a investigação Arquivística é geralmente mais complexa e demorada do que a investigação secundária, apresentando desafios na identificação, localização e interpretação de documentos relevantes. Embora os arquivos partilhem características e características semelhantes, também podem variar significativamente. Embora os arquivos financiados pelo sector público possam ter mandatos que exijam que sejam tão acessíveis quanto possível, Outros tipos, tais como arquivos corporativos, religiosos ou privados, terão diferentes graus de acesso e descoberta. Alguns materiais podem ser restringidos de outras maneiras, tais como aqueles que contêm informações sensíveis ou classificadas, trabalhos não publicados, ou impostos por acordos com o doador de materiais. Além disso, os arquivos são muitas vezes únicos, e o pesquisador deve estar preparado para viajar para alcançá-los. Mesmo quando os materiais estão disponíveis em formatos digitais, pode haver restrições sobre eles que os proíbem de serem acessados fora do site.antes da pesquisa online, os catálogos da União eram uma ferramenta importante para encontrar materiais em bibliotecas e arquivos. Nos Estados Unidos, o National Union Catalog e o National Union Catalog of Manuscript Collections têm sido usados por pesquisadores para localizar arquivos, embora grande parte de sua informação tenha sido desde então migrada para sistemas online.
um número crescente de instituições arquivísticas pode ser encontrado através de uma pesquisa online. Além disso, portais como a Europeana, a Biblioteca Pública Digital da América e a Biblioteca Nacional da Austrália Trove fornecem links para as instituições membros.
no Reino Unido, o JISC hospeda o Arquiveshub, enquanto o Arquivegrid da OCLC fornece um portal internacional para instituições baseadas principalmente em bibliotecas, que usam MARC como uma ferramenta de catalogação para suas propriedades. A Associação de arquivistas Canadenses (ACA) fez parceria com a empresa de software Artefactual para criar Arquivescanada, enquanto a Sociedade Australiana de arquivistas tem usado o mesmo software para seu diretório de arquivos na Austrália. Muitas outras ferramentas de pesquisa online foram disponibilizadas para facilitar a pesquisa e descoberta, incluindo o registro de localização de manuscritos literários e cartas inglesas, o Guia Janus de materiais de arquivo em instituições em Cambridge, Reino Unido, e CARTOMAC: Archives littéraires D’Afrique.se um arquivo não pode ser encontrado através de pesquisa on-line ou de uma coleção listada publicamente, um pesquisador pode ter que rastrear sua existência por outros meios, tais como seguir citações e referências de outros pesquisadores. Isto é particularmente verdade para os materiais detidos por corporações ou outras organizações que podem não empregar um arquivista e, portanto, não ter conhecimento da extensão ou conteúdo de seus materiais.em arquivos muito restritos, o acesso pode ser restringido apenas a indivíduos com certas credenciais ou afiliações com instituições como universidades e, em seguida, apenas aos de um certo nível. As pessoas que não possuam as credenciais necessárias podem necessitar de solicitar cartas de Introdução a uma pessoa ou instituição para fornecer ao arquivo.os arquivos contêm geralmente materiais únicos e a sua organização pode também ser inteiramente única ou idiossincrática para a instituição ou organização que os mantém. Esta é uma distinção importante com bibliotecas onde o material é organizado de acordo com sistemas de classificação padronizados. Tradicionalmente, os arquivos têm seguido o princípio do respeito dos lagos em que a proveniência e a ordem original são mantidas, embora algum rearranjo, físico ou intelectual, possa ser feito pelo arquivista para facilitar a sua utilização. Uma orientação básica para a descrição arquivística é o padrão internacional de descrição arquivística (General) (ISAD / G ou ISAD), produzido pelo Conselho Internacional de arquivos (ICA). As instituições americanas também podem ser guiadas pela descrição de arquivos: um padrão de conteúdo (DACS) e no Canadá pelas Regras de descrição arquivística (RAD). Compreender como descrições de arquivos e encontrar aids são construídos é conhecido como inteligência arquivística.
além destas normas e regras para a criação de listas e catálogos em papel e em Linha, os arquivistas também podem fornecer acesso aos seus catálogos através de APIs ou através das normas de codificação EAD (descrição arquivística codificada) (relativa ao fundo, série e itens) e EAC (contexto arquivístico codificado)(as organizações e pessoas que criaram os arquivos).
encontrar auxiliares é uma ferramenta de referência comum criada por arquivistas para localizar materiais. Eles vêm em uma variedade de formulários, tais como registros, catálogos de cartões, ou inventários. Muitos achando ajudas para documentos de arquivo estão agora hospedados online como páginas web ou carregados como documentos, como na Biblioteca do Congresso’ Rare Book & Coleções Especiais. O nível de detalhe na descoberta de ajudas pode variar de descrições ao nível de itens granulares a Descrições ao nível de recolha grosseira. Se um arquivo tem um grande backlog de matérias não processadas, pode não haver qualquer tipo de Ajuda para encontrar. A partir de 2005, uma ideologia conhecida como “mais Produto, menos processo”, ou MPLP, foi adotada por muitos arquivos da América do Norte que buscam reduzir o tempo de processamento ou aliviar os atrasos para fornecer acesso aos materiais mais cedo, cujos resultados podem ser minimamente descritos encontrando aids.embora a maioria dos repositórios de arquivos acolha pesquisadores e tenha pessoal profissional encarregado de assisti-los, a grande quantidade de registros significa que encontrar aids pode ser de utilidade limitada.: o investigador terá de caçar através de grandes quantidades de documentos em busca de material relevante para a sua investigação específica. Alguns registros podem ser fechados ao acesso público por razões de confidencialidade; e outros podem ser escritos em caligrafia arcaica, em línguas antigas ou estrangeiras, ou em terminologia técnica. Os documentos arquivísticos foram geralmente criados para fins práticos ou administrativos imediatos, não para benefício de futuros investigadores, e a investigação contextual adicional pode ser necessária para dar sentido a eles. Muitos destes desafios são agravados quando os registros ainda estão sob a custódia da geração de corpo ou em mãos de particulares, onde os proprietários ou guardiões podem não estar dispostos a fornecer acesso externo de utilizadores, e onde a busca pode ser ainda mais rudimentar ou inexistente.
Consultoria de arquivamento materialsEdit
No siteEdit
os materiais arquivísticos são geralmente guardados em pilhas fechadas e não circulantes. Os utilizadores solicitam a consulta de materiais específicos dos arquivos e só podem consultá-los no local. Depois de localizar o local de registro relevante usando uma ajuda de busca ou outra ferramenta de descoberta, um usuário pode então ter que submeter o pedido aos arquivos, como por exemplo, usando um formulário de pedido. Se um arquivo tiver uma parte das suas propriedades localizadas em um edifício ou instalação separado, ele leva dias ou semanas para recuperar materiais, exigindo que um usuário apresente seus pedidos antes de uma consulta no local.
uma sala de leitura é um espaço, geralmente dentro ou perto do arquivo, onde os usuários podem consultar materiais de arquivo sob supervisão do pessoal. A natureza única, frágil ou sensível de alguns materiais, por vezes, exige certos tipos de restrições à sua utilização, manipulação e/ou duplicação. Muitos arquivos restringem que tipos de itens podem ser trazidos para uma sala de leitura de fora, como lápis, blocos de notas, sacos e até mesmo roupas, para proteger contra roubo ou risco de danos aos materiais. Podem ser impostas outras restrições ao número de materiais que podem ser consultados em qualquer momento, tais como limitar um utilizador a uma caixa de cada vez e exigir que todos os materiais sejam colocados planos e visíveis em qualquer momento. Alguns arquivos fornecem suprimentos básicos, incluindo papel de sucata e lápis ou cunhas de espuma para suportar materiais invulgarmente grandes. Os Serviços de duplicação podem estar disponíveis no arquivo, embora as Políticas, custos e tempo necessários possam variar. Cada vez mais, arquivos também permitem que os usuários usem seus próprios dispositivos, como câmeras portáteis, telefones celulares e até mesmo scanners, para duplicar materiais. O uso de branco ou qualquer outra luva, enquanto popular em programas de televisão, não é necessariamente necessário para o tratamento de documentos de arquivo, devido às preocupações sobre a fragilidade das páginas e do texto. Podem ser necessários para o manuseamento de volumes com mal ataduras, se as luvas forem removidas para as páginas internas, a fim de evitar a transferência de sujidade e de outro material, e devem ser utilizadas para o manuseamento de fotografias. Verifique sempre com o arquivista se são necessárias ou não Luvas.os arquivos podem também fornecer acesso ao conteúdo através de microfilmes (incluindo fiche e outros formatos) devido à fragilidade ou popularidade do arquivo original. As cópias digitais também podem ser fornecidas pela mesma razão. Antes de pedir o acesso ao original, certifique-se de que os itens que foram reformatados são adequados para o uso que você necessita. As razões para pedir acesso ao conteúdo original podem incluir a necessidade de ver uma imagem a cores (perspectiva arquitetônica e desenhos altimétricos, mapas e planos, etc.) ou por razões de acessibilidade (vertigem visual menor geralmente não é considerada uma razão para o acesso aos originais, como o efeito pode ser mitigado por uma leitura mais lenta do filme).alguns materiais podem conter informações que dizem respeito à privacidade e confidencialidade dos indivíduos vivos, como registros médicos e estudantes, e exigem cuidados especiais. Os materiais que possam conter informações de identificação pessoal, tais como números ou nomes da segurança social, devem ser tratados adequadamente, e um arquivo pode fornecer cópias redigidas de materiais ou negar o acesso a materiais inteiramente devido à privacidade ou outras preocupações legislativas.
materiais fora do sítio e electrónicos edit
cada vez mais materiais arquivísticos estão a ser digitalizados ou são born-digital, permitindo o seu acesso fora do sítio através da internet ou de outros serviços em rede. Os arquivos que tenham materiais digitais acessíveis ao público podem tornar as suas participações acessíveis aos motores de busca da internet, partilhando ou expondo os seus catálogos Eletrónicos e/ou metadados, utilizando normas como o Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Algumas instituições têm portais online onde os usuários podem acessar livremente materiais digitais que foram disponibilizados pelo Arquivo, tais como os arquivos da Biblioteca Pública de Nova Iorque ou os arquivos da Instituição Smithsonian. Os governos e suas instituições relacionadas podem usar essas salas de leitura” eletrônicas”, ou” virtuais”, para carregar documentos e materiais que tenham sido solicitados pelo público, tais como através de solicitações da FOIA ou de acordo com as Políticas de divulgação de registros.