rambursarea nu poate depăși rata IRS pentru călătorii de afaceri. Parcarea și taxele de drum sunt deduceri suplimentare, deoarece nu sunt incluse în rata standard de kilometraj.
Ce este o „perioadă rezonabilă de timp”? IRS afirmă că este o situație de fapte și circumstanțe. Cu toate acestea, are orientări care specifică ce constituie o perioadă rezonabilă de timp.
dacă angajatul a primit un avans, acesta trebuie să fi fost dat în termen de 30 de zile de la data călătoriei. Cheltuielile trebuie să fie justificate în termen de 60 de zile de la plata cheltuielilor.
rambursare în exces– orice rambursare în exces trebuie returnată în termen de 120 de zile de la primirea unei declarații din partea angajatorului care enumeră avansurile restante.
acestea sunt liniile directoare IRS, iar o companie este liberă să pună în aplicare reguli mai restrictive. De exemplu, compania poate solicita fundamentarea cheltuielilor de peste 25 USD, mai degrabă decât limita IRS de 75 USD.
De asemenea, compania poate plăti pentru kilometraj la o rată mai mică decât rata standard IRS. Rambursările în cadrul unui plan responsabil nu sunt venituri impozabile pentru angajați și nu sunt afișate în anii 1040 ai angajaților. cheltuielile nerambursate nu mai pot fi deduse de angajați.
planuri Neexecutabile
alternativa la un plan responsabil este o alocație sau un plan neexecutabil. Prin definiție, un plan neexecutabil este unul care nu îndeplinește cerințele unui plan responsabil.
în mod obișnuit, aceste planuri implică angajatorul care oferă angajatului o sumă stabilită sau o indemnizație pentru călătorie. Angajatul nu ține cont de angajator pentru cheltuielile acestor fonduri.
valoarea indemnizației este venitul impozabil și ar trebui să fie incluse pe W-2 angajatului. După cum sa menționat mai sus, TCJA a schimbat semnificativ efectul cheltuielilor din buzunar asupra returnării unui angajat, deoarece acestea nu mai sunt deductibile ca deducere detaliată.
Acest lucru crește importanța revizuirii planurilor de Rambursare și asigurarea faptului că angajații sunt conștienți de modul în care aceste modificări le pot afecta
ordinare și necesare
dacă o cheltuială este rambursată de angajator sau cade pe angajat, se aplică aceleași linii directoare IRS. O cheltuială trebuie să fie ordinare și necesare în conformitate cu normele IRS.
termenii „ordinar” și „necesar” au semnificații specifice în scopuri fiscale, iar utilizarea comună a acestor cuvinte nu se aplică aici.
cheltuielile obișnuite sunt cheltuieli care sunt utilizate în mod obișnuit și acceptate de standardele generale ale industriei – adică cheltuieli pentru lucrurile necesare în mod obișnuit pentru a conduce o afacere. O cheltuială este necesară dacă este utilă și adecvată în conducerea afacerii.
concentrați-vă pe cuvântul „util.”Cheltuiala este utilă, dar nu este necesară, pentru desfășurarea corectă a unei ocupații sau afaceri.
ceea ce este obișnuit și necesar depinde și de situația individuală. Poate fi obișnuit și necesar să discutați afaceri cu un client la un restaurant scump și să oferiți servicii de limuzină în negocierea unui contract de milioane de dolari. În schimb, a face același lucru pentru un client care achiziționează 500 USD anual nu ar fi considerat obișnuit și necesar.
o cheltuială trebuie să fie atât obișnuită, cât și necesară pentru a fi deductibilă sau rambursabilă. IRS are, de asemenea, dreptul de a aplica un criteriu „Generos” cheltuielilor de afaceri și poate interzice orice cheltuieli pe care le consideră generoase sau extravagante. Aceste criterii se aplică în mod normal numai în circumstanțe extreme.
este important din perspectiva IRS, precum și din punct de vedere etic, ca toate rambursările angajaților să fie gestionate corect și echitabil. Această zonă poate fi ușor abuzată. Stabilirea și următoarele politici pentru aceste cheltuieli este o necesitate pentru a permite o afacere să fie financiar responsabil și pentru a evita IRS anchete. Dacă aveți întrebări, vă rugăm să contactați Victor Evans la [email protected], Ross Walker la [email protected] sau consilierul tău fiscal VonLehman.