jak být méně reaktivní a aktivnější

Management

‚nemám čas přemýšlet strategicky.‘

‚ mám pocit, že nemám prostor dýchat.‘

‚ jsem naprosto ohromen.‘

I když nebudeme to říkat nahlas, jsou to prohlášení, že každý manažer může souvisejících. Startupy jsou non-stop. Každá skříň je plná koster, čeká, až vyskočí a překvapí vás.

i Když bychom mohli být v pokušení pokrčit rameny tento off jako par za kurz, reaktivní vzor kontinuální požární představuje řadu rizik pro vedoucí:

1. Mezi záplavě jiných lidí, priority, důležité otázky může jít bez povšimnutí.
2. ohromení, stres a kognitivní zátěž mají obrovský dopad na výkon.
3. krátkodobá rozhodnutí se přijímají, když dlouhodobé řešení by bylo pro podnikání lepší.

vzhledem k obrovským výzvám spojeným s zahájením nového podnikání, jak mají zakladatelé a manažeři najít čas, aby byli aktivnější?

Chcete-li být méně reaktivní, musíte pochopit rozdíl mezi reaktivním a proaktivním časem.

reaktivní čas je věnován práci na prioritách jiných lidí. Zde je několik příkladů:

• odpovědi na e-maily – vaše doručená pošta je dlouhý seznam priorit jiných lidí.
• řešení příchozích problémů – když za Vámi zaměstnanci, investoři a zákazníci přicházejí se svými výzvami.
• účast na provozních schůzkách-týdenní dohánění, prodejní schůzky a další schůzky s pevnou agendou.
• dává členům koučovacího týmu jeden na jednoho, aby prošli svou agendou.
• přezkoumání práce-poskytuje zpětnou vazbu o práci a testování nových funkcí.

proaktivní čas strávený prací na vašich vlastních prioritách, jako například:

• upřednostňování úkolů-proces psaní seznamu úkolů a definování nejdůležitějších položek, zejména malých problémů, které se zvětšují.
• Práce na důležitých, ale ne naléhavých položkách-jinými slovy, malé problémy se zvětšují spíše než velké problémy se zmenšují.
• čas, aby si — na procházce mimo kancelář promyslet věcí s trochu odstup.
• starat se o sebe-cvičení, trávení času s rodinou, trenérem nebo dokonce terapeutem.
• čtení – články a knihy o něčem, o čem se chcete dozvědět více.

pochopení rozdílu mezi reaktivním a proaktivním časem bylo pro mě zjevením. Topila jsem se v e-mailech, schůzkách a recenzování práce jiných lidí. Když jsem si prohlížel kalendář, uvědomil jsem si, že téměř 90% mého týdne bylo vynaloženo na reaktivní úkoly.

jediný čas, kdy jsem si dovolil být aktivní, byl v noci a o víkendech. Bylo to vyčerpávající. Nechápejte mě špatně-můj tým mě miloval za to, že reagoval na jejich potřeby-ale někde na cestě, Moje priority se ztratily.

jak aktivní bychom měli být?

rychlá reakce na neočekávané je součástí popisu práce každého vůdce. Ale stejně tak je aktivní. Mých skromných 10% proaktivního času mi jako generálnímu řediteli startupu nestačilo. Tak jsem si stanovil nový cíl: 50% reaktivní a 50% proaktivní.

i když neexistuje univerzální poměr proaktivního a reaktivního času, pokud se cítíte ohromeni nebo stresovaní,je to jasné znamení, že musíte znovu vyvážit svůj čas směrem k aktivnějšímu.

zde jsou některé věci, které každý manažer může udělat pro vyvážení své rutiny.

