este adevărat că recunoașterea în mod corespunzător e-mailuri de afaceri va îmbunătăți rata de succes, face afaceri în secolul 21. Nenumărate e-mailuri din lumea afacerilor sunt trimise pentru a primi informații, a plasa o cerere, a face o plângere sau a executa un plan. Pentru a recunoaște aceste varietăți de e-mailuri profesional, trebuie să le recunoașteți pe baza cererii expeditorului.
există modalități specifice de a recunoaște e-mailurile pe care le primiți profesional. Rețineți aceste zece sfaturi pentru a confirma primirea unui e-mail ca proprietar de afaceri sau individ.
1 – apreciați expeditorul
aprecierea este un asociat al recunoașterii. În calitate de destinatar, puteți câștiga expeditorul dvs. prin simpla trimitere a unui răspuns de mulțumire pentru a confirma primirea e-mailului. De exemplu, clientul dvs. a trimis un e-mail de reclamație. Primul pas pentru a câștiga un astfel de client nu este o reacție, ci o apreciere. Puteți trimite un e – mail ca acesta:
exemplul I-recunoașterea profesională a unui e-mail
‘mulțumesc, am primit e-mailul dvs.’
e-mailurile care apreciază un expeditor vor crea cu siguranță impresia că receptorul nu este un snob.
2 – fii direct
fii direct atunci când vrei să recunoști un e-mail profesional. Faceți-vă declarațiile clare și fiți specifici. Confirmați primirea e-mailului ca persoană fizică sau reprezentant al unei companii.
3 – lucrați la punctul Focal
punctul focal al e-mailului pe care l-ați primit ar trebui să fie lucrat în mod adecvat pentru a vă arăta că recunoașteți primirea e-mailului. Puteți recrea punctele focale pentru a se potrivi cu informațiile suplimentare pe care doriți să le atașați ca răspuns la expeditor.
4 – trimiteți un mesaj legat de timp
o afacere își poate dezvălui nivelul de eficacitate și eficiență prin răspunsul său la e-mailurile clienților.
în cazul în care un client trimite un e-mail de reclamație, puteți confirma e-mailul trimițând o limită de timp pentru rezolvarea problemelor ridicate. Veți găsi un exemplu mai târziu în acest post.
Dacă primiți un e-mail la care nu puteți participa prompt, confirmați E-mailul și spuneți expeditorului ora la care va fi abordată problema.
5 – Prezentare politicoasă
zicala ‘există două fețe ale unei monede’ confirmă faptul că condițiile lucrurilor pot fi pozitive sau negative.
răspunsul dvs. la un e-mail trebuie să se bazeze pe informațiile pe care le prezintă e-mailul. Informațiile pot fi pozitive sau negative. Recunoașterea primirii unui e-mail nu ar trebui să reflecte emoții de furie și frustrare. Prezentați confirmarea e-mailului politicos pentru a vă arăta opiniile expeditorului.
6 – oferiți sugestiile necesare
există momente în care un destinatar recunoaște un e-mail, deoarece problemele nu pot fi soluționate printr-un e-mail. În cazuri de această natură, oferiți sugestiile necesare cu privire la modul de rezolvare a problemelor ridicate de expeditor. Expeditorul poate fi obligat să vină la companie sau să întâlnească pe cineva. Astfel de sugestii ar trebui să fie clar menționate.
exemplul II-recunoașterea unui e-mail profesional
Dragă John,
regretăm că ați avut probleme cu transferul de bani pe care îl trimitem în contul dvs. bancar. Este posibil să trebuiască să vizitați banca dvs. pentru a rezolva această problemă. Cereți ofițerului dvs. de cont să ne scrie prin e-mailul nostru de asistență pentru clienți și el sau ea ar trebui să citeze id-ul dvs. de afiliat pentru a ne permite să vă verificăm identitatea.
dacă acest lucru nu rezolvă această problemă, vă rugăm să ne anunțați, astfel încât să putem lua măsuri suplimentare. Mulțumesc.
Salutări,
7 – răspundeți la întrebări
există e-mailuri care sunt pline de întrebări. Puteți confirma primirea unor astfel de e-mailuri oferind răspunsuri la aceste întrebări, fără a scuti nici unul. Dacă nu puteți răspunde prompt la aceste întrebări, dați doar o limită de timp pentru ca răspunsurile să fie trimise.
uneori, există întrebări care necesită răspunsuri urgente. Pentru întrebări de această natură, răspunsurile trebuie date fără întârziere.
8 – implică expeditorul
există câteva e-mailuri care necesită implicarea expeditorului. Acest lucru se datorează faptului că expeditorul a contribuit la dvs. într-un mod pozitiv și doriți să confirmați primirea contribuției lor pozitive. Implicarea acestora oferindu-le oportunități de a pune întrebări în e-mailurile ulterioare sau de a face unele solicitări este o modalitate de a implica expeditorul.
de asemenea, puteți implica expeditorul informându-l că își poate trimite comentariile cu privire la activitățile la care au contribuit prin e-mailul pe care l-ați primit.
exemplul III – recunoașterea unui e-mail profesional
Hi James,
Vă mulțumim pentru un răspuns rapid. Mă bucur că ați găsit aplicația web foarte utilă. Cu siguranță veți descoperi mai multe funcționalități în următoarele zile.
Simțiți-vă liber să mă contactați pentru o cerere caracteristică, sugestie sau plângere în orice moment. Voi fi foarte încântat să vă ajut în orice fel.
Salutări,
9 – evidențiați unicitatea expeditorului
este posibil să primiți un e-mail care arată abilitățile expeditorului, de exemplu, un e-mail care se ocupă de cererea de locuri de muncă cu CV-ul expeditorului atașat la acesta. Confirmarea dvs. a unui astfel de e-mail ar trebui să indice realizările profesionale ale expeditorului pentru a sublinia faptul că CV-ul expeditorului a fost verificat și compania respectă realizările expeditorului.
exemplul III – recunoașterea unui e-mail profesional
dragă Ruth,
ne bucurăm că sunteți interesat să lucrați cu compania noastră. Suntem încântați că ați finalizat MBA la o vârstă fragedă.
CV-ul dvs. a fost transmis departamentului nostru de resurse umane. Ne puteți contacta dacă nu primiți un mesaj de la aceștia în următoarele cinci zile lucrătoare.
vă dorim tot ce este mai bun în aplicația dvs.
Salutări,
10 – Informații detaliate
informații detaliate trebuie furnizate în informații de confirmare pentru a evita confuzia. Ar trebui să confirmați E-mailul expeditorului furnizând câteva informații detaliate, cum ar fi datele la care vor fi efectuate procedurile necesare.
de exemplu, o confirmare pentru un interviu de angajare ar trebui să ofere informații detaliate despre data interviului, ora și locul de desfășurare.
după ce o companie a trimis e-mailuri clienților săi solicitând nivelul de satisfacție al clienților lor cu privire la bunurile și serviciile lor, un client poate trimite un e-mail de confirmare pentru a aprecia serviciile companiei. Clientul ar trebui să furnizeze informații adecvate, cum ar fi produse specifice care fac ca serviciile companiei să merite e-mailul de apreciere.
concluzie
În concluzie, rețineți că importanța recunoașterii profesionale a e-mailurilor nu poate fi subliniată. Făcând acest lucru tot timpul vă va ajuta să ieșiți din pachetul de concurenți și să vă păstrați clienții înapoi.