Finne arkivsamlingerrediger
før nettsøk var unionskataloger et viktig verktøy for å finne materiale i biblioteker og arkiver. I Usa, National Union Catalog og National Union Catalog Of Manuscript Samlinger har blitt brukt av forskere for å finne arkiver selv om mye av sin informasjon har siden blitt migrert til elektroniske systemer.
et økende antall arkivinstitusjoner kan bli funnet via et online søk. I tillegg gir portaler som Europeana, Digital Public Library Of America og National Library Of Australias Trove lenker til medlemsinstitusjoner.I STORBRITANNIA er JISC vert For ArchivesHub, mens OCLCS ArchiveGrid gir en internasjonal portal for det meste biblioteksbaserte institusjoner, som bruker MARC som katalogiseringsverktøy for sine beholdninger. Association Of Canadian Archivists (ACA) har samarbeidet med programvareselskapet Artefactual for å lage ArchivesCanada, mens Australian Society Of Archivists har brukt samme programvare for Deres Arkivkatalog I Australia. Mange andre online søkeverktøy har blitt gjort tilgjengelig for å lette søk og oppdagelse, inkludert Lokasjonsregisteret for engelske Litterære Manuskripter og Brev, Janus guide to archival materials in institutions in Cambridge, UK, OG CARTOMAC: archives litté d ‘ Afrique.
hvis et arkiv ikke kan bli funnet gjennom online søk eller en offentlig børsnotert samling, kan en forsker måtte spore opp sin eksistens på andre måter, for eksempel å følge andre forskers sitater og referanser. Dette gjelder spesielt for materialer holdt av selskaper eller andre organisasjoner som ikke kan ansette en arkivar og dermed være uvitende om omfanget eller innholdet i deres materialer.
i svært begrensede arkiver kan tilgangen bare være begrenset til personer med visse legitimasjonsbeskrivelser eller tilknytninger til institusjoner som universiteter og deretter bare til de på et bestemt nivå. De som mangler de nødvendige legitimasjonene, må kanskje be om introduksjonsbrev fra en person eller institusjon for å gi til arkivet.
Finne materialer i arkivene
Arkivene inneholder vanligvis unike materialer og deres organisasjon kan også være helt unik eller idiosynkratisk til institusjonen eller organisasjonen som vedlikeholder Dem. Dette er et viktig skille med biblioteker hvor materialet er organisert i henhold til standardiserte klassifikasjonssystemer. Tradisjonelt, arkiver har fulgt prinsippet om respekt des fonds der proveniens og opprinnelige orden opprettholdes selv om noen omorganisering, fysisk eller intellektuell, kan gjøres av arkivar å lette bruken. En grunnleggende retningslinje for arkivbeskrivelse er International Standard Of Archival Description (General) (Isad/G eller ISAD), produsert av International Council on Archives (Ica). Amerikanske institusjoner kan også styres Ved Å Beskrive Arkiver: en innholdsstandard (DACS) og I Canada etter Reglene For Arkivbeskrivelse (RAD). Forstå hvordan arkiv beskrivelser og finne hjelpemidler er konstruert er kjent som arkiv intelligens.i tillegg til disse standardene og reglene for oppretting av papirkopier og nettoppføringer og kataloger, kan arkivarer også gi tilgang til sine kataloger Gjennom Api-Er eller gjennom kodingsstandardene EAD (Encoded archival description) (relatert til fonds, series, and items) og EAC (Encoded archival context)(organisasjonene og personene som opprettet arkivene).
Finne hjelpemidler Er et vanlig referanseverktøy laget av arkivarer for å finne materialer. De kommer i en rekke former, for eksempel registre, kortkataloger eller varelager. Mange finne hjelpemidler til arkivdokumenter er nå vert online som nettsider eller lastet opp som dokumenter ,for eksempel På Library Of Congress ‘ Sjeldne Bok & Spesielle Samlinger. Detaljnivået i å finne hjelpemidler kan variere fra granulære element-nivå beskrivelser til grove samling-nivå beskrivelser. Hvis et arkiv har et stort etterslep av ubehandlet materiale, kan det ikke være noen form for å finne hjelp i det hele tatt. Fra rundt 2005 har en ideologi kjent som «Mer Produkt, Mindre Prosess», ELLER MPLP, blitt vedtatt av Mange Nordamerikanske innsamlingsarkiver som søker å redusere behandlingstiden eller lindre tilbakeslag for å gi tilgang til materialer raskere, hvor resultatene kan være minimalt beskrevet å finne hjelpemidler.
selv om de fleste arkivregistre ønsker forskere velkommen, og har profesjonelt personale som har til oppgave å hjelpe dem, betyr den store mengden poster at det å finne hjelpemidler bare kan være av begrenset nytte: forskeren må jakte gjennom store mengder dokumenter på jakt etter materiale som er relevant for hans eller hennes spesielle forespørsel. Noen poster kan være stengt for offentlig tilgang på grunn av konfidensialitet; og andre kan være skrevet i arkaisk håndskrift, i gamle eller fremmedspråk, eller i teknisk terminologi. Arkivdokumenter ble generelt opprettet for umiddelbare praktiske eller administrative formål, ikke til fordel for fremtidige forskere, og ytterligere kontekstuell forskning kan være nødvendig for å gi mening om dem. Mange av disse utfordringene forverres når postene fortsatt er i varetekt av det genererende organet eller i private hender, hvor eiere eller forvaltere kan være uvillige til å gi tilgang til eksterne oppdragsgivere, og hvor å finne hjelpemidler kan være enda mer rudimentære eller ikke-eksisterende.
