Utilizzo di ausili visivi durante una presentazione o una sessione di allenamento

Giugno 21, 2018 – Gini Beqiri

Gli ausili visivi possono migliorare le tue presentazioni – possono aumentare la comprensione del tuo argomento da parte del pubblico, spiegare i punti, avere un impatto e creare entusiasmo. È diventato più importante rendere le informazioni visive:

“Qualcosa sta accadendo. Stiamo diventando una società visivamente mediata. Per molti, la comprensione del mondo si sta compiendo, non attraverso le parole, ma leggendo le immagini” – (Lester, 2006)

In questo articolo, discutiamo come utilizzare gli aiuti visivi per presentazioni o sessioni di allenamento.

Cosa sono gli ausili visivi?

Gli ausili visivi sono elementi di modo visivo, come grafici, fotografie, clip video ecc. Gli ausili visivi sono scelti in base al loro scopo, ad esempio, potresti voler:

• Riassumere le informazioni.
• Riduci la quantità di parole pronunciate, ad esempio, puoi mostrare un grafico dei tuoi risultati piuttosto che leggerli.
• Chiarire e mostrare esempi.
• Crea più di un impatto, ad esempio, se la tua presentazione è sui rischi per la salute del fumo, puoi mostrare immagini degli effetti del fumo sul corpo piuttosto che descriverlo. Devi considerare che tipo di impatto vuoi fare in anticipo – vuoi che il pubblico sia triste, felice, arrabbiato ecc.
• Enfatizza quello che stai dicendo.
• Fai un punto memorabile.
• Migliora la tua credibilità.
• Coinvolgere il pubblico e mantenere il loro interesse.
• Fare qualcosa di più facile per il pubblico a capire.

Preparazione e utilizzo di ausili visivi

Una volta deciso che si desidera utilizzare un ausilio visivo, è necessario assicurarsi che il pubblico sia in grado di comprendere rapidamente l’immagine – deve essere chiara. Essi possono essere utilizzati in tutto il discorso, ma cercare di utilizzare solo ausili visivi per i punti essenziali come può essere faticoso per il pubblico di saltare da una visuale all’altra.

Preparazione

• Pensa a come un aiuto visivo può supportare il tuo messaggio. Cosa vuoi che faccia il pubblico?
• Assicurati che il tuo aiuto visivo segua quello che stai dicendo o questo confonderà il pubblico.
• Evitare di ingombrare l’immagine in quanto potrebbe sembrare disordinato e poco chiaro.
• Gli ausili visivi devono essere chiari, concisi e di alta qualità.
• Mantenere lo stile coerente, ad esempio, lo stesso tipo di carattere, colori, posizioni ecc
• Utilizzare grafici e grafici per presentare i dati.
• Il pubblico non dovrebbe cercare di leggere e ascoltare allo stesso tempo – utilizzare ausili visivi per evidenziare i tuoi punti.
• Un messaggio per aiuto visivo, ad esempio, su una diapositiva dovrebbe esserci solo un punto chiave.
• Usa gli ausili visivi con moderazione – sono aggiunte destinate a enfatizzare e supportare i punti principali.
• Assicurati che la tua presentazione funzioni ancora senza i tuoi ausili visivi in caso di problemi tecnici.
• Pratica utilizzando gli ausili visivi in anticipo e chiedere ad amici e colleghi per un feedback. Chiedi loro se possono vedere chiaramente l’aiuto visivo e come lo interpretano.

Durante la presentazione

• Assicurarsi che gli ausili visivi possano essere visti da tutti gli spettatori.
• Affrontare il pubblico la maggior parte del tempo, piuttosto che l’immagine.
• Evitare di leggere dal supporto visivo.
• Non appena mostri l’aiuto visivo, l’attenzione del pubblico sarà attirata su di esso, quindi devi immediatamente spiegarlo. Sarai ignorato se parli di qualcos’altro.
• Fai capire al pubblico perché lo stai usando.
• Quando non hai più bisogno dell’aiuto visivo assicurati che il pubblico non possa vederlo.

