E-mail Etiquette: hoe mensen om dingen te vragen en eigenlijk een antwoord te krijgen

als het schrijven van een brief honderd jaar geleden het equivalent was van zitten met iemand in een rustige kamer en face-to-face praten, is het schrijven van een e-mail vandaag als schreeuwen tegen iemand over een luidruchtig kruispunt terwijl ze zich haasten naar een afspraak.

Iedereen is overbelast en overbelast. We bestaan in een staat van continue gedeeltelijke aandacht als we snel heen en weer verschuiven tussen e-mail, SMS-berichten, sociale media en het web. De e-mail die u verzendt is niet alleen concurreren met andere e-mail voor iemands aandacht; het is concurreren met alles.

kansen zijn, uw e-mail zal worden gelezen op een telefoon, net als meer dan 50 procent van de e-mails. We skimmen en trimmen onze inboxen onderweg, reageren op dringende items en markeren minder dringende items om opnieuw te worden bekeken wanneer we terug zijn aan onze bureaus.

dat betekent dat uw e-mail waarschijnlijk in een snelle blik zal worden verteerd terwijl de ontvanger op zijn telefoon is, en heen en weer fladdert tussen andere taken. Op zijn best krijgt uw correspondentie een snelle flits van hun aandacht. Als het wordt geacht dwingende in die voorbijgaande blik, zullen ze waarschijnlijk later terug te keren naar het. Maak een slechte eerste indruk, hoewel, en het is game over voordat je zelfs maar aan de slag.

onze informatieverslindende hersenen vragen om een nieuwe benadering van e-mail. Als iedereen het druk heeft, is het respecteren van zijn tijd—door er zo weinig mogelijk van in te nemen—een belangrijke manier om mensen op te laten letten. Bij het samenstellen van e-mail betekent dit dat je duidelijk, beknopt en uitvoerbaar bent. U kunt dit bereiken met een paar eenvoudige strategieën:

Leiden met de ask.

zonder abrupt of opdringerig te zijn, is het belangrijk om uw vraag bovenaan uw e—mail te plaatsen-binnen de eerste zin of twee indien mogelijk. Het doel is om de aandacht van de lezer te krijgen en hen de actie te laten begrijpen die onmiddellijk wordt gevraagd. Als je veel rigmarole voor uw vraag, een ongeduldige lezer zou nooit aan het te krijgen.

bijvoorbeeld, laten we zeggen dat je contact opneemt met de CEO van een startup die je bewondert om haar uit te nodigen om te spreken op een conferentie. U kunt de vraag zo plaatsen:

Hi Catherine—Dit is Mark Holland. Ik leid de populaire Firestarters conferentie, die meer dan 5000 ondernemers trekt naar het Staples Center in LA elk jaar. Ik schrijf om je uit te nodigen om te spreken op ons evenement op 5 maart 2016.

Catherine weet misschien niet wat de Firestarters conferentie is, maar ze weet wel iets belangrijks.: Waar deze e-mail over gaat (een spreekuitnodiging). Ze weet nu ook de datum en locatie van het evenement en dat het vrij indrukwekkende aanwezigheidsaantallen heeft. Nu dat de vraag is duidelijk en haar interesse is geprikkeld, ze is meer kans om Mark ‘ s verdere details te lezen, waar hij achtergrondverhaal over het evenement en meer indrukwekkende statistieken kan opnemen om zijn zaak nog sterker te maken.

in een wereld met korte aandacht is het het beste om meteen ter zake te komen en later je uitleg te doen. Denk na over wat er zal verschijnen in het tweeregelige berichtvoorbeeld dat de ontvanger ziet terwijl hij door zijn inbox scrolt: zal het zijn aandacht trekken?

Stel uw geloofwaardigheid vast.

wat kan mij dat schelen? is de stilzwijgende vraag zweven in de hoofden van de meeste mensen als ze een e-mail te openen, vooral als het is van iemand die ze niet kennen. Daarom is het van cruciaal belang om in een vroeg stadium van de boodschap je geloofwaardigheid te vestigen. Vertel je lezer waarom je anders bent, waarom je bereikt bent, of waarom ze aandacht aan je moeten besteden.

bijvoorbeeld, als u een merk cold-e-mailt om een sponsoring aan te vragen, kunt u uw geloofwaardigheid vestigen door gegevenspunten over uw publiek en de prijzen te delen die u hebt gewonnen.

Hi Tom-I ‘ m Tracy Black, de redacteur van Feed Daily, een Webby award–winnende website met meer dan 2 miljoen bezoekers per maand. Ik stel een nieuwe artikelreeks samen die ambitieuze jonge creatievelingen richt, en ik wilde zien of u in sponsoring zou kunnen zijn?

Als u een bekende e—mail stuurt—bijvoorbeeld door contact op te nemen met een collega over een dringende taak-kunt u uw verzoek legitimeren door aan te geven dat u onder druk staat van de baas (aangenomen dat dat waar is).

