angaja un asistent Virtual și începe delegarea

vine un moment în viața fiecărui proprietar de afaceri mici, atunci când se uita la lista lor de a-do și dau seama că pur și simplu nu se poate face totul. Prea multe e—mailuri pentru a răspunde, prea mulți clienți la bord, prea multe campanii de marketing pentru a organiza-indiferent de caz, ai nevoie de ajutor. Introduceți: asistenți virtuali.

asistenții virtuali (Sav) sunt contractori la distanță care pot prelua o serie de „locuri de muncă ciudate” în afacerea dvs. S-ar putea să se concentreze pe un anumit set de sarcini administrative sau ar putea servi ca un jack-of-all-trades. Oricum, delegarea către un VA vă va ajuta să vă dezvoltați afacerea fără a vă arde.

cum să știți dacă aveți nevoie de un asistent Virtual

poate fi dificil să identificați punctul critic pentru când să angajați un asistent virtual, dar există câteva semne comune că este timpul să începeți delegarea:

• lucrați ore lungi în mod regulat. Mai ales dacă o mare parte din timpul dvs. este petrecut făcând sarcini repetitive sau plictisitoare, cum ar fi răspunsul la comentariile de pe rețelele sociale sau la e-mailurile de serviciu pentru clienți, vă recomandăm să vă gândiți la delegarea către un VA. Vorbim despre mai mult de o săptămână proastă aici sau acolo—căutați modele ale acestor ore lungi și plictisitoare care se întâmplă timp de câteva săptămâni la rând.

• pierdeți clienți sau clienți pentru că nu puteți răspunde la e-mailuri în timp util. Odată ce începeți să pierdeți bani pentru că nu puteți ține pasul cu e-mailul dvs., aveți absolut nevoie de ajutor. Pierderea clienților nu este o opțiune pentru o afacere în creștere.

• iti petreci timpul pe sarcini de valoare mai mică. Aceasta este compania dvs. și ar trebui să vă petreceți timpul adăugând valoare companiei într-un mod în care numai dvs. puteți. Munca administrativă este un set specific de abilități, dar este unul pe care îl puteți delega. Creierul tău? Nu e transferabil.

• faci o muncă care nu-ți place. Dacă vă bucura de unele dintre aceste sarcini plictisitoare, apoi prin toate mijloacele stick cu ei. S-ar putea să te energizeze sau să stârnească idei pe care altfel nu le-ai avea. Dar asigurați-vă că vă place munca ta. Efectuarea sarcinilor care nu vă plac poate duce la epuizare, ceea ce va avea un efect negativ asupra productivității dvs.—și a afacerii dvs.

rularea numerelor

sănătatea ta mentală este cel mai important factor aici, dar conduci o afacere, așa că trebuie să arunci o privire la linia de jos și să cântărești asta împotriva oricărei arsuri iminente. Când vine vorba de asta, trebuie să fiți sigur că asistentul dvs. vă va economisi mai mulți bani decât vor costa.

începeți prin urmărirea timpului. Asta e ceva ce ar trebui să faci oricum: Este o modalitate ușoară de a identifica ineficiențele și de a vedea exact unde se îndreaptă timpul dvs.—în comparație cu locul în care credeți că se îndreaptă. Consultați lista noastră cu cele mai bune instrumente de urmărire a timpului pentru a începe și pentru a găsi cea mai bună alegere pentru dvs. Odată ce știi cât timp petreci pentru fiecare sarcină, este timpul să faci niște calcule.

Scenariul #1: petreceți șase până la opt ore / săptămână tratând întrebările clienților prin telefon și e-mail. La 22 USD/oră, acest lucru v-ar costa 132-176 USD / săptămână pentru a externaliza către un asistent virtual. În aceleași șase ore, ați putea face altceva (munca facturabilă a clienților, creșterea eforturilor de marketing pe Instagram, orice are sens pentru afacerea dvs.) care v-ar face 300-400 USD. În acest caz, numerele arată că obținerea unui VA are sens financiar pentru dvs.

