huur een virtuele assistent in en begin

te delegeren er komt een moment in het leven van elke eigenaar van een klein bedrijf dat hij naar zijn takenlijst kijkt en zich realiseert dat hij het gewoon niet allemaal voor elkaar krijgt. Te veel e-mails om te beantwoorden, te veel klanten aan boord, te veel marketingcampagnes om te organiseren-wat het geval ook is, je hebt hulp nodig. Enter: virtuele assistenten.

virtuele assistenten (VAs) zijn externe aannemers die een aantal “oneven jobs” in uw bedrijf kunnen aannemen. Ze kunnen zich richten op een specifieke set van administratieve taken, of ze kunnen dienen als een jack-of-all-trades. Hoe dan ook, delegeren aan een VA zal u helpen uw bedrijf te laten groeien zonder burn-out.

Hoe weet je of je een virtuele assistent nodig hebt

het kan moeilijk zijn om het omslagpunt te bepalen voor wanneer je een virtuele assistent moet inhuren, maar er zijn een paar veelvoorkomende tekenen dat het tijd is om te delegeren:

• u werkt regelmatig lange uren. Vooral als veel van uw tijd wordt besteed aan het doen van repetitieve of vervelende taken zoals het beantwoorden van opmerkingen op sociale media of e-mails van de klantenservice, wilt u misschien nadenken over het delegeren aan een VA. We hebben het over meer dan een slechte week hier of daar—kijk voor patronen van deze lange, vervelende uren gebeuren voor meerdere weken op een Rij.

• U verliest klanten of klanten omdat u niet tijdig op e-mails kunt reageren. Zodra je begint geld te verliezen, omdat je niet kunt bijhouden met uw e-mail, je absoluut hulp nodig. Klanten verliezen is geen optie voor een groeiend bedrijf.

• u besteedt uw tijd aan taken met een lagere waarde. Dit is uw bedrijf, en u moet uw tijd besteden aan het toevoegen van waarde aan het bedrijf op een manier die alleen u kunt. Administratief werk is een specifieke skillset, maar het is een die u kunt delegeren. Je hersenen? Dat is niet overdraagbaar.

• u doet werk dat u niet bevalt. Als je geniet van een aantal van die vervelende taken, dan met alle middelen vasthouden aan hen. Ze kunnen je energie geven of ideeën opwekken die je anders niet zou hebben. Maar zorg ervoor dat je van je werk houdt. Het doen van taken die u niet graag kan leiden tot burn-out, die een negatief effect op uw productiviteit—en uw bedrijf zal hebben.

het draaien van de getallen

uw geestelijke gezondheid is hier de belangrijkste factor, maar u runt een bedrijf, dus u moet een kijkje nemen naar de bottom line en dat afwegen tegen een dreigende burn-out. Als het erop aankomt, moet u er zeker van zijn dat uw assistent u meer geld zal besparen dan ze zullen kosten.

begin met het bijhouden van uw tijd. Dat zou je toch moeten doen.: Het is een gemakkelijke manier om inefficiënties te herkennen en precies te zien waar je tijd naartoe gaat—in vergelijking met waar je denkt dat het gaat. Bekijk onze lijst met de beste time-tracking tools om aan de slag te gaan en de beste keuze voor u te vinden. Als je eenmaal weet hoeveel tijd je besteedt aan elke taak, is het tijd om wat wiskunde te doen.

Scenario # 1: u besteedt zes tot acht uur / week aan het behandelen van vragen van klanten via telefoon en e-mail. Bij $ 22 / uur, dat zou je kosten $ 132-176 / week uit te besteden aan een virtuele assistent. In diezelfde zes uur, je zou kunnen doen iets anders (factureerbare client werk, het verhogen van marketing inspanningen op Instagram, wat zinvol is voor uw bedrijf) dat zou je $300-400. In dit geval, de cijfers laten zien dat het krijgen van een VA maakt financieel zinvol voor u.

