include povestea din spate a evenimentului și statistici mai impresionante pentru a-și face cazul și mai puternic.
într-o lume cu atenție scurtă, este mai bine să treci imediat la subiect și să explici mai târziu. Gândiți-vă la ce va apărea în previzualizarea mesajului pe două linii pe care destinatarul o vede în timp ce derulează prin căsuța de e-mail: le va capta atenția?
Stabiliți-vă credibilitatea.
de ce ar trebui să-mi pese? este întrebarea tacită care plutește în mintea majorității oamenilor în timp ce deschid un e-mail, mai ales dacă este de la cineva pe care nu îl cunosc. Acesta este motivul pentru care stabilirea credibilității dvs. la începutul mesajului este crucială. Spuneți cititorului dvs. de ce sunteți diferit, de ce sunteți realizat sau de ce ar trebui să vă acorde atenție.
de exemplu, dacă trimiteți un e-mail la rece unui brand pentru a solicita o sponsorizare, vă puteți stabili credibilitatea împărtășind puncte de date despre publicul dvs. și premiile pe care le-ați câștigat.
bună Tom—sunt Tracy Black, editorul Feed Daily, un site web premiat Webby cu peste 2 milioane de vizitatori pe lună. Pun laolaltă o nouă serie de articole care se adresează tinerilor creativi ambițioși și am vrut să văd dacă ați putea fi interesat să o sponsorizați?
dacă trimiteți un e—mail cuiva pe care îl cunoașteți—să luați legătura cu un coleg despre o sarcină urgentă, de exemplu-vă puteți legitima solicitarea indicând că sunteți sub presiunea șefului (presupunând că este adevărat).
bună Tom—urmăresc să văd dacă ați reușit să implementați noua caracteristică de înscriere prin e-mail? CEO-ul vrea să vadă acest lucru încheiat până la sfârșitul săptămânii.
punctele de date și autoritatea brută nu sunt singurele opțiuni, desigur. De asemenea, puteți stabili credibilitatea fiind un observator dornic al persoanei pe care o contactați. Ai putea să le spui cât timp le—ai urmărit munca, ce ți-a plăcut la ultima postare pe blog pe care au scris-o sau cum ar putea fi îmbunătățit produsul lor-cu tact, desigur! Atâta timp cât nu este lingușitor, majoritatea oamenilor apreciază că sunt observați și îi face să te observe înapoi.
face calea de urmat clar.
primesc frecvent e-mailuri de la persoane care sunt interesate de un fel de schimb de cunoștințe, dar nu clarifică niciodată cum ar dori să iau măsuri. Vor să bea o cafea? Vor să dea un telefon? Nu este clar, ceea ce înseamnă că în loc să spui: „da!”Trebuie să răspund întrebându—i ce îmi cer în primul rând-sau, mai probabil, să nu răspund deloc.
este mult mai probabil să primiți un răspuns de la cineva dacă este clar care este următorul pas. Acest lucru facilitează destinatarului să spună da solicitării dvs.
să spunem că te adresezi unui regizor de film pe care îl admiri pentru sfaturi. Nu le trimiteți doar prin e-mail cu:
am fost un fan al muncii dvs. de ani de zile și mi-ar plăcea să vă aleg creierul. Ce spui?
în schimb, propune ceva specific:
sunt un admirator de multă vreme al muncii tale și am cel mai mare respect pentru expertiza ta în cinematografie. Mi-ar plăcea să vă pun câteva întrebări despre cum ați finanțat primul dvs. film. Ai fi joc pentru un apel telefonic 15-20 minute săptămâna viitoare? Programul meu este larg deschis toată ziua joi și vineri, dacă aveți disponibilitate atunci. Promit să fiu scurt.
al doilea exemplu clarifică subiectul la îndemână și faptul că doriți doar să faceți un scurt apel telefonic. Aceasta înseamnă că destinatarul știe că angajamentul de timp va fi minim și—pentru că ați propus deja o dată calendaristică—știe că firul de e-mail poate fi închis rapid și eficient. Cu alte cuvinte, le-ai respectat timpul și acum știu că tratarea cu tine nu va fi o altă durere de cap de care nu au nevoie.
dacă puneți o întrebare, propuneți o soluție.
