sådan er du mindre reaktiv og mere proaktiv

Ledelse

” jeg har ikke tid til at tænke strategisk.’

‘ Jeg har lyst til, at jeg ikke har plads til at trække vejret.’

‘ Jeg er helt overvældet.’

selvom vi ikke siger det højt, er dette udsagn, som enhver manager kan relatere til. Startups er non-stop. Hvert skab er fuld af skeletter, venter på at hoppe ud og overraske dig.

mens vi måske bliver fristet til at trække dette ud som par for kurset, udgør det reaktive mønster af kontinuerlig brandbekæmpelse en række risici for ledere:

1. blandt spærringen af andres prioriteter kan vigtige spørgsmål gå ubemærket hen.
2. overvældningen, stress og kognitiv belastning har en massiv indvirkning på ydeevnen.
3. kortsigtede beslutninger træffes, når en langsigtet løsning ville være bedre for virksomheden.

i betragtning af de enorme udfordringer, der er forbundet med at starte en ny virksomhed, hvordan skal grundlæggere og ledere finde tid til at være mere proaktive?

for at blive mindre reaktiv skal du forstå forskellen mellem reaktiv og proaktiv tid.

reaktiv tid bruges på at arbejde på andres prioriteter. Her er nogle eksempler:

• besvarelse af e — mails-din indbakke er en lang liste over andres prioriteter.
• håndtering af indgående problemer – når medarbejdere, investorer og kunder kommer til dig med deres udfordringer.
• deltagelse i operationelle møder-ugentlige indhentninger, salgsmøder og andre møder med en fast dagsorden.
• at give en-til-en-coaching-teammedlemmer til at gennemgå deres dagsorden.
• gennemgang arbejde-giver feedback på arbejde og teste nye funktioner.

proaktiv tid bruges på at arbejde på dine egne prioriteter, såsom:

• prioritering af dine opgaver — processen med at skrive din opgaveliste og definere de vigtigste ting, især små problemer, der bliver større.
• arbejder på vigtige, men ikke presserende, emner — med andre ord, små problemer bliver større snarere end store problemer bliver mindre.
• tag dig tid til at tænke — gå en tur uden for kontoret for at tænke igennem ting med lidt afstand.
• pas på dig selv-træning, tilbringe tid sammen med din familie, din træner eller endda din terapeut.
• læsning — artikler og bøger om noget, du vil lære mere om.

at forstå forskellen mellem reaktiv og proaktiv tid var en åbenbaring for mig. Jeg druknede i e-mails, møder og gennemgik andres arbejde. Da jeg kiggede gennem min kalender, indså jeg, at næsten 90% af min uge blev brugt på reaktive opgaver.

den eneste gang jeg tillod mig at være proaktiv var om natten og i fridage. Det var udmattende. Nu, misforstå mig ikke — mit team elskede mig for at være lydhør over for deres behov-men et eller andet sted undervejs, mine prioriteter var gået tabt.

hvor proaktiv skal vi være?

at reagere hurtigt på det uventede er en del af enhver leders jobbeskrivelse. Men det er også at være proaktiv. Min magre 10% af proaktiv tid var ikke nok for mig som administrerende direktør for en opstart. Så jeg satte mig et nyt mål: 50% reaktiv og 50% proaktiv.

selvom der ikke er noget universelt forhold mellem proaktiv og reaktiv tid, hvis du føler dig overvældet eller stresset, er det et tydeligt tegn på, at du er nødt til at afbalancere din tid mod at være mere proaktiv.

Her er nogle ting, som enhver leder kan gøre for at rebalansere deres rutine.

Skriv bedre opgavelister

strukturering og prioritering af en opgaveliste kan lindre angst og hjælpe dig med at fokusere på det, der er vigtigt. Imidlertid, ikke alle opgavelister oprettes ens, så her er nogle måder at forbedre dine opgavelister på og gøre din proaktive tid så effektiv som muligt.

fokuser på det første trin

det er menneskets natur at udsætte store og skræmmende genstande. Så når du står over for en stor opgave, skal du bare skrive det næste trin ned:

• ‘Find ud af bestyrelsens præsentation’ (stor og skræmmende)
  vs.
• ‘skriv 7-10 punkttegn, der skal dækkes på det næste bestyrelsesmøde’ (næste trin)

brug konkrete verb

jo mere handlingsbar opgaven er, jo mere sandsynligt er du at angribe den, når tiden kommer:

• ‘Investor deck’ (uklar handling)
  vs.
• ‘skriv svar på disse 12 spørgsmål om investordæk’ (klar handling)

tilføj estimater for grov tid

dette hjælper dig med at identificere korte, mekaniske opgaver, der kan handles mellem møder, versus længere, mere kreative opgaver, der kræver en større del af tiden:

• e — mail Tom for de økonomiske data (2 minutter — hurtig og mekanisk)
  vs.
• Tilføj grafik for hvert dias i salgsdækket (1 times lang og kreativ)

Afklar dine topprioriteter

bare fordi det er på din opgaveliste, betyder det ikke, at du skal gøre det nu. Anvend 1-3-5-reglen som en måde at afprioritere mindre vigtige opgaver på:

• 1 stor ting
• 3 mellemstore ting
• 5 små ting

Byg proaktiv Tid i din tidsplan

i de fleste tilfælde betyder sikring af mere proaktiv tid at gribe kontrol over din kalender og blokere tid for dig selv. Hvis du ikke aktivt styrer din tid, vil andre mennesker klare det for dig. Nogle grundlæggere vælger en eller to eftermiddage om ugen som ‘ingen mødetid’. Andre reserverer tid hver morgen eller blokerer hele dage til dette formål.

uanset hvad du vælger, anbefaler jeg at bygge i uafbrudte blokke på mindst tre timer. Kreative opgaver passer ikke ind i timeslots — det kan tage mig en time eller to bare for at komme ind i den rigtige tankegang for at tackle noget vanskeligt.

Styrk dit Team

ledere er naturlige problemløsere. Så når et teammedlem kommer til dig med et stort, saftigt problem, er det fristende at hoppe ind og rette det. Og lad os se det i øjnene, de mest fristende problemer at løse er præcis dem, som andre mennesker finder udfordrende.

men hvis du vil genvinde kontrollen over din tid, skal du lære at styrke dit team til at løse deres egne problemer. I stedet for at springe ind i detaljerne, Lær at spille rollen som coach — still spørgsmål, der hjælper dine holdkammerater med at løse deres egne problemer for at frigøre din tid.

ansæt en Coach

en af de vigtigste roller for en coach er at hjælpe dig med at tage dig tid til at reflektere og følge op på at nå dine mål. I modsætning til en konsulent giver en coach ikke svar. I stedet stiller de spørgsmål, der hjælper dig med at afklare, hvad der skal gøres, og derefter hjælpe dig med at holde din dagsorden.

Coaching sessioner er ren proaktiv tid. Dette er grunden til, at de en-til-en, du har med dit team, ikke er proaktive for dig, men de skal være proaktive tid for dem. Ligeledes har chefen også brug for en-til-en.

Vær proaktiv om at være proaktiv

Debbie Millman sagde det bedst med, ‘optaget er en beslutning.’Hvis du bruger for meget tid i ukrudtet, så er det ikke mangel på tid, det er mangel på prioritering.

Afklar dine prioriteter, Planlæg i proaktiv tid, Styrk dit team og ansæt en coach. Der er ingen grund til at føle sig skyldig over det. Når alt kommer til alt, hvis du ikke passer på dine egne prioriteter, hvem vil så?