Se escrever uma carta há cem anos era o equivalente a sentar-se com alguém em uma sala tranquila e falar cara a cara, escrever um e-mail hoje é como gritar com alguém através de um cruzamento barulhento enquanto eles estão correndo para uma consulta.
toda a gente está sobrecarregada e sobrecarregada.
toda a gente está sobrecarregada e sobrecarregada. Nós existimos em um estado de atenção parcial contínua como nós deslocamos nimbly para trás e para a frente entre e-mail, mensagens de texto, mídias sociais, e a web. O e-mail que você envia não está apenas competindo com outro e-mail para a atenção de alguém; está competindo com tudo.
probabilidades são, o seu e-mail será lido em um telefone, como são mais de 50 por cento dos E-mails. Deslizamos e aparamos as caixas de entrada em movimento, respondendo a itens urgentes e marcando itens menos prementes para serem revisitados quando voltarmos às nossas mesas.
isso significa que o seu e-mail provavelmente será digerido num relance rápido enquanto o receptor está no seu telefone, voando para trás e para a frente entre outras tarefas. Na melhor das hipóteses, a sua correspondência terá um flash rápido da sua atenção. Se for considerado convincente nesse olhar de passagem, provavelmente voltarão a ele mais tarde. Fazer uma má primeira impressão, no entanto, e é o fim do jogo antes mesmo de começar.os nossos cérebros cheios de informação exigem uma nova abordagem ao E-mail. Quando todos estão ocupados, respeitar o seu tempo-tomando—o o mínimo possível-é uma forma fundamental de fazer com que as pessoas prestem atenção. Ao compor e-mail, isso significa ser claro, conciso e praticável. Você pode conseguir isso com algumas estratégias simples:
este post é um excerto do Livro Cancelar a subscrição: como matar a ansiedade de E-mail, evitar distração, e fazer o trabalho Real, por Jocelyn K. Glei.
Lead with the ask.
pense no que irá aparecer na antevisão da mensagem de duas linhas que o destinatário irá ver à medida que ela se desloca pela sua caixa de entrada: irá captar a sua atenção?
sem ser abrupto ou insistente, é importante colocar a sua pergunta no topo do seu e—mail-dentro da primeira frase ou duas, se possível. O objetivo é chamar a atenção do leitor e fazê-lo entender a ação que está sendo solicitada imediatamente. Se puseres muita conversa antes do teu pedido, um leitor impaciente pode nunca chegar lá.por exemplo, digamos que está a contactar o CEO de uma startup que admira para a convidar a falar numa conferência. Você poderia posicionar a pergunta assim:
Hi Catherine-este é Mark Holland. Dirijo a popular Conferência Firestarters, que atrai mais de 5.000 empresários para o Staples Center em LA todos os anos. Estou a escrever para lhe fazer um convite para falar no nosso evento no dia 5 de Março de 2016.
Catherine pode não saber o que raio é a Conferência dos Bombeiros, mas ela sabe algo importante: O que este email é sobre (um convite falando). Ela também agora sabe a data e a localização do evento e que tem números de assiduidade bastante impressionantes. Agora que a pergunta é clara e seu interesse é despertado, ela é mais provável de ler mais detalhes de Mark, onde ele pode incluir história de fundo sobre o evento e estatísticas mais impressionantes para tornar o seu caso ainda mais forte.
em um mundo de curto espaço de atenção, é melhor ir direto ao ponto imediatamente e fazer sua explicação mais tarde. Pense no que irá aparecer na antevisão de duas linhas de mensagem que o destinatário vê ao percorrer a sua caixa de entrada: irá captar a sua atenção?estabeleça a sua credibilidade.porque haveria de me importar? é a pergunta tácita que paira na mente da maioria das pessoas quando abrem um e-mail, especialmente se for de alguém que não conhecem. É por isso que o estabelecimento da sua credibilidade no início da mensagem é crucial. Diga ao seu leitor por que você é diferente, Por que você é realizado, ou por que eles devem prestar atenção a você.por exemplo, se estiver a enviar uma marca por e-mail a frio para pedir um patrocínio, poderá estabelecer a sua credibilidade ao partilhar pontos de dados sobre o seu público e os prémios que ganhou.
Hi Tom-i’m Tracy Black, The editor of Feed Daily, a Webby award–winning website with over 2 million visitors a month. Estou a montar uma nova série de artigos que tem como alvo jovens criativos ambiciosos, e queria ver se está interessado em patrocinar?
Se estiver a enviar por e—mail alguém que conhece—entrar em contacto com um colega de trabalho sobre uma tarefa urgente, por exemplo-poderá legitimar o seu pedido indicando que está sob pressão do chefe (assumindo que isso é verdade).
Hi Tom—estou acompanhando até ver se você foi capaz de implementar o novo recurso de inscrição de email? O CEO quer ver isto resolvido até ao final da semana.