Hi Tom-I ‘ m follow up to see if you were able to implemented the new email signup feature? De CEO wil dat dit voor het einde van de week is afgerond.

gegevenspunten en brute autoriteit zijn natuurlijk niet uw enige opties. U kunt ook de geloofwaardigheid te vestigen door een scherp waarnemer van de persoon die u contacteert. Je kon hen vertellen hoe lang je hun werk hebt gevolgd, wat je genoten over de laatste blog post ze schreven, of hoe hun product kan worden verbeterd – met tact natuurlijk! Zolang het niet fawning, de meeste mensen waarderen opgemerkt te worden, en het maakt ze merken je terug.

maak de weg naar voren duidelijk.

Ik ontvang regelmatig e-mails van mensen die geà nteresseerd zijn in een soort kennisuitwisseling, maar nooit duidelijk maken hoe ze willen dat ik Actie doe. Willen ze koffie? Willen ze een telefoontje plegen? Het is onduidelijk, wat betekent dat in plaats van te zeggen: “Ja!”Ik moet reageren door hen te vragen waar ze mij om vragen—of, waarschijnlijker, helemaal niet reageren.

je hebt veel meer kans om een reactie van iemand te krijgen als het duidelijk is wat de volgende stap is. Dat maakt het gemakkelijk voor de ontvanger om ja te zeggen op uw verzoek.

laten we zeggen dat je contact opneemt met een filmregisseur die je bewondert voor advies. E-mail ze niet alleen met:

Ik ben al jaren een fan van uw werk, en ik zou graag uw hersenen te kiezen. Wat zeg je ervan?

stel in plaats daarvan iets specifieks voor:

Ik ben al lang een bewonderaar van uw werk en heb het grootste respect voor uw expertise op het gebied van filmmaken. Ik zou je graag een paar vragen willen stellen over hoe je je eerste film hebt gefinancierd. Wil je volgende week een telefoontje van 15-20 minuten? Mijn schema is wijd open de hele dag donderdag en vrijdag als je beschikbaarheid dan. Ik beloof het kort te houden.

het tweede voorbeeld verduidelijkt het onderwerp en het feit dat u slechts een kort telefoongesprek wilt voeren. Dit betekent dat de ontvanger weet dat de tijd inzet zal minimaal zijn en—omdat je al een kalenderdatum hebt voorgesteld—ze weten dat de e-mail thread snel en efficiënt kan worden gesloten. Met andere woorden, je hebt hun tijd gerespecteerd, en ze weten nu dat het omgaan met jou geen andere hoofdpijn zal zijn die ze niet nodig hebben.

als u een vraag stelt, stel dan een oplossing voor.

e-mail is geen goede plaats voor debat. Dus, berichten die niets anders bieden dan een vraag als ” Wat vind je van X?”zijn over het algemeen ineffectief. Drukke mensen willen niet om erachter te komen uw problemen voor u, en ze willen niet om een lange reactie te schrijven. Ze willen ja of nee zeggen en dan verder gaan met het volgende. Dus als je een antwoord wilt krijgen—en je zin wilt krijgen—stel dan niet alleen vragen: stel oplossingen voor.

stel je voor dat je je baas e-mailt om te vragen of je een conferentie kunt bijwonen. Je zou kunnen schrijven:

Hi Tina-ik merkte dat mensen al hotels boeken voor de SXSW conferentie volgend jaar. Ik wil graag gaan. Wat denk jij?

of, je zou kunnen schrijven,

Hi Tina—Ik heb nagedacht over manieren om mijn vaardigheden op het werk te verrijken, en het lijkt erop dat er volgend jaar enkele sprekers en workshops op SXSW zijn die zeer nuttig zouden zijn. Ik kan ook een rapport samenstellen om te delen wat ik heb geleerd met het team nadat ik terug ben. Ik heb de kosten geschat, en het lijkt erop dat een ticket, hotel, en vliegticket zou het bedrijf ongeveer $2.500. Denk je dat het bedrijf me kan sponsoren?

het eerste bericht is kort maar lui en vereist veel heen-en-weer berichten om duidelijk te maken wat er echt op het spel staat. De tweede e-mail is langer, maar bevat alles wat nodig is voor het gesprek onmiddellijk worden opgelost. De schrijver heeft haar huiswerk gedaan, de kosten en baten zijn duidelijk, en het is gemakkelijk voor de baas om gewoon ja te zeggen. Proactief zijn in uw communicatie kost meer werk vooraf, maar het betaalt enorme dividenden op de lange termijn.

kan worden gescand.

gebruik opsommingstekens, getallen en/of vetgedrukt om uw e-mail skimmable en verteerbaar te maken, met de nadruk op de belangrijkste punten. Als je spot met dit soort lepelvoeding van informatie, ga je gang en zet je eroverheen. E-mails gaan over het verkrijgen van resultaten, niet het testen van de leesvaardigheid van uw ontvanger. Hier is een voorbeeld van hoe u de volgende stappen zou kunnen samenvatten na een client vergadering.