Adatta al tuo pubblico

Scegli i tuoi ausili visivi tatticamente in modo da attirare il tuo pubblico. Ciò significa trovare immagini che il pubblico può riguardare, immagini che troveranno familiari e immagini che apprezzeranno. Pensa anche a quale stile di aiuto visivo è adatto al pubblico; è una presentazione abbastanza seria? Si può essere divertente? È più formale o informale?

Esempio di utilizzo di visual aids

Tipi di supporti visivi

Ci sono una varietà di diversi tipi di supporti visivi, è necessario decidere quale si adatta la vostra presentazione e il tuo pubblico.

PowerPoint

Microsoft PowerPoint è ampiamente utilizzato per le presentazioni perché è facile creare presentazioni attraenti e professionali ed è semplice modificare e riorganizzare i contenuti rispetto ad altri ausili visivi. È possibile inserire una serie di elementi visivi nelle diapositive che miglioreranno l’attenzione del pubblico. Inoltre, il pubblico può generalmente vedere presentazioni meglio di altri ausili visivi e non c’è bisogno di affrontare lontano da loro. Tuttavia, la presentazione può sembrare poco professionale se questo software viene utilizzato male.

Suggerimenti:

1. Hanno uno sfondo chiaro e semplice.
2. Evitare di utilizzare troppi diversi tipi di font o dimensioni dei caratteri.
3. Utilizzare solo animazioni per uno scopo, ad esempio, per rivelare le fasi di un processo, altrimenti questo può essere fonte di distrazione e guardare amatoriale.
4. Utilizzare un carattere di grandi dimensioni – un minimo di 24pt.
5. Utilizzare i punti elenco per riassumere i punti chiave.
6. Considera di fornire dispense di diagrammi perché il pubblico troverà i diagrammi più facili da leggere.
7. Evitare di mettere troppo testo su una diapositiva.
8. Evita di usare testo rosso o verde perché è difficile da leggere.
9. Ci dovrebbe essere solo un punto chiave per ogni diapositiva.
10. Avere sempre un piano di back-up nel caso in cui c’è un problema tecnico e non è possibile mostrare le immagini del giorno, per esempio, portare dispense o un poster.

Lavagne

Lavagne sono grandi per fornire ulteriori spiegazioni, come, mostrando l’ordine di un processo, la creazione di diagrammi o spiegare parole o frasi complesse. Sono spesso utilizzati per visualizzare le intestazioni e annotare i suggerimenti del pubblico. Lavagne sono ideali anche per la visualizzazione di informazioni importanti per l’intera durata della presentazione, come, definizioni chiave, perché il pubblico può solo un’occhiata alla lavagna per un promemoria.

Suggerimenti:

• Assicurarsi che sia trascorso abbastanza tempo per il pubblico di prendere appunti prima di strofinare qualcosa fuori della lavagna.
• Scrivere in modo conciso per evitare di affrontare lontano dal pubblico per troppo tempo.
• La scrittura a mano deve essere grande e leggibile.
• Pratica in anticipo come si può sentire nervoso per la scrittura di fronte a un pubblico al momento.

Dispense

Dispense sono documenti che contengono informazioni chiave dalla presentazione o possono fornire ulteriori informazioni. Ti impediscono di travolgere il pubblico in quanto ci saranno meno informazioni sulle diapositive e quindi meno informazioni di cui hanno bisogno per scrivere.

Suggerimenti:

È necessario considerare quando si vuole dare al pubblico le dispense:

• Se dato all’inizio e al centro della tua presentazione, il pubblico potrebbe leggere piuttosto che ascoltarti o potrebbe non prestare attenzione a ciò che stai dicendo poiché hanno già le informazioni.
• Se dato alla fine della presentazione il pubblico può essere cercando di prendere un sacco di note che possono ridurre la quantità di informazioni che sono in realtà la comprensione.

