archiefonderzoek is over het algemeen complexer en tijdrovend dan secundair onderzoek, wat uitdagingen oplevert bij het identificeren, lokaliseren en interpreteren van relevante documenten. Hoewel Archieven vergelijkbare functies en kenmerken delen, kunnen ze ook op belangrijke manieren variëren. Hoewel door de overheid gefinancierde Archieven mandaten kunnen hebben die vereisen dat ze zo toegankelijk mogelijk zijn, zullen andere soorten, zoals bedrijfsarchieven, religieuze Archieven of privéarchieven, verschillende mate van toegang en vindbaarheid hebben. Sommige materialen kunnen op andere manieren worden beperkt, zoals op materialen die gevoelige of gerubriceerde informatie bevatten, niet-gepubliceerde werken, of opgelegd door overeenkomsten met de schenker van materialen. Bovendien zijn archiefbestanden vaak uniek, en de onderzoeker moet bereid zijn om te reizen om ze te bereiken. Zelfs wanneer materialen in digitale formaten beschikbaar zijn, kunnen er beperkingen op hen zijn die het niet mogelijk maken om ze off-site te benaderen.
lokaliseren van archiefcollectiesedit
voorafgaand aan online zoeken waren union-catalogi een belangrijk hulpmiddel voor het vinden van materialen in bibliotheken en archieven. In de Verenigde Staten zijn de National Union Catalog en de National Union Catalog of Manuscript Collections gebruikt door onderzoekers om archieven te lokaliseren, hoewel veel van de informatie sindsdien is gemigreerd naar online systemen.
een toenemend aantal archiefinstellingen kan worden gevonden via een online zoekopdracht. Daarnaast bieden portals zoals Europeana, de Digital Public Library of America en de National Library of Australia ‘ s Trove links naar aangesloten instellingen.in het Verenigd Koninkrijk host JISC de ArchivesHub, terwijl het ArchiveGrid van OCLC een internationaal portaal biedt voor voornamelijk Bibliotheekinstellingen, die MARC gebruiken als een catalogiseringsinstrument voor hun holdings. De Association of Canadian Archivists (ACA) heeft samengewerkt met het softwarebedrijf Artefactual om ArchivesCanada te creëren, terwijl de Australian Society of Archivists dezelfde software hebben gebruikt voor hun Directory van archieven in Australië. Veel andere online zoekinstrumenten zijn beschikbaar gesteld om zoeken en ontdekking te vergemakkelijken, waaronder het Location Register of English Literary Manuscripts and Letters, de Janus guide to archival materials in institutions in Cambridge, UK, en CARTOMAC: Archives littéraires d ‘ Afrique.
als een archief niet kan worden gevonden via online zoeken of een openbare collectie, moet een onderzoeker mogelijk het bestaan ervan op andere manieren opsporen, zoals het volgen van citaties en referenties van andere onderzoekers. Dit geldt in het bijzonder voor materialen die in het bezit zijn van bedrijven of andere organisaties die mogelijk geen archivaris in dienst hebben en zich dus niet bewust zijn van de omvang of inhoud van hun materialen.
in zeer beperkte Archieven kan de toegang alleen worden beperkt tot personen met bepaalde referenties of banden met instellingen zoals universiteiten en vervolgens alleen tot die van een bepaald niveau. Degenen die niet over de nodige geloofsbrieven kunnen nodig zijn om brieven van inleiding te vragen van een individu of instelling te verstrekken aan het archief.
het lokaliseren van materialen binnen archiefsedit
archieven bevatten gewoonlijk unieke materialen en hun organisatie kan ook geheel uniek of eigenzinnig zijn voor de instelling of organisatie die ze onderhoudt. Dit is een belangrijk onderscheid met bibliotheken waar materiaal volgens gestandaardiseerde classificatiesystemen wordt georganiseerd. Van oudsher hebben Archieven het beginsel van respect des fonds gevolgd, waarbij de herkomst en de oorspronkelijke volgorde worden gehandhaafd, hoewel de archivaris enige materiële of intellectuele herschikking kan verrichten om het gebruik ervan te vergemakkelijken. Een basisrichtlijn voor archiefbeschrijving is de International Standard of Archival Description (Algemeen) (ISAD/G of ISAD), geproduceerd door de International Council on Archives (ICA). Amerikaanse instellingen kunnen zich ook laten leiden door het beschrijven van archieven: een content standard (DACS) en in Canada door de regels van Archival Description (RAD). Begrijpen hoe archiefbeschrijvingen en het vinden van hulpmiddelen worden geconstrueerd staat bekend als archiefintelligentie.
