een project management office (PMO) is een groep — intern of extern van een bedrijf — die normen stelt, handhaaft en waarborgt voor projectmanagement binnen die organisatie. Zij zijn de houders van best practices, projectstatus en richting-allemaal op één plek.
” aan het eind van de dag zijn PMO ’s aanwezig om organisaties te helpen hun stakeholders waarde te geven aan projecten en programma ‘s”, zegt Brian Weiss, vice president, practitioner career development van het Project Management Institute.
volgens PM Solutions research had 85 procent van de bedrijven in 2016 een PMO, een stijging van vijf procent ten opzichte van 2014. Ze vonden ook dat 30 procent van de bedrijven zonder een PMO van plan om een uit te voeren.
de rol van de PMO kan veranderen naarmate kunstmatige intelligentie en digitale transformatie ingang vinden, maar in het huidige bedrijfsklimaat, hier is wat een PMO zou moeten doen, welke soorten je zou moeten overwegen, en wie er echt een nodig heeft.
rollen en verantwoordelijkheden van een PMO
een PMO zorgt ervoor dat bedrijfsprocedures, praktijken en operaties op tijd, binnen het budget en allemaal op dezelfde manier verlopen. “PMO’ s zijn er om het succes van projecten en programma ’s te garanderen, en dat is cruciaal omdat organisaties waarde leveren door middel van projecten en programma’ s,” zei Weiss. “Hoe ze dat doen hangt af van hoe ze zich binnen de organisatie bevinden.”
volgens PMI ‘ s 2017 Pulse of the Profession, die bedrijven die hun enterprise-brede PMO aan de strategie af te stemmen had 38 procent meer projecten voldoen aan de oorspronkelijke doelstellingen en zakelijke Intentie dan degenen die niet. Ze hadden ook 33 procent minder projecten die als mislukkingen werden beschouwd.
Michael Fritsch, vice president PMO bij Confoe, die zowel PMO-diensten levert als bedrijven helpt bij het creëren van hun eigen interne PMO ‘ s, zegt dat een goede PMO:
- Biedt tastbare, herhaalbare, lange-termijn voordelen voor de business
- lijn met de corporate strategie en cultuur
- Is lenig genoeg om zich aan te passen als strategie verschuift
- Is een belangrijke enabler voor de hoog presterende organisatie
- Integreert gegevens en informatie van de strategische projecten/ondersteunt de balanced scorecard
- Stelt het delen van middelen methoden, tools en technieken voor het succes van een project binnen de onderneming
- Identificeert en ontwikkelt project management methodologie, best practices en standaarden
- Coaches, mentoren, treinen en geeft toezicht op projectmanagers en personeel
terwijl al het bovenstaande belangrijk zijn, zegt Fritsch dat het laatste item ook een manier is voor bedrijven om talent te ontwikkelen — zelfs buiten de PMO.
“dat center of excellence kan ook het carrièrepad zijn,” zei hij. “Het begeleidt mensen door carrière progressie.”Het is niet ongewoon, zegt hij, voor projectmanagers om te verhuizen naar het executive-niveau in een bedrijf. Dit is ook een belangrijk onderdeel van retentie, zodat projectmanagers binnen de PMO niet zien dat kantoor als het eindpunt van hun carrière (en, mogelijk, een doodlopende weg, en verlof).
voor meer informatie over het opzetten van een succesvolle PMO, zie “How to develop a PMO strategic plan.”
verschillende soorten PMO
in volgorde van de minste ondersteuning voor de meeste ondersteuning, zijn de drie algemene soorten PMO ondersteunend, controlerend en directief.
- een ondersteunende PMO is” de kumbaya ” soort PMO, zegt Fritsch, waar een PMO hulp biedt als het nodig is. “Kom binnen, we geven je ideeën, geven je best practices en je kunt ons volledig negeren en we zullen niets zeggen.”
- een controlerende PMO is niet geheel hands off, maar het is ook geen taakmaster. “Het geeft een zekere mate van controle over de projecten,” zei Fritsch. Het geeft het bedrijf templates, procedures en rapportage. Het is ” dat mid-point sweet spot van de handhaving van een aantal normen, het verstrekken van al die ondersteuning, maar de PMO is niet verantwoordelijk voor alles,” zei hij, toe te voegen dat dit de meest voorkomende vorm van PMO.
- een richtlijn PMO is waar de PMO het projectbeheer van het werk leidt, de wereld ondersteunt en controleert, en geen ruimte laat voor het volgen van de sjablonen, procedures en rapportagevereisten die door de PMO zijn geschetst. Deze komen het meest voor in sterk gereguleerde, risicovolle omgevingen.
PMOs kan ook intern of extern zijn. Interne PMOs ” overbrug de kloof tussen teams die bezig zijn met agile ontwikkeling en zeer iteratieve ontwikkeling,” zei Jeff Grieshaber, senior manager bij World Wide Technology. Ze zijn ook gebruikelijk in organisaties die grote programma ‘ s in business process transformation draaien.
externe PMO ‘ s hebben veel van dezelfde kwaliteiten als interne, maar zijn ook “echt goed in het communiceren met de klanten en de stakeholders en productteams die de ontwikkeling van het werk doen dat u beheert,” zei Grieshaber.
PMOs zal, net als alles, evolueren en veranderen tijdens de digitale revolutie. Gartner verwacht dat de rol van de PMO zal veranderen als gevolg van digitale transformatie, vooral omdat kunstmatige intelligentie meer doordringend wordt en traditionele PMO-functies overneemt. In 2030 voorspellen ze dat meerdere PMO ‘ s die nu kunnen bestaan binnen een organisatie “zullen samensmelten tot één functie die zich bezighoudt met verandering, strategie, projectevolutie en organisatiebestuur”, volgens een rapport van April 2017.
heeft u een PMO nodig?
de beste plaats om te beginnen wanneer je overweegt of je een PMO nodig hebt, is om goed te kijken hoe je bedrijf werkt en te zien of verschillende segmenten van het bedrijf al in harmonie samenwerken tussen systemen en groepen, of als ze werken als silo ‘ s met verschillende systemen en niet vaak met elkaar praten. Als uw bedrijf het laatste is, dan kan een PMO helpen. Ook, als je op het punt staat om belangrijke projecten of strategie veranderingen te implementeren — of de strategie die je al hebt wordt niet voldaan, een PMO kan geschikt zijn voor uw organisatie.
” Als u projecten uitvoert, hebben de projecten een aanzienlijk kostenpeil of een aanzienlijk effect, dan kunt u echt profiteren van PMO”, zei Fritsch. “Zeker, hoe groter de projecten, hoe groter het budget, hoe meer er projecten zijn, hoe meer je kunt profiteren van een PMO.”
wat bedrijven vandaag als PMOs herkennen, is misschien niet wat ze in de toekomst zien. Gartner verwacht dat het aantal It-PMO ‘ s zal dalen als gevolg van de digitale revolutie, hoewel sommige zullen transformeren in change management functies en deel gaan uitmaken van de C-level strategy functie. Het analist bedrijf verwacht ook dat, door 2030, partnerschappen tussen mensen, slimme machines en AI zal elimineren “ongeveer 80 procent van het ‘werk’ dat het grootste deel van de hedendaagse project management discipline, praktijken en activiteiten vertegenwoordigt,” volgens het rapport. Voor PMO-professionals betekent dat het aanpassen van gedrag en praktijken. Voor bedrijven betekent dat het omarmen van veranderingen in het beroep ten behoeve van hun organisaties — en hun bottom lines.