Hi Sharon-geweldige oproep gisteren! Ik ben enthousiast over de volgende stappen. Hier is een samenvatting van wat we besproken hebben in de komende week om onze deadline te halen: actie Items voor Sharon & Team:

– Approve revised mockups (Due: Ma 4/9)- Provide final copy for banners (Due: wo 4/11)- Supply hi-res photography (Due: wo 4/11)

omdat deze e—mail vereist dat de client iets doet, u wilt dat de actie—items uit de e—mail Pop-dus de vetgedrukte tekst-en gemakkelijk worden verteerd-dus de kogels. Vervaldata staan ook tussen haakjes zodat ze gemakkelijk te zien zijn.

onthoud: als u echt dingen gedaan wilt krijgen, is succes afhankelijk van het gemakkelijk maken voor uw lezer om snel de e-mail te verwerken en de belangrijkste punten te begrijpen.

geef ze een deadline.

is uw e-mail dringend? Heeft het nu een antwoord nodig? Over twee dagen? Over twee weken? Het kan u verbazen om te leren dat drukke mensen houden van deadlines, omdat ze helpen prioriteren precies wanneer dingen nodig hebben om gedaan te krijgen. In feite, Ik heb gevonden dat e-mails die geen tijdschema hebben meer kans om te krijgen genegeerd. Je wilt zeker niet heerszuchtig of overdreven veeleisend zijn, maar geef je lezer wel wat beleefde context voor timing.

Als u een naaste collega e-mailt over een dringende taak, kunt u vrij duidelijk zijn over timing:

wil het project op schema blijven, dan heb ik, indien mogelijk, binnen 24 uur een antwoord van u nodig.

Als u iemand uitnodigt die u nog niet hebt ontmoet, kunt u uw follow-up tijdlijn beleefd delen:

Ik weet zeker dat u het druk hebt en dat u tijd wilt hebben om deze gelegenheid te overdenken. Ik kom over twee weken terug als ik niets van je gehoord heb.

of zeg dat u uw baas of een cliënt wilt laten meewegen bij een beslissing, maar dat u verder moet gaan als ze niet op tijd reageren:

als ik op vrijdag 17 augustus nog niets van u hoor, ga ik verder met de oplossing die ik hierboven heb voorgesteld.

inclusief een deadline is als een anker laten vallen: Het lost uw verzoek in ruimte en tijd, waardoor het meer kans om opgemerkt en gedaan te krijgen.

schrijf uw onderwerpregels als koppen.

om uw e-mail te kunnen lezen, moet deze worden geopend. Je doel zou moeten zijn om een onderwerp samen te stellen dat duidelijk en, idealiter, provocerend is. Het is net als het schrijven van een dwingende kop voor een artikel of blog post die u wilt dat mensen om te klikken op.

laten we zeggen dat je een succesvolle muzikant bent die contact opneemt met een ontwerper over het doen van de cover voor je nieuwe plaat. Je hebt een behoorlijk publiek, dus verwacht je dat het album goed presteert. U kunt gebruik maken van:

Subject: Design Gig

Het is accuraat, maar het mist specificiteit en laat uw e-mail klinken als een alledaags aanbod. U kunt ook het volgende gebruiken:

Subject: Cover design for high-profile album release?

Dit is nog steeds accuraat, maar het wekt nieuwsgierigheid door te verduidelijken wat het project precies is en een goede belichting te beloven. Vooral als je een “vraag” e-mail schrijft naar iemand die je nog nooit eerder hebt ontmoet, werkt de onderwerpregel als een eerste indruk. En je krijgt maar één kans om een eerste indruk te maken.

bewerk uw berichten meedogenloos.

nadat u uw e-mail hebt opgesteld, kunt u deze opnieuw onderzoeken met een onsympathiek oog en alles wat onnodig is verwijderen. Duidelijk en beknopt zijn vanaf het begin bespaart tijd voor iedereen. Het kost meer tijd om een strakke en to-the-point e-mail te maken, maar dat bewerkte e-mail zal ook veel meer kans om een reactie te krijgen.

geeft een voorbeeld van alle berichten op uw telefoon.

zoals eerder vermeld, wordt uw e-mailbericht waarschijnlijk eerst op een telefoon geopend. Daarom is het verstandig om te begrijpen hoe uw bericht eruit zal zien in mobiele e-mail apps. Wat lijkt verteerbaar op een enorme desktop scherm ziet er vaak als _War en vrede _op een mobiele telefoon. Een voorbeeld van uw bericht op het kleine scherm, en als het er nog steeds veel te lang, meedogenloos bewerken opnieuw. Als je bericht de indruk geeft overweldigend te zijn, wordt het waarschijnlijk genegeerd.

Als u denkt dat dit allemaal klinkt als een hoop werk voor een beetje oude e-mail, denk er dan zo over: als u de tijd neemt om uw doelgroep te overwegen en uw bericht vooraf af te stemmen op hun aandachtsspanne, zullen uw e-mails effectiever zijn, zult u meer kans hebben om te krijgen wat u wilt, en zult u uiteindelijk minder tijd aan e-mail moeten besteden. Is dat niet wat iedereen wil?

alle illustraties van kunstenaar Tomba Lobos uit het boek Unsubscribe.