in Canada zijn er veel subsidies en financieringsmogelijkheden voor non-profit organisaties en groeiende bedrijven. Sommige zijn specifiek ontworpen ter ondersteuning van werving of vaardigheidstraining, terwijl andere gericht zijn op sociale ontwikkelingsprogramma ‘ s of innovatieve onderzoeksprojecten.
omdat subsidies niet-terugvorderbare fondsen zijn die door een bedrijf, trust, stichting of overheidsdienst worden verstrekt, is de goedkeuring van subsidies een concurrerend proces. De financier die u van toepassing op zal willen weten hoe je van plan bent om hun geld uit te geven. Om je subsidieaanvraag te onderbouwen, dien je een hoogwaardig subsidiebudget in als onderdeel van je voorstel.
Wat is een hoogwaardig Subsidiebudget?
een hoogwaardig subsidiebudget is een volledig en nauwkeurig overzicht van uw programma-of projectkosten en hun subsidiabiliteit onder de subsidie die u aanvraagt.
zorgen voor een budget van hoge kwaliteit als onderdeel van uw subsidieaanvraag:
- verhoogt de kans op goedkeuring
- maakt het gemakkelijker om uw programma uit te voeren, omdat u precies weet hoeveel u kunt besteden
- helpt u sneller een accuraat subsidierapport op te stellen wanneer het tijd is om terug te rapporteren aan uw financier
Het schrijven van een budget voor een subsidie is niet hetzelfde als het maken van het operationele budget van uw organisatie.
terwijl een operationele begroting uw verwachte inkomsten en uitgaven voor het komende jaar weergeeft, geeft een subsidiebegroting een overzicht van de kosten in verband met het project dat u wilt financieren voor de periode waarop de subsidie betrekking heeft.
weet u niet zeker hoe een budget voor een subsidievoorstel moet worden opgesteld? Deze 3 stappen zullen u de weg wijzen.
hoe een Budget voor uw subsidievoorstel op te stellen
Stap 1: Begrijp de vereisten van de financier
voordat u uw programma-of onderzoeksbudget opstelt, controleert u het vereiste formaat. Terwijl sommige financiers zal u toestaan om uw eigen budget template te gebruiken, anderen zullen u voorzien van een sjabloon dat hun begrotingslijnen en categorieën omvat.
Pro Tip: Als u niet verplicht bent om de sjabloon van de financier te gebruiken, stemt u uw subsidiebudget af op het accounts-diagram van uw organisatie om toekomstige rapportage gemakkelijker te maken.
Hier zijn enkele andere belangrijke punten die u wilt verduidelijken voordat u een budget voor een subsidie schrijft.
welke specifieke begrotingsinformatie moet u verstrekken?
wil de financierder:
- informatie die alleen betrekking heeft op de subsidie die u aanvraagt,
- informatie over het programma of project dat u wilt financieren, of
- uw totale operationele begroting
als het verzoek niet duidelijk is over hun aanvraag, probeer dan opheldering te krijgen van de financier. Anders is het het beste om standaard een programma-of projectbudget te gebruiken en informatie te verstrekken die in overeenstemming is met uw Grant-verhaal (hierover later meer).
welke uitgaven komen in aanmerking en welke periode dekt de subsidie?
- als overheadkosten in aanmerking komen, overweeg dan om een extra bedrag (~10%) toe te voegen ter dekking van kosten zoals uw kantoorruimte, computerapparatuur of website, of serviceproviders zoals uw uitbestede boekhouder of accountant. Sommige financiers kunnen een maximum instellen op de toegestane overheadkosten. Daarom moet u duidelijkheid krijgen van de financier over overhead kosten voordat u het budget.
- Als u de periode begrijpt die door de subsidie wordt gedekt, kunt u een soortgelijke tijdlijn voor uw budget maken.
naar welk detail zoekt de financier?
- Als u geld vraagt om een salaris te betalen, zullen sommige financiers willen weten aan wie het salaris wordt betaald, hoeveel tijd ze besteden aan uw programma en hun jaarsalaris
- Als u geld vraagt om te betalen voor een evenement of bijeenkomst, zullen sommige financiers details willen weten, zoals de specifieke datum(s) en precieze locatie
- als de financier geen gedetailleerd budget nodig heeft, moet u proberen het budget eenvoudig te houden. De door u verstrekte begroting vormt de basis van uw eindrapport dat u aan het einde van de subsidie aan de financier terugstuurt. Daarom is het in uw belang om de begroting rechtlijnig te houden en alleen informatie op te nemen die waarde toevoegt aan het voorstel.
