10 tips voor effectieve e-mailcommunicatie

e-mailcommunicatie begon in 1971 toen Ray Tomlinson de eerste e-mail naar zichzelf stuurde. Hoewel deze technologie al 43 jaar oud is, worden er elke dag miljarden e-mails verstuurd. Soms lezen en versturen we dagelijks meer e-mails dan echte mensen ontmoeten. Toch begaan we bij e-mailcommunicatie dezelfde fouten, die we voor ons eigen bestwil moeten vermijden. Hoe kunnen we onze e-mails verbeteren?

hieronder vindt u 10 tips voor effectieve e-mailcommunicatie:

wees duidelijk en beknopt

De meeste mensen hebben te weinig tijd op de dag om e-mails te lezen en erop te reageren. De inhoud van de e-mail moet informatief en direct zijn. Houd uw e-mails kort en duidelijk, uw lezer zal het waarderen. Overweeg het gebruik van opsommingstekens of het schrijven van een aparte e-mail voor elk onderwerp dat u nodig hebt om te communiceren met iemand.

onthoud: lange e-mails zuigen het leven uit mensen.

wees beleefd

tenzij je op goede voet staat met iemand, vermijd Informele Taal, jargon, jargon en ongepaste afkortingen. Denk na over hoe uw e-mail “voelt” emotioneel. Als je emoties verkeerd begrepen kunnen worden, zoek dan een andere manier om je woorden te verwoorden. Wees vriendelijk, respectvol en dankbaar.wilt u weten wanneer u een informele, formele, serieuze of vriendelijke toon moet gebruiken?

gebruik een duidelijke onderwerpregel

Op basis van een onderwerpregel beslissen mensen al dan niet een e-mail te openen. Veel mensen ontvangen een enorme hoeveelheid e-mails, het is belangrijk om te beschrijven wat de lezer binnen zal vinden.

let op spelling en grammatica

Dit is een eenvoudige manier om aan te tonen dat u om spelling en grammatica geeft. Probeer uw bericht hardop te lezen om u te helpen grammaticafouten of ongemakkelijke frasering op te vangen die u anders zou kunnen missen.

onthoud dat e-mail nooit privé is

uw bericht kan zonder uw medeweten doorgestuurd worden naar andere mensen. Als uw informatie is zeer vertrouwelijk, zorg ervoor dat het gaat om de juiste persoon.

Plaats uw hoofdpunt aan het begin

Als u een vraag beantwoordt in iemands e-mail, plaats het antwoord aan het begin. De meeste mensen houden niet van het lezen van lange alinea ‘ s om het belangrijkste punt aan het einde van het bericht te krijgen.

gebruik de antwoordsleutel

voeg het vorige bericht toe wanneer u een e-mail beantwoordt. Begin geen nieuwe e-mail. Deze praktijk bespaart u tijd en de tijd van uw ontvanger.

wees milieuvriendelijk

vermijd het afdrukken van e-mails waar mogelijk. U zult in staat zijn om uw communicatie beter georganiseerd te houden en bovendien bomen te redden.

vermijd schreeuwen

gebruik niet alle caps, het impliceert schreeuwen. Het is ook moeilijker om getypte letters te lezen die allemaal even groot zijn, dus geef je lezers een pauze.

voeg uw handtekening toe

Verberg u niet achter een e-mail en voeg uw naam toe. Sluit uw bericht af met “Hoogachtend,”, “groeten,” of “het beste,” afhankelijk van de situatie. Vergeet niet om de naam van een bedrijf onder uw naam te schrijven.

realiseer je dat als je bericht eenmaal is verzonden, het onmogelijk is om te herinneren. Door het verkeerde bericht naar iemand te sturen, kan je je bedrijf of carrière beschadigen en ruïneren. Controleer altijd uw bericht en de ontvangerslijn voordat u een e-mail verzendt.