e-mailul nu este un loc bun pentru dezbateri. Astfel, mesaje care nu oferă altceva decât o întrebare de genul „Ce crezi despre X?”sunt în general ineficiente. Oamenii ocupați nu vor să-și dea seama de problemele tale și nu vor să scrie un răspuns îndelungat. Vor să spună da sau nu și apoi să treacă la următorul lucru. Deci, dacă doriți să obțineți un răspuns—și să vă faceți drumul—nu puneți doar întrebări: Propuneți soluții.
să ne imaginăm că îi trimiteți un e-mail șefului dvs. pentru a vă întreba dacă puteți participa la o conferință. Ai putea scrie:
bună Tina-am observat că oamenii deja rezervă hoteluri pentru conferința SXSW anul viitor. Aș vrea să merg. Tu ce crezi?
sau, ai putea scrie,
bună Tina—m-am gândit la modalități de a-mi îmbogăți setul de abilități de lucru și se pare că există niște vorbitori și ateliere la SXSW anul viitor care ar fi de mare ajutor. De asemenea, pot face un raport pentru a împărtăși ceea ce am învățat cu echipa după ce mă întorc. Am estimat costul și se pare că un bilet, un hotel și un bilet de avion ar conduce compania în jur de 2.500 de dolari. Crezi că firma M-ar putea sponsoriza să particip?
primul mesaj este scurt, dar leneș și va necesita numeroase mesaje înainte și înapoi pentru a clarifica ceea ce este cu adevărat în joc. Al doilea e-mail este mai lung, dar include tot ceea ce este necesar pentru ca conversația să fie rezolvată imediat. Scriitoarea și-a făcut temele, costurile și beneficiile sunt clare și este ușor pentru șef să spună doar da. A fi proactiv în comunicările dvs. necesită mai multă muncă în avans, dar plătește dividende uriașe pe termen lung.
poate fi scanat.
e-mailurile sunt despre obținerea de rezultate, nu testarea înțelegerii lecturii destinatarului.
utilizați gloanțe, numere și/sau caractere aldine pentru a vă face e-mailul skimmable și digerabil, subliniind punctele cheie. Dacă vă bateți joc de acest tip de hrănire cu lingură de informații, mergeți mai departe și treceți peste ea. E-mailurile se referă la obținerea de rezultate, nu la testarea înțelegerii lecturii destinatarului. Iată un exemplu despre cum puteți recapitula pașii următori după o întâlnire cu clientul.
Hi Sharon-mare apel ieri! Sunt încântat de pașii următori. Iată o recapitulare a ceea ce am discutat face în săptămâna următoare pentru a îndeplini termenul nostru: elemente de acțiune pentru Sharon & echipa:
– aproba machete revizuite (din cauza: luni 4/9)- furnizarea de copie finală pentru bannere (din cauza: Miercuri 4/11)- aprovizionare hi-res fotografie (din cauza: Miercuri 4/11)
deoarece acest e—mail cere clientului să facă ceva, doriți ca elementele de acțiune să iasă din e—mail—deci textul îndrăzneț-și să fie ușor digerate-astfel gloanțele. Datele scadente sunt, de asemenea, compensate între paranteze, astfel încât acestea sunt ușor de văzut.
amintiți-vă: dacă doriți cu adevărat să faceți lucrurile, succesul depinde de facilitarea cititorului dvs. de a procesa rapid e-mailul și de a înțelege punctele importante.
dă-le un termen limită.
este e-mailul dvs. urgent? Are nevoie de un răspuns Acum? În două zile? În două săptămâni? S-ar putea să vă surprindă să aflați că oamenii ocupați adoră termenele limită, deoarece ajută la prioritizarea exactă a lucrurilor. De fapt, am constatat că e-mailurile care nu au un calendar sunt mai susceptibile de a fi ignorate. Cu siguranță nu doriți să fiți imperioși sau prea exigenți, dar oferiți cititorului dvs. un context politicos pentru sincronizare.
dacă trimiteți un e-mail unui coleg apropiat despre o sarcină urgentă, puteți fi destul de simplu în ceea ce privește calendarul:
pentru ca proiectul să rămână la timp, voi avea nevoie de un răspuns de la dvs. în următoarele 24 de ore, dacă este posibil.