Stap 2: Werk samen met je teamgenoten om de kosten te bepalen
het maken van de budget rechtvaardiging voor subsidies vereist het werken met de teamleden die uw programma of project zullen uitvoeren om hun verwachte behoeften en de bijbehorende kosten te achterhalen.
merk op dat de kosten voor het uitvoeren van uw programma worden beschouwd als directe kosten, terwijl eventuele overheadkosten die de infrastructuur van uw organisatie ondersteunen indirecte kosten zijn. Zorg ervoor dat u “reële getallen” gebruikt die deze kosten nauwkeurig weergeven wanneer u bepaalt wat u in uw subsidiebudget moet opnemen.
Hier zijn enkele items om rekening mee te houden:
- personeelskosten: geef details over hoeveel tijd uw programma of onderzoeksmedewerkers aan uw project moeten besteden
- materiële kosten: geef een uitsplitsing van de soorten en hoeveelheden benodigdheden die u nodig hebt
- reiskosten: Geef informatie zoals het aantal geplande reizen en het aantal dagen en personen voor elke reis
- Evenementkosten: Deze omvatten onder meer de kosten van het huren van een ruimte voor uw evenement of het huren van audio-en visuele apparatuur providers
- Catering kosten: Als uw evenement of programma zal worden verzorgd, voorzien van details zoals het aantal deelnemers en de kosten per hoofd
- Cadeau-kosten: Hoewel vaak over het hoofd gezien, extralegale voordelen zoals een vrijwilliger dank u geschenken en honoraria voor luidsprekers moeten worden opgenomen
Hier is een voorbeeld van wat u kunt opnemen in een budget voor uw subsidieverzoek:
vergeet niet dat er kosten verbonden kunnen zijn om ervoor te zorgen dat uw programma of evenement toegankelijk is. Als uw programma helpt nieuwe Canadezen werken aan hun Engels, bijvoorbeeld, kan het nodig zijn om de begroting voor kinderopvang voor deelnemers die ouders of een vertaler om te helpen uw programma te vergemakkelijken.
onthouden: Hoe meer tijd u investeert in het onderzoeken van prijzen, het krijgen van offertes van Leveranciers, en het controleren dat al uw kosten optellen, hoe nauwkeuriger en betrouwbaarder uw budget voorbereiding zal zijn. Een grondige herziening van de informatie die u hebt verzameld zorgt er ook voor dat u over de nodige middelen en technologie beschikt om uw project of programma succesvol uit te voeren.
Stap 3: Zorg ervoor dat uw Budget in lijn is met uw Narrative
naast uw budget willen de meeste financiers een Grant proposal narrative ontvangen waarin het doel en de doelen van uw programma of project, hoe het zal worden uitgevoerd, en uw verwachte resultaat worden uitgelegd.
om uw kans op goedkeuring te vergroten, moet u ervoor zorgen dat uw subsidiebudget in overeenstemming is met uw subsidie-verhaal. U kunt dit doen door te controleren of alles in uw verhaal met een kosten verbonden aan het wordt weerspiegeld in het budget dat u hebt voorbereid.
bijvoorbeeld:
- Als u een jaar lang het programma, uw verhaal moet duidelijk vermelden dat het programma loopt gedurende één jaar, en uw budget moet een weerspiegeling zijn van de kosten die voor dat jaar
- Als uw verhaal wordt gemeld dat uw programma biedt engelse les aan nieuwe immigranten, zorg ervoor dat uw budget omvat elke vertaler personeelskosten, toegewijde medewerkers die het programma tijd, of huur de kosten voor de ruimte om uw bestanddelen
Met de vele financieringsmogelijkheden voor uw organisatie, het is de moeite waard de tijd neemt om te begrijpen hoe bereid je een budget voor een subsidie voorstel. Als u hulp nodig hebt bij het opstellen van een nauwkeurig budget voor uw subsidieaanvraag, kan Enkel helpen. Neem contact met ons op om erachter te komen hoe we bedrijven en non-profitorganisaties in heel Canada helpen met hun boekhouding, financiële verslaggeving en budgettering.