um gabinete de gestão de projectos (PMO) é um grupo — interno ou externo a uma empresa — que define, mantém e assegura padrões para a gestão de projectos em toda a organização. Eles são os guardiões das melhores práticas, status do projeto e direção — tudo em um só lugar.
“no final do dia, os GMOs estão em vigor para ajudar os orgs a entregar valor aos seus stakeholders para projetos e programas”, diz Brian Weiss, vice-presidente, desenvolvimento de carreira profissional do Instituto de gestão de projetos.de acordo com a PM Solutions research, 85% das empresas tinham um PMO em 2016, um aumento de cinco por cento em relação a 2014. Eles também descobriram que 30 por cento das empresas sem um plano de PMO para implementar um.
O papel do PMO pode mudar à medida que a inteligência artificial e a transformação digital ocorrem, mas no clima de negócios de hoje, eis o que um PMO deve fazer, Que tipos você deve considerar, e quem realmente precisa de um.a PMO assegura que os procedimentos, práticas e Operações da empresa vão em tempo útil, no orçamento e tudo da mesma forma. “As PMOs existem para garantir o sucesso do projeto e do programa, e isso é fundamental porque as organizações entregam valor através de projetos e programas”, disse Weiss. “Como eles fazem isso depende de como eles estão situados dentro da organização.”
de acordo com PMI 2017 Pulse of the Profession, aquelas empresas que alinham seu PMO em toda a empresa com a estratégia tiveram 38 por cento mais projetos cumprir metas originais e intenção de negócio do que aqueles que não o fizeram. Eles também tiveram 33 por cento menos projetos considerados fracassos. Michael Fritsch, vice-presidente da PMO em Confoe, que presta serviços de PMO e ajuda as empresas a criar os seus próprios PMO internos, diz que um bom PMO:
- Fornece tangíveis, repetitivo, benefícios de longo prazo para o negócio
- Alinha com a estratégia corporativa e cultura
- É ágil o suficiente para se adaptar, como estratégia de turnos
- É um elemento-chave para a organização de alto desempenho
- a integração de dados e informações de empresa estratégica projetos/suporta o balanced scorecard
- Permite o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas para o sucesso do projeto em toda a empresa
- Identifica e desenvolve metodologia de gestão de projetos, melhores práticas e normas
- Treinadores, mentores, trens e fornece supervisão para gerentes de projeto e funcionários
embora todos OS acima são importantes, Fritsch diz que o último item também é uma forma de as empresas desenvolver talento — mesmo fora do PMO.”esse centro de excelência também pode ser o caminho da carreira”, disse ele. “Guia as pessoas através da progressão na carreira.”Não é incomum, diz ele, que os gerentes de projeto passem para o nível executivo de uma empresa. Esta é uma parte fundamental da retenção, também, para que os gestores de projeto dentro do PMO não ver esse escritório como o ponto final de suas carreiras (e, possivelmente, um beco sem saída, e sair).
para mais sobre o estabelecimento de um PMO bem sucedido, veja ” como desenvolver um plano estratégico PMO.”
diferentes tipos de PMO
a fim de menor apoio à maioria dos apoios, os três tipos gerais de PMO são de Suporte, Controle e Diretiva.
- um PMO de suporte é o tipo de PMO kumbaya, diz Fritsch, onde um PMO fornece ajuda se for necessário. “Entre, vamos dar-lhe ideias, dar-lhe as melhores práticas e você pode ignorar-nos completamente e não diremos nada.um PMO controlador também não é um mestre de Tarefas. “Ele coloca em alguma medida de controle dos projetos”, disse Fritsch. Ele dá à empresa modelos, procedimentos e relatórios. É “aquele ponto mid-point doce de impor alguns padrões, fornecendo todo esse apoio, mas o PMO não é responsável por tudo”, disse ele, acrescentando que este é o tipo mais comum de PMO.uma diretiva PMO é onde a PMO dirige a gestão de projetos do trabalho, suporte e controla o mundo, e não deixa espaço para a margem de manobra sobre seguir os modelos, procedimentos e requisitos de relatórios delineados pela PMO. Estes são mais comuns em ambientes de alto risco altamente regulamentados.
PMOs também podem ser virados para o interior ou para o exterior. PMOs internos “bridge the gap between teams that are doing agile development and very iterative development”, said Jeff Grieshaber, senior manager at World Wide Technology. Eles também são comuns em organizações que estão executando grandes programas na transformação de processos de negócios.os PMOs externos têm muitas das mesmas qualidades que os internos, mas também são “muito bons em se comunicar com os clientes e os stakeholders e equipes de produtos que estão fazendo o desenvolvimento do trabalho que você está gerindo”, disse Grieshaber.
PMOs, como tudo, vai evoluir e mudar durante a revolução digital. Gartner espera que o papel do PMO mude por causa da transformação digital, especialmente quando a inteligência artificial se torna mais difundida e assume as funções tradicionais do PMO. Em 2030, eles preveem que várias ogp que podem agora existir dentro de uma organização “se fundirão em uma função relacionada com mudança, estratégia, evolução do projeto e governança da organização”, de acordo com um relatório de abril de 2017.precisa de um PMO?
o melhor lugar para começar ao considerar se você precisa ou não de um PMO é dar uma boa e dura olhada em como sua empresa opera e ver se diferentes segmentos dele já estão trabalhando juntos em sistemas e grupos em harmonia, ou se eles operam como silos com diferentes sistemas e não muitas vezes falam uns com os outros. Se a sua empresa é a última, então um PMO pode ajudar. Além disso, se você está prestes a implementar quaisquer projetos significativos ou mudanças de estratégia — ou a estratégia que você já tem não está sendo cumprida, um PMO pode ser certo para a sua organização.”se você executar projetos, os projetos têm um nível significativo de custo ou têm um nível significativo de impacto, então você pode realmente se beneficiar da PMO”, disse Fritsch. “Certamente, quanto maiores os projetos, maior o orçamento, mais há projetos, então mais você pode se beneficiar de um PMO.”
O que as empresas reconhecem como PMOs hoje pode não ser o que vêem no futuro, no entanto. Gartner espera que o número de PMOs de TI diminua como resultado da revolução digital, embora alguns se transformem em funções de gerenciamento de mudança e se tornem parte da função de estratégia de Nível C. A empresa de analistas também espera que, em 2030, as parcerias entre humanos, máquinas inteligentes e ia eliminem “cerca de 80 por cento do ‘trabalho’ que representa a maior parte da disciplina, práticas e atividades de gestão de projetos de hoje”, de acordo com o relatório. Para os profissionais de PMO, isso significa adaptar o comportamento e as práticas. Para as empresas, isso significa abraçar mudanças na profissão para benefício de suas organizações — e suas linhas de fundo.