De vergoeding mag niet hoger zijn dan het IRS-tarief voor zakenreizen. Parkeren en tol zijn extra inhoudingen, omdat ze niet zijn inbegrepen in de standaard kilometerstand.
Wat is een “redelijke termijn”? De IRS stelt dat het een Feiten-en-omstandigheden situatie. Er zijn echter richtsnoeren die aangeven wat een redelijke termijn is.
indien de werknemer een voorschot heeft ontvangen, moet dit binnen 30 dagen na de reisdatum zijn verstrekt. De kosten dienen binnen 60 dagen na betaling van de kosten te worden gemotiveerd.
te veel terugbetaald – eventuele te veel terugbetaald moet worden geretourneerd binnen 120 dagen na ontvangst van een verklaring van de werkgever met een lijst van uitstaande voorschotten.
Dit zijn IRS-richtlijnen, en een bedrijf is vrij om restrictievere regels toe te passen. Bijvoorbeeld, het bedrijf kan onderbouwing nodig voor uitgaven van meer dan $ 25, in plaats van de IRS $75 limiet.
Op dezelfde manier kan de onderneming voor kilometers betalen tegen een tarief dat lager is dan het standaardtarief van de IRS. Terugbetalingen in het kader van een toerekenbaar plan zijn geen belastbaar inkomen aan werknemers en worden niet vermeld op werknemers’ 1040s. niet-terugbetaalde kosten kunnen niet langer worden afgetrokken door de werknemers.
niet-Boekhoudbare plannen
Het alternatief voor een verantwoordingsplichtig plan is een uitstaand of niet-boekhoudbaar plan. Een niet-verantwoord plan is per definitie een plan dat niet voldoet aan de vereisten van een verantwoord plan.
routinematig houden deze plannen in dat de werkgever een vast bedrag of een toelage aan de werknemer verstrekt voor reizen. De werknemer maakt geen rekening bij de werkgever voor de uitgaven van deze fondsen.
het bedrag van de uitkering is belastbaar inkomen en moet worden opgenomen in de W-2 van de werknemer. Zoals hierboven vermeld, de TCJA heeft aanzienlijk veranderd het effect van out-of-pocket kosten op de terugkeer van een werknemer, omdat ze niet langer aftrekbaar als een gespecificeerde aftrek.
dit vergroot het belang van het herzien van vergoedingsplannen en ervoor te zorgen dat werknemers zich bewust zijn van hoe deze veranderingen hen kunnen beïnvloeden
gewone en noodzakelijke
ongeacht of een kosten worden vergoed door de werkgever of ten laste van de werknemer komt, gelden dezelfde IRS-richtlijnen. Een uitgave moet gewoon en noodzakelijk zijn volgens de IRS regels.
De termen “gewoon” en “noodzakelijk” hebben voor fiscale doeleinden een specifieke betekenis, en het algemene gebruik van deze woorden is hier niet van toepassing.
gewone uitgaven zijn uitgaven die algemeen worden gebruikt en geaccepteerd door algemene industriestandaarden – dat wil zeggen uitgaven voor zaken die gewoonlijk nodig zijn om een bedrijf te runnen. Een uitgave is noodzakelijk als het nuttig en passend is in het runnen van het bedrijf.
Focus op het woord “nuttig.”De kosten zijn nuttig, maar niet nodig, voor het uitvoeren van een beroep of bedrijf goed.
wat normaal en noodzakelijk is, hangt ook af van de individuele situatie. Het kan gewoon en noodzakelijk zijn om zaken te bespreken met een klant in een duur restaurant en limousine service te bieden in de onderhandelingen over een multimiljoen dollar contract. Daarentegen zou hetzelfde doen voor een klant die jaarlijks $500 koopt niet als gewoon en noodzakelijk worden beschouwd.
een uitgave moet zowel gewoon als noodzakelijk zijn om aftrekbaar of terugbetaalbaar te zijn. De IRS heeft ook het recht om een “royale” criteria toe te passen op zakelijke kosten en kan alle kosten die zij acht royale of extravagant niet toestaan. Deze criteria worden normaliter alleen in extreme omstandigheden toegepast.
Het is belangrijk vanuit een IRS-perspectief, evenals vanuit een ethisch standpunt, dat alle vergoedingen van werknemers correct en billijk worden behandeld. Dit gebied kan gemakkelijk worden misbruikt. Het instellen en volgen van beleid voor deze uitgaven is een noodzaak om een bedrijf financieel verantwoordelijk te zijn en te voorkomen dat IRS onderzoeken. Als u vragen heeft, neem dan contact op met Victor Evans op [email protected], Ross Walker op [email protected] of je VonLehman belastingadviseur.