bijgewerkt op 12 januari 2021
u bent wettelijk verplicht om loonbelasting in te houden namens uw werknemers, maar het krijgen van terughoudingen en al die andere loonaftrek rechten kan moeilijk zijn. Onder ons werknemers, 82% melden het vinden van een fout in hun salaris op een bepaald punt. En als Uncle Sam iets verkeerd vindt, kan dat een straf van 15% of meer betekenen!
hoewel de wiskunde die je moet doen om deducties en withholdings te berekenen niet erg complex is, kan het ontmoedigend zijn om alle bewegende delen recht te houden. Daarom hebben we deze gedetailleerde gids samengesteld met alles wat u moet weten. En als u op zoek bent naar meer specifieke voorbeelden van het berekenen van payroll, bekijk dan onze gedetailleerde gids.
Als u op zoek bent naar iets specifieks, klik dan op een van de onderstaande onderwerpen om vooruit te springen:
- bruto, netto en belastbaar loon
- inhouding vs. aftrekposten
- verplichte salarisadministratie Met houders
- vrijwillige salarisaftrek
- Extra krediet! Vrijgestelde versus niet-vrijgestelde werknemers
brutoloon Versus nettoloon
aftrekposten en inhoudingen maken het verschil tussen brutoloon en nettoloon uit. Bruto loon is het totale bedrag dat uw werknemer verdient van hun salaris of uurloon plus eventuele bonussen, commissies, en andere vormen van compensatie. Bijvoorbeeld, als je betaalt werknemers twee keer per maand, een werknemer in loondienst die maakt $48.000 per jaar zal verdienen $2.000 aan brutolonen elke pay periode. Dit bruto loon is waar de meeste berekeningen beginnen voor de IRS “lonen onderworpen aan inhouding” voor werknemers looncheques.
sommige payroll withholdings zijn verplichte loonbelasting; andere inhoudingen zijn vrijwillig, wat betekent dat uw werknemer de mogelijkheid heeft om ze niet te betalen. Veel vrijwillige inhoudingen, zoals ziektekostenverzekering of 401 (k) bijdragen zijn aftrek vóór belastingen die het effect van een werknemer belastbaar bruto loon te verminderen. Na aftrek en aftrek is het resterende netto loon wat u aan uw medewerkers betaalt.
inhouding vs.inhoudingen
inhoudingen en inhoudingen worden vaak behandeld als Synoniemen op uw loonlijsten. Technisch, hoewel, de term inhouding verwijst specifiek naar federale of staat belastingen die u uit de loonstroken van uw werknemers te nemen en te sturen naar de overheid. Alle houdingen zijn verplicht.
aftrekposten zijn meestal vrijwillig en omvatten opt-in pensioensparen, ziektekostenverzekering of donaties. Er zijn ook enkele onvrijwillige inhoudingen, zoals wanneer lonen worden gegarneerd om belastingen of alimentatie terug te betalen. Sommige inhoudingen zijn vóór belastingen, wat betekent dat ze verminderen uw bruto loon voor fiscale berekeningen. Anderen worden genomen nadat belastingen zijn ingehouden. Maak je geen zorgen als dit verwarrend is — we zullen een kijkje nemen op specifieke inhoudingen hieronder.
aftrekken en aftrekken hebben twee cruciale elementen gemeen: het nemen van het juiste bedrag voor elke werknemer en vervolgens het verzenden van deze middelen naar de juiste Belastingdienst of dienstverlener.
verplichte loonadministratie
federale inkomstenbelasting
Het is uw verantwoordelijkheid als bedrijfseigenaar om federale inkomstenbelasting voor uw werknemers in te houden en te betalen. Ten eerste, vergeet niet dat de inkomstenbelasting is gebaseerd op twee factoren: 1) het bruto loon of de lonen die u betaalt een werknemer en 2) de inhouding informatie die werknemers op hun W-4 formulier. Je kent hun loon al. Hun W-4 formulier zal u vertellen als je nodig hebt om belastingen in te houden voor hen op de gehuwde of enkele tarief, hoeveel afhankelijke personen zij geclaimd, en eventuele extra bedragen die de werknemer wil worden ingehouden van die inkomsten.
staats-en lokale inkomstenbelasting
net als de federale inkomstenbelasting gebruikt u de brutoloon als basis voor het bedrag van de staats-en lokale inkomstenbelasting dat moet worden ingehouden. Elke staat stelt deze tarieven individueel (sommige staten hebben geen inkomstenbelasting helemaal), dus je moet vertrouwd te raken met de regels die van toepassing zijn op uw locatie en werknemers. Je moet er ook voor zorgen dat je up-to-date bent over de nieuwste loonbelasting tarieven.
FICA
FICA, de Federal Insurance Contributions Act, vereist dat werkgevers socialezekerheids-en Medicare belastingen op de lonen van werknemers inhouden. U moet niet alleen inhouden een percentage van de werknemer belastbaar bruto loon, maar ook overeenkomen met die bijdrage tot de maximale loonbasis limiet. Deze percentages veranderen wel, dus zorg er altijd voor dat je het juiste bedrag voor het belastingjaar achterhoudt en matcht. Voor 2021 is het fica-percentage voor werkgevers opgesplitst naar 6,2% voor de Sociale Zekerheid en 1.45% voor Medicare, of 7,65% totaal voor elk. Lees hier meer over hoe FICA en achterhouden in detail.
