A comunicação por e-mail começou em 1971 quando Ray Tomlinson enviou o primeiro e-mail para si mesmo. Enquanto esta tecnologia já tem 43 anos, bilhões de E-mails são enviados todos os dias. Às vezes lemos E enviamos mais e-mails do que conhecemos pessoas reais. No entanto, na comunicação por correio electrónico cometemos os mesmos erros, que devemos evitar para o nosso próprio bem. Como melhorar os nossos E-mails?
abaixo estão 10 dicas para uma comunicação eficaz por e-mail:
ser clara e concisa
a maioria das pessoas tem muito pouco tempo no dia para ler e responder a e-mails. O corpo do e-mail deve ser informativo e direto. Mantenha os seus e-mails curtos e claros, o seu leitor irá apreciá-lo. Considere usar pontos por pontos ou escrever um e-mail separado para cada tópico que você precisa se comunicar com alguém. lembre-se: os e-mails longos sugam a vida das pessoas.
seja educado
a menos que você esteja em bons termos com alguém, evite linguagem informal, jargão, Gíria e abreviaturas inapropriadas. Pensa em como o teu e-mail “se sente” emocionalmente. Se as suas emoções podem ser incompreendidas, encontre outra forma de dizer as suas palavras. Seja amigável, respeitoso e grato.você quer saber quando usar um tom casual, formal, sério ou Amigável?
Use uma linha de assunto clara
com base numa linha de assunto as pessoas decidem se abrem ou não um e-mail. Muitas pessoas recebem uma enorme quantidade de E-mails, é importante descrever o que o leitor vai encontrar dentro.
preste atenção à ortografia e gramática
esta é uma maneira fácil de mostrar que você se importa. Tente ler sua mensagem em voz alta para ajudá-lo a pegar quaisquer erros de gramática ou fraseologia inconveniente que você pode perder de outra forma.
tenha em mente que o e-mail nunca é privado
a sua mensagem pode ser encaminhada para outras pessoas sem o seu conhecimento. Se as suas informações forem altamente confidenciais, certifique-se de que chegam à pessoa certa.
coloque o seu ponto principal no início
Se estiver a responder a uma pergunta no e-mail de alguém, coloque a resposta perto do início. A maioria das pessoas não gosta de ler parágrafos longos para obter o ponto principal no final da mensagem.
utilize a chave de resposta
inclua a mensagem anterior quando estiver a responder a um e-mail. Não comeces um novo e-mail. Esta prática poupa o seu tempo e o tempo do seu destinatário.
ser eco-friendly
evite imprimir e-mails sempre que possível. Você será capaz de manter suas comunicações mais bem organizadas e, além disso, salvar árvores.evite gritar. Também é mais difícil ler letras digitadas que são todas do mesmo tamanho, por isso dê aos seus leitores uma pausa.
inclua a sua assinatura
não se esconda atrás de um e-mail e inclua o seu nome. Feche a sua mensagem com” Atenciosamente”,” cumprimentos “ou” tudo de melhor”, dependendo da situação. Não se esqueça de escrever o nome de uma empresa em seu nome.
perceba que uma vez que sua mensagem é enviada, é impossível recordar. Ao enviar a mensagem errada para alguém que você pode danificar e arruinar seu negócio ou carreira. Verifique sempre a sua mensagem e a linha de Destinatário antes de enviar qualquer e-mail.dica de bónus: Use um modelo de E-mail!
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