un birou de management de proiect (PMO) este un grup — intern sau extern unei companii — care stabilește, menține și asigură standarde pentru managementul de proiect în cadrul acelei organizații. Ei sunt deținătorii celor mai bune practici, statutul proiectului și direcția — toate într-un singur loc.
„la sfârșitul zilei, PMO-urile sunt în vigoare pentru a ajuta org-urile să ofere valoare părților interesate pentru proiecte și programe”, spune Brian Weiss, vicepreședinte, practitioner career development of the Project Management Institute.potrivit PM Solutions research, 85% dintre companii au avut un PMO în 2016, în creștere cu cinci procente față de 2014. De asemenea, au descoperit că 30% dintre companiile fără PMO intenționează să implementeze una.
rolul PMO s-ar putea schimba pe măsură ce inteligența artificială și transformarea digitală iau amploare, dar în climatul de afaceri de astăzi, iată ce ar trebui să facă un PMO, ce tipuri ar trebui să luați în considerare și cine are cu adevărat nevoie de unul.
rolurile și responsabilitățile unui PMO
un PMO se asigură că procedurile, practicile și operațiunile companiei merg la timp, la buget și toate în același mod. „PMOs sunt acolo pentru a asigura succesul proiectelor și programelor, iar acest lucru este esențial, deoarece organizațiile oferă valoare prin proiecte și programe”, a spus Weiss. „Modul în care fac acest lucru depinde de modul în care se află în cadrul organizației.”potrivit Pulse of the Profession 2017 al PMI, acele companii care își aliniază PMO la nivel de întreprindere la strategie au avut cu 38% mai multe proiecte care îndeplinesc obiectivele inițiale și intenția de afaceri decât cele care nu au făcut-o. De asemenea, au avut cu 33% mai puține proiecte considerate eșecuri.
Michael Fritsch, vicepreședinte PMO la Confoe, care oferă atât servicii PMO, cât și ajută companiile să își creeze propriile PMOs interne, spune că un PMO bun:
- oferă beneficii tangibile, repetabile, pe termen lung afacerii
- se aliniază cu strategia și cultura corporativă
- este suficient de agil pentru a se adapta pe măsură ce strategia se schimbă
- este un factor cheie pentru organizația cu performanțe ridicate
- integrează date și informații din proiecte strategice corporative/sprijină tabloul de bord echilibrat
- permite partajarea resurselor, metodologiilor, instrumentelor și tehnicilor metodologia managementului de proiect, cele mai bune practici și standarde
- antrenori, mentori, trenuri și asigură supravegherea managerilor de proiect și a personalului
în timp ce toate cele de mai sus sunt importante, Fritsch spune că ultimul element este, de asemenea, o modalitate pentru companii de a dezvolta talente — chiar și în afara PMO.
„acest centru de excelență poate fi, de asemenea, calea carierei”, a spus el. „Păstorește oamenii prin progresul carierei.”Nu este neobișnuit, spune el, ca managerii de proiect să treacă la nivelul executiv într-o companie. Aceasta este și o parte esențială a păstrării, astfel încât managerii de proiect din cadrul PMO să nu vadă acel birou ca fiind punctul final al carierei lor (și, eventual, un punct mort și să plece).
Pentru mai multe informații despre stabilirea unui PMO de succes, consultați „Cum să dezvoltați un plan strategic PMO.”
diferite tipuri de PMO
în ordinea celui mai mic sprijin pentru cel mai mare sprijin, cele trei tipuri generale de PMO sunt de susținere, control și directivă.
- un PMO de susținere este un fel de PMO „kumbaya”, spune Fritsch, unde un PMO oferă ajutor dacă este necesar. „Intrați, vă vom oferi idei, vă vom oferi cele mai bune practici și ne puteți ignora complet și nu vom spune nimic.”
