10 sfaturi pentru o comunicare eficientă prin e-mail

comunicarea prin e-mail a început în 1971 când Ray Tomlinson și-a trimis primul e-mail. În timp ce această tehnologie are deja 43 de ani, miliarde de e-mailuri sunt trimise în fiecare zi. Uneori citim zilnic și trimitem mai multe e-mailuri decât întâlnim oameni reali. Cu toate acestea, în comunicarea prin e-mail comitem aceleași greșeli, pe care ar trebui să le evităm pentru binele nostru. Deci, cum să ne îmbunătățim e-mailurile?

mai jos sunt 10 sfaturi pentru o comunicare eficientă prin e-mail:

fii clar și concis

majoritatea oamenilor au prea puțin timp în zi pentru a citi și a răspunde la e-mailuri. Corpul e-mailului trebuie să fie informativ și direct. Păstrați-vă e-mailurile scurte și clare, cititorul dvs. îl va aprecia. Luați în considerare utilizarea punctelor cu marcatori sau scrierea unui e-mail separat pentru fiecare subiect pe care trebuie să îl comunicați cu cineva.

amintiți-vă: e-mailurile lungi suge viața oamenilor.

fii politicos

dacă nu ești în relații bune cu cineva, evită limbajul informal, jargonul, argoul și abrevierile necorespunzătoare. Gândiți-vă la modul în care e-mailul dvs. „se simte” emoțional. Dacă emoțiile tale ar putea fi înțelese greșit, găsește un alt mod de a-ți exprima cuvintele. Fii prietenos, respectuos și recunoscător.
vrei să știi când să folosești un ton casual, formal, serios sau prietenos?

utilizați un subiect clar

pe baza unui subiect oamenii decid dacă să deschidă un e-mail sau nu. Mulți oameni primesc o cantitate imensă de e-mailuri, este important să descrieți ce va găsi cititorul în interior.

fii atent la ortografie și gramatică

acesta este un mod ușor de a arăta că îți pasă. Încercați să citiți mesajul cu voce tare pentru a vă ajuta să prindeți orice greșeli gramaticale sau fraze incomode pe care altfel le-ați putea rata.

rețineți că e-mailul nu este niciodată privat

mesajul dvs. ar putea fi redirecționat către alte persoane fără știrea dvs. Dacă informațiile dvs. sunt extrem de confidențiale, asigurați-vă că ajung la persoana potrivită.

puneți punctul principal la început

Dacă răspundeți la o întrebare în e-mailul cuiva, puneți răspunsul aproape de început. Majoritatea oamenilor nu le place să citească paragrafe lungi pentru a obține punctul principal la sfârșitul mesajului.

utilizați tasta de răspuns

includeți mesajul anterior când răspundeți la un e-mail. Nu începe un nou e-mail. Această practică vă economisește timpul și timpul destinatarului.

fii ecologic

evitați imprimarea e-mailurilor ori de câte ori este posibil. Veți putea să vă păstrați comunicațiile mai bine organizate și, în plus, să salvați copacii.

evitați să strigați

nu folosiți toate capacele, implică strigăte. De asemenea, este mai dificil să citiți scrisori tastate care au aceeași dimensiune, așa că oferiți cititorilor dvs. o pauză.

includeți semnătura

nu vă ascundeți în spatele unui e-mail și includeți numele dvs. Închideți mesajul cu „cu sinceritate”,” Salutări „sau” toate cele bune”, în funcție de situație. Nu uitați să scrieți numele unei companii sub numele dvs.

realizați că odată ce mesajul dvs. este trimis, este imposibil să vă amintiți. Trimițând un mesaj greșit cuiva, vă puteți deteriora și ruina afacerea sau cariera. Verificați întotdeauna mesajul și linia destinatarului înainte de a trimite orice e-mail.