scenariul # 2: petreceți trei ore / săptămână ocupându-vă de o sarcină administrativă de nivel superior care necesită cunoștințe de bază atât despre industrie, cât și despre afacerea/produsul dvs. (de exemplu, vorbind cu producătorii). Ar trebui să găsiți un VA care să aibă același nivel de cunoștințe de bază pe care îl aveți (și să plătiți rate mai mari în consecință—să zicem, 30-35 USD/oră) și nu aveți o sarcină imediat profitabilă pe care ați putea să o faceți cu timpul pe care l-ați economisi. În acest caz, angajarea unui VA nu merită pentru dvs.—încă. Odată ce aveți suficiente alte sarcini pentru a delega, puteți preda acest lucru, dar deocamdată are cel mai mult sens financiar să continuați să vă deplasați.

scenariul # 3: v-ați analizat cronologiile și ați constatat că petreceți cinci până la șapte ore/săptămână pentru munca administrativă. Aveți în jur de două-trei ore de muncă profitabilă pe care ați putea să o faceți în această perioadă de timp, astfel încât să vă rupeți mai mult sau mai puțin chiar angajând un asistent. Aceasta este adesea cea mai dificilă poziție, deoarece nu există un câștig monetar imediat. Dacă urăști munca de administrator și o vrei doar de pe farfurie, angajarea unui asistent merită—doar pentru liniștea ta sufletească și pentru a evita epuizarea. Ar putea fi, de asemenea, o idee bună să angajeze un asistent acum, dacă aveți un sezon ocupat vine în trei luni: de momentul în care hit-uri de sezon ocupat, veți avea VA dvs. complet onboarded. Dacă, totuși, vă place să utilizați aceste sarcini administrative pentru a vă încheia la sfârșitul unei zile de lucru, atunci presiunea de delegare este oprită.

Asistent Virtual vs. asistent personal

Dacă ați stabilit că aveți nevoie de ajutor, merită să decideți: este un asistent virtual calea de urmat? Uneori, un asistent personal ar putea fi ceea ce căutați. Iată câteva lucruri de luat în considerare atunci când luați această decizie:

• tipuri de sarcini: dacă afacerea dvs. implică o mulțime de ambalare a articolelor pentru expediere sau efectuarea de comisioane locale, atunci veți avea nevoie de un asistent personal.

• forma preferată de comunicare: Dacă sunteți total confortabil comunicarea prin mesaj text, e-mail, moale, și telefon ocazional sau apel video, apoi un VA la distanță va face truc. Dacă descoperiți că prosperați cu comunicarea față în față, este posibil să aveți probleme cu gestionarea unui asistent virtual.

• disponibilitatea și costul talentului: în funcție de locul în care locuiți, este posibil să nu puteți găsi un asistent local cu setul de abilități de care aveți nevoie. Alternativ, este posibil să nu vă puteți permite un asistent local cu setul de abilități de care aveți nevoie. Acesta ar fi un moment bun pentru a apela la un VA.

cum să găsești și să angajezi un asistent Virtual

știi că ai nevoie de un VA și ai o idee destul de bună despre ce fel de muncă ar trebui să facă pentru tine. Următorul pas: găsirea cuiva. Găsirea, angajarea și îmbarcarea unui antreprenor este un proces aprofundat, dar iată câteva linii directoare pentru a începe.

unde să căutați un asistent virtual

cel mai bun mod de a găsi un asistent virtual este să solicitați recomandări rețelei dvs. La fel ca în orice poziție, persoanele care vin cu o recomandare sunt mult mai susceptibile de a avea ceea ce căutați. Începeți prin a posta pe LinkedIn, precum și orice grupuri Slack sau Facebook pentru proprietarii de afaceri. Asigurați-vă că includeți tipurile de sarcini cu care căutați ajutor și ce fel de afacere conduceți. Cu cât sunteți mai specific, cu atât oamenii vă pot trimite o calitate mai bună a recomandărilor.

dacă nu puteți angaja prin recomandări, iată câteva alte opțiuni:

utilizați un serviciu de asistent virtual.

serviciile de asistent Virtual sunt practic agenții online pentru asistenți virtuali. Asta înseamnă că nu trebuie să vă aprovizionați singur asistentul, ceea ce vă poate economisi ceva timp. Dezavantajul, desigur, este că este mai puțin probabil să obțineți pe cineva specializat în tipul dvs. specific de model de afaceri sau industrie.

