Ce este Cloud ERP și cum funcționează?

Cloud ERP este un sistem de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) care rulează pe platforma cloud a unui furnizor, spre deosebire de o rețea locală, permițând organizațiilor să acceseze pe internet. Software-ul ERP integrează și automatizează funcțiile esențiale de afaceri financiare și operaționale și oferă o singură sursă de date, inclusiv gestionarea inventarului, a comenzilor și a lanțului de aprovizionare și ajută la achiziții, producție, distribuție și îndeplinire. având în vedere acest domeniu, orice sistem ERP trebuie să fie extrem de disponibil pentru toate unitățile de afaceri, oriunde ar lucra angajații, și să ofere o vizualizare unificată și actualizată a datelor. ERP bazat pe Cloud ca serviciu îndeplinește aceste cerințe. Deoarece organizațiile accesează software-ul prin internet, tot ce este necesar este conexiunea și un browser.

ce este software-ul Cloud ERP?

deoarece este găzduit de furnizorul ERP și furnizat ca serviciu pentru companii, software-ul cloud ERP acceptă aceeași funcționalitate sau mai bună ca sistemele locale, fără majoritatea dezavantajelor, cum ar fi taxele de licențiere în avans.în raportul său, IDC a spus: „cererea pentru sistemele ERP bazate pe cloud continuă să crească datorită capacității lor de a accesa și analiza cantități masive de date în timp real.”

asta înseamnă informații de inventar în timp real pentru echipele de vânzări și eliberarea echipelor financiare pentru a urmări cu atenție pista de numerar și pentru a răspunde rapid la audituri sau la alte apeluri pentru date de performanță.

Video: Ce este Cloud ERP?

componente ale software-ului ERP Cloud

toate software-ul ERP bazat pe cloud oferă funcționalități financiare și contabile de bază. De acolo, tipurile de module sau aplicații pe care o organizație alege să le implementeze depind de industria sa și de nevoile specifice ale afacerii. Modulele cloud ERP disponibile includ:

• financiare și contabilitate
• managementul capitalului uman (HCM) și/sau software de gestionare a resurselor umane (HRMS)
• managementul relațiilor cu clienții (CRM)
• managementul inventarului
• managementul comenzilor
• achiziții
• managementul lanțului de aprovizionare
• Managementul Proiectelor
• planificarea cerințelor materiale (MRP)

concepte Cloud ERP

este important să înțelegem câteva concepte de bază asociate cu Cloud ERP pe măsură ce ne scufundăm mai adânc în subiect:

1. strategia de implementare: Software-ul ERP poate fi implementat on-premises/pe servere găzduite private sau achiziționat într-un model „ca serviciu”. Funcționalitatea Cloud ERP poate fi livrată de obicei mai rapid, deși în ambele cazuri, companiile trebuie să aloce timp pentru planificare, migrare a datelor, personalizare și configurare și instruire a personalului.
2. ERP bazat pe Cloud: software de planificare a resurselor întreprinderii care este găzduit în afara site-ului, pe serverele furnizorului ERP și furnizat ca serviciu, accesat printr-un browser web.
3. ERP local: Software de planificare a resurselor întreprinderii care este instalat local, pe computerele și serverele unei companii și gestionat de personal IT intern sau contractat. Software-ul și infrastructura sa de sprijin sunt gestionate, stocate și întreținute in-house.
4. ERP găzduit: o companie sau un furnizor de găzduire gestionează implementarea software-ului ERP, precum și a infrastructurii asociate. Modelele de implementare găzduite sunt adesea utilizate atunci când întreprinderile încearcă să externalizeze operațiunile IT. Deși această configurare oferă unele beneficii cloud, nu este un model adevărat „ca serviciu”.
5. securitate End-to-end: O conexiune sigură și criptată între un furnizor ERP bazat pe cloud și clienții săi.
6. licențierea abonamentului: compania plătește o taxă fixă de abonament la anumite intervale de timp (anual sau lunar) pentru a utiliza software-ul. Această taxă include, în mod normal, toate întreținerea software-ului și upgrade-uri și pot fi percepute pe utilizator sau pe organizație.