Scenario # 2: u besteedt drie uur / week aan een administratieve taak op hoger niveau die enige achtergrondkennis van zowel de industrie als uw bedrijf/product vereist (bijvoorbeeld praten met fabrikanten). Je zou hebben om een VA die hetzelfde niveau van achtergrondkennis die je doet (en betalen hogere tarieven dienovereenkomstig te vinden—zeggen, $30-35/uur), en je hoeft niet een onmiddellijk winstgevende taak die je zou kunnen doen met de tijd die je zou besparen. In dit geval, het inhuren van een VA is het niet waard voor u-nog. Als je eenmaal genoeg andere taken hebt om te delegeren, kun je dit overdragen, maar voor nu is het de meest financiële zin om zelf te blijven Trucken.

Scenario # 3: U hebt uw timelogs geanalyseerd en ontdekt dat u vijf tot zeven uur / week aan administratief werk besteedt. Je hebt ongeveer twee tot drie uur winstgevend werk dat je zou kunnen doen in die hoeveelheid tijd, dus je zou min of meer breken zelfs door het inhuren van een assistent. Dit is vaak de lastigste positie om te zijn in, omdat er geen onmiddellijke monetaire winst te hebben. Als u een hekel aan de admin werk en gewoon wilt dat het van uw bord, het inhuren van een assistent is de moeite waard—al is het alleen voor uw gemoedsrust en burn-out te voorkomen. Het is misschien ook een goed idee om nu een assistent in te huren als je over drie maanden een druk seizoen hebt: tegen de tijd dat het druk seizoen toeslaat, heb je je VA volledig onboarded. Als u echter graag deze administratieve taken gebruikt om aan het einde van een werkdag af te wikkelen, is de delegatiedruk uitgeschakeld.

virtuele assistent VS. in-person assistant

Als u hebt vastgesteld dat u hulp nodig hebt, is het nog steeds de moeite waard om te beslissen: is een virtuele assistent de weg? Soms is een persoonlijke assistent misschien wat je zoekt. Hier zijn een paar dingen om rekening mee te houden bij het nemen van die beslissing:

• soorten taken: als uw bedrijf veel spullen inpakt voor verzending of lokale boodschappen doet, dan hebt u een persoonlijke assistent nodig.

• uw favoriete vorm van communicatie: Als u volledig comfortabel communiceert via SMS, e-mail, Slack, en af en toe een telefoon-of videogesprek, dan is een VA op afstand voldoende. Als u merkt dat u gedijen met face-to-face communicatie, kunt u problemen hebben met het beheren van een virtuele assistent.

• beschikbaarheid en kosten van talent: afhankelijk van waar u woont, kunt u mogelijk geen lokale assistent vinden met de vaardigheden die u nodig hebt. Als alternatief kunt u zich misschien geen lokale assistent veroorloven met de vaardigheden die u nodig hebt. Dat zou een goed moment zijn om naar een VA te gaan.

hoe een virtuele assistent te vinden en te huren

je weet dat je een VA nodig hebt en je hebt een vrij goed idee van wat voor soort werk ze voor je zouden moeten doen. De volgende stap: iemand vinden. Het vinden, huren, en onboarding van een aannemer is een diepgaand proces, maar hier zijn enkele richtlijnen om u te beginnen.

waar naar een virtuele assistent zoeken

de beste manier om een virtuele assistent te vinden is door uw netwerk om verwijzingen te vragen. Net als bij elke positie, mensen die komen met een aanbeveling hebben veel meer kans om te hebben wat je zoekt. Begin met het plaatsen op LinkedIn, evenals eventuele Slack of Facebook groepen voor ondernemers. Zorg ervoor dat u de soorten taken die u op zoek bent naar hulp met en wat voor soort bedrijf dat je draait omvatten. Hoe specifieker je bent, hoe beter de kwaliteit van verwijzingen die mensen je kunnen sturen.

Als u niet kunt huren via verwijzingen, zijn hier enkele andere opties:

Gebruik een virtuele assistent-service.

Virtual assistant services zijn in principe online agentschappen voor virtuele assistenten. Dat betekent dat je de assistent niet zelf hoeft te source, wat je wat tijd kan besparen. Het nadeel, natuurlijk,is dat je minder kans om iemand gespecialiseerd in uw specifieke type business model of industrie te krijgen.

