cercetarea arhivistică este, în general, mai complexă și mai consumatoare de timp decât cercetarea secundară, prezentând provocări în identificarea, localizarea și interpretarea documentelor relevante. Deși arhivele împărtășesc caracteristici și caracteristici similare, ele pot varia, de asemenea, în moduri semnificative. În timp ce arhivele finanțate din fonduri publice pot avea mandate care le impun să fie cât mai accesibile, alte tipuri, cum ar fi arhivele corporative, religioase sau private, vor avea diferite grade de acces și descoperire. Unele materiale pot fi restricționate în alte moduri, cum ar fi cele care conțin informații sensibile sau clasificate, lucrări nepublicate sau impuse prin acorduri cu donatorul de materiale. Mai mult, înregistrările de arhivă sunt adesea unice, iar cercetătorul trebuie să fie pregătit să călătorească pentru a ajunge la ele. Chiar și atunci când materialele sunt disponibile în formate digitale, pot exista restricții care le interzic să fie accesate în afara site-ului.
localizarea colecțiilor de arhiveedit
înainte de căutarea online, Cataloagele Uniunii erau un instrument important pentru găsirea materialelor în biblioteci și arhive. În Statele Unite, catalogul Uniunii Naționale și catalogul Uniunii Naționale a colecțiilor de manuscrise au fost folosite de cercetători pentru a localiza arhivele, deși o mare parte din informațiile sale au fost migrate de atunci către sistemele online.
un număr tot mai mare de instituții de arhivă pot fi găsite printr-o căutare online. În plus, portaluri precum Europeana, Biblioteca Publică digitală a Americii și Biblioteca Națională a Australiei Trove oferă legături către instituțiile membre.
în Marea Britanie, JISC găzduiește ArchivesHub, în timp ce OCLC ArchiveGrid oferă un portal internațional pentru majoritatea instituțiilor bazate pe biblioteci, care folosesc MARC ca instrument de catalogare pentru participațiile lor. Asociația arhiviștilor Canadieni (ACA) a colaborat cu compania de software Artefactual pentru a crea Arhivescanada, în timp ce societatea australiană a arhiviștilor a folosit același software pentru directorul lor de arhive din Australia. Multe alte instrumente de căutare online au fost puse la dispoziție pentru a facilita căutarea și descoperirea, inclusiv registrul de locație al manuscriselor și scrisorilor literare engleze, Ghidul Janus pentru materialele de arhivă din instituțiile din Cambridge, Marea Britanie și CARTOMAC: Archives litt unixtraires d ‘ Afrique.
dacă o arhivă nu poate fi găsită prin căutare online sau printr-o colecție listată public, un cercetător poate fi nevoit să-și urmărească existența prin alte mijloace, cum ar fi urmărirea citărilor și referințelor altor cercetători. Acest lucru este valabil mai ales pentru materialele deținute de corporații sau alte organizații care nu pot angaja un arhivar și, prin urmare, nu cunosc amploarea sau conținutul materialelor lor.
în arhivele foarte restrânse, accesul poate fi restricționat numai persoanelor cu anumite acreditări sau afilieri cu instituții precum universitățile și apoi numai celor de un anumit nivel. Cei care nu au acreditările necesare ar putea fi nevoiți să solicite scrisori de introducere de la o persoană sau instituție pentru a le furniza arhivei.
localizarea materialelor în arhiveedit
Arhivele conțin de obicei materiale unice și organizarea lor poate fi, de asemenea, în întregime unică sau idiosincratică pentru instituția sau organizația care le întreține. Aceasta este o distincție importantă cu bibliotecile în care materialul este organizat conform sistemelor de clasificare standardizate. În mod tradițional, arhivele au urmat principiul respect des fonds în care proveniența și ordinea originală sunt menținute, deși unele rearanjări, fizice sau intelectuale, pot fi făcute de arhivist pentru a facilita utilizarea acestuia. Un ghid de bază pentru descrierea arhivistică este standardul internațional de descriere arhivistică (general) (ISAD/G sau ISAD), produs de Consiliul Internațional pentru arhive (ICA). Instituțiile americane pot fi, de asemenea, ghidate prin descrierea Arhivelor: un standard de conținut (DAC) și în Canada prin regulile descrierii Arhivelor (RAD). Înțelegerea modului în care sunt construite descrierile arhivistice și găsirea ajutoarelor este cunoscută sub numele de inteligență arhivistică.
