é verdade que reconhecer corretamente e-mails de negócios vai melhorar a sua taxa de sucesso, fazendo negócios no século 21. Inúmeros e-mails no mundo dos negócios são enviados para receber informações, Fazer uma demanda, fazer uma reclamação ou executar um plano. Para reconhecer estas variedades de E-mails profissionalmente, você tem que reconhecê-los com base na demanda do remetente.
existem formas peculiares de reconhecer os e-mails que você recebe profissionalmente. Observe estas dez dicas para reconhecer a recepção de um e-mail como proprietário de uma empresa ou indivíduo.
1 – Apreciar o remetente
apreciação é uma associação de agradecimentos. Como destinatário, você pode ganhar o seu remetente simplesmente enviando uma resposta de ‘obrigado’ para confirmar a recepção do E-mail. Por exemplo, o seu cliente enviou uma reclamação por e-mail. O primeiro passo para ganhar tal cliente não é uma reação, mas apreciação. Você pode enviar um e – mail como este:
exemplo I-reconhecendo um e-mail profissionalmente
‘obrigado, nós recebemos o seu e-mail.’
E-mails que apreciam um remetente definitivamente irá criar uma impressão de que o receptor não é um snob.
2-seja direto
seja direto quando você quer reconhecer um e-mail profissionalmente. Esclareça as suas declarações e seja específico. Responda receber o e-mail como um indivíduo ou um representante de uma empresa.
3-trabalho no ponto Focal
o ponto focal do E-mail que você recebeu deve ser adequadamente trabalhado para mostrar que você realmente reconhece receber o e-mail. Pode recriar os pontos focais de acordo com a informação adicional que deseja anexar como Resposta ao seu remetente.
4-Enviar uma mensagem com limite de tempo
uma empresa pode revelar o seu nível de eficácia e eficiência através da sua resposta aos e-mails dos clientes.
num caso em que um cliente envia um e-mail de reclamação, você pode reconhecer o e-mail enviando um limite de tempo para quando as questões levantadas serão abordadas. Você encontrará um exemplo mais tarde neste post.
Se você receber um e-mail que você não pode atender prontamente, confirme o e-mail e diga ao remetente a hora da emissão será endereçada.
5 – Apresentação educada
o ditado “há duas faces de uma moeda” confirma o facto de que as condições das coisas podem ser positivas ou negativas.
a sua resposta a um e-mail deve basear-se na informação que o e-mail apresenta. A informação pode ser positiva ou negativa. Reconhecer receber um e-mail não deve refletir emoções de raiva e frustração. Apresente o seu aviso de recepção do E-mail educadamente para lhe mostrar as opiniões do seu remetente.
6-dê as sugestões necessárias
há momentos em que um destinatário reconhece um e-mail porque as questões não são tais que podem ser resolvidas através de um e-mail. Em casos desta natureza, dar sugestões necessárias sobre como resolver as questões levantadas pelo remetente. O remetente pode ser obrigado a vir à empresa ou conhecer alguém. Tais sugestões devem ser claramente expressas.exemplo II-reconhecendo um e-mail profissionalmente
Querido John,
lamentamos que tenha tido problemas com a transferência de dinheiro que enviamos para a sua conta bancária. Você pode ter que visitar o seu banco para resolver esta questão. Peça ao seu contabilista para nos escrever através do nosso e-mail de Apoio ao cliente, e ele ou ela deve citar o seu id da filial para nos permitir verificar a sua identidade.
Se isto não resolver este problema, por favor, avise-nos para que possamos dar mais passos. Obrigado.
Atenciosamente,
7 – responda às perguntas
Existem e-mails repletos de perguntas. Você pode reconhecer receber tais E-mails dando respostas a essas perguntas sem isentar nenhuma. Se não puder responder prontamente a essas perguntas, basta dar um prazo para que as respostas sejam enviadas.por vezes, há perguntas que requerem respostas urgentes. Para questões desta natureza, as respostas devem ser dadas sem demora.
8-envolver o remetente
Existem alguns e-mails que exigem que você envolva o remetente. Isto porque o remetente contribuiu de forma positiva para si e deseja acusar a recepção da sua contribuição positiva. Envolvê-los, dando-lhes a oportunidade de fazer perguntas em E-mails subsequentes ou fazer alguns pedidos é uma forma de envolver o remetente.
pode também envolver o remetente, informando-o de que pode enviar os seus comentários sobre as actividades para as quais contribuiu através do E-mail que recebeu.
exemplo III-reconhecendo um e-mail profissionalmente
Hi James,
Obrigado por uma resposta rápida. Estou feliz que você achou o aplicativo web muito útil. Você definitivamente vai descobrir mais funcionalidade nos próximos dias.
Sinta-se à vontade para contactar-me para um pedido de recurso, sugestão ou queixa a qualquer momento. Terei todo o prazer em ajudar de alguma forma.
melhores cumprimentos,
9 – Realce a singularidade do seu remetente
pode receber um e-mail que mostra as capacidades do remetente, por exemplo, um e-mail que lida com a aplicação de trabalho com o currículo do remetente anexado a ele. Seu reconhecimento de tal email deve indicar as realizações profissionais do remetente para apontar o fato de que o currículo do remetente foi verificado e a empresa respeita as realizações do remetente.exemplo III-reconhecendo um e-mail profissionalmente
querida Ruth,
estamos felizes que você está interessado em trabalhar com a nossa empresa. Congratulamo-nos com o facto de ter concluído o seu MBA tão cedo.o seu currículo foi passado para o nosso departamento de Recursos Humanos. Pode contactar-nos se não receber uma mensagem deles nos próximos cinco dias úteis.desejamos-lhe o melhor na sua aplicação.
respeito,
10-informação detalhada
informação detalhada deve ser fornecida em informação de recepção para evitar confusão. Você deve reconhecer o e-mail do remetente, fornecendo algumas informações detalhadas, tais como datas que os procedimentos necessários serão realizados.
Por exemplo, um reconhecimento para uma entrevista de emprego deve dar informações detalhadas sobre a data da entrevista, a hora e o local.depois de uma empresa ter enviado e-mails aos seus clientes solicitando o nível de satisfação dos seus clientes sobre os seus bens e serviços, um cliente pode enviar um e-mail de reconhecimento para apreciar os serviços da empresa. O cliente deve fornecer informações adequadas, tais como produtos específicos que fazem os serviços da empresa merecem o email de apreciação.
conclusão
na conclusão, tenha em mente que a importância de reconhecer profissionalmente e-mails não pode ser exagerada. Fazendo isso o tempo todo vai ajudá-lo a se destacar do pacote de concorrentes e manter seus clientes de volta.