• Zirtual is specifiek gericht op ondernemers en professionals. Plannen beginnen bij $ 398 / maand voor 12 uur taken van een in de VS gevestigde, college-opgeleide assistent.

• UAssistMe is betaalbaarder, maar richt zich meer op strikt administratief werk (e.g., boekhouding, klantenservice, transcripties en e-mail management). Plannen beginnen bij $ 299 / maand voor 20 uur taken.

gebruik een algemene freelance marktplaats.

Freelance marktplaatsen staan aannemers toe om hun werk hoofdzakelijk aan u te tonen. U kunt de taken die u nodig hebt gedaan, en mensen zullen reageren met hun informatie en tarieven. Met behulp van een marktplaats kunt u open voor een heleboel gekwalificeerde aannemers, maar dat komt met een nadeel: je moet ziften door een groot aantal toepassingen, veel van hen niet zo groot. (Populaire berichten zal overal van 25 tot 100 biedingen, en soms meer). Je bent ook gedwongen om te gaan door het bedrijf messaging systeem en facturering tools, omdat aannemers worden gestraft voor het verplaatsen buiten het ingebouwde systeem. Het feit dat aannemers hebben om rekening te houden met de vergoedingen die de markt hen vaak in rekening brengt betekent dat u kunt betere tarieven elders te krijgen.

• Guru heeft wereldwijd meer dan drie miljoen contractanten, die een breed scala aan vaardigheden bestrijken. De betalingsopties van de goeroe omvatten betalen per taak, per mijlpaal of per uur; of u kunt betalen op een terugkerende schema, die goed zou kunnen werken voor een lopende contractant arrangement.

• taak Pigeon ‘ s virtual assistant marketplace is een uitloper van zijn algemene taak marketplace. Hoewel dit niet de primaire business van taak duif, krijg je de betrouwbaarheid van een vertrouwde taak management team doorlichten van de assistenten. Voor de betaling, u pre-aankoop uren en geef vervolgens wat uw behoeften zijn.

• PeoplePerHour stelt u in staat om een baan te plaatsen of door bestaande freelancers te bladeren, en de talentenpool bestrijkt een breed scala aan professionele diensten, van ontwerp tot webontwikkeling tot administratief werk. De prijs is per uur of vast, afhankelijk van het project.

• Freelancer is iets meer gericht op gespecialiseerde freelancers (denk aan ontwerpers, copywriters, enz.), dus het is een geweldige plek om te gaan als je op zoek bent naar iemand met een specifieke achtergrond. Betalingsopties zijn milestone-betalingen of betalingen na voltooiing.

wat u kunt verwachten te betalen voor een virtuele assistent

zoals bij de meeste beroepen, zijn de tarieven voor VAs overal op de kaart. Hier zijn een paar dingen om in gedachten te houden terwijl u op zoek bent naar virtuele assistenten en hun tarieven:

soort werk: als u op zoek bent naar instap-Level administratief werk (e-mail management, basic customer service, enz.), zult u waarschijnlijk betalen $ 15-25 / uur. Als u op zoek bent naar taken op een hoger niveau (projectmanagement, contentstrategie, enz.), je zou kunnen kijken naar $50 / uur of meer. Upwork heeft hun gemiddelde tarieven voor verschillende taken gepost, die u kunnen helpen om een betere schatting te krijgen.

snelheid: houd er bij het bekijken van uurtarieven rekening mee dat sommige mensen sneller werken dan anderen. Iemand die kosten $ 50 / uur kan een project drie keer sneller te voltooien-en met dezelfde kwaliteit – als iemand die Kosten $25 / uur, waardoor het financieel voordeliger voor u. Laat je niet misleiden door ultra-lage uurtarieven.

ervaringsniveau: Houd rekening met het ervaringsniveau van de VA. Het is misschien verleidelijk om te gaan voor de goedkoopste optie die u vindt, maar uitgebreide ervaring kan het verschil zijn tussen kwaliteit van het werk en werk dat je uiteindelijk moet jezelf opnieuw.

getuigenissen van cliënten: Kijk naar getuigenissen van klanten op de website van de VA ‘ s en / of hun LinkedIn aanbevelingen, en vraag om een paar client verwijzingen om uit te reiken via e-mail. Als iemand niet in staat is om je in contact te brengen met ten minste twee of drie mensen waarvoor ze eerder hebben gewerkt, kan het betekenen dat ze weten dat ze geen gloeiende aanbevelingen zouden ontvangen.

klaar om

te delegeren voordat uw nieuwe VA start, moet u voorbereid zijn met twee soorten documentatie die het onboarding-en delegatieproces gemakkelijker maken.

Standard Operating Procedures

Standard Operating Procedures (SOP ‘ s) zijn in wezen how-to handleidingen voor de taken die u de assistent vraagt aan te pakken. Ze moeten de assistent alle informatie geven die ze nodig hebben om de klus te klaren.

u kunt het natuurlijk in een document schrijven, maar we raden aan om met een screencast te beginnen. Als u zichzelf registreert terwijl u de taak voltooit, kunt u ervoor zorgen dat er geen gemiste stappen in de documentatie zullen zijn. Als je iets uit je hoofd schrijft, is het gemakkelijk om de kleine details te missen.

• Jing is vrij en snel in te stellen. Zodra u uw screencast op te nemen, kunt u het uploaden naar hun server en krijg een screencast.com link te sturen naar uw assistent—of u kunt het downloaden als een bestand. Jing heeft een tijdslimiet van vijf minuten, maar als u meestal snelle screencasts wilt maken-en niet wilt betalen voor de service—is dit uw beste keuze.

• Snagit geeft u de mogelijkheid om annotaties toe te voegen aan uw video ‘ s voor extra duidelijkheid. Als u ingewikkelde taken hebt die meer dan een paar minuten duren om uit te leggen, of u wilt in staat zijn om specifieke delen van het scherm te markeren of aanwijzingen op het scherm toe te voegen, is dit een goede optie. Prijzen: $ 49.95 zonder screencasting tijdslimiet.

zodra u de screencast hebt gemaakt, kunt u ervoor kiezen om de instructies te transcriberen als u het ook schriftelijk wilt hebben. (Het is de moeite waard om uw assistent te vragen of dat gunstig voor hen zou zijn.) Vergeet niet om links naar alle screencasts in een Google Drive-map of Evernote-notebook te plaatsen en dat te delen met de assistent, zodat ze gemakkelijk kunnen zoeken.

sjablonen

Als u nog geen sjablonen voor uw werk hebt, wilt u dat documentatieproces starten. U moet ook uw nieuwe assistent voorzien van voorbeelden van voltooide sjablonen, zodat ze uw communicatiestijl beter kunnen begrijpen bij interfacing met externe partijen.

met behulp van automatisering als uw VA

na zorgvuldige overweging, kunt u besluiten dat u niet helemaal klaar bent om een virtuele assistent in te huren, hetzij omdat het financieel niet logisch is of omdat u niet genoeg hebt om te delegeren. Of misschien moet je wat werk van je bord onmiddellijk nemen terwijl je op zoek bent naar een assistent. Hoe dan ook, het automatiseren van uw processen is een goede plek om te beginnen.

Zapier kan bijna elk proces automatiseren, maar hier zijn een paar kant-en-klare suggesties voor taken die je anders zou kunnen overdragen aan een VA.

• Voeg automatisch uw blogberichten toe aan sociale media.

• Stroomlijn uw nieuwe client onboarding proces.

• inventaris bijwerken zonder handmatige gegevensinvoer.

Het inhuren van een virtuele assistent is een grote inzet, maar het kan zowel financieel als mentaal vruchten afwerpen. Als je je onderzoek doet, goed in dienst neemt en de basis legt, ben je klaar voor succes. En zodra uw nieuwe VA is up and running, heb je meer tijd en energie te besteden aan de dingen die het belangrijkst zijn voor u en uw bedrijf.

Hero-afbeelding van FirmBee via . Afbeelding van twee mensen met notebooks uit rawpixel.com via Pexels.