În plus față de aceste standarde și reguli pentru crearea pe suport de hârtie și a listărilor și cataloagelor online, arhiviștii pot oferi, de asemenea, acces la cataloagele lor prin API-uri sau prin standardele de codificare EAD (descriere arhivistică codificată) (referitoare la fonduri, serii și articole) și EAC (contextul arhivistic codificat)(organizațiile și persoanele care au creat arhivele).
găsirea ajutoarelor sunt un instrument comun de referință creat de arhiviști pentru localizarea materialelor. Ele vin într-o varietate de forme, cum ar fi registre, cataloage de carduri sau stocuri. Multe ajutoare pentru găsirea documentelor de arhivă sunt acum găzduite online ca pagini web sau încărcate ca documente, cum ar fi la Biblioteca Congresului’ carte rară & Colecții Speciale. Nivelul de detaliu în găsirea ajutoarelor poate varia de la descrieri granulare la nivel de articol până la descrieri grosiere la nivel de colecție. Dacă o arhivă are o întârziere mare de materiale neprelucrate, este posibil să nu existe niciun fel de ajutor de găsire. Din jurul anului 2005, o ideologie cunoscută sub numele de „mai mult produs, mai puțin proces”, sau MPLP, a fost adoptată de mulți nord-americani care colectează arhive care încearcă să reducă timpul de procesare sau să atenueze întârzierile pentru a oferi acces la materiale mai devreme, ale căror rezultate pot fi descrise minim găsind ajutoare.
deși majoritatea depozitelor de arhive întâmpină cercetătorii și au personal profesionist însărcinat cu asistarea acestora, cantitatea mare de înregistrări înseamnă că găsirea ajutoarelor poate avea o utilitate limitată: cercetătorul va trebui să vâneze prin cantități mari de documente în căutarea materialelor relevante pentru ancheta sa particulară. Unele înregistrări pot fi închise accesului public din motive de confidențialitate; iar altele pot fi scrise cu scriere de mână arhaică, în limbi antice sau străine sau în terminologie tehnică. Documentele de arhivă au fost create în general în scopuri practice sau administrative imediate, nu în beneficiul viitorilor cercetători, iar cercetarea contextuală suplimentară poate fi necesară pentru a le da sens. Multe dintre aceste provocări sunt exacerbate atunci când înregistrările sunt încă în custodia organismului generator sau în mâini private, unde proprietarii sau custodii nu pot fi dispuși să ofere acces la Căutătorii externi și unde găsirea ajutoarelor poate fi și mai rudimentară sau inexistentă.
Consulting archival materialsEdit
On-siteEdit
materialele de arhivă sunt de obicei ținute în stive închise și care nu circulă. Utilizatorii solicită să vadă materiale specifice din arhive și le pot consulta numai la fața locului. După localizarea locației de înregistrare relevantă utilizând un instrument de găsire sau alt instrument de descoperire, un utilizator poate fi nevoit să trimită cererea la arhive, cum ar fi utilizarea unui formular de solicitare. Dacă o arhivă are o parte din exploatațiile sale situate într-o clădire sau instalație separată, aceasta durează zile sau săptămâni pentru a prelua materiale, solicitând unui utilizator să-și prezinte cererile înainte de o consultare la fața locului.
