dacă dețineți o afacere mică, mai devreme sau mai târziu, ai de gând să nevoie pentru a urmări cheltuielile de zi cu zi companiei dumneavoastră în timp ce construi risc de la sol în sus.
poate părea inutil atunci când începeți pentru prima dată, deoarece cheltuielile dvs. de capital mai mici pot părea nefondate și pot avea un efect redus asupra afacerii dvs. Dar cu cât începeți mai repede să mențineți un raport de cheltuieli de afaceri pe un interval regulat, cu atât mai puțină muncă trebuie să faceți în timpul sezonului fiscal și în perioadele în care capitalul dvs. operațional este scăzut.
ce este un raport de cheltuieli de afaceri?
Dacă numele este o indicație, rapoartele de cheltuieli de afaceri par ca și cum ar urmări fiecare cent pe care îl cheltuiți în timp ce conduceți compania dvs., dar în timp ce acest lucru este adevărat într-o oarecare măsură, nu este exact ceea ce sunt. Rapoartele de cheltuieli sunt, în esență, forme care corespund toți banii cheltuiți pe călătorie, mese, cazare, formare, incidente, și de divertisment care un angajat sau proprietar de afaceri cumpără din propriul buzunar, spre deosebire de utilizarea unui furnizat anterior pe zi.
formularul sau raportul este completat în mod regulat (de obicei lunar sau trimestrial), apoi prezentat Contabilului companiei, Departamentului de Conturi plătibile sau proprietarului. Odată ce cheltuielile au fost justificate cu o chitanță pentru cumpărare și aprobarea companiei, persoanei care a depus raportul i se trimite un cec pentru rambursarea cheltuielilor suportate.
motive pentru care trebuie să utilizați un raport de cheltuieli de afaceri
rapoartele de cheltuieli pot fi o corvoadă obositoare, dar în cele din urmă servesc intereselor companiei în cazul unei dispute financiare sau a unui audit. Prin depunerea acestor rapoarte în mod regulat, vă puteți asigura că dvs. și angajații dvs. bugetați în mod corespunzător cheltuielile necesare pentru a vă menține afacerea în siguranță financiară, precum și pentru a menține moralul și bunăvoința companiei.niciun angajat (sau proprietar de afaceri) nu ar dori vreodată să-și folosească fondurile personale pentru a face treaba pe care sunt angajați să o facă pentru un salariu. Așadar, păstrarea și depunerea unui raport de cheltuieli lasă toate părțile implicate într-o situație financiară mai bună decât permiterea asumării acestor costuri de către angajat sau proprietar în loc de companie.
dacă sunteți solopreneur sau dacă conduceți o micro-afacere, rapoartele de cheltuieli pot părea prostești, dar din nou, sunt la fel de importante pentru compania dvs. ca și pentru un angajat la o corporație precum Apple sau Disney. Urmărirea locului în care vă cheltuiți fondurile pentru a vă angaja în activitățile profesionale ale afacerii dvs. mici face parte din controlul fiscal al afacerii dvs. și ar trebui utilizată la depunerea impozitelor pentru a ține cont cu exactitate de câți bani a cheltuit compania dvs. pe tot parcursul anului.
cum se face un raport de cheltuieli adaptat pentru afacerea dvs.
industriile individuale pot dicta ce trebuie să conțină formularele de raport de cheltuieli ale afacerii dvs. mici, pe baza costurilor standard pentru ca compania dvs. să facă afaceri. De exemplu, dacă un număr de angajați sunt în vânzări și se așteaptă să ia ocazional clienți potențiali și consacrați la prânz sau cină, formularul de raport de cheltuieli al afacerii dvs. ar trebui să reflecte oportunitatea pentru membrul echipei de vânzări de a trimite cu ușurință o chitanță pentru mâncare și divertisment și detaliile cheltuielilor, astfel încât să poată fi rambursate pentru suma cheltuită pentru a câștiga și a lua masa un client. Prin urmare, intrarea sau codul pentru mese ar trebui să fie standard pe formularul de raport de cheltuieli al companiei dvs.
Un alt exemplu de adaptare eficientă a rapoartelor de cheltuieli ale afacerii dvs. mici pentru nevoile dvs. este de a permite un cod sau o intrare dedicată taxelor de instruire sau conferință. În multe industrii de astăzi, rămânerea la curent cu noile tehnologii, sesiuni de brainstorming sau reînnoiri de certificare este necesară pentru a rămâne competitivă. Dacă compania dvs. nu ține cont în mod regulat de astfel de evenimente și ateliere în bugetul anual, atunci includerea acestei opțiuni pe un raport de cheltuieli personalizat pentru rambursare este o alegere convenabilă și sensibilă.& nbsp;
template-uri sau mostre de rapoarte generale de cheltuieli de afaceri pot fi găsite on-line cu ușurință, dar fiecare afacere mica este unic și ar trebui să încerce să modifice orice template-uri pentru a reflecta nevoile dvs. specifice de afaceri. Uneori, aceste șabloane sunt doar într-un format de hârtie tipărită, iar altele sunt toate digitale. În orice caz, nu uitați să vă asigurați că toate costurile solicitate pentru rambursare sunt suportate de o factură sau o chitanță. Aceasta nu este doar o măsură solidă pentru fișierele de contabilitate, dar poate fi necesară și în cazul în care este necesar un audit fiscal.
dacă nu ați folosit niciodată un raport de cheltuieli și nu puteți determina dacă doriți să utilizați un formular pe hârtie sau o opțiune online, începeți cu un raport pe hârtie până când vă obișnuiți să completați unul înainte de a vă deplasa la un serviciu bazat pe cloud sau la o aplicație digitală.
un exemplu de raport de cheltuieli de bază pentru întreprinderile mici este inclus mai jos:
acest șablon poate fi simplist, dar surprinde minimul rapoartelor de cheltuieli ale companiei dvs. și poate fi ușor modificat pentru a include mai multe categorii sau o varietate de evenimente. Angajații care călătoresc adesea la conferințe, distrează clienții sau se angajează în mai multe ateliere și sesiuni de formare în fiecare an ar trebui să poată introduce toate informațiile lor pentru luna (sau mai mult) pe fiecare formular.
dacă șablonul de mai sus este prea rudimentar, o simplă căutare online poate dezvălui o selecție largă de hârtie și opțiuni de raport de cheltuieli digitale pentru a alege de la. Dacă sunteți interesat de serviciile de urmărire a rapoartelor de cheltuieli bazate pe cloud, companii precum Procurify, Zoho Expense și Rydoo oferă sisteme populare care fac înregistrarea cheltuielilor simplă și intuitivă.
cum să preia controlul Fiscal al afacerii dvs. mici
proprietarii de afaceri mici ar fi înțelept să înceapă să utilizeze rapoarte de cheltuieli, de îndată ce acestea sunt în măsură în procesul de a obține compania lor de la sol. În plus față de oferindu-vă posibilitatea de a urmări în cazul în care banii de afaceri mici se întâmplă la un moment dat, acestea vă permit să se pregătească pentru sezonul de impozitare și stați înainte de un audit, precum și asigură angajații se simt evaluate știind compania lor acoperă cheltuielile suportate în timp ce ei s-au concentrat pe a face locurile lor de muncă.
o companie de succes este una în care controlul fiscal este ferm asigurat în mâinile proprietarului afacerii, iar un sistem stabilit de raportare a cheltuielilor de afaceri vă poate ajuta să realizați acest lucru.