hvis du eier en liten bedrift, før eller senere, du kommer til å trenge å spore bedriftens daglige utgifter som du bygger din venture fra grunnen av.
Det kan virke unødvendig når du først starter, da dine mindre kapitalkostnader kan virke uberettigede og ha liten effekt på virksomheten din. Men jo før du begynner å opprettholde en forretningsutgiftsrapport med jevne mellomrom, jo mindre arbeid må du gjøre i skattesesongen og tider når driftskapitalen din er lav.
Hva Er En Business Utgiftsrapport?
hvis navnet er noen indikasjon, business utgiftsrapporter virke som om de ville spore hver cent du bruker mens du kjører firmaet, men mens det er sant til en viss grad, det er ikke akkurat hva de er. Utgiftsrapporter er i hovedsak skjemaer som teller alle pengene brukt på reise, måltider, losji, opplæring, tilfeldige og underholdning som en ansatt eller bedriftseier kjøper ut av egen lomme i motsetning til å bruke en tidligere gitt per diem.
skjemaet eller rapporten fylles ut regelmessig (vanligvis månedlig eller kvartalsvis), og sendes deretter til firmaets regnskapsfører, leverandøravdeling eller eier. Når utgiftene er berettiget med kvittering for kjøp og selskapsgodkjenning, sendes personen som sendte rapporten en sjekk for refusjon av utgifter påløpt.
Grunner Til At Du Må Bruke En Forretningsutgiftsrapport
Utgiftsrapporter kan være en kjedelig oppgave, men til slutt tjener de selskapets beste interesser i tilfelle en økonomisk tvist eller revisjon. Ved å sende inn disse rapportene regelmessig, kan du sikre at du og dine ansatte budsjetterer riktig for utgifter som er nødvendige for å holde bedriften økonomisk trygg, samt opprettholde selskapets moral og goodwill.Ingen ansatt (eller bedriftseier) vil noen gang ønske å bruke sine personlige midler til å gjøre jobben de er ansatt for å gjøre for lønn. Så å holde og sende inn en utgiftsrapport forlater alle parter som er involvert i en bedre økonomisk situasjon enn å la slike kostnader antas av ansatt eller eier i stedet for av selskapet.Hvis du er en solopreneur eller hvis du driver en mikrovirksomhet, kan utgiftsrapporter virke tåpelig, men igjen er de like viktige for din bedrift som de er for en ansatt hos Et selskap som Apple eller Disney. Sporing hvor du bruker pengene dine til å engasjere seg i småbedriftens faglige aktiviteter, er en del av bedriftens skattemessige kontroll og bør brukes når du arkiverer skatter for å nøyaktig regne for hvor mye penger firmaet har brukt gjennom året.
Hvordan Lage En Utgiftsrapport Som Er Skreddersydd for Bedriften
Enkelte bransjer kan diktere hva småbedriftens utgiftsrapportskjemaer må inneholde basert på hvilke kostnader som er standard for bedriften å gjøre forretninger. For eksempel, hvis en rekke ansatte er i salg, og de forventes å tidvis ta potensielle og etablerte kunder ut til lunsj eller middag, bedriftens reiseregning skjemaet bør gjenspeile muligheten for salgsteamm å sende inn en kvittering for mat og underholdning og detaljer om bekostning lett slik at de kan bli refundert for beløpet brukt wining og spise en klient. Derfor bør oppføring eller kode for måltider være standard på firmaets utgiftsrapportskjema.Et annet eksempel på å effektivt skreddersy småbedriftens utgiftsrapporter for dine behov er å tillate en kode eller oppføring dedikert til trenings-eller konferanseavgifter. I mange bransjer i dag, bor på toppen av ny teknologi, tenketank brainstorming økter, eller sertifisering fornyelser er nødvendig for å forbli konkurransedyktig. Hvis firmaet ikke regelmessig tar hensyn til slike arrangementer og workshops i det årlige budsjettet, er det et praktisk og fornuftig valg å inkludere det alternativet på en tilpasset utgiftsrapport for refusjon.
Maler Eller eksempler på generelle forretnings utgiftsrapporter kan bli funnet online enkelt, men hver liten bedrift er unik, og du bør forsøke å endre noen maler for å speile dine spesifikke forretningsbehov. Noen ganger er disse malene bare i et trykt papirformat og andre er alle digitale. Uansett, husk å sørge for at alle kostnader forespurt for refusjon støttes av en faktura eller kvittering. Dette er ikke bare en lyd mål for bokføring filer, men kan også være nødvendig bør en skatt revisjon være nødvendig.
hvis du aldri har brukt en utgiftsrapport før og ikke kan avgjøre om du vil bruke et papirskjema eller et elektronisk alternativ, kan du starte med en papirrapport til du blir vant til å fylle ut en før du flytter til en skybasert tjeneste eller et digitalt program.
et eksempel på en grunnleggende utgiftsrapport for små bedrifter er inkludert nedenfor:
denne malen kan være forenklet, Men den fanger minimum av hva bedriftens utgiftsrapporter skal spore, og kan enkelt endres for å inkludere flere kategorier eller en rekke hendelser. Ansatte som ofte reiser til konferanser, underholder kunder eller deltar i flere opplæringsverksteder og økter hvert år, bør kunne legge inn all informasjon i måneden (eller lenger) på hvert skjema.
hvis malen ovenfor er for rudimentær, kan en enkel online søk avsløre et stort utvalg av papir og digital utgiftsrapport alternativer å velge mellom. Hvis du er interessert i skybaserte utgiftsrapportsporingstjenester, tilbyr selskaper som Procurify, Zoho Expense og Rydoo populære systemer som gjør utgiftsregistrering enkelt og intuitivt.
Hvordan Ta Finanspolitisk Kontroll Over Småbedrifter
Små bedrifter ville være lurt å begynne å bruke utgiftsrapporter så snart de er i stand i ferd med å få deres selskap av bakken. I tillegg til å gi deg muligheten til å holde styr på hvor småbedriftens penger går til enhver tid, tillater de deg å forberede seg på skattesesongen og holde seg foran en revisjon, samt sikrer ansatte de føler seg verdsatt å vite at deres firma dekker utgiftene som påløper mens de var fokusert på å gjøre jobben sin.et vellykket selskap er en hvor finanspolitisk kontroll er godt sikret i bedriftseierens hender, og et etablert forretningsutgiftsrapporteringssystem kan hjelpe deg med å oppnå det.