contratar um assistente Virtual e começar a delegar

chega uma altura na vida de cada pequeno proprietário de empresa quando eles olham para a sua lista de tarefas e percebem que simplesmente não conseguem fazer tudo. Muitos e—mails para responder, muitos clientes a bordo, muitas campanhas de marketing para organizar-seja qual for o caso, você precisa de Ajuda. Enter: assistentes virtuais.

assistentes virtuais (VAs) são empreiteiros remotos que podem assumir uma série de “empregos ímpares” na sua empresa. Eles podem se concentrar em um conjunto específico de tarefas administrativas, ou eles podem servir como um jack-of-all-trades. De qualquer forma, delegar a um VA vai ajudá-lo a crescer o seu negócio sem se extinguir.

Como Saber Se Você Precisa de um Assistente Virtual

por Isso, pode ser difícil identificar o ponto de viragem para quando contratar um assistente virtual, mas existem alguns sinais comuns de que é hora de começar a delegar:

• Você está trabalhando longas horas em uma base regular. Especialmente se um monte de seu tempo é gasto fazendo tarefas repetitivas ou tediosas, como responder a Comentários de mídia social ou emails de serviço ao cliente, você pode querer pensar em delegar a um VA. Estamos a falar de mais de uma semana má aqui ou ali—procurar padrões destas longas e enfadonhas horas acontecendo por várias semanas seguidas.está a perder clientes ou clientes porque não consegue responder aos e-mails atempadamente. Uma vez que você começa a perder dinheiro porque você não pode acompanhar o seu e-mail, você absolutamente precisa de Ajuda. Perder clientes não é uma opção para um negócio em crescimento.

• Você está gastando seu tempo em tarefas de menor valor. Esta é a sua empresa, e você deve estar gastando seu tempo adicionando valor à empresa de uma forma que só você pode. O trabalho administrativo é uma habilidade específica, mas é uma que pode delegar. O teu cérebro? Isso não é transferível.está a fazer um trabalho de que não gosta. Se você gosta de algumas dessas tarefas tediosas, então por todos os meios ficar com eles. Podem dar-te energia ou criar ideias que não terias. Mas certifica-te que gostas do teu trabalho. Fazer tarefas que você não gosta pode levar ao esgotamento, o que terá um efeito negativo na sua produtividade—e seu negócio.

Com os números

a Sua saúde mental é o fator mais importante aqui, mas você está executando um negócio, então você precisa dar uma olhada na linha de fundo e pesar contra qualquer um iminente colapso. Quando chegar a hora, você precisa ter certeza de que seu assistente vai economizar mais dinheiro do que eles vão custar.comece por seguir o seu tempo. Isso é algo que devias estar a fazer.: É uma maneira fácil de detectar ineficiências e ver exatamente para onde o seu tempo está indo—comparado com o que você pensa que está indo. Confira nossa lista das melhores ferramentas de rastreamento de tempo para começar e encontrar a melhor escolha para você. Uma vez que você sabe quanto tempo você está gastando em cada tarefa, é hora de fazer alguma matemática.

Cenário #1: você passa de seis a oito horas por semana lidando com questões de clientes por telefone e E-mail. A $ 22 / hr, isso custar-lhe-ia $132-176/semana para terceirizar para um assistente virtual. Nessas mesmas seis horas, você poderia estar fazendo algo mais (trabalho de cliente factível, aumentando os esforços de marketing no Instagram, o que faz sentido para o seu negócio) que faria com que você us $300-400. Neste caso, os números mostram que arranjar um VA faz sentido financeiro para ti.

Cenário #2: você gasta três horas / semana lidando com uma tarefa administrativa de nível superior que requer algum conhecimento de fundo tanto da indústria e do seu negócio/produto (por exemplo, conversando com fabricantes). Você teria que encontrar um VA que tem o mesmo nível de conhecimento de fundo que você faz (e pagar taxas mais altas em conformidade—digamos, $30-35/hora), e você não tem uma tarefa imediatamente rentável que você poderia estar fazendo com o tempo que você economizaria. Neste caso, contratar um VA não vale a pena para ti-ainda. Uma vez que você tem outras tarefas suficientes para delegar, você pode dar isso fora, mas por agora faz o mais sentido financeiro para continuar caminhonando ao longo de si mesmo.