• Zirtual se adresează în mod specific antreprenorilor și profesioniștilor. Planurile încep de la 398 USD/lună pentru 12 ore de sarcini de la un asistent cu studii superioare din SUA.

• UAssistMe este mai accesibil, dar se concentrează mai mult pe munca strict administrativă (e.g., contabilitate, servicii pentru clienți, transcrieri și gestionarea e-mailurilor). Planurile încep de la 299 USD / lună pentru 20 de ore de sarcini.

utilizați o piață generală independentă.

piețele independente permit contractorilor să vă prezinte în mod esențial munca. Puteți posta sarcinile de care aveți nevoie, iar oamenii vor răspunde cu informațiile și tarifele lor. Utilizarea unei piețe vă poate deschide la o mulțime de contractori calificați, dar asta vine cu un dezavantaj: va trebui să treceți printr-un număr imens de aplicații, multe dintre ele nu atât de grozave. (Posturi populare vor primi oriunde de la 25 la 100 de oferte, și, uneori, mai mult). De asemenea, sunteți obligat să parcurgeți sistemul de mesagerie al companiei și instrumentele de facturare, deoarece contractorii sunt penalizați pentru că se deplasează în afara sistemului încorporat. Faptul că contractorii trebuie să țină cont de taxele pe care piața le percepe adesea înseamnă că puteți obține rate mai bune în altă parte.

• Guru are peste trei milioane de contractori în întreaga lume, acoperind o gamă largă de skillsets. Opțiunile de plată ale Guru includ plata după sarcină, după piatră de hotar sau pe oră; sau puteți plăti pe un Program recurente, care ar putea lucra bine pentru un aranjament contractant în curs de desfășurare.

• sarcina Pigeon Virtual Assistant marketplace este o ramură a pieței sale generale DE SARCINI. În timp ce acest lucru nu este activitatea principală a sarcinii Pigeon, veți obține fiabilitatea unei echipe de gestionare a sarcinilor de încredere care verifică asistenții. Pentru plată, pre-achiziționați ore și apoi specificați care sunt nevoile dvs.

• PeoplePerHour vă permite să postați un loc de muncă sau să răsfoiți freelanceri existenți, iar piscina de talente acoperă o gamă largă de servicii profesionale, de la proiectare la dezvoltare web până la Muncă administrativă. Prețul este fie orar, fie fix, în funcție de proiect.

• Freelancer este un pic mai orientat spre freelanceri specializate (cred designeri, copywriteri, etc.), deci este un loc minunat pentru a merge dacă căutați pe cineva cu un anumit fundal. Opțiunile de plată includ plăți milestone sau plăți la finalizare.

ce vă puteți aștepta să plătiți pentru un asistent virtual

ca și în majoritatea profesiilor, tarifele pentru Sav sunt peste tot pe hartă. Iată câteva lucruri de reținut în timp ce vă uitați la asistenții virtuali și tarifele acestora:

Tipul de muncă: dacă vă uitați la munca administrativă la nivel de intrare (gestionarea e-mailului, serviciul de bază pentru clienți etc.), probabil că veți plăti 15-25 USD / oră. Dacă sunteți în căutarea unor sarcini de nivel superior (management de proiect, strategie de conținut etc.), ai putea fi uitat la $50/oră sau mai mult. Upwork și-a postat ratele medii pentru diferite sarcini, ceea ce vă poate ajuta să obțineți o estimare mai bună.

viteză: rețineți când vă uitați la tarifele orare că unii oameni lucrează mai repede decât alții. Cineva care percepe 50 USD/oră ar putea finaliza un proiect de trei ori mai rapid—și cu aceeași calitate—ca cineva care percepe 25 USD / oră, ceea ce îl face mai benefic din punct de vedere financiar pentru dvs. Nu vă lăsați păcăliți de tarifele orare ultra-scăzute.

nivel de experiență: luați în considerare nivelul de experiență Al VA. Ar putea fi tentant să alegeți cea mai ieftină opțiune pe care o găsiți, dar experiența vastă poate fi diferența dintre munca de calitate și munca pe care ajungeți să o refaceți.

marturii Client: Uită-te la marturii client pe site-ul VA și/sau recomandările lor LinkedIn, și să ceară câteva referințe client pentru a ajunge la prin e-mail. Dacă cineva nu este capabil să vă pună în legătură cu cel puțin două sau trei persoane pentru care au lucrat înainte, ar putea însemna că știu că nu vor primi recomandări strălucitoare.