State Unemployment Insurance (SUI)
elke staat stelt zijn eigen werkloosheidsverzekering tarief, dus er is geen standaard in de VS Wanneer u zich registreert bij uw staat als werkgever, zullen ze ook vereisen dat u zich aanmeldt bij de state unemployment agency ook. Het belangrijkste om te onthouden bij de berekening SUI is dat u deze belastingen moet betalen op basis van waar uw werknemer woont, niet waar u uw bedrijf. Als je een team van externe werknemers, dit kan een beetje ingewikkeld, maar de meeste staten hebben online middelen om u te helpen uw weg te vinden.
State Disability Insurance
momenteel hebben vijf staten een of andere vorm van State disability insurance die wordt ingehouden op de loonstrookjes van werknemers: California, Hawaii, New Jersey, New York en Rhode Island. Elk heeft verschillende eisen voor brontarieven, evenals hoe ze lonen en meer definiëren.
federale werkloosheidsbelasting (FUTA)
deze belasting financiert werkloosheidsuitkeringen voor werknemers die hun baan verliezen. Als werkgever moet u 6% van de lonen die elke werknemer verdient berekenen om te bepalen hoeveel u verschuldigd bent in federale werkloosheidsbelastingen. FUTA wordt echter niet onthouden van het loon van de werknemer, dus maak die fout niet.
werkgevers zijn wettelijk verplicht werkloosheidsbelastingen te betalen totdat een werknemer $7.000 aan belastbaar loon voor het kalenderjaar bereikt. Daarna is uw aansprakelijkheid voor het jaar voor hen voldaan. De federale werkloosheidsbelasting wordt elk kwartaal betaald. Niet zeker of u verplicht bent om FUTA te betalen? Kijk eens goed naar de federale werkloosheidsbelasting.
verplichte loonbelasting deponeren
nadat u de loonadministratie hebt voltooid, moet u de federale inkomstenbelastingen, sociale zekerheid en Medicare-fondsen storten die u bij de IRS hebt ingehouden. Er zijn twee storting schema ‘ s-half – wekelijks of maandelijks-voor deze betalingen. Meer informatie over het juiste schema voor uw bedrijf in IRS publicatie 15-T. Vergeet niet om uw kwartaalrapport op formulier 941 of jaarlijks op formulier 944 waaruit de lonen die u hebt betaald, de tips uw werknemers hebben gemeld aan u, en uw werkgelegenheid belastingen. U zult ook moeten voldoen aan de staat fiscale borg regels.
vrijwillige loonaftrek
pensioenbijdragen
als werkgever hebt u een paar opties voor pensioenspaarplannen voor werknemers in kleine bedrijven: SEP-IRA, SIMPLE-IRA of een traditionele 401k. de meeste pensioenpremies zijn vóór belastingen en worden vaak door de werkgever gecompenseerd tot een bepaald percentage. Voor 2021, werknemers kunnen bijdragen tot $ 19.500 aan een 401k plan. Werknemers ouder dan 50 jaar kunnen een extra inhaalbijdrage van $7.000 toevoegen om ze jaarlijks tot $26.000 te krijgen.
gezondheidsvoordelen
kleine bedrijven met minder dan 50 voltijdequivalenten hoeven hun werknemers geen gezondheidsvoordelen te bieden, maar het is wel het hoogste voordeel dat werknemers zoeken. Meestal, het verzamelen van de voordelen van de gezondheidszorg kosten wordt gedaan als een pre-belasting loonaftrek. Vergeet niet dat health plan payroll aftrek met inbegrip van betalingen voor flexibele uitgaven accounts of gezondheid spaarrekeningen moet worden ingesteld als een dollar bedrag en niet een percentage of de werknemer loon.
levensverzekering of arbeidsongeschiktheidsverzekering
veel werkgevers bieden collectieve levensverzekeringsprogramma ‘ s aan, evenals kortlopende en langdurige arbeidsongeschiktheidsdekking om ervoor te zorgen dat werknemers nog steeds een deel van hun salaris ontvangen, zelfs als ze gehandicapt raken. Net als de gezondheidszorg plannen, deze programma ‘ s worden vaak beheerd door een grote verzekeringsmaatschappij die registraties kan verwerken voor u. U moet ervoor zorgen dat de juiste aftrek worden gemaakt en betaald voor elke werknemer die kiest voor het programma.