Cenário #3: você analisou seus timelogs e descobriu que você está gastando de cinco a sete horas/semana em trabalho administrativo. Você tem cerca de duas a três horas de trabalho rentável que você poderia estar fazendo nessa quantidade de tempo, então você estaria mais ou menos quebrando mesmo contratando um assistente. Esta é muitas vezes a posição mais difícil de estar, uma vez que não há nenhum ganho monetário imediato a ser tido. Se você odeia o trabalho administrativo e só quer que ele fora do seu prato, contratar um assistente vale a pena—se apenas para a sua paz de espírito e para evitar o esgotamento. Também pode ser uma boa idéia contratar um assistente agora se você tiver uma temporada movimentada chegando em três meses: no momento em que a temporada movimentada atinge, você terá seu VA totalmente embarcado. Se, no entanto, você gosta de usar essas tarefas administrativas para terminar no final de um dia de trabalho, então a pressão delegando está fora.

assistente Virtual em relação pessoa-assistente

Se você determinar que precisa de ajuda, ainda vale a pena decidir: É um assistente virtual para o caminho a percorrer? Às vezes, um assistente pessoal pode ser o que procuras. Aqui estão algumas coisas a considerar ao tomar essa decisão:

• tipos de tarefas: se o seu negócio envolve um monte de empacotamento de itens para envio ou execução de tarefas locais, então você vai precisar de um assistente em pessoa.

• sua forma de comunicação preferida: se você está totalmente confortável se comunicando através de mensagem de texto, e-mail, Slack, e a chamada de telefone ou vídeo ocasional, então um VA remoto vai fazer o truque. Se você descobrir que você prospera com a comunicação cara-a-cara, você pode ter problemas em Gerenciar um assistente virtual.

• disponibilidade e custo do talento: dependendo de onde você mora, você pode não ser capaz de encontrar um assistente local com as habilidades que você precisa. Alternativamente, você pode não ser capaz de pagar um assistente local com o skillset que você precisa. Seria uma boa altura para se virar para um VA.

Como encontrar e contratar um Assistente Virtual

você sabe que precisa de um VA e tem uma boa idéia do tipo de trabalho que eles devem estar fazendo para você. O próximo passo: encontrar alguém. Encontrar, contratar e onboard um empreiteiro é um processo profundo, mas aqui estão algumas diretrizes para começar.

onde procurar um assistente virtual

a melhor maneira de encontrar um assistente virtual é pedir referências à sua rede. Assim como em qualquer posição, as pessoas que vêm com uma recomendação são muito mais propensas a ter o que você está procurando. Comece por postar no LinkedIn, bem como quaisquer grupos de folga ou Facebook para proprietários de empresas. Certifique-se de incluir o tipo de tarefas que você está procurando ajuda com e que tipo de negócio você está gerindo. Quanto mais específico você for, melhor qualidade de referências as pessoas podem enviá-lo.

Se você não for capaz de contratar através de referências, aqui estão algumas outras opções:

Use um serviço de assistente virtual.os Serviços de assistentes virtuais são basicamente agências online para assistentes virtuais. Isso significa que não tens de ser tu a dar origem ao assistente, o que te pode poupar tempo. A desvantagem, é claro, é que você é menos propenso a obter alguém especializado em seu tipo específico de modelo de negócio ou indústria.Zirtual destina-se especificamente a empresários e profissionais. Os planos começam em $ 398 / mês para 12 horas de tarefas de um assistente Universitário baseado nos EUA.

UAssistMe é mais acessível, mas tem mais de foco no trabalho estritamente administrativo (E.G., contabilidade, atendimento ao cliente, transcrições e gerenciamento de E-mail). Os planos começam em $ 299 / mês para 20 horas de Tarefas.

utilize um mercado freelance geral.

mercados Freelance permitem que os contratantes, essencialmente, lançem o seu trabalho para si. Você pode postar as tarefas que você precisa fazer, e as pessoas responderão com suas informações e tarifas. Usar um mercado pode abrir você para um monte de empreiteiros qualificados, mas isso vem com um lado negativo: você terá que examinar um grande número de aplicações, muitas delas não tão grande. (Os posts populares vão chegar em qualquer lugar de 25 a 100 lances,e às vezes mais). Você também é forçado a passar pelo sistema de mensagens da empresa e ferramentas de faturamento, porque os empreiteiros são penalizados por se mover para fora do sistema integrado. O fato de que os empreiteiros têm que contabilizar as taxas que o mercado cobra muitas vezes significa que você pode obter melhores tarifas em outro lugar.

• Guru tem mais de três milhões de empreiteiros em todo o mundo, cobrindo uma ampla gama de skillsets. As opções de pagamento do Guru incluem pagar por tarefa, por Marco ou por hora; ou você pode pagar em um horário recorrente, que pode funcionar bem para um contrato em andamento.