- un PMO de control nu este în întregime mâinile, dar nici nu este un maestru de sarcini. „Se pune într-o anumită măsură de control al proiectelor”, a spus Fritsch. Acesta oferă companiei șabloane, proceduri și raportare. Este „acel punct de mijloc dulce de aplicare a unor standarde, oferind tot sprijinul, dar PMO nu este responsabil de tot”, a spus el, adăugând că acesta este cel mai comun tip de PMO.
- o directivă PMO este locul în care PMO direcționează managementul de proiect al muncii, sprijină și controlează lumea și nu lasă spațiu pentru a se mișca în legătură cu respectarea șabloanelor, procedurilor și cerințelor de raportare prezentate de PMO. Acestea sunt cele mai frecvente în medii foarte reglementate, cu risc ridicat.
PMOs pot fi interne sau externe cu care se confruntă prea. PMOs intern „reduce decalajul dintre echipele care fac dezvoltare agilă și dezvoltare foarte iterativă”, a declarat Jeff Grieshaber, senior manager la World Wide Technology. Acestea sunt, de asemenea, comune în organizațiile care rulează programe mari în transformarea proceselor de afaceri.
PMO-urile externe au multe din aceleași calități ca cele interne, dar sunt, de asemenea, „foarte bune în comunicarea cu clienții și părțile interesate și echipele de produse care fac dezvoltarea muncii pe care o gestionați”, a spus Grieshaber.PMOs, ca orice altceva, va evolua și se va schimba în timpul revoluției digitale. Gartner se așteaptă ca rolul PMO să se schimbe din cauza transformării digitale, mai ales că inteligența artificială devine mai omniprezentă și preia funcțiile tradiționale PMO. Până în 2030, ei prezic că mai multe PMO-uri care ar putea exista acum în cadrul unei organizații vor „fuziona într-o singură funcție legată de schimbare, strategie, evoluția proiectului și guvernanța organizației”, potrivit unui raport din aprilie 2017.
ai nevoie de un PMO?
cel mai bun loc pentru a începe atunci când vă gândiți dacă aveți sau nu nevoie de un PMO este să aruncați o privire bună și atentă asupra modului în care operează compania dvs. și să vedeți dacă diferite segmente ale acesteia lucrează deja împreună între sisteme și grupuri în armonie sau dacă funcționează ca silozuri cu sisteme diferite și nu vorbesc adesea între ele. Dacă compania dvs. este cea din urmă, atunci un PMO vă poate ajuta. De asemenea, dacă sunteți pe cale să implementați proiecte semnificative sau modificări de strategie — sau strategia pe care o aveți deja nu este îndeplinită, un PMO ar putea fi potrivit pentru organizația dvs.”dacă executați proiecte, proiectele au un nivel semnificativ de cost sau au un nivel semnificativ de impact, atunci puteți beneficia cu adevărat de PMO”, a spus Fritsch. „Cu siguranță, cu cât proiectele sunt mai mari, cu atât bugetul este mai mare, cu atât sunt mai multe proiecte, atunci cu atât puteți beneficia mai mult de un PMO.”ceea ce companiile recunosc ca PMOs astăzi s-ar putea să nu fie ceea ce văd în viitor. Gartner se așteaptă ca numărul PMO-urilor IT să scadă ca urmare a revoluției digitale, deși unele se vor transforma în funcții de gestionare a schimbărilor și vor deveni parte a funcției de strategie la nivel C. Firma de analiză se așteaptă, de asemenea, ca, până în 2030, parteneriatele dintre oameni, mașini inteligente și AI să elimine „aproximativ 80% din” munca „care reprezintă cea mai mare parte a disciplinei, practicilor și activităților de management de proiect de astăzi”, potrivit raportului. Pentru profesioniștii PMO, aceasta înseamnă adaptarea comportamentului și a practicilor. Pentru companii, asta înseamnă îmbrățișarea schimbărilor în profesie în beneficiul organizațiilor lor-și a liniilor lor de jos.