Data points and brute authority are not your only options, of course. Você também pode estabelecer credibilidade por ser um observador perspicaz da pessoa que você está contatando. Você poderia dizer – lhes quanto tempo você seguiu o seu trabalho, o que você gostou sobre o último post do blog que eles escreveram, ou como seu produto pode ser melhorado—com tato, é claro! Desde que não seja bajulação, a maioria das pessoas gosta de ser notada, e faz com que reparem em ti.
deixar o caminho para a frente claro.
eu frequentemente recebo e-mails de pessoas que estão interessadas em algum tipo de intercâmbio de conhecimento, mas nunca esclarecem como eles gostariam que eu tomasse medidas. Querem tomar um café? Querem fazer um telefonema? Não está claro, o que significa que em vez de dizer, “sim!”Eu tenho que responder perguntando-lhes o que eles estão me pedindo em primeiro lugar—ou, mais provavelmente, não responder de todo.
Você é muito mais provável de obter uma resposta de alguém, se é claro qual é o próximo passo. Isso torna mais fácil para o destinatário dizer sim ao seu pedido.digamos que está a contactar um realizador que admira por conselhos. Não basta enviá-los por e-mail com:
tenho sido um fã do seu trabalho por anos, e eu adoraria escolher o seu cérebro. O que me dizes?
em vez disso, proponha algo específico:
sou um admirador de longa data do seu trabalho e tenho o maior respeito pela sua experiência em cinema. Gostaria de lhe fazer algumas perguntas sobre como financiou o seu primeiro filme. Quer fazer um telefonema de 15 a 20 minutos na próxima semana? Minha agenda está aberta todo o dia quinta e sexta-feira, se você tiver disponibilidade, então. Prometo ser breve.
o segundo exemplo clarifica o assunto em questão e o fato de que você só quer fazer uma breve chamada telefónica. Isso significa que o destinatário sabe que o compromisso de tempo será mínimo e—porque você já propôs uma data de calendário—eles sabem que o tópico de E-mail pode ser fechado de forma rápida e eficiente. Por outras palavras, respeitaste o tempo deles, e agora sabem que lidar contigo não será outra dor de cabeça de que não precisam.se você está fazendo uma pergunta, proponha uma solução.
Email não é um bom local para debate. Assim, mensagens que não oferecem nada além de uma pergunta como ” o que você acha sobre X?”são geralmente ineficazes. As pessoas ocupadas não querem resolver os seus problemas por si, e não querem escrever uma resposta longa. Querem dizer sim ou não e depois passam para a próxima coisa. Então, se você quer obter uma resposta—e para obter o seu caminho—não basta colocar perguntas: propor soluções.imaginemos que está a enviar um e-mail ao seu chefe para perguntar se pode assistir a uma conferência. Você poderia escrever:
hi Tina-eu notei que as pessoas já estão reservando hotéis para a conferência SXSW no próximo ano. Gostava de ir. O que achas?
ou, você poderia escrever,
hi Tina-Eu estive pensando sobre formas de enriquecer o meu conjunto de habilidades de trabalho, e parece que há alguns palestrantes e oficinas na SXSW no próximo ano que seria muito útil. Também posso fazer um relatório para partilhar o que aprendi com a equipa depois de regressar. Eu estimei o custo, e parece que um bilhete, hotel, e passagem aérea dirigiria a empresa cerca de US $ 2.500 . Achas que a empresa pode patrocinar-me?
a primeira mensagem é curta, mas preguiçosa e vai exigir inúmeras mensagens de ida e volta para esclarecer o que realmente está em jogo. O segundo e-mail é mais longo, mas inclui tudo o necessário para que a conversa seja resolvida imediatamente. A escritora fez seu trabalho de casa, os custos e benefícios são claros, e é fácil para o chefe apenas dizer sim. Ser proativo em suas comunicações requer mais trabalho adiantado, mas paga dividendos enormes no longo prazo.
pode ser perfurado.
E-mails são sobre obter resultados, não testar a compreensão de leitura do seu destinatário.
Use balas, números e / ou bolding para tornar o seu email escumável e digerível, enfatizando os pontos-chave. Se zombar deste tipo de informação, vá em frente e supere isso. Os e-mails são sobre obter resultados, não testar a compreensão de leitura do seu destinatário. Aqui está um exemplo de como você pode recapitular os próximos passos após uma reunião com um cliente.
hi Sharon—great call yesterday! Estou entusiasmado com os próximos passos. Aqui está um resumo do que discutimos fazer na semana que vem para atender nossos prazo: Itens de Ação para Sharon & Equipe:
– Aprovar revista maquetes (Devido: Seg 4/9)- Fornecer cópia final para banners (Devido: Quarta-feira 4/11)- Fornecimento de hi-res de fotografia (Devido: Quarta-feira 4/11)
Devido a este e-mail requer que o cliente para fazer algo, você deseja que os itens de ação para aparecer o e—mail-assim, o texto em negrito e ser de fácil digestão, por isso a balas. As datas de vencimento também são compensadas entre parênteses para que sejam fáceis de ver.