dacă extinzi o invitație unei persoane pe care nu ai cunoscut-o, poți partaja politicos cronologia de urmărire:
sunt sigur că sunteți ocupat și veți dori timp să vă gândiți la această oportunitate. Voi urmări în două săptămâni, dacă nu am vești de la tine.
sau spuneți că doriți să permiteți șefului dvs. sau unui client să cântărească o decizie, dar trebuie să mergeți mai departe dacă nu răspund la timp:
dacă nu aud înapoi de la dvs. până vineri, 17 august, voi merge mai departe și voi continua cu soluția pe care am propus-o mai sus.
includerea unui termen limită este ca și cum ai arunca o ancoră: Acesta stabilește cererea dvs. în spațiu și timp, ceea ce face mai probabil pentru a obține observat și de a lua făcut.
scrie liniile de subiect ca titluri.
pentru ca e-mailul dvs. să fie citit, acesta trebuie deschis. Scopul dvs. ar trebui să fie să compuneți o linie de subiect clară și, în mod ideal, provocatoare. Este ca și cum ai scrie un titlu convingător pentru un articol sau o postare pe blog pe care vrei ca oamenii să facă clic.
Să presupunem că sunteți un muzician de succes care ajunge la un designer pentru a face coperta noului dvs. disc. Aveți un public de dimensiuni decente, așa că vă așteptați ca albumul să funcționeze bine. Ai putea folosi:
subiect: Design Gig
este corect, dar nu are specificitate și face ca e-mailul dvs. să sune ca o ofertă banală. Alternativ, puteți folosi:
subiect: design de copertă pentru lansarea albumului de profil?
Acest lucru este încă corect, dar stârnește curiozitatea clarificând exact ce este proiectul și promițând o expunere bună. Mai ales atunci când scrieți un e-mail „întrebați” cuiva pe care nu l-ați întâlnit niciodată, linia subiectului funcționează ca o primă impresie. Și ai doar o singură șansă de a face o primă impresie.
asigurați—vă că nu exagerați titlul e-mailului, totuși-aceasta este una dintre primele 20 de greșeli de e-mail de evitat.
Editați mesajele fără milă.
după ce ți-ai redactat e-mailul, reexaminează-l cu un ochi nesimțit și scoate orice nu este necesar. Fiind clar și concis de la get-go economisește timp pentru toată lumea. Este nevoie de mai mult timp pentru a crea un e-mail strâns și la obiect, dar acel e-mail editat va fi, de asemenea, mult mai probabil să primească un răspuns.
pentru un al doilea ochi pe e-mailurile dvs., verificați aceste 25 de aplicații pentru a vă perfecționa subiectul e-mailului, corpul și multe altele.
Previzualizați toate mesajele de pe telefon.
după cum am menționat mai devreme, mesajul dvs. de e-mail va fi cel mai probabil deschis mai întâi pe un telefon. Prin urmare, este înțelept să înțelegeți cum va arăta mesajul dvs. în aplicațiile de e-mail mobile. Ceea ce pare digerabil pe un ecran masiv de desktop arată adesea ca _War și pace _pe un telefon mobil. Previzualizați mesajul pe ecranul mic și, dacă încă arată prea mult, editați-l din nou fără milă. Dacă mesajul dvs. dă impresia că este copleșitor, probabil că va fi ignorat.
asigurați—vă că e—mailurile dvs. arată excelent peste tot-și funcționează bine-cu ghidul nostru pentru testarea a / b A e-mailurilor dvs., care include instrumente pentru testarea e-mailurilor dvs. pe mobil.
dacă credeți că toate acestea sună ca o mulțime de muncă pentru un e-mail vechi, gândiți-vă astfel: dacă vă faceți timp să vă gândiți la publicul dvs. și să vă adaptați mesajul la atenția lor în față, e-mailurile dvs. vor fi mai eficiente, veți avea mai multe șanse să obțineți ceea ce doriți și, în cele din urmă, va trebui să petreceți mai puțin timp pe e-mail. Nu asta vrea toată lumea?
vrei o aplicație mai bună pentru a vă ajuta să gestionați propriul inbox de e-mail? Consultați rezumatul celor mai bune 10 aplicații de e-mail sau utilizați ghidul nostru Gmail pentru a optimiza Gmail pentru fluxul dvs. de lucru.
Toate ilustrațiile artistului Tomba Lobos din cartea dezabonare.