Napište lepší seznamy úkolů

strukturování a upřednostňování seznamu úkolů může zmírnit úzkost a pomoci vám znovu se zaměřit na to, co je důležité. Ne všechny seznamy úkolů jsou však vytvořeny stejně, takže zde je několik způsobů, jak vylepšit seznamy úkolů a co nejefektivněji zefektivnit svůj proaktivní čas.

zaměřte se na první krok

je lidskou přirozeností odkládat velké a děsivé předměty. Takže, když čelíte velkému úkolu, stačí napsat další krok:

• ‚zjistěte prezentaci desky‘ (velká a děsivá)
  vs.
• Napsat 7-10 body k pokrytí u příštího zasedání rady‘ (další krok)

Použít konkrétní slovesa

více žalovatelné úkol, tím větší je pravděpodobnost, že k útoku na to, až přijde čas:

• ‚Investor palubě‘ (nejasné akce)
  vs.
• ‚Napište odpovědi na tyto 12 investora palubě otázky (jasné akce)

Přidat hrubé odhady času

To vám pomůže identifikovat krátkou, mechanické úkoly, které mohou být actioned mezi zasedáními, versus delší, více kreativní úkoly, které vyžadují větší kus času:

• E-mailové Tom pro finanční údaje (2 minuty — rychlé a mechanické)
  vs.
• Přidat grafiku pro každý snímek v prodejním podlaží (1 hodina — dlouhé a kreativní)

Ujasnit si své priority

Jen proto, že je na vašem to-do seznamu, neznamená, že byste měli udělat to nyní. Použijte pravidlo 1-3-5 jako způsob, jak zrušit priority méně důležitých úkolů:

• 1 velkou věc
• 3 středně velké věci,
• 5 malých věcí,

Vytvořit Proaktivní Čas do svého Plánu

Ve většině případů, zajištění aktivnější čas znamená převzetí kontroly vašeho kalendáře a blokování čas pro sebe. Pokud svůj čas aktivně neřídíte, ostatní lidé to spravují za vás. Někteří zakladatelé si vybírají jedno nebo dvě odpoledne týdně jako „žádný čas schůzky“. Jiní si vyhrazují čas každé ráno nebo blokují celé dny za tímto účelem.

ať už si vyberete cokoli, doporučuji stavět v nepřerušovaných blocích alespoň tři hodiny. Kreativní úkoly nevejdou do hodiny sloty — to může trvat i hodinu nebo dvě, jen se dostat do správné myšlení řešit něco složitého.

Zmocněte svůj tým

manažeři jsou přirozenými řešiteli problémů. Takže když k vám přijde člen týmu s velkým, šťavnatým problémem, je lákavé skočit a opravit to. A přiznejme si to, nejvíce vzrušující problémy k řešení jsou přesně ty, které ostatní lidé najít náročné.

Pokud však chcete znovu získat kontrolu nad svým časem, musíte se naučit, jak zmocnit svůj tým k řešení vlastních problémů. Spíše než skočit do detailů, Naučte se hrát roli trenéra-klást otázky, které pomáhají vašim spoluhráčům vyřešit jejich vlastní problémy, aby uvolnili váš čas.

najměte si trenéra

jednou z klíčových rolí trenéra je pomoci vám věnovat čas přemýšlení a následování dosažení vašich cílů. Na rozdíl od konzultanta, trenér neposkytuje odpovědi. Místo toho kladou otázky, které vám pomohou objasnit, co je třeba udělat, a poté vám pomohou udržet vaši agendu.

tréninky jsou čistě proaktivní čas. To je důvod, proč jeden na jednoho, který máte se svým týmem, pro vás není proaktivní, ale měli by pro ně být proaktivní. Stejně tak šéf potřebuje také jeden na jednoho.

být proaktivní o tom, že proaktivní

Debbie Millman řekl, že nejlépe s, ‚ Busy je rozhodnutí. Pokud trávíte příliš mnoho času v plevelu, pak to není nedostatek času, je to nedostatek priorit.

vyjasněte si své priority, naplánujte proaktivní čas, zmocněte svůj tým a najměte si trenéra. Není třeba se kvůli tomu cítit provinile. Koneckonců, pokud se nestaráte o své vlastní priority, kdo bude?