Rådgivning arkivmaterialeredit
on-siteEdit
Arkivmaterialer holdes vanligvis i lukkede stabler og ikke-sirkulerende. Brukere ber om å se spesifikke materialer fra arkivene og kan bare konsultere dem på stedet. Etter å ha funnet den aktuelle postplasseringen ved hjelp av et søkehjelpemiddel eller annet oppdagelsesverktøy, kan en bruker da måtte sende forespørselen til arkivene, for eksempel ved hjelp av et forespørselsskjema. Hvis et arkiv har en del av sine beholdninger som ligger i en egen bygning eller anlegg, tar det dager eller uker å hente materiale, og krever at en bruker sender inn sine forespørsler i forkant av en konsultasjon på stedet.
et leserom er et rom, vanligvis innenfor eller i nærheten av arkivet, hvor brukere kan konsultere arkivmateriale under tilsyn av personalet. Den unike, skjøre eller følsomme naturen til enkelte materialer krever noen ganger visse typer restriksjoner på bruk, håndtering og/eller duplisering. Mange arkiver begrenser hva slags gjenstander som kan bringes inn i et leserom fra utsiden, for eksempel blyanter, notatblokker, poser og til og med klær, for å beskytte mot tyveri eller fare for skade på materialer. Ytterligere restriksjoner kan plasseres på antall materialer som kan konsulteres til enhver tid, for eksempel å begrense en bruker til en boks om gangen og kreve at alle materialer legges flatt og synlig til enhver tid. Noen arkiver gir grunnleggende forsyninger, inkludert skrappapir og blyanter eller skumkiler for å støtte uvanlig store materialer. Duplisering tjenester kan være tilgjengelig på arkivet selv om policyer, kostnader og tid som kreves kan variere. I økende grad tillater arkiver også brukere å bruke egne enheter, for eksempel håndholdte kameraer, mobiltelefoner og til og med skannere, for å duplisere materialer. Bruk av hvit eller annen hanske, mens populær i tv-programmer, er ikke nødvendigvis nødvendig for håndtering av arkivdokumenter, på grunn av bekymringer om skjørhet av sider og tekst. De kan være nødvendige for å håndtere volumer med dårlige bindinger, hvis hanskene fjernes for de indre sidene for å hindre overføring av smuss og annet materiale, og bør brukes ved håndtering av fotografier. Sjekk alltid med arkivaren om hansker er påkrevd eller ikke.
Arkiver kan også gi tilgang til innhold via mikrofilm (inkludert fiche og andre formater) på grunn av sårbarheten eller populariteten til det opprinnelige arkivet. Digitale kopier kan også leveres av samme grunn. Før du ber om tilgang til originalen, må du kontrollere at elementene som er formatert, er egnet for bruken du trenger. Grunner til å be om tilgang til originalt innhold kan inkludere behovet for å vise et fargebilde(arkitektonisk perspektiv og høydetegninger, kart og planer, etc.) eller av tilgjengelighetsgrunner (mindre visuell vertigo anses vanligvis ikke som en grunn til tilgang til originaler, da effekten kan reduseres ved langsommere gjennomlesning av filmen).
noen materialer kan inneholde informasjon som angår personvernet og konfidensialiteten til levende personer, for eksempel medisinske og student poster, og krever spesiell omsorg. Materialer som kan inneholde personlig identifiserbar informasjon, for eksempel personnummer eller navn, må håndteres på riktig måte, og et arkiv kan gi redigerte kopier av materialer eller nekte tilgang til materiale helt på grunn av personvern eller andre lovgivningsmessige bekymringer.
Off-site og elektronisk materialsEdit
Flere og flere arkivmateriale blir digitalisert eller er født-digital slik at de kan nås off-site via internett eller andre nettverkstjenester. Arkiver som har digitalt materiale tilgjengelig for publikum, kan gjøre sine beholdninger synlige for internett-søkemotorer ved å dele eller utsette sine elektroniske kataloger og / eller metadata, ved hjelp av standarder som Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Noen institusjoner har nettportaler der brukere fritt kan få tilgang til digitalt materiale som er gjort tilgjengelig av arkivet, for eksempel Archives Of The New York Public Library eller Smithsonian Institution Archives. Myndigheter og deres tilknyttede institusjoner kan bruke disse» elektroniske «eller» virtuelle » lesesalene til å laste opp dokumenter og materiale som har blitt forespurt av offentligheten, for eksempel GJENNOM FOIA-forespørsler eller i samsvar med retningslinjer for arkivering.