Cloud ERP vs. local ERP

defalcarea de mai sus ridică probabil întrebarea: dacă sistemele ERP bazate pe cloud și sistemele ERP locale oferă funcționalități similare, de ce să alegeți cloud-ul?

software-ul ERP local este instalat și gestionat de personalul IT al unei companii sau de un furnizor de servicii gestionate. Compania licențiază platforma software de bază în avans și apoi cumpără sau închiriază servere de nivel enterprise, rețele și stocare pentru a rula fizic și a găzdui software-ul și datele asociate. Întreprinderile care utilizează ERP local suportă costuri suplimentare pentru întreținere, depanare, software suplimentar, actualizări și personalizări. Software-ul Antivirus și de securitate, precum și sistemele de stocare și backup pentru servere sunt, de asemenea, costuri suplimentare necesare.

ERP bazat pe Cloud, în schimb, este găzduit și gestionat de furnizor, care furnizează software-ul într-un model „ca Serviciu” prin cloud. Furnizorul este responsabil pentru aplicație, stocarea datelor, sistemul de operare subiacent, serverele, infrastructura fizică a centrelor de date și instalarea actualizărilor de securitate și a actualizărilor caracteristicilor.

în timp ce cea mai evidentă diferență între on-premises și cloud ERP este locul în care rulează software-ul și cine îl gestionează, există și alte distincții importante.

tipuri de software ERP Cloud

pentru început, nu toți norii sunt egali. Unii furnizori ERP vechi și-au modernizat software-ul pentru a rula de la propriile centre de date conectate la internet. Companiile care implementează aceste sisteme ERP pot pierde beneficiile complete ale ERP-ului bazat pe cloud, cum ar fi upgrade-urile simplificate și puterea modelului de centru de date cloud, unde un bazin masiv de resurse sprijină aplicațiile față de dedicarea infrastructurii componentelor software individuale.

există, de asemenea, mai multe tipuri de software ERP cloud:

• multi-chiriaș SaaS: o singură versiune a software-ului ERP și a infrastructurii sale asociate servește mai multor organizații. Cu toate acestea, în timp ce fiecare organizație utilizează același software și este găzduită pe aceleași servere, datele unei companii rămân inaccesibile altora. Un adevărat sistem ERP cloud este de obicei un SaaS multi-chiriaș.
• SaaS cu un singur chiriaș: o singură versiune a software-ului ERP și a infrastructurii sale asociate servește unei singure organizații. Cu alte cuvinte, datele unei organizații sunt găzduite pe servere private care rulează o instanță software unică. Unii furnizori de cloud ERP vor oferi clienților posibilitatea de a rula o instanță privată sau o instanță partajată.
• Public cloud: deținut de furnizorul de servicii, mai multe organizații împărtășesc servicii de cloud computing. Cu toate acestea, datele și aplicațiile fiecărei organizații sunt inaccesibile altora. Exemple de cloud public includ Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure și Oracle Cloud.
• cloud privat: un serviciu care nu este partajat cu nicio altă organizație.
• Hybrid ERP: așa cum sună, o abordare ERP hibridă combină software-ul local cu un cloud privat sau un cloud public pentru calcul, stocare și servicii.

