Che cos’è il rimborso?
Il rimborso è un risarcimento pagato da un’organizzazione per le spese out-of-pocket sostenute o pagamenti in eccesso effettuati da un dipendente, cliente o un’altra parte. Il rimborso delle spese aziendali, i costi assicurativi e le tasse strapagate sono esempi comuni. Tuttavia, a differenza della compensazione tipica, il rimborso non è soggetto a tassazione.
Key Takeaways
- Il rimborso è denaro pagato a un dipendente o cliente, o un’altra parte, come rimborso per una spesa aziendale, assicurazione, tasse o altri costi.
- I rimborsi spese aziendali includono le spese out-of-pocket, come quelle per viaggi e cibo.
- Le tariffe giornaliere sono le tariffe giornaliere pagate ai dipendenti come rimborso per viaggi di lavoro.
- I rimborsi fiscali sono una forma di rimborso.
- Le organizzazioni hanno un interesse acquisito a garantire che i rimborsi siano forniti solo per motivi legittimi.
Comprendere il rimborso
Il rimborso è più comunemente associato alle spese aziendali. Molte aziende hanno politiche che delineano quando rimborseranno i dipendenti per le spese out-of-pocket. In genere, queste spese sono correlate al viaggio e possono includere i costi associati a hotel, cibo, trasporto via terra e voli (rimborso del viaggio). Le aziende possono anche rimborsare i dipendenti per altri tipi di spese, come il rimborso delle tasse scolastiche per corsi universitari o corsi di formazione continua.
Tipi di rimborso
Assicurazione
Oltre alle spese aziendali, il rimborso viene utilizzato anche nel settore assicurativo. Quando un assicurato di assicurazione sanitaria ha bisogno di cure mediche urgenti, è improbabile che l’assicurato abbia il tempo di contattare l’assicuratore per determinare in che misura la polizza copre le spese. L’assicurato potrebbe dover pagare per farmaci, servizi medici o spese correlate out-of-pocket.
In alternativa, la polizza assicurativa può richiedere che il contraente coprire alcune spese out-of-pocket prima di chiedere il rimborso. Questo è comune nel caso del rimborso del fitness. Un assicuratore può rimborsare fino a un certo importo ogni anno se un assicurato paga e partecipa attivamente a un programma di fitness in un centro fitness qualificato. In entrambi i casi, la parte che ha pagato le spese out-of-pocket può chiedere il rimborso da parte della compagnia di assicurazione per eventuali spese sostenute coperte dalla polizza assicurativa.
Tasse
Il rimborso è comune anche con le tasse pagate ai governi statali e federali. La maggior parte dei contribuenti reddito hanno imposte federali trattenuti ogni periodo di paga attraverso deduzioni del libro paga, che non tiene conto dei crediti che un contribuente può avere diritto a causa di altre imposte pagate o spese effettuate. Gli appaltatori pagano le loro tasse in pagamenti fiscali trimestrali stimati. I rimborsi fiscali forniti al contribuente dal governo sono una forma di rimborso, poiché il denaro restituito al contribuente è dovuto a un precedente pagamento in eccesso.
Legale
Un tipo di rimborso chiamato rimborso alimenti si applica al settore legale. Rimborso alimenti è ordinato da un giudice ed è un pagamento effettuato ad un ex coniuge come rimborso per tempo e denaro investito nelle prospettive finanziarie del coniuge e la crescita. Una persona in un accordo di divorzio che ha lavorato a tempo pieno per sostenere il suo coniuge attraverso il college può avere diritto al rimborso alimenti se il coniuge si è laureato e ora sta guadagnando reddito.
Requisiti per il rimborso
Negli Stati Uniti, le aziende spesso utilizzano le tariffe giornaliere create dalla General Services Administration (GSA). La GSA compila i tassi di rimborso per varie città e sati. La società può anche scegliere di utilizzare la propria metodologia per impostare i tassi per diem prendendo il tasso GSA per diem come punto base e adattandolo factoring in fattori specifici della società. Ad esempio, un’azienda potrebbe voler impostare un tasso di rimborso più elevato per dirigenti o venditori che intrattengono i clienti. Le aziende possono anche scegliere di fornire ai dipendenti un tasso fisso per diem.
Considerazioni speciali
Le organizzazioni, siano esse imprese, assicuratori o governi, hanno interesse a garantire che i rimborsi siano forniti solo per motivi legittimi. I dipendenti, gli assicurati assicurativi e i contribuenti possono presentare una spesa che non si è mai verificata o gonfiare il valore di una spesa. Ciò richiede che l’organizzazione rimborsante sviluppi processi di controllo interno nel tentativo di catturare richieste di rimborso fraudolente.
Un’altra situazione in cui una società potrebbe trovarsi a rimborsare una spesa fraudolenta si verifica nel settore bancario. Ad esempio, se un titolare del conto cade vittima di furto di identità o di una violazione dei dati. In questo caso, la banca avrebbe eseguito un’indagine per garantire che il conto fosse effettivamente compromesso prima di rimborsare il cliente per eventuali fondi prelevati dal conto di debito o di credito del titolare del conto.