lembre-se: se você realmente quer fazer as coisas, o sucesso depende de tornar mais fácil para o seu leitor para processar rapidamente o e-mail e entender os pontos mais importantes.
dar-lhes um prazo.o seu e-mail é urgente? Precisa de uma resposta agora? Daqui a dois dias? Daqui a duas semanas? Pode surpreendê-lo aprender que as pessoas ocupadas adoram prazos porque ajudam a priorizar exatamente quando as coisas precisam ser feitas. Na verdade, descobri que os e-mails que não têm Horário são mais propensos a serem ignorados. Você certamente não quer ser imperioso ou excessivamente exigente, mas dar ao seu leitor um contexto educado para o momento.se está a enviar um e-mail a um colega próximo sobre uma tarefa urgente, pode ser bastante directo sobre o tempo:
para que o projecto se mantenha dentro do horário, precisarei de uma resposta Sua nas próximas 24 horas, se possível.
para que o projecto se mantenha dentro do horário, precisarei de uma resposta Sua nas próximas 24 horas, se possível.
Se estiver a estender um convite a alguém que não tenha conhecido, poderá, educadamente, partilhar a sua linha do tempo de seguimento:
tenho certeza que você está ocupado e vai querer tempo para refletir sobre esta oportunidade. Vou verificar daqui a duas semanas, se não tiver notícias tuas.
Ou dizer que você quer para permitir que o seu chefe ou um cliente de pesar sobre a decisão, mas precisa seguir em frente, se não responder em tempo:
Se eu não ouvir de volta de você até esta sexta-feira, Agosto 17th, eu vou em frente e continuar com a solução que eu tenho proposto acima.
: Ele corrige seu pedido no espaço e tempo, tornando mais provável que seja notado e feito.
escreva as suas linhas de assunto como manchetes.
para o seu email ser lido, ele tem que ser aberto. Seu objetivo deve ser compor uma linha de assunto que seja clara e, idealmente, provocativa. É muito como escrever uma manchete convincente para um artigo ou post no blog que você quer que as pessoas Clique.digamos que é um músico de sucesso a contactar um designer para fazer a capa do seu novo disco. Você tem um público de tamanho decente, então você espera que o álbum tenha um bom desempenho. Você poderia usar:
assunto: design Gig
é preciso, mas não tem especificidade e faz o seu email soar como uma oferta humdrum. Alternatively, you could use:
Subject: Cover design for high-profile album release?
isto ainda é preciso, mas provoca curiosidade ao esclarecer exatamente o que é o projeto e prometer boa exposição. Especialmente quando você está escrevendo um e-mail” pedir ” para alguém que você nunca conheceu antes, a linha de assunto funciona como uma primeira impressão. E só tens uma hipótese de causar uma primeira impressão.
certifique—se de não sobrecarregar o seu título de E-mail, no entanto-esse é um dos 20 maiores erros de E-mail a evitar.
edite as suas mensagens impiedosamente.depois de redigir o seu e-mail, examine-o com um olho antipático e elimine tudo o que for desnecessário. Ser claro e conciso a partir do get-go economiza tempo para todos. Leva mais tempo para criar um e-mail apertado e para o ponto, mas esse e-mail editado também será muito mais provável de obter uma resposta.por um segundo olho em seus e-mails, verifique estes 25 aplicativos para aperfeiçoar seu assunto de E-mail, corpo, e muito mais.
antevê todas as mensagens no seu telemóvel.
como mencionado anteriormente, a sua mensagem de E-mail provavelmente será aberta primeiro por telefone. Portanto, é sábio para entender como sua mensagem vai parecer em aplicativos de E-mail móveis. O que parece digerível em uma tela desktop massiva muitas vezes se parece com _War e Peace _ em um telefone celular. Visualize sua mensagem na tela pequena, e se ainda parece muito longa, impiedosamente editá-la novamente. Se a sua mensagem dá a impressão de ser avassaladora, provavelmente vai ser ignorada.
certifique—se que os seus e—mails estão óptimos em toda a parte-e que têm um bom desempenho-com o nosso guia a/b a testar os seus e-mails, que inclui ferramentas para testar os seus e-mails em telemóvel.se você acha que tudo isto parece muito trabalho para um pequeno e-mail antigo, pense sobre isso desta forma: se você tomar o tempo para considerar o seu público e adaptar a SUA Mensagem para a atenção deles, vai ser mais eficaz, você será mais provável de obter o que você quer, e você, em última análise, terá que gastar menos tempo em E-mail. Não é isso que todos querem?
deseja uma aplicação melhor para o ajudar a gerir a sua própria caixa de entrada de E-mail? Confira o nosso roundup dos 10 melhores aplicativos de E-mail, ou use o nosso guia Gmail para otimizar o Gmail para o seu fluxo de trabalho.
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