Parkeren of woon-werkverkeer
Pendelvoordelen bieden u de mogelijkheid om de kosten van parkeren of transit Vergoedingen af te trekken op basis van belastingen voor uw werknemers. Houd er rekening mee dat deze fondsen niet kunnen worden gebruikt om de kosten van fietsgerelateerde uitgaven, brandstof of autoverzekering te compenseren. Met ingang van 2021, de IRS limiet op vervoer of Parkeren kosten is $ 270 per werknemer per maand,en bijdragen zijn niet langer aftrekbaar voor de werkgever.
gezondheid & wellness
deze programma ’s kunnen een manier zijn om wellness op de werkplek te bevorderen en omvatten vaak loonaftrek voor kortgesloten fitnessabonnementen, programma’ s voor gewichtsverlies, programma ‘ s voor stoppen met roken en preventieve gezondheidsonderzoeken. Ze kunnen ook uitbetalingen voor het raken van bepaalde doelen. Voordelen kunnen belastingvrij zijn, maar terugbetalingen en beloningen voor werknemers zijn dat niet. Subsidies voor Sportschool lidmaatschapskosten kunnen door werkgevers worden afgetrokken als bedrijfskosten voor het belastingjaar waarin ze werden betaald.
uniformen
als uw bedrijf uniformen nodig heeft en werknemers daarvoor in rekening brengt, onthoud dan dat loonaftrek om de kosten te dekken het uurloon van een werknemer niet kan verlagen Onder het minimumloon van $7,25 per uur of invloed kan hebben op hun overwerkloon onder de Fair Labor Standards Act. U mag echter de aftrek over een bepaalde periode propreren, zolang hun uurtarief niet wordt verlaagd.
Union contributies
Union contributies worden meestal berekend als een vooraf bepaald percentage van het brutoloon van de werknemer en regelmatig betaald aan uw lokale vakbond. De 2018 Supreme Court uitspraak Janus vs American Federation of State, County, and Municipal Employees (AFSCME) veranderde de regels voor het innen van vergoedingen van niet-vakbondswerknemers die in union shops werken. Nu, niet-vakbond werknemers moeten actief opt-in om deze contributies te laten innen. De meeste vakbonden hebben ook specifieke eisen voor loonschalen en payroll, dus neem de tijd om de regels en voorschriften te herzien met uw vakbondspartner. De bijdrage van de Unie komt niet in aanmerking voor aftrek vóór belastingen.
529 onderwijsspaarplannen
bijna alle staten hebben nu een of andere vorm van fiscaal uitgestelde 529 onderwijsspaarplannen die werknemers een handige manier bieden om te sparen. Sommige staatsplannen hebben minimumpremievereisten, samen met andere 529 planregels. De meeste worden beheerd door grote beleggingsmaatschappijen, maar elke staat heeft een nuttige website vol met informatie over 529 payroll aftrek.
geven op de werkplek of charitatieve bijdragen
automatisch geven stelt werknemers in staat hun favoriete zaak te ondersteunen door een vooraf geselecteerd bedrag gedurende het hele jaar van hun salaris af te trekken. Vergeet niet om een schriftelijke of elektronische opt-in voor dit soort aftrek en werken met een gerenommeerde partner zoals United Way.
loon garnering
hoewel werknemers geen toestemming hoeven te geven voor orders voor garnering van hun loon, worden ze nog steeds als vrijwillig beschouwd omdat ze geen deel uitmaken van verplichte belastingaftrek van de overheid. Een rechtbank kan eisen dat een werkgever garnering loon voor niet-betaling van schuld of alimentatie, of andere redenen. Typisch, een garnering bestelling zal komen met instructies over hoe je nodig hebt om deze betalingen te verzenden.
Extra krediet! Exempt vs. Non-exempt employees
De Fair Labor Standards Act heeft het huidige minimumloon, overwerkregels en andere arbeidsnormen vastgesteld waarmee u vertrouwd moet zijn om de loonlijst goed te krijgen. Het definieerde ook personeelscategorieën die voornamelijk betrekking hebben op overwerkbescherming.
- “niet-vrijgestelde” werknemers kunnen overwerk verdienen tegen een tarief van 1,5 maal hun normale uurloon en moeten ten minste het federale minimumloon van $7,25 per uur ontvangen.
- ” vrijgestelde ” werknemers (die vrijgesteld zijn van het verdienen van overwerk) MOETEN in loondienst worden tewerkgesteld, minstens $455 per week verdienen en functiefuncties vervullen zoals leidinggevende, administratieve of professionele functies.
het begrijpen van dit onderscheid is essentieel voor uw loonlijst (en uiteindelijk uw inhoudingen), omdat u de overwerkvergoeding moet berekenen als onderdeel van het brutoloon voor niet-vrijgestelde werknemers. Niet te vergeten dat schendingen duur kunnen zijn; werkgevers die het FLSA minimumloon of overwerk compensatie wetten overtreden kan wettelijk aansprakelijk zijn voor zowel het loontekort en schade. De overheid biedt deze handige gids om ervoor te zorgen dat u compliant bent. Vergeet niet om te controleren uw staat overuren eisen hier ook.
Hoe werkt dit in de loonaftrek? Onder bepaalde omstandigheden kunnen werkgevers het loon aftrekken wanneer vrijgestelde werknemers hun werk missen.
dat is (eindelijk)alles, mensen!
salarisaftrek is misschien niet altijd leuk, maar ze goed krijgen is een belangrijk onderdeel van het succesvol runnen van uw bedrijf. We hopen dat deze gids u heeft geholpen bij het plannen van uw volgende payroll run en het bouwen van het team dat u zal helpen al uw doelen te bereiken.