Noțiuni de bază gata să delege

înainte de a începe noul VA, ar trebui să fie pregătit cu două tipuri de documentație care va face procesul de onboarding și delegarea mai ușor.

procedurile standard de Operare

procedurile standard de Operare (Sop) sunt, în esență, manuale de instrucțiuni pentru sarcinile pe care le veți cere asistentului să le abordeze. Ei ar trebui să ofere asistentului toate informațiile de care au nevoie pentru a putea face treaba.

ai putea, desigur, scrie-l într-un document, dar ne-ar sugera incepand cu un screencast. Dacă vă înregistrați pe măsură ce finalizați sarcina, vă puteți asigura că nu vor exista pași pierduți în documentație. Dacă scrieți ceva din memorie, este ușor să pierdeți detaliile mici.

• Jing este gratuit și rapid de configurat. După ce înregistrați screencast-ul, îl puteți încărca pe serverul lor și puteți obține un screencast.link com pentru a trimite asistentului dvs.—sau îl puteți descărca ca fișier. Jing are o limită de timp de cinci minute, dar dacă doriți mai ales să faceți screencasturi rapide-și nu doriți să plătiți pentru serviciu—este cea mai bună alegere.

• Snagit vă oferă opțiunea de a adăuga adnotări la videoclipurile dvs. pentru o claritate suplimentară. Dacă aveți sarcini complicate care vor dura mai mult de câteva minute pentru a explica sau doriți să puteți evidenția anumite părți ale ecranului sau să adăugați indicii pe ecran, aceasta este o opțiune bună. Prețuri: $49.95 cu nici o limită de timp screencasting.

odată ce ați făcut screencast, puteți alege să transcrie instrucțiunile dacă doriți să-l aibă în scris prea. (Merită să întrebați asistentul dvs. dacă acest lucru ar fi benefic pentru ei.) Nu uitați să puneți link-uri către toate screencast-urile dintr-un folder Google Drive sau un notebook Evernote și să le partajați cu asistentul, astfel încât să poată căuta cu ușurință.

șabloane

dacă nu aveți deja șabloane pentru munca dvs., veți dori să începeți procesul de documentare. De asemenea, ar trebui să oferiți noului asistent Exemple de șabloane completate, astfel încât să vă poată înțelege mai bine stilul de comunicare atunci când interfațați cu părți externe.

folosind automatizarea ca VA

după o analiză atentă, puteți decide că nu sunteți destul de pregătit să angajați un asistent virtual, fie pentru că nu are sens financiar, fie pentru că nu aveți suficient pentru a delega. Sau poate că trebuie să luați ceva de lucru de pe farfurie imediat în timp ce căutați un asistent. În orice caz, automatizarea proceselor dvs. este un loc bun pentru a începe.

Zapier poate automatiza aproape orice proces, dar iată câteva sugestii gata făcute pentru sarcini pe care altfel le-ați putea preda unui VA.

• adăugați automat postările de pe blog pe social media.

• eficientizați noul proces de integrare a clientului.

• actualizați inventarul fără introducerea manuală a datelor.

angajarea unui asistent virtual este un angajament mare, dar se poate achita în pică, atât financiar cât și mental. Dacă vă faceți cercetările, angajați bine și puneți bazele, veți fi pregătiți pentru succes. Și odată ce noul dvs. VA este în funcțiune, veți avea mai mult timp și energie pentru a cheltui pe lucrurile care contează cel mai mult pentru dvs. și pentru afacerea dvs.

imaginea eroului de la FirmBee via . Imaginea a două persoane cu notebook-uri de la rawpixel.com via Pexels.