o sală de lectură este un spațiu, de obicei în interiorul sau în apropierea arhivei, unde utilizatorii pot consulta materialele de arhivă sub supravegherea personalului. Natura unică, fragilă sau sensibilă a unor materiale necesită uneori anumite tipuri de restricții privind utilizarea, manipularea și/sau duplicarea acestora. Multe arhive restricționează ce tipuri de articole pot fi aduse într-o sală de lectură din exterior, cum ar fi creioane, Notepad-uri, genți și chiar îmbrăcăminte, pentru a se proteja împotriva furtului sau a riscului de deteriorare a materialelor. Se pot impune restricții suplimentare asupra numărului de materiale care pot fi consultate la un moment dat, cum ar fi limitarea unui utilizator la o cutie la un moment dat și solicitarea ca toate materialele să fie așezate plat și vizibile în orice moment. Unele arhive oferă consumabile de bază, inclusiv resturi de hârtie și creioane sau pene de spumă pentru susținerea materialelor neobișnuit de mari. Serviciile de duplicare pot fi disponibile la arhivă, deși politicile, costurile și timpul necesar pot varia. Din ce în ce mai mult, arhivele permit utilizatorilor să folosească propriile dispozitive, cum ar fi camere portabile, Telefoane mobile și chiar scanere, pentru a duplica materiale. Utilizarea albului sau a oricărei alte mănuși, deși populară în programele de televiziune, nu este neapărat necesară pentru manipularea documentelor de arhivă, din cauza preocupărilor legate de fragilitatea paginilor și a textului. Acestea pot fi necesare pentru manipularea volumelor cu legături slabe, dacă mănușile sunt îndepărtate pentru paginile interne pentru a preveni transferul de murdărie și alte materiale și ar trebui utilizate la manipularea fotografiilor. Verificați întotdeauna cu arhivarul dacă sunt necesare sau nu mănuși.
Arhivele pot oferi, de asemenea, acces la conținut prin microfilm (inclusiv fișă și alte formate) datorită fragilității sau popularității arhivei originale. Copiile digitale pot fi, de asemenea, furnizate din același motiv. Înainte de a solicita accesul la original, asigurați-vă că articolele care au fost reformatate sunt potrivite pentru utilizarea de care aveți nevoie. Motivele solicitării accesului la conținutul original ar putea include necesitatea vizualizării unei imagini color (perspectivă arhitecturală și desene de elevație, hărți și planuri etc.) sau din motive de accesibilitate (vertijul vizual minor nu este de obicei considerat un motiv pentru accesul la originale, deoarece efectul poate fi atenuat prin examinarea mai lentă a filmului).
unele materiale pot conține informații care se referă la confidențialitatea și confidențialitatea persoanelor în viață, cum ar fi dosarele medicale și studențești, și necesită îngrijiri speciale. Materialele care ar putea conține informații de identificare personală, cum ar fi numerele sau numele de securitate socială, trebuie tratate în mod corespunzător, iar o arhivă ar putea furniza copii redactate ale materialelor sau ar putea refuza accesul la materiale în întregime din cauza confidențialității sau a altor preocupări legislative.
materiale Off-site și electronice
Din ce în ce mai multe materiale de arhivă sunt digitalizate sau se nasc-digitale care le permit să fie accesate în afara site-ului prin internet sau alte servicii în rețea. Arhivele care au materiale digitale accesibile publicului pot face ca deținerile lor să poată fi descoperite motoarelor de căutare pe internet prin partajarea sau expunerea cataloagelor și/sau metadatelor lor electronice, folosind standarde precum Protocolul inițiativei Open Archives pentru recoltarea metadatelor (OAI-PMH). Unele instituții au portaluri online în care utilizatorii pot accesa liber materiale digitale care au fost puse la dispoziție de arhivă, cum ar fi Arhivele Bibliotecii Publice din New York sau arhivele Instituției Smithsonian. Guvernele și instituțiile lor conexe pot utiliza aceste săli de lectură” electronice „sau” virtuale ” pentru a încărca documente și materiale care au fost solicitate de public, cum ar fi prin cereri FOIA sau în conformitate cu politicile de divulgare a înregistrărilor.