Hvordan Å Spørre Folk om Ting og Faktisk Få Et Svar

hvis du skriver et brev for hundre år siden, var det samme som å sitte ned med noen i et stille rom og snakke ansikt til ansikt, er det å skrive en e-post i dag som å rope på noen over et støyende veikryss mens de rushing til en avtale.

alle er overbelastet og overbusy. Vi eksisterer i en tilstand av kontinuerlig delvis oppmerksomhet når vi skifter nimbly frem og tilbake mellom e-post, tekstmeldinger, sosiale medier og internett. E-posten du sender er ikke bare konkurrerer med andre e-post for noens oppmerksomhet; det konkurrerer med alt.Odds er, din e-post vil bli lest på en telefon, som er over 50 prosent av e-postene. Vi skumme og trimme våre innbokser på farten, svare på presserende elementer og flagging mindre trykke elementer for å bli revidert når vi er tilbake på våre pulter.

det betyr at e-posten din mest sannsynlig vil bli fordøyd med et raskt blikk mens mottakeren er på telefonen, og flirter frem og tilbake mellom andre oppgaver. I beste fall din korrespondanse vil få en rask flash av deres oppmerksomhet. Hvis det anses overbevisende i det forbipasserende blikket, vil de sannsynligvis komme tilbake til det senere. Gjør et dårlig førsteinntrykk, skjønt, og det er game over før du selv kommer i gang.

våre informative hjerner krever en ny tilnærming til e-post. Når alle er opptatt, være respekt for sin tid—ved å ta opp så lite av det som mulig—er en viktig måte å få folk til å ta hensyn. Når du skriver e-post, betyr dette å være klar, konsis,og praktisk. Du kan oppnå dette med noen enkle strategier:

Føre med spør.

Uten å være brå eller pushy, er det viktig å sette din spør på toppen av din e—post-innen den første setningen eller to hvis mulig. Målet er å få leserens oppmerksomhet og få dem til å forstå handlingen som blir bedt om umiddelbart. Hvis du legger mye rigmarole før du spør, kan en utålmodig leser aldri komme til det.la Oss for eksempel si at DU når UT TIL ADMINISTRERENDE DIREKTØR for en oppstart du beundrer for å invitere henne til å snakke på en konferanse. Du kan plassere spør som så:

Hei Catherine—Dette Er Mark Holland. Jeg driver den populære Firestarters conference, som trekker over 5000 entreprenører til Staples Center i LA hvert år. Jeg skriver for å utvide en invitasjon for deg å snakke på vårt arrangement 5. Mars 2016.

Catherine kan ikke vite hva i helvete Firestarters-konferansen er, men hun vet noe viktig: Hva denne e-posten handler om(en taleinvitasjon). Hun vet også nå dato og sted for arrangementet, og at den har ganske imponerende oppmøte tall. Nå som spørsmålet er klart og hennes interesse er piqued, er hun mer sannsynlig å lese Marks ytterligere detaljer, hvor han kan inkludere backstory på arrangementet og mer imponerende statistikk for å gjøre saken enda sterkere.

i en kort oppmerksomhet span verden, er det best å få rett til poenget umiddelbart og gjøre din forklare senere. Tenk på hva som vil vises i to-linjers melding forhåndsvisning mottakeren ser mens du blar gjennom innboksen: vil det fange deres oppmerksomhet?

Opprett din troverdighet.

Hvorfor skal jeg bry meg? er det stilltiende spørsmålet som svinger i de fleste menneskers sinn når de åpner en e-post, spesielt hvis det er fra noen de ikke kjenner. Det er derfor å etablere din troverdighet tidlig i meldingen er avgjørende. Fortell leseren hvorfor du er annerledes, hvorfor du er oppnådd, eller hvorfor de bør ta hensyn til deg.

hvis du for eksempel sender en e-post til et merke for å be om sponsing, kan du etablere troverdigheten din ved å dele datapunkter om publikum og prisene du har vunnet.

Hei Tom-Jeg Er Tracy Black, redaktør Av Feed Daily, Et Webby-prisvinnende nettsted med over 2 millioner besøkende i måneden. Jeg setter sammen en ny artikkelserie som retter seg mot ambisiøse unge reklamer, og jeg ønsket å se om du kan være interessert i å sponse den?

hvis du sender e—post til noen du kjenner-komme i kontakt med en kollega om en presserende oppgave, for eksempel – kan du legitimere forespørselen din ved å indikere at du er under press fra sjefen (forutsatt at det er sant).