Per gestire questo, fornire al pubblico con dispense parzialmente completati in modo che dovranno ascoltare quello che stai dicendo per essere in grado di colmare le lacune. Fornire al pubblico grafici e grafici in anticipo è anche utile perché il pubblico li troverà più facili da leggere rispetto, ad esempio, a una diapositiva.

• Suggerimenti per la creazione di volantini per la presentazione

Video clip

l’Utilizzo di video sono una grande attesa per coinvolgere il pubblico e aumentare il loro interesse. Utilizzare il video per portare movimento, immagini e audio nella presentazione.

Suggerimenti:

• Assicurarsi che tutti i video utilizzati sono rilevanti per il contenuto della presentazione.
• Mostra solo la quantità di video necessaria.
• Non mostrare mai una clip molto lunga.
• I video possono essere difficili da inserire nella struttura di una presentazione, quindi assicurati di dire al pubblico perché stai mostrando loro una clip e dire loro cosa cercare.
• Informare il pubblico per quanto tempo il video durerà.

Flip chart

Le flip chart offrono una soluzione a basso costo e bassa tecnologia per registrare e trasmettere informazioni mentre parli. Sono più vantaggiosi per un pubblico più piccolo e sono favoriti per le sessioni di brainstorming in quanto è possibile raccogliere facilmente idee. Le lavagne a fogli mobili sono anche ampiamente utilizzate per riassumere le informazioni e, come con una lavagna, è possibile utilizzarle per mostrare informazioni di base permanenti.

Suggerimenti:

• Prima della presentazione, posizionare la lavagna a fogli mobili in una posizione che si può facilmente accedere.
• Prepara tutti i fogli che puoi in anticipo, anche se puoi solo scrivere le intestazioni.
• Lavagna a fogli mobili possono essere spostati in modo da poter evitare di fronte lontano dal pubblico – stare accanto ad essa e continuare ad affrontare il pubblico.
• Hanno solo un’idea principale per foglio.
• Scrivi in modo leggibile, in gran parte e in stampatello in modo che sia più visibile.
• Controlla con il pubblico che può leggere il testo – non usare una lavagna a fogli mobili se c’è un vasto pubblico.
• Scrivere solo in inchiostro nero e blu. L’inchiostro rosso è buono per il cerchio o la sottolineatura.
• Usando una matita scrivi le note a te stesso in anticipo in modo da ricordare cosa includere-il pubblico non vedrà questa scrittura. Anche disegnare linee a matita in anticipo può mantenere la tua calligrafia dritta.
• Capovolgere indietro attraverso i fogli per consolidare i punti.
• Pratica di scrittura sul flip chart advance come si può sentire nervoso al momento della presentazione.

Poster

Le schede poster possono essere create utilizzando una varietà di dispositivi visivi, come grafici e immagini. Sono generalmente abbastanza portatili e puoi renderli elaborati come vuoi. Tuttavia, possono essere costosi da produrre se il poster è piuttosto complesso.

Suggerimenti:

• Un poster per messaggio o il tema
• colore
• Utilizzare lettere maiuscole
• Evitare l’uso di manifesti quando si presenta al grande pubblico in quanto non saranno in grado di vedere il contenuto

il Prodotto, oggetti o manufatti

gli Oggetti possono essere strumenti utili per fare un impatto o anche per fare un sordo argomento più interessante. A volte saranno necessari per motivi tecnici e pratici, come mostrare un modello o condurre un esperimento.