naast deze normen en regels voor het maken van papieren en online lijsten en catalogi, kunnen archivarissen ook toegang bieden tot hun catalogi via API ‘ s of via de coderingsnormen EAD (gecodeerde archiefbeschrijving) (met betrekking tot het fonds, series en items) en EAC (gecodeerde archiefcontext)(de organisaties en personen die de archieven hebben gemaakt).
het vinden van hulpmiddelen is een gemeenschappelijk referentie-instrument gemaakt door archivarissen voor het lokaliseren van materialen. Ze komen in een verscheidenheid van vormen, zoals registers, kaart catalogi, of inventarissen. Veel hulpmiddelen voor het vinden van archiefdocumenten worden nu online gehost als webpagina’ s of geüpload als documenten, zoals in het zeldzame boek & speciale collecties van de Library of Congress. Het niveau van detail in het vinden van hulpmiddelen kan variëren van korrelige item-niveau beschrijvingen om grove collectie-niveau beschrijvingen. Als een archief heeft een grote achterstand van onbewerkte materialen, kan er geen enkele vorm van het vinden van hulp helemaal niet. Vanaf ongeveer 2005, een ideologie bekend als “meer Product, minder proces”, of MPLP, is overgenomen door veel Noord-Amerikaanse verzamelen van archieven proberen de verwerkingstijd te verminderen of te verlichten achterstand om toegang tot materialen sneller, waarvan de resultaten kunnen worden minimaal beschreven vinden van hulpmiddelen.
hoewel de meeste archiefrepositories onderzoekers verwelkomen en professionele medewerkers hebben die hen moeten bijstaan, betekent de grote hoeveelheid records dat het vinden van hulpmiddelen slechts beperkt nuttig kan zijn: de onderzoeker zal moeten jagen door middel van grote hoeveelheden documenten op zoek naar materiaal dat relevant is voor zijn of haar specifieke onderzoek. Sommige stukken kunnen om redenen van vertrouwelijkheid voor het publiek gesloten zijn; andere kunnen in archaïsch handschrift, in oude of vreemde talen of in technische terminologie zijn geschreven. Archiefdocumenten werden over het algemeen gemaakt voor onmiddellijke praktische of administratieve doeleinden, niet ten behoeve van toekomstige onderzoekers, en aanvullend contextueel onderzoek kan nodig zijn om ze te begrijpen. Veel van deze uitdagingen worden nog verergerd wanneer de gegevens nog steeds in handen zijn van het producerende orgaan of in particuliere handen, waar eigenaren of bewaarders niet bereid zijn om toegang te verlenen aan externe onderzoekers, en waar het vinden van hulpmiddelen nog rudimentair of onbestaand kan zijn.
Consulting archival materialedit
on-siteEdit
archiefmateriaal wordt gewoonlijk bewaard in gesloten stapels en niet-circulerend. Gebruikers vragen om specifieke materialen uit de archieven te zien en kunnen deze alleen ter plaatse raadplegen. Na het lokaliseren van de relevante recordlocatie met behulp van een zoekhulpmiddel of andere zoekhulpmiddel een gebruiker kan dan moeten het verzoek aan de archieven, zoals het gebruik van een aanvraagformulier. Als een archief heeft een deel van zijn holdings gelegen in een apart gebouw of faciliteit, het maken dagen of weken duren om materialen op te halen, waarbij een gebruiker om hun verzoeken in te dienen voorafgaand aan een on-site raadpleging.