• o mercado assistente virtual de Task Pigeon é um ramo do seu mercado geral de Tarefas. Embora este não seja o principal negócio do Pombo tarefa, você tem a confiabilidade de uma equipe de gerenciamento de Tarefas confiável examinando os assistentes. Para o pagamento, você pré-compra horas e, em seguida, especificar quais são as suas necessidades.a Poopperhour permite-lhe colocar um emprego ou navegar por freelancers existentes, e a pool de talentos cobre uma vasta gama de serviços profissionais, desde o design ao desenvolvimento da web até ao trabalho administrativo. O preço é Horário ou fixo, dependendo do projeto.Freelancer é um pouco mais voltado para freelancers especializados (designers de pensamento, copywriters, etc.), então é um ótimo lugar para ir se você está procurando alguém com um fundo específico. As opções de pagamento incluem pagamentos por etapas ou pagamentos após a conclusão.

o que você pode esperar para pagar por um assistente virtual

como com a maioria das profissões, as taxas para o SAV estão em todo o mapa. Aqui estão algumas coisas a ter em mente enquanto você está olhando para assistentes virtuais e suas taxas:

tipo de trabalho: se você está olhando para o trabalho administrativo de nível de entrada (gerenciamento de E-mail, serviço básico ao cliente, etc.), você provavelmente estará pagando $ 15-25 / hora. Se está à procura de tarefas de Nível Superior (Gestão de projectos, estratégia de conteúdo, etc.), você poderia estar olhando para $50/hora ou mais. Upwork postou suas taxas médias para várias tarefas, o que pode ajudá-lo a obter uma melhor estimativa.

velocidade: tenha em mente ao olhar para as taxas horárias que algumas pessoas trabalham mais rápido do que outras. Alguém que cobra $ 50 / hora pode completar um projeto três vezes mais rápido—e com a mesma qualidade—que alguém que cobra $25/hora, tornando-o mais benéfico financeiramente para você. Não se deixe enganar por tarifas horárias ultra-baixas.

preparando-se para delegar

antes do início da sua nova VA, deve ser preparado com dois tipos de documentação que facilitarão o processo de onboarding e de delegação.os procedimentos operacionais normalizados (“Standard Operating Procedures”) são essencialmente manuais de como lidar com as tarefas que irá pedir ao assistente. Devem dar ao assistente toda a informação de que precisam para conseguirem fazer o trabalho.

Você pode, é claro, escrevê-lo em um documento, mas nós sugerimos começar com um screencast. Se você gravar a si mesmo como você está completando a tarefa, você pode garantir que não haverá quaisquer Passos Perdidos na documentação. Se estás a escrever algo de memória, é fácil perder os pequenos detalhes.

• Jing é livre e rápido de configurar. Uma vez que você gravar o seu screencast, você pode carregá-lo para o servidor deles e obter um screencast.com link para enviar para o seu assistente—ou você pode baixá-lo como um arquivo. Jing tem um limite de tempo de cinco minutos, mas se você quiser fazer screencasts rápidos—e não quer pagar pelo serviço-é a sua melhor escolha.

• Snagit dá-lhe a opção de adicionar anotações aos seus vídeos para maior clareza. Se você tem tarefas complicadas que vão demorar mais de alguns minutos para explicar, ou você quer ser capaz de destacar partes específicas da tela ou adicionar pistas na tela, esta é uma boa opção. Preço: $ 49,95, sem limite de tempo de emissão.

Uma vez que você tenha feito o screencast, você pode optar por transcrever as instruções se você gostaria de tê-lo por escrito também. (Vale a pena perguntar ao seu assistente se isso seria benéfico para eles.) Não se esqueça de colocar links para todos os screencasts em uma pasta Google Drive ou caderno Evernote e compartilhar isso com o Assistente, para que eles possam facilmente pesquisar.

modelos

Se ainda não tiver modelos para o seu trabalho, irá querer iniciar esse processo de documentação. Você também deve fornecer ao seu novo assistente exemplos de modelos completados para que eles possam entender melhor o seu estilo de comunicação ao interagir com partes externas.

usando a automação como sua VA

após cuidadosa consideração, você pode decidir que você não está pronto para contratar um assistente virtual, seja porque não faz sentido financeiro ou porque você não tem o suficiente para delegar. Ou talvez precises de tirar algum trabalho do teu prato imediatamente enquanto procuras um assistente. De qualquer forma, automatizar seus processos é um bom lugar para começar.

Zapier pode automatizar quase qualquer processo, mas aqui estão algumas sugestões prontas para tarefas que você poderia de outra forma passar para um VA.

• adicione automaticamente as publicações do seu blog às redes sociais.

• Streamline your new client onboarding process.inventário actualizado sem a entrada manual de dados.

contratar um assistente virtual é um grande compromisso, mas pode compensar em espadas, tanto financeira como mentalmente. Se fizeres a tua pesquisa, contratares bem, e preparares o terreno, serás criado para o sucesso. E assim que o teu novo VA estiver a funcionar, terás mais tempo e energia para gastar nas coisas que mais importam para ti e para o teu negócio.

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