Suggerimenti:

• Se stai presentando a un piccolo pubblico, considera di passare l’oggetto in giro ma di fornire abbastanza tempo in modo che non debbano dividere la loro attenzione tra l’oggetto e ciò che stai dicendo.
• Se il pubblico è grande, assicurati di spostare l’oggetto in modo che tutti lo vedano.
• Il pubblico sarà più distratto da quello che stai dicendo quando stanno guardando l’oggetto in modo da tenerlo nascosto fino al momento giusto e fornire le informazioni di base prima di rivelarlo.
• Spiega perché stai usando l’oggetto.
• Se stai conducendo un esperimento o una dimostrazione, muoviti lentamente con movimenti esagerati in modo che il pubblico possa seguirlo. Spiega anche esattamente cosa sta succedendo.

Due esempi di live demo di prodotto:

punti Chiave per l’utilizzo di ausili visivi

Cercare di scoprire che cosa la presentazione stanza è come prima, ad esempio, il layout della stanza, le attrezzature, ecc, così si può vedere se il visual aids sono adeguate e se il lavoro c’è, ma sempre avere un piano di emergenza, a prescindere. Ricorda anche che il pubblico dovrebbe essere in grado di capire un’immagine quasi immediatamente.

Pratica

Prima della presentazione, assicurarsi che si pratica con i vostri ausili visivi in modo da sapere come utilizzare l’apparecchiatura. Se qualcosa va storto avrete una migliore possibilità di risolvere il problema.

Usa il colore

La ricerca suggerisce che l’uso del colore aumenta la motivazione delle persone a leggere e il loro entusiasmo per una presentazione. Software come PowerPoint è grande per la produzione di immagini a colori.

Utilizzando la ruota dei colori può aiutare nella scelta dei colori della presentazione:

• I colori opposti nella ruota sono complementari e creano contrasto. L’utilizzo di colori complementari rende il testo più leggibile.
• I colori uno accanto all’altro sono analoghi e sono armoniosi. Utilizzando colori analoghi rende la presentazione più unificata.

La ruota dei colori Adobe, che consente di scegliere colori complementari per il design della presentazione.

Evita di usare troppi colori nella tua presentazione perché questo può sembrare disordinato e poco professionale e mantieni i tuoi temi di colore continui, ad esempio, se evidenzi tutte le parole chiave su una diapositiva in blu, continua a farlo per tutta la presentazione. Attenzione anche alle associazioni di colori, ad esempio, in molte culture il rosso è legato al pericolo. Cerca di rappresentare le tue parole e i tuoi argomenti con colori che abbiano senso e siano appropriati.

Molte persone sono daltoniche blu-verdi o rosso-verdi, quindi evita di mettere questi colori l’uno accanto all’altro in, ad esempio, un grafico. Se non è possibile evitare di posizionare questi colori uno accanto all’altro, utilizzare il testo per etichettare chiaramente gli elementi.

Evidence

La ricerca suggerisce che le informazioni visualizzate visivamente sono ben ricordate: “la conservazione delle informazioni tre giorni dopo una riunione o un altro evento è sei volte maggiore quando le informazioni sono presentate con mezzi visivi e orali rispetto a quando le informazioni sono presentate dalla sola parola parlata.” (UNITI. Department of Labor OSHA Office of Training and Education, 1996)

Ci sono anche prove significative che suggeriscono che la maggior parte dell’apprendimento avviene visivamente – alcuni ricercatori suggeriscono che l ‘ 83% dell’apprendimento umano avviene visivamente. Lo psicologo Bruner ha condotto diversi studi che suggeriscono che le persone ricordano l ‘ 80% di ciò che vedono e fanno, il 20% di ciò che leggono e solo il 10% di ciò che sentono.

In sintesi

Gli aiuti visivi valgono la pena di essere inclusi nelle presentazioni perché possono aiutarti a spiegare le informazioni in modo più coerente, il che rende la presentazione più facile per te e l’apprendimento più facile per il pubblico. Aiutano anche aggiungere varietà alla tua presentazione rendendola così più interessante per il pubblico. Se il pubblico capisce quello che stai dicendo e sono più impegnati, è più probabile che siano persuasi da te.