Hei Tom—jeg følger Opp For å se om du kunne implementere den nye e-postoppmeldingsfunksjonen? KONSERNSJEFEN ønsker å se dette pakket inn i slutten av uken.

datapunkter og brute authority er selvfølgelig ikke dine eneste alternativer. Du kan også etablere troverdighet ved å være en ivrig observatør av personen du kontakter. Du kan fortelle dem hvor lenge du har fulgt deres arbeid, hva du likte om det siste blogginnlegget de skrev, eller hvordan deres produkt kan forbedres—med takt selvfølgelig! Så lenge det ikke er fawning, de fleste setter pris på å bli lagt merke til, og det gjør dem merke deg tilbake.

Gjør veien fremover klar.

jeg mottar ofte e-post fra folk som er interessert i en slags kunnskapsutveksling, men aldri avklare hvordan de ønsker for meg å ta affære. Vil de ha en kaffe? Ønsker de å gjøre en telefonsamtale? Det er uklart, noe som betyr at i stedet for å si, » Ja!»Jeg må svare ved å spørre dem hva de spør meg om i utgangspunktet—eller, mer sannsynlig, ikke svare i det hele tatt.

Du er mye mer sannsynlig å få svar fra noen hvis det er klart hva neste trinn er. Det gjør det enkelt for mottakeren å si ja til forespørselen din.

La oss si at du når ut til en filmregissør du beundrer for råd. Ikke bare send dem med:

jeg har vært en fan av arbeidet ditt i årevis, og jeg vil gjerne velge hjernen din. Hva sier du?

i Stedet foreslå noe spesifikt:

jeg er en langvarig beundrer av arbeidet ditt og har størst respekt for din filmskapingskompetanse. Jeg vil gjerne stille deg noen spørsmål om hvordan du finansierte din første film. Vil du være spill for en 15-20 minutters telefonsamtale neste uke? Min timeplan er bred åpen hele dagen torsdag og fredag hvis du har tilgjengelighet da. Jeg lover å holde det kort.

det andre eksemplet klargjør emnet for hånden og det faktum at du bare vil gjøre en kort telefonsamtale. Dette betyr at mottakeren vet at tidsforpliktelsen vil være minimal—og fordi du allerede har foreslått en kalenderdato, vet de at e-posttråden kan lukkes raskt og effektivt. Med andre ord, du har respektert sin tid, og de vet nå at det å håndtere deg ikke vil være en annen hodepine de ikke trenger.

hvis du stiller et spørsmål, foreslå en løsning.

E-Post er ikke et godt sted for debatt. Og dermed, meldinger som tilbyr noe annet enn et spørsmål som » hva synes Du Om X?»er generelt ineffektive. Opptatt folk vil ikke finne ut dine problemer for deg, og de vil ikke skrive et lengre svar. De vil si ja eller nei og deretter gå videre til neste ting. Så hvis du ønsker å få et svar – og for å få din vei—ikke bare stille spørsmål: Foreslå løsninger.

La oss forestille deg at du sender sjefen din for å spørre om du kan delta på en konferanse. Du kan skrive:

Hei Tina-jeg la merke til at folk allerede bestiller hotell til sxsw-konferansen neste år. Jeg vil gjerne gå. Hva tror du?

Eller, du kan skrive,

Hei Tina—Jeg har tenkt på måter å berike mitt arbeidsferdighetssett, og det ser ut til at det er noen høyttalere og workshops på SXSW neste år som ville være svært nyttig. Jeg kan også sette sammen en rapport for å dele det jeg har lært med teamet etter at jeg kommer tilbake. Jeg har estimert kostnaden, og det ser ut som en billett, hotell og flybillett ville kjøre selskapet om $2500. Tror du selskapet kan sponse meg til å delta?

den første meldingen er kort, men lat og vil kreve mange frem og tilbake meldinger for å avklare hva som virkelig står på spill. Den andre e-posten er lengre, men inneholder alt som er nødvendig for at samtalen skal løses umiddelbart. Forfatteren har gjort leksene sine, kostnadene og fordelene er klare,og det er lett for sjefen å bare si ja. Å være proaktiv i kommunikasjonen tar mer arbeid på forhånd, men det lønner seg stort utbytte i det lange løp.

kan skannes.

Bruk kuler, tall og/eller fet skrift for å gjøre e-posten skummel og fordøyelig, med vekt på de viktigste punktene. Hvis du scoff på denne typen skje-feeding av informasjon, gå videre og komme over det. E-post handler om å få resultater, ikke teste mottakerens leseforståelse. Her er et eksempel på hvordan du kan oppsummere neste trinn etter et kundemøte.

