10 tips for effektiv e-postkommunikasjon

E-postkommunikasjon startet i 1971 da Ray Tomlinson sendte den første e-posten til seg selv. Selv om denne teknologien allerede er 43 år gammel, sendes milliarder e-post hver dag. Noen ganger vi daglig lese og sende flere e – post enn møte ekte mennesker. Likevel, i e-postkommunikasjon begår vi de samme feilene, som vi bør unngå for vårt eget gode. Så hvordan kan vi forbedre våre e-poster?

Nedenfor er 10 tips for effektiv e-postkommunikasjon:

Vær klar og konsis

De fleste har for lite tid på dagen til å lese og svare på e-post. Kroppen på e-posten skal være informativ og direkte. Hold e-postene dine korte og klare, leseren din vil sette pris på det. Vurder å bruke punktpunkter eller skrive en egen e-post for hvert emne du trenger å kommunisere med noen.

Husk: Lange e-poster suger livet ut av mennesker.

Vær høflig

med Mindre du er på god fot med noen, unngå uformelt språk, sjargong, slang og upassende forkortelser. Tenk på hvordan din e-post «føles» følelsesmessig. Hvis dine følelser kan bli misforstått, finn en annen måte å uttrykke dine ord på. Vær vennlig, respektfull og takknemlig.vil du vite når du skal bruke en uformell, formell, seriøs eller vennlig tone?

Bruk en klar emnelinje

på grunnlag av en emnelinje folk bestemme om du vil åpne en e-post eller ikke. Mange mottar en stor mengde e-post, det er viktig å beskrive hva leseren finner inni.

Vær oppmerksom på stavemåte og grammatikk

Dette er en enkel måte å vise at du bryr deg om. Prøv å lese meldingen høyt for å hjelpe deg med å fange noen grammatikkfeil eller ubeleilig frasering som du ellers ville savne.

husk e-post er aldri privat

meldingen kan bli videresendt til andre mennesker uten din viten. Hvis informasjonen din er svært konfidensiell, sørg for at den kommer til rett person.

Sett hovedpunktet ditt i begynnelsen

hvis du svarer på et spørsmål i noens e-post, legg svaret nær begynnelsen. De fleste liker ikke å lese lange avsnitt for å få hovedpunktet på slutten av meldingen.

Bruk SVARTASTEN

Ta med forrige melding når du svarer på en e-post. Ikke start en ny e-post. Denne praksisen sparer tid og tid for mottakeren.

Vær Miljøvennlig

Unngå å skrive ut e – post når det er mulig. Du vil kunne holde kommunikasjonen bedre organisert og dessuten lagre trær.

Unngå Å ROPE

Ikke bruk alle caps, det innebærer å rope. Det ER OGSÅ VANSKELIGERE Å LESE skrevet bokstaver som er like store, så gi leserne en pause.

Inkluder signaturen din

ikke skjul deg bak en e-post og inkluder navnet ditt. Lukk meldingen med » Hilsen,»,» Hilsen «eller» Alt det beste», avhengig av situasjonen. Ikke glem å skrive navnet på et selskap under ditt navn.

Innse at når meldingen er sendt, er det umulig å huske. Ved å sende feil budskap til noen kan du skade og ødelegge din bedrift eller karriere. Dobbeltsjekk alltid meldingen og mottakerlinjen før du sender e-post.