8 beneficiile Software-ului Cloud ERP

infrastructura în avans și costurile de operare. Unul dintre cele mai mari beneficii ale unei soluții ERP bazate pe cloud este costurile globale reduse, care încep de la implementare. Cu ERP on-premises, o afacere va suporta costuri inițiale în achiziționarea de servere, crearea de baze de date, implementarea inițială, consultanți, personal IT, Securitate și backup.

companiile cu un sistem ERP local vor întâmpina costuri suplimentare pentru întreținere, resurse specializate in-house sau ON-call, upgrade-uri și actualizări, precum și servere suplimentare pe măsură ce compania crește. Cloud ERP costă în general cu aproximativ 30% mai puțin decât ERP local. Deoarece furnizorul ERP cloud găzduiește și gestionează software-ul pe propriile servere, întreprinderile evită costurile inițiale ale infrastructurii, precum și costurile suplimentare pentru personalul IT, întreținere, securitate și actualizări. Furnizorul oferă suport IT continuu.

viteza de implementare. Unul dintre cele mai mari obstacole ale oricărei noi soluții ERP este timpul de implementare, care poate afecta direct timpul de nefuncționare al afacerii și timpul de valoare—într-un studiu, aproximativ jumătate dintre companii au declarat că implementările lor s-au încheiat în timpul proiectat. În mod normal, o afacere poate funcționa mai rapid pe un sistem ERP bazat pe cloud decât local, deoarece nu necesită selectarea și configurarea hardware-ului sau angajarea și instruirea personalului IT.

accesibilitate. Utilizatorii ERP bazate pe Cloud pot accesa informații de afaceri în timp real, de oriunde și de pe orice dispozitiv. Acest lucru asigură angajații din întreaga organizație lucrează cu aceleași date, indiferent de unitatea de afaceri sau locația, și pot lua decizii mai rapid și mai încrezător.

scalabilitate. Fără provocările de a adăuga mai multe servere pentru mai mulți utilizatori, locații sau filiale, soluțiile ERP bazate pe cloud facilitează scalarea unei afaceri. Pe măsură ce o afacere crește, Cloud ERP crește.

o organizație poate începe cu funcționalitatea de bază și poate adăuga mai multe după cum este necesar—fără a adăuga mai mult hardware. Ca să nu mai vorbim, o soluție ERP cloud permite utilizatorilor din întreaga lume să acceseze informații de afaceri prin simpla conectare la internet. Nu sunt necesare servere locale, astfel încât pe măsură ce o companie crește prin fuziune sau achiziție, noi unități pot fi aduse online rapid. Furnizorii de Cloud dețin de obicei centre de date în întreaga lume și vor păstra datele fiecărui client în mai multe locații, oferind servicii mai bune și mai fiabile decât ar putea gestiona majoritatea companiilor. Furnizorii de software Cloud se străduiesc de obicei pentru 99.Disponibilitate de 999%—ceea ce se traduce prin faptul că clienții văd mai puțin de opt minute de nefuncționare neplanificate în fiecare an.

personalizări și agilitate. La fel cum ERP-ul bazat pe cloud se poate scala cu o organizație, acesta poate fi, de asemenea, mai ușor personalizat pentru a se potrivi nevoilor afacerii—de la început sau în timp, pe măsură ce o afacere crește și evoluează. În timp ce software-ul ERP local poate fi personalizat, aceste personalizări sunt legate de software-ul actual și poate dificil de reimplementat cu versiunile viitoare, în special dacă integrările au fost dezvoltate intern. Acesta este unul dintre principalele motive pentru care unele companii evită să-și modernizeze sistemele ERP locale și continuă să rămână fără tehnologie. mai mult, sistemele ERP cloud tind să se integreze bine cu alte produse bazate pe cloud, iar noi module pot fi adăugate la un sistem ERP cloud fără timp de nefuncționare sau hardware suplimentar. Acest tip de agilitate permite unei afaceri să rămână proactivă în loc de reactivă, adaptându-se mai rapid la schimbările din industrie, tendințele consumatorilor, circumstanțele neprevăzute și multe altele.