een leeszaal is een ruimte, meestal binnen of nabij het archief, waar gebruikers archiefmateriaal kunnen raadplegen onder toezicht van het personeel. De unieke, fragiele of gevoelige aard van sommige materialen vereist soms bepaalde beperkingen op het gebruik, de behandeling en/of duplicatie ervan. Veel Archieven beperken wat voor soort items van buitenaf in een leeszaal kunnen worden gebracht, zoals potloden, notitieblokken, tassen en zelfs kleding, om te beschermen tegen diefstal of risico op beschadiging van materialen. Verdere beperkingen kunnen worden gesteld aan het aantal materialen dat op een bepaald moment kan worden geraadpleegd, zoals het beperken van een gebruiker tot één doos per keer en het eisen dat alle materialen te allen tijde plat en zichtbaar worden gelegd. Sommige Archieven bieden basisbenodigdheden zoals oud papier en potloden of schuimwiggen voor het ondersteunen van ongewoon grote materialen. Duplicatieservices kunnen beschikbaar zijn in het archief, hoewel het beleid, de kosten en de benodigde tijd kunnen variëren. In toenemende mate stellen Archieven gebruikers ook in staat om hun eigen apparaten, zoals handheld camera ‘ s, mobiele telefoons en zelfs scanners, te gebruiken om materialen te dupliceren. Het gebruik van wit of een andere handschoen, hoewel populair in televisieprogramma ‘s, is niet noodzakelijk vereist voor de behandeling van archiefdocumenten, als gevolg van bezorgdheid over de kwetsbaarheid van pagina’ s en tekst. Ze kunnen nodig zijn voor het hanteren van volumes met slechte bindingen, als de handschoenen worden verwijderd voor de interne pagina ’s om overdracht van vuil en ander materiaal te voorkomen, en moeten worden gebruikt bij het hanteren van foto’ s. Controleer altijd met de archivaris of handschoenen nodig zijn of niet.
Archieven kunnen ook toegang bieden tot inhoud via microfilm (inclusief fiche en andere formaten) vanwege de kwetsbaarheid of populariteit van het oorspronkelijke archief. Om dezelfde reden kunnen ook digitale kopieën worden verstrekt. Voordat u om toegang tot het origineel vraagt, moet u ervoor zorgen dat de items die zijn geformatteerd geschikt zijn voor het gebruik dat u nodig hebt. Redenen voor het vragen om toegang tot originele inhoud zou kunnen omvatten de noodzaak om een kleurenbeeld te bekijken (architecturaal perspectief en hoogte tekeningen, kaarten en plannen, enz.) of om toegankelijkheidsredenen (kleine visuele vertigo wordt meestal niet beschouwd als een reden voor toegang tot originelen, omdat het effect kan worden verzacht door tragere inzage van de film).
sommige materialen kunnen informatie bevatten die betrekking heeft op de privacy en vertrouwelijkheid van levende personen, zoals medische dossiers en studentendossiers, en vereisen speciale zorg. Materialen die persoonlijk identificeerbare informatie kunnen bevatten, zoals sofinummers of namen, moeten op de juiste wijze worden behandeld, en een archief kan geredigeerde kopieën van materialen verstrekken of de toegang tot materialen volledig weigeren als gevolg van privacy of andere wetgevende zorgen.
Off-site en elektronische materiaalbedient
steeds meer archiefmateriaal wordt gedigitaliseerd of is digitaal geboren, waardoor het off-site toegankelijk is via internet of andere netwerkdiensten. Archieven met digitaal materiaal dat Voor het publiek toegankelijk is, kunnen hun bezit toegankelijk maken voor internetzoekmachines door het delen of blootstellen van hun elektronische catalogi en/of metadata, met behulp van standaarden zoals het Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Sommige instellingen hebben online portals waar gebruikers vrij toegang hebben tot digitale materialen die door het archief beschikbaar zijn gesteld, zoals de archieven van de New York Public Library of het Smithsonian Institution Archives. Overheden en hun gerelateerde instellingen kunnen deze “elektronische” of “virtuele” leeszalen gebruiken om documenten en materialen te uploaden die door het publiek zijn gevraagd, zoals via FOIA-Verzoeken of in overeenstemming met het beleid inzake openbaarmaking van records.