Hei Sharon-Flott samtale i går! Jeg er spent på neste skritt. Her er en oppsummering av hva vi diskuterte å gjøre i den kommende uken for å møte vår frist: Gjøremål For Sharon & Team:

– Godkjenn reviderte mockups (På Grunn Av: Man 4/9)- Gi endelig kopi for bannere (På Grunn Av: Ons 4/11)- Supply hi-res photography (På Grunn av: Ons 4/11)

fordi denne e—posten krever at klienten gjør noe, vil du at handlingselementene Skal Komme Ut av e—posten—dermed den dristige teksten-og lett fordøyes-dermed kulene. Forfallsdatoer er også forskjøvet i parentes, slik at de er enkle å se.Husk: hvis du virkelig vil få ting gjort, er suksess avhengig av å gjøre det enkelt for leseren å raskt behandle e-posten og forstå de viktigste punktene.

Gi dem en frist.

er e-posten din haster? Trenger det et svar nå? Om to dager? Om to uker? Det kan overraske deg å lære at travle mennesker elsker tidsfrister fordi de bidrar til å prioritere nøyaktig når ting må gjøres. Faktisk har jeg funnet ut at e-postmeldinger som ikke har noen tidsplan, er mer sannsynlig å bli ignorert. Du vil absolutt ikke være imperious eller altfor krevende, men gi leseren litt høflig kontekst for timing.

hvis du sender en nær kollega om en presserende oppgave, kan du være ganske grei om timing:

for at prosjektet skal holde seg i rute, trenger jeg et svar fra deg i de neste 24 timene hvis det er mulig.

hvis du sender en invitasjon til noen du ikke har møtt, kan du høflig dele din oppfølgingstid:

jeg er sikker på at du er opptatt og vil ha tid til å mull denne muligheten over. Jeg følger opp om to uker hvis jeg ikke har hørt fra deg.

Eller si at du vil la sjefen din eller en klient veie inn på en beslutning, Men må gå videre hvis de ikke svarer i tide:

hvis jeg ikke hører tilbake fra deg innen fredag 17.August, går jeg videre og fortsetter med løsningen jeg har foreslått ovenfor.

Inkludert en frist er som å slippe et anker: Det løser forespørselen din i rom og tid, noe som gjør det mer sannsynlig å bli lagt merke til og bli gjort.

Skriv dine emnelinjer som overskrifter.

for at e-posten din skal bli lest, må den åpnes. Målet ditt bør være å komponere en emnelinje som er klar og ideelt sett provoserende. Det er mye som å skrive en overbevisende overskrift for en artikkel eller blogginnlegg som du vil at folk skal klikke på.

La oss si at du er en vellykket musiker som når ut til en designer om å gjøre dekselet til din nye plate. Du har et anstendig stort publikum, så du forventer at albumet skal fungere bra. Du kan bruke:

Emne: Design Gig

det er nøyaktig, men det mangler spesifisitet og gjør din e-post høres ut som en ensformig tilbud. Alternativt kan du bruke:

Emne: Cover design for høyprofilert albumutgivelse?

dette er fortsatt nøyaktig, men det piques nysgjerrighet ved å avklare hva prosjektet er og lovende god eksponering. Spesielt når du skriver en» spør » e-post til noen du aldri har møtt før, emnelinjen fungerer som et førsteinntrykk. Og du får bare en sjanse til å gjøre et førsteinntrykk.

Rediger meldingene dine hensynsløst.

etter at du har utarbeidet e-posten din, må du undersøke den med et usympatisk øye og ta ut alt unødvendig. Å være klar og konsis fra get-go sparer tid for alle. Det tar mer tid å lage en stram og til-punkt-e-post, men den redigerte e-posten vil også være mye mer sannsynlig å få svar.for et annet øye på e-postene dine, sjekk disse 25 appene for å perfeksjonere e-postemnet, kroppen og mer.

Forhåndsvis alle meldinger på telefonen.

som nevnt tidligere, vil e-postmeldingen din mest sannsynlig bli åpnet først på en telefon. Derfor er det lurt å forstå hva meldingen din vil se ut i mobile e-postapper. Det som virker fordøyelig På en massiv skrivebordsskjerm, ser ofte Ut Som _War and Peace _on en mobiltelefon. Forhåndsvise meldingen på den lille skjermen, og hvis det fortsatt ser altfor lang, hensynsløst redigere det igjen. Hvis meldingen gir inntrykk av å være overveldende, er det sannsynligvis kommer til å bli ignorert.Pass på at e-postene dine ser bra ut overalt—og gjør det bra-med vår guide til a / b-testing av e-postene dine, som inkluderer verktøy for å teste e-postene dine på mobil.

hvis du tror alt dette høres ut som mye arbeid for en liten gammel e-post, tenk på det på denne måten: hvis du tar deg tid til å vurdere publikum og skreddersy meldingen til deres oppmerksomhetsspenn foran, vil e-postene dine bli mer effektive, du vil være mer sannsynlig å få det du vil ha, og du vil til slutt måtte bruke mindre tid på e-post. Er det ikke det alle vil?

alle illustrasjoner Av kunstneren Tomba Lobos fra Boken Unsubscribe.