upgrade-uri. Furnizorii de cloud ERP gestionează în mod obișnuit toate actualizările și actualizările sistemului în mod continuu, ținând pasul cu nevoile de afaceri în evoluție și asigurându-se că clienții folosesc cea mai actualizată tehnologie. Actualizarea sau actualizarea software-ului ERP local necesită mai mult timp și poate implica chiar angajarea contractorilor pentru a gestiona procesul. Cu cloud ERP, actualizările pot dura până la 30 de minute și apar de obicei în timpul orelor libere pentru a preveni întreruperile afacerii.

securitate, conformitate și recuperare în caz de dezastru. Bazându-se pe un furnizor extern pentru a găzdui în siguranță datele de afaceri ale unei companii este o preocupare de înțeles pentru multe organizații. Cu toate acestea, furnizorii de ERP bazate pe cloud pot oferi o mai bună securitate și conformitate decât companiile ar putea permite altfel. În plus, o afacere poate rămâne încrezător că datele sale sunt întotdeauna susținute, iar vânzătorul este înarmat cu proceduri de recuperare în caz de dezastru planificate și practicate.

cu excepția cazului în care organizațiile au un plan de recuperare în caz de dezastru și de continuitate a afacerii, soluțiile ERP on-premises vin cu riscul pierderii catastrofale a datelor în cazul unei defecțiuni hardware sau software sau a unui dezastru natural, incendiu sau spargere.

furnizorii de Cloud oferă de obicei securitate la nivel de întreprindere și criptare end-to-end a datelor între furnizor și organizație. Rețineți că companiile sunt responsabile pentru gestionarea identității și accesului utilizatorilor cloud ERP și securizarea dispozitivelor, cum ar fi PC-urile sau smartphone-urile.

capacitatea de stocare și acces. Dacă hardware-ul local eșuează, o companie ar putea cheltui o cantitate considerabilă de timp și bani transferând date către un nou sistem de stocare. Cu ERP bazat pe cloud, datele sunt găzduite în centrele de date ale furnizorului, de obicei dispersate redundant și geografic. Acest lucru este benefic și în ceea ce privește furnizarea accesului la informații și date de afaceri pe internet, un aspect important pe măsură ce mai multe locuri de muncă și operațiuni se mută online, iar companiile încearcă să automatizeze și să eficientizeze procesele de afaceri.

Cloud ERP provocări

în timp ce tendința este în mod clar spre o utilizare mai mare a cloud-ului, există potențiale provocări cu care se pot confrunta organizațiile:

sisteme vechi. Dacă o afacere mai mare care folosește un sistem ERP local de mai mulți ani încearcă să treacă la ERP bazat pe cloud, migrarea poate fi o provocare și necesită timp și expertiză semnificative.

rezistența la schimbare. Întreprinderile mai mari, cu Echipe IT și administrative mari, pot experimenta împingerea înapoi de la părțile interesate cheie. Mutarea software-ului ERP în afara amplasamentului duce la pierderea unui anumit control asupra proceselor care devin automatizate, iar vânzătorul gestionează toată Întreținerea și infrastructura, echipele IT pierd controlul asupra anumitor procese operaționale.

conformitatea cu reglementările. Companiile cu politici de securitate cibernetică deosebit de stricte, restricții în ceea ce privește găzduirea informațiilor clienților în cloud și probleme de conformitate cu reglementările pot să nu beneficieze pe deplin de o soluție ERP bazată pe cloud. Cu toate acestea, furnizorii majori de software-as-a-service au făcut pași în respectarea regs, cum ar fi HIPAA și GDPR și pot găzdui, de obicei, mandate în jurul suveranității și localității datelor, deci nu presupuneți că sunteți limitat la ERP local.

NetSuite ERP

NetSuite a fost construit pentru cloud și servește întreprinderilor mici și mijlocii din toate industriile, oferind informații în timp real, servicii mai bune pentru clienți și costuri reduse ale lanțului de aprovizionare prin integrarea și automatizarea funcțiilor financiare și operaționale esențiale. Aflați cum NetSuite ERP poate duce organizația dvs. la nivelul următor.