Het is waar dat het correct erkennen van zakelijke e-mails uw slagingspercentage zal verbeteren, zakendoen in de 21e eeuw. Talloze e-mails in het bedrijfsleven wordt verzonden om informatie te ontvangen, een vraag te plaatsen, een klacht in te dienen of een plan uit te voeren. Om deze variëteiten van e-mails professioneel te erkennen, moet u ze erkennen op basis van de vraag van de afzender.
Er zijn eigenaardige manieren om de e-mails die u professioneel ontvangt te erkennen. Let op deze tien tips om te bevestigen dat het ontvangen van een e-mail als ondernemer of individu.
1-Waardering de afzender
waardering is een medewerker van bevestiging. Als ontvanger kunt u uw afzender winnen door simpelweg een ‘dank u’ – antwoord te sturen om te bevestigen dat u de e-mail hebt ontvangen. Bijvoorbeeld, uw klant stuurde een klacht e-mail. De eerste stap om zo ‘ n klant te winnen is geen reactie, maar waardering. U kunt een e – mail als volgt versturen:
voorbeeld Ik-een e-mail professioneel bevestigen
‘bedankt, We hebben uw e-mail ontvangen.’
e-mails die een afzender waarderen, zullen zeker de indruk wekken dat de ontvanger geen snob is.
2-Wees eenvoudig
wees direct wanneer u een e-mail professioneel wilt bevestigen. Maak uw verklaringen duidelijk en wees specifiek. Bevestig het ontvangen van de e-mail als een individu of een vertegenwoordiger van een bedrijf.
3 – werk aan het Focal Point
aan het focal point van de e-mail die u hebt ontvangen, moet adequaat worden gewerkt om te laten zien dat u daadwerkelijk bevestigt dat u de e-mail hebt ontvangen. U kunt de focal points opnieuw aanmaken om aan te passen aan de aanvullende informatie die u als antwoord aan uw afzender wilt toevoegen.
4-Stuur een tijdgebonden bericht
een bedrijf kan zijn effectiviteit en efficiëntie onthullen door zijn reactie op e-mails van klanten.
in een geval waarin een klant een klachtenmail verstuurt, kunt u de e-mail bevestigen door een tijdslimiet te sturen voor wanneer de problemen zullen worden aangepakt. U vindt een voorbeeld later in dit bericht.
Als u een e-mail ontvangt die u niet direct kunt ontvangen, bevestig dan de e-mail en vertel de afzender wanneer het probleem zal worden opgelost.
5-beleefde presentatie
het gezegde “Er zijn twee kanten aan een munt” bevestigt het feit dat de omstandigheden van dingen zowel positief als negatief kunnen zijn.
uw antwoord op een e-mail moet gebaseerd zijn op de informatie die de e-mail presenteert. De informatie kan positief of negatief zijn. Het erkennen van het ontvangen van een e-mail mag geen emoties van woede en frustratie weerspiegelen. Presenteer uw bevestiging van de e-mail beleefd om te laten zien dat u de standpunten van uw afzender.
6-Geef de nodige suggesties
er zijn momenten dat een ontvanger een e-mail erkent omdat de problemen niet van dien aard zijn dat deze via een e-mail kunnen worden opgelost. Geef in dergelijke gevallen de nodige suggesties over hoe de door de afzender aan de orde gestelde problemen kunnen worden opgelost. De afzender kan worden verplicht om naar het bedrijf te komen of iemand te ontmoeten. Dergelijke suggesties moeten duidelijk worden geformuleerd.
voorbeeld II-professioneel bevestigen van een e-mail
Beste John,
Het spijt ons dat u problemen heeft gehad met de overschrijving die we naar uw bankrekening sturen. Het kan zijn dat u uw bank moet bezoeken om dit probleem op te lossen. Vraag uw account officer om ons te schrijven via onze customer support e-mail, en hij of zij moet uw affiliate id te citeren om ons in staat te stellen uw identiteit te verifiëren.
als dit dit probleem niet oplost, laat het ons dan weten zodat we verdere stappen kunnen nemen. Dank je.
Regards,
7 – beantwoord de vragen
Er zijn e-mails die vol zijn met vragen. U kunt bevestigen ontvangen van dergelijke e-mails door het geven van antwoorden op deze vragen zonder uitzondering. Als je die vragen niet snel kunt beantwoorden, geef dan gewoon een tijdslimiet dat de antwoorden zullen worden verzonden.
soms zijn er vragen die dringende antwoorden vereisen. Voor dergelijke vragen moeten onverwijld antwoorden worden gegeven.
8-Betrek de afzender
Er zijn enkele e-mails die vereisen dat u de afzender betrekt. Dit komt omdat de afzender op een positieve manier aan u heeft bijgedragen en u de ontvangst van hun positieve bijdrage wilt bevestigen. Het betrekken van hen door hen mogelijkheden om vragen te stellen in de volgende e-mails of een aantal verzoeken is een manier van het betrekken van de afzender.
u kunt ook de afzender erbij betrekken door hen te informeren dat zij hun opmerkingen over de activiteiten waaraan zij hebben bijgedragen via de e-mail die u hebt ontvangen, kunnen verzenden.
voorbeeld III-een e-mail professioneel bevestigen
Hi James,
Dank u voor een snelle reactie. Ik ben blij dat je vond de web app zeer nuttig. U zult zeker ontdekken meer functionaliteit in de komende dagen.
aarzel niet om mij te contacteren voor een functieverzoek, suggestie of klacht op elk gewenst moment. Ik zal u graag helpen op welke manier dan ook.
Met vriendelijke groet,
9 – markeer de uniciteit van uw afzender
u kunt een e-mail ontvangen die de mogelijkheden van de afzender toont, bijvoorbeeld een e-mail die een sollicitatie behandelt met het cv van de afzender eraan gekoppeld. Uw bevestiging van een dergelijke e-mail moet de professionele prestaties van de afzender aangeven om erop te wijzen dat het cv van de afzender werd gecontroleerd en het bedrijf de prestaties van de afzender respecteert.
voorbeeld III-een e-mail professioneel bevestigen
beste Ruth,
We zijn blij dat u geïnteresseerd bent in het werken met ons bedrijf. We zijn blij dat je je MBA op zo ‘ n jonge leeftijd hebt afgerond.
uw cv is doorgegeven aan onze afdeling human resource. U kunt contact met ons opnemen als u binnen de komende vijf werkdagen geen bericht van hen ontvangt.
Wij wensen u het beste in uw toepassing.
Regards,
10 – gedetailleerde informatie
gedetailleerde informatie moet worden verstrekt in bevestigingsinformatie om verwarring te voorkomen. U dient de e-mail van de afzender te bevestigen door het verstrekken van een aantal gedetailleerde informatie, zoals data dat de nodige procedures zullen worden uitgevoerd.
bijvoorbeeld, een bevestiging voor een sollicitatiegesprek moet gedetailleerde informatie geven over de datum van het interview, het tijdstip en de locatie.
nadat een bedrijf e-mails naar zijn klanten heeft gestuurd om de mate van tevredenheid van zijn klanten over hun goederen en diensten te vragen, kan een klant een bevestigingsmail sturen om de diensten van het bedrijf te waarderen. De klant dient adequate informatie te verstrekken, zoals specifieke producten die de diensten van het bedrijf verdienen de appreciatie e-mail.
conclusie
tot slot mag niet te veel nadruk worden gelegd op het belang van professionele erkenning van e-mails. Door dit te doen de hele tijd zal u helpen zich te onderscheiden van het pak van de concurrenten en houden uw klanten terugkomen.