Se você possui uma pequena empresa, mais cedo ou mais tarde, você vai precisar acompanhar as despesas diárias da sua empresa à medida que você constrói o seu empreendimento desde o início.
pode parecer desnecessário quando você está começando pela primeira vez, uma vez que suas menores despesas de capital podem parecer não substanciais e ter pouco efeito em seu negócio. Mas quanto mais cedo você começar a manter um relatório de despesas de negócios em um intervalo regular, menos trabalho você tem que fazer durante a temporada de impostos e tempos em que o seu capital operacional é baixo.o que é um relatório de despesas de negócios?
Se o nome é alguma indicação, os relatórios de despesas de Negócio parecem como se eles iriam rastrear cada centavo que você gasta enquanto dirige a sua empresa, mas embora isso seja verdade em certa medida, isso não é exatamente o que eles são. Relatórios de despesas são essencialmente formas que tally todo o dinheiro gasto em viagens, refeições, alojamento, formação, incidentes e de entretenimento que um funcionário ou proprietário de empresa, compra de seu próprio bolso em vez de usar um fornecida anteriormente per diem.
o formulário ou Relatório é preenchido regularmente (normalmente mensalmente ou trimestral), sendo seguidamente apresentado ao contabilista da empresa, ao departamento de contas a pagar ou ao proprietário. Uma vez que as despesas foram justificadas com um recibo para a compra e aprovação da empresa, a pessoa que apresentou o relatório é enviado um cheque para o reembolso das despesas incorridas.
razões pelas quais você precisa usar um relatório de despesas de negócios
relatórios de despesas podem ser uma tarefa tediosa, mas, em última análise, servem os melhores interesses da empresa no caso de uma disputa financeira ou auditoria. Ao apresentar estes relatórios regularmente, você pode garantir que você e seus funcionários estão orçamentando adequadamente para as despesas necessárias para manter o seu negócio financeiramente seguro, bem como manter o moral da empresa e boa vontade.nenhum empregado (ou empresário) gostaria de usar os seus fundos pessoais para fazer o trabalho para o qual são contratados por um salário. Assim, manter e apresentar um relatório de despesas deixa todas as partes envolvidas em uma situação financeira melhor do que permitir que tais custos sejam assumidos pelo empregado ou Proprietário em vez de pela empresa.se você é um solopreneur ou se você dirige um micro-negócio, relatórios de despesas podem parecer tolos, mas novamente, eles são tão importantes para a sua empresa como são para um funcionário de uma empresa como a Apple ou a Disney. Rastrear onde você gasta seus fundos para se envolver em atividades profissionais de sua pequena empresa é uma parte do controle fiscal de sua empresa e deve ser usado ao depositar impostos para contabilizar com precisão quanto dinheiro sua empresa gastou ao longo do ano.
como fazer um relatório de despesas que é adaptado para o seu negócio
indústrias individuais podem ditar o que os formulários de relatório de despesas do seu pequeno negócio precisam de conter com base nos custos que são padrão para a sua empresa fazer negócios. Por exemplo, se um número de seus funcionários em vendas, e eles são esperados para, ocasionalmente, levar em potencial e clientes estabelecidos para almoçar ou jantar, o seu negócio do formulário de relatório de despesas, deve refletir a oportunidade para a equipe de vendas-membro a apresentar um recibo de comida e entretenimento e os detalhes da despesa facilmente, de modo que eles podem ser reembolsado pelo valor gasto, beber e comer um cliente. Portanto, a entrada ou código para refeições deve ser padrão no formulário de relatório de despesas da sua empresa.
outro exemplo de efetivamente adaptar os relatórios de despesas da sua pequena empresa para as suas necessidades é permitir um código ou entrada dedicado à formação ou às taxas de conferência. Em muitas indústrias de hoje, ficar em cima de novas tecnologias, sessões de brainstorming think-tank, ou renovações de certificação é necessário para permanecer competitivo. Se a sua empresa não contabiliza regularmente tais eventos e workshops no orçamento anual, então incluir essa opção em um relatório de despesas personalizado para reembolso é uma escolha conveniente e sensata.
Modelos ou amostras de negócios em geral despesas relatórios podem ser encontrados on-line facilmente, mas cada pequeno negócio é único e você deve tentar modificar quaisquer modelos espelho de suas necessidades de negócios específicas. Às vezes estes modelos são apenas em um formato de papel impresso e outros são todos digitais. De qualquer forma, lembre-se de se certificar de que todos os custos solicitados para reembolso são suportados por uma fatura ou recibo. Esta não é apenas uma boa medida para seus arquivos de contabilidade, mas também pode ser necessária se uma auditoria fiscal for necessária.
Se você nunca usou um relatório de despesas antes e não pode determinar se você quer usar um formulário de papel ou uma opção online, comece com um relatório de papel até que você tenha o hábito de preenchê-lo antes de se mudar para um serviço baseado em nuvem ou uma aplicação digital.
um exemplo de um pequeno negócio de relatório de despesas é incluída abaixo:
Este modelo pode ser simplista, mas ele captura o mínimo de que sua empresa relatórios de despesas devem ser de rastreamento, e pode ser facilmente modificado para incluir mais categorias ou de uma variedade de eventos. Os funcionários que muitas vezes viajam a conferências, entretêm clientes ou participam em várias oficinas e sessões de formação todos os anos devem poder inserir todas as suas informações durante o mês (ou mais) em cada formulário.
Se o modelo acima é muito rudimentar, uma simples pesquisa online pode revelar uma grande seleção de opções de relatório de despesas de papel e digital para escolher. Se você está interessado em serviços de monitoramento de relatórios de despesas baseados em nuvem, empresas como a Procurify, Zoho Expense e Rydoo oferecem sistemas populares que tornam a gravação de despesas simples e intuitiva.
como assumir o Controle Fiscal do seu pequeno negócio
pequenos empresários seria sensato começar a usar relatórios de despesas assim que eles são capazes no processo de tirar a sua empresa do terreno. Além de fornecer-lhe a oportunidade de manter o controle de onde o dinheiro do seu pequeno negócio está indo a qualquer momento, eles permitem que você se prepare para a temporada fiscal e ficar à frente de uma auditoria, bem como assegura aos funcionários que se sentem valorizados sabendo que sua empresa está cobrindo as despesas incorridas enquanto eles estavam focados em fazer seus trabalhos.uma empresa de sucesso é aquela em que o controle fiscal está firmemente seguro nas mãos do proprietário do negócio, e um sistema de relatório de despesas de negócio estabelecido pode ajudá-lo a conseguir isso.