als je eigenaar bent van een klein bedrijf, moet je vroeg of laat de dagelijkse uitgaven van je bedrijf volgen terwijl je je onderneming vanaf de grond opgebouwd hebt.
Het kan onnodig lijken wanneer u voor het eerst begint, omdat uw kleinere kapitaalkosten niet substantieel lijken en weinig effect hebben op uw bedrijf. Maar hoe eerder u begint met het onderhouden van een business expense report op een regelmatige interval, hoe minder werk je hoeft te doen tijdens de belasting seizoen en tijden wanneer uw bedrijfskapitaal laag is.
Wat Is een Bedrijfsdeclaratie?
als de naam een indicatie is, lijken de bedrijfskosten rapporten alsof ze elke cent die je uitgeeft tijdens het runnen van je bedrijf zouden volgen, maar hoewel dat tot op zekere hoogte Waar is, is dat niet precies wat ze zijn. Onkostendeclaraties zijn in wezen formulieren die al het geld besteed aan reizen, maaltijden, logies, opleiding, incidentele kosten, en entertainment dat een werknemer of ondernemer koopt uit hun eigen zak in tegenstelling tot het gebruik van een eerder verstrekte dagvergoeding.
Het formulier of rapport wordt regelmatig ingevuld (meestal maandelijks of driemaandelijks) en vervolgens ingediend bij de boekhouder van het bedrijf, de afdeling crediteuren of de eigenaar. Zodra de kosten zijn gerechtvaardigd met een ontvangstbewijs voor de aankoop en goedkeuring van het bedrijf, de persoon die het rapport heeft ingediend, ontvangt een cheque voor de terugbetaling van gemaakte kosten.
redenen waarom u een Bedrijfsdeclaratie moet gebruiken
onkostendeclaraties kunnen een vervelend karwei zijn, maar uiteindelijk dienen ze de belangen van het bedrijf in het geval van een financieel geschil of audit. Door het indienen van deze rapporten op een regelmatige basis, kunt u ervoor zorgen dat u en uw medewerkers zijn budgettering goed voor de kosten die nodig zijn om uw bedrijf financieel veilig te houden, evenals het behoud van het moreel van het bedrijf en goodwill.
geen enkele werknemer (of bedrijfseigenaar) zou ooit hun persoonlijke middelen willen gebruiken om het werk te doen waarvoor ze zijn ingehuurd voor een salaris. Dus het bijhouden en indienen van een onkostendeclaratie laat alle betrokken partijen in een betere financiële situatie dan het toestaan dat dergelijke kosten worden gedragen door de werknemer of eigenaar in plaats van door het bedrijf.
Als u een solopreneur bent of als u een micro-bedrijf runt, kunnen onkostendeclaraties dwaas lijken, maar nogmaals, ze zijn net zo belangrijk voor uw bedrijf als voor een werknemer bij een bedrijf als Apple of Disney. Tracking waar u uw geld uitgeven om deel te nemen aan professionele activiteiten van uw kleine bedrijf zijn een deel van de fiscale controle van uw bedrijf en moet worden gebruikt bij het indienen van belastingen om nauwkeurig rekening te houden voor hoeveel geld uw bedrijf heeft besteed gedurende het hele jaar.
Hoe maak je een onkostendeclaratie die is afgestemd op uw bedrijf
individuele industrieën kunnen bepalen wat de onkostendeclaratieformulieren van uw kleine bedrijf moeten bevatten op basis van welke kosten standaard zijn voor uw bedrijf om zaken te doen. Bijvoorbeeld, als een aantal van uw medewerkers zijn in de verkoop, en ze worden verwacht dat af en toe te nemen potentiële en gevestigde klanten uit voor lunch of diner, uw bedrijf ‘ s onkostenrapport formulier moet weerspiegelen de mogelijkheid voor het sales teamlid om een ontvangstbewijs voor voedsel en entertainment en de details van de kosten gemakkelijk in te dienen, zodat ze kunnen worden terugbetaald voor het bedrag besteed wining en dineren een klant. Daarom moet de vermelding of de code voor maaltijden standaard zijn op het onkostendeclaratieformulier van uw bedrijf.
een ander voorbeeld van het effectief afstemmen van de onkostendeclaraties van uw kleine bedrijf op uw behoeften is het toestaan van een code of entry gewijd aan opleiding of conferentiekosten. In veel industrieën is het vandaag de dag noodzakelijk om op de hoogte te blijven van nieuwe technologie, denk-tank brainstormsessies of certificatievernieuwingen om concurrerend te blijven. Als uw bedrijf niet regelmatig rekening voor dergelijke evenementen en workshops in het jaarlijkse budget, dan is het opnemen van die optie op een aangepaste onkostenrapport voor terugbetaling is een handige en verstandige keuze.
sjablonen of voorbeelden van algemene onkostendeclaraties zijn gemakkelijk online te vinden, maar elk klein bedrijf is uniek en u moet proberen om sjablonen aan te passen aan uw specifieke zakelijke behoeften. Soms zijn deze sjablonen alleen in een gedrukt papier formaat en anderen zijn allemaal digitaal. Hoe dan ook, vergeet niet om ervoor te zorgen dat alle kosten gevraagd voor terugbetaling worden ondersteund door een factuur of ontvangstbewijs. Dit is niet alleen een goede maatregel voor uw boekhouding bestanden, maar kan ook nodig zijn moet een belastingcontrole nodig zijn.
Als u nog nooit een onkostenrapport hebt gebruikt en niet kunt bepalen of u een papieren formulier of een online optie wilt gebruiken, begin dan met een papieren rapport totdat u de gewoonte hebt om er een in te vullen voordat u naar een cloudgebaseerde service of digitale toepassing gaat.
een voorbeeld van een basisrapport voor uitgaven voor kleine ondernemingen is hieronder opgenomen:
Dit sjabloon kan simplistisch zijn, maar het legt het minimum vast van wat de onkostendeclaraties van uw bedrijf moeten bijhouden, en kan eenvoudig worden aangepast om meer categorieën of een verscheidenheid aan gebeurtenissen op te nemen. Werknemers die vaak reizen naar conferenties, klanten vermaken, of deelnemen aan verschillende training workshops en sessies per jaar moeten in staat zijn om al hun informatie in te voeren voor de maand (of langer) op elk formulier.
als de sjabloon hierboven te rudimentair is, kan een eenvoudige online zoekopdracht een grote selectie van papieren en digitale uitgavenrapport opties onthullen om uit te kiezen. Als u geïnteresseerd bent in cloud-based expense report tracking services, bedrijven zoals Procurify, Zoho Expense, en Rydoo bieden populaire systemen die kosten opnemen eenvoudig en intuã tief te maken.
Hoe neemt u de fiscale controle over uw kleine onderneming?
eigenaren van kleine ondernemingen zouden er verstandig aan doen om onkostendeclaraties te gebruiken zodra zij in staat zijn om hun bedrijf van de grond te krijgen. In aanvulling op het verstrekken van u met de mogelijkheid om bij te houden van waar het geld van uw kleine bedrijf gaat op een bepaald moment te houden, ze u toelaten om voor te bereiden op belasting seizoen en een audit voor te blijven, evenals verzekert werknemers die ze voelen gewaardeerd te weten dat hun bedrijf is die de gemaakte kosten, terwijl ze waren gericht op het doen van hun werk.
een succesvol bedrijf is een bedrijf waar de fiscale controle stevig is beveiligd in de handen van de eigenaar van het bedrijf, en een gevestigde business expense report systeem kan u helpen dit te bereiken.