La ricerca archivistica è generalmente più complessa e dispendiosa in termini di tempo rispetto alla ricerca secondaria, presentando sfide nell’identificazione, localizzazione e interpretazione dei documenti pertinenti. Sebbene gli archivi condividano caratteristiche e caratteristiche simili, possono anche variare in modo significativo. Mentre gli archivi finanziati con fondi pubblici possono avere mandati che richiedono che siano il più accessibili possibile, altri tipi, come archivi aziendali, religiosi o privati, avranno diversi gradi di accesso e reperibilità. Alcuni materiali possono essere limitati in altri modi, come quelli contenenti informazioni sensibili o classificate, opere inedite o imposte da accordi con il donatore di materiali. Inoltre, i documenti d’archivio sono spesso unici e il ricercatore deve essere preparato a viaggiare per raggiungerli. Anche quando i materiali sono disponibili in formati digitali ci possono essere restrizioni su di loro che vietano loro di essere accessibili fuori sede.
Individuazione delle collezioni archivistichemodifica
Prima della ricerca online, i cataloghi sindacali erano uno strumento importante per la ricerca di materiali in biblioteche e archivi. Negli Stati Uniti, il National Union Catalog e il National Union Catalog of Manuscript Collections sono stati utilizzati dai ricercatori per individuare gli archivi, anche se gran parte delle sue informazioni da allora è stata migrata a sistemi online.
Un numero crescente di istituzioni archivistiche può essere trovato tramite una ricerca online. Inoltre, portali come Europeana, la Digital Public Library of America e la National Library of Australia’s Trove forniscono collegamenti alle istituzioni membri.
Nel Regno Unito, il JISC ospita l’ArchivesHub, mentre l’ArchiveGrid dell’OCLC fornisce un portale internazionale per la maggior parte delle istituzioni basate su biblioteche, che utilizzano MARC come strumento di catalogazione per i loro possedimenti. L’Associazione degli Archivisti canadesi (ACA) ha collaborato con la società di software Artefactual per creare ArchivesCanada, mentre l’Australian Society of Archivists ha utilizzato lo stesso software per la loro Directory di archivi in Australia. Molti altri strumenti di ricerca online sono stati messi a disposizione per facilitare la ricerca e la scoperta, tra cui il registro delle posizioni dei manoscritti e delle lettere letterarie inglesi, la guida Janus ai materiali d’archivio nelle istituzioni di Cambridge, nel Regno Unito, e CARTOMAC: Archives littéraires d’Afrique.
Se un archivio non può essere trovato attraverso la ricerca online o una raccolta quotata pubblicamente, un ricercatore potrebbe dover rintracciare la sua esistenza attraverso altri mezzi, come seguire le citazioni e i riferimenti di altri ricercatori. Ciò è particolarmente vero per i materiali detenuti da società o altre organizzazioni che non possono impiegare un archivista e quindi non essere a conoscenza della portata o del contenuto dei loro materiali.
In archivi molto ristretti, l’accesso può essere limitato solo a persone con determinate credenziali o affiliazioni con istituzioni come le università e quindi solo a quelle di un certo livello. Coloro che non hanno le credenziali necessarie possono avere bisogno di richiedere lettere di introduzione da un individuo o istituzione per fornire all’archivio.
Localizzazione dei materiali all’interno di archivesEdit
Gli archivi di solito contengono materiali unici e la loro organizzazione può anche essere del tutto unica o idiosincratica per l’istituzione o l’organizzazione che li gestisce. Questa è una distinzione importante con le librerie in cui il materiale è organizzato secondo sistemi di classificazione standardizzati. Tradizionalmente, gli archivi hanno seguito il principio di respect des fonds in cui viene mantenuta la provenienza e l’ordine originale, anche se qualche riarrangiamento, fisico o intellettuale, può essere fatto dall’archivista per facilitarne l’uso. Una linea guida di base per la descrizione d’archivio è lo Standard internazionale di descrizione d’archivio (generale) (ISAD / G o ISAD), prodotto dal Consiglio Internazionale sugli archivi (Council). Le istituzioni americane possono anche essere guidate descrivendo gli archivi: uno standard di contenuto (DAC) e in Canada dalle regole della descrizione archivistica (RAD). Capire come sono costruite le descrizioni archivistiche e gli aiuti alla ricerca è noto come intelligenza archivistica.
Oltre a questi standard e regole per la creazione di elenchi e cataloghi cartacei e online, gli archivisti possono anche fornire l’accesso ai loro cataloghi tramite API o tramite gli standard di codifica EAD (Encoded archival description) (relativi ai fondi, alle serie e agli elementi) e EAC (Encoded archival context)(le organizzazioni e le persone che hanno creato gli archivi).
Gli aiuti alla ricerca sono uno strumento di riferimento comune creato dagli archivisti per localizzare i materiali. Sono disponibili in una varietà di forme, come registri, cataloghi di carte o inventari. Molti aiuti alla ricerca di documenti d’archivio sono ora ospitati online come pagine web o caricati come documenti, come ad esempio presso il libro raro della Library of Congress & Collezioni speciali. Il livello di dettaglio nella ricerca degli aiuti può variare da descrizioni granulari a livello di articolo a descrizioni grossolane a livello di raccolta. Se un archivio ha un grande arretrato di materiali non trasformati, non ci può essere alcun tipo di aiuto trovare a tutti. Da circa 2005, un’ideologia nota come “Più prodotto, meno processo”, o MPLP, è stata adottata da molti archivi di raccolta nordamericani che cercano di ridurre i tempi di elaborazione o alleviare gli arretrati per fornire l’accesso ai materiali prima, i cui risultati possono essere minimamente descritti come aiuti alla ricerca.
Sebbene la maggior parte dei repository di archivi accolga i ricercatori e disponga di personale professionale incaricato di assisterli, la grande quantità di record significa che trovare aiuti può essere di utilità limitata: il ricercatore dovrà cercare grandi quantità di documenti alla ricerca di materiale rilevante per la sua particolare indagine. Alcuni documenti possono essere chiusi al pubblico per motivi di riservatezza; e altri possono essere scritti in scrittura arcaica, in lingue antiche o straniere, o in terminologia tecnica. I documenti d’archivio sono stati generalmente creati per scopi pratici o amministrativi immediati, non a beneficio dei futuri ricercatori, e potrebbero essere necessarie ulteriori ricerche contestuali per dare un senso a loro. Molte di queste sfide sono esacerbate quando i registri sono ancora in custodia dell’organismo generatore o in mani private, dove i proprietari o i custodi potrebbero non essere disposti a fornire l’accesso agli inquirenti esterni e dove trovare aiuti potrebbe essere ancora più rudimentale o inesistente.
Consulenza archivisticamodifica
On-siteEdit
I materiali d’archivio sono solitamente conservati in pile chiuse e non circolanti. Gli utenti richiedono di vedere specifici materiali provenienti dagli archivi e possono consultarli solo in loco. Dopo aver individuato la posizione del record pertinente utilizzando un aiuto di ricerca o un altro strumento di ricerca, un utente potrebbe dover inviare la richiesta agli archivi, ad esempio utilizzando un modulo di richiesta. Se un archivio ha parte delle sue partecipazioni situate in un edificio o in una struttura separata, richiede giorni o settimane per recuperare i materiali, richiedendo all’utente di presentare le proprie richieste prima di una consultazione in loco.
Una sala di lettura è uno spazio, solitamente all’interno o vicino all’archivio, dove gli utenti possono consultare i materiali d’archivio sotto la supervisione del personale. La natura unica, fragile o sensibile di alcuni materiali richiede talvolta determinati tipi di restrizioni sul loro uso, manipolazione e/o duplicazione. Molti archivi limitano i tipi di oggetti che possono essere portati in una sala di lettura dall’esterno, come matite, blocchi per appunti, borse e persino vestiti, per proteggersi dal furto o dal rischio di danni ai materiali. Ulteriori restrizioni possono essere imposte al numero di materiali che possono essere consultati in un dato momento, ad esempio limitando un utente a una scatola alla volta e richiedendo che tutti i materiali siano posati e visibili in ogni momento. Alcuni archivi forniscono forniture di base tra cui carta di scarto e matite o cunei di schiuma per sostenere materiali insolitamente grandi. I servizi di duplicazione possono essere disponibili presso l’archivio, anche se le politiche, i costi e il tempo richiesto possono variare. Sempre più spesso, gli archivi consentono anche agli utenti di utilizzare i propri dispositivi, come fotocamere portatili, telefoni cellulari e persino scanner, per duplicare i materiali. L’uso di bianco o qualsiasi altro guanto, mentre popolare nei programmi televisivi, non è necessariamente richiesto per la gestione di documenti d’archivio, a causa di preoccupazioni circa la fragilità delle pagine e del testo. Possono essere necessari per la manipolazione di volumi con attacchi scadenti, se i guanti vengono rimossi per le pagine interne per impedire il trasferimento di sporco e altro materiale, e devono essere utilizzati quando si maneggiano fotografie. Verificare sempre con l’archivista se sono necessari o meno guanti.
Gli archivi possono anche fornire l’accesso ai contenuti tramite microfilm (comprese le schede e altri formati) a causa della fragilità o della popolarità dell’archivio originale. Le copie digitali possono anche essere fornite per lo stesso motivo. Prima di chiedere l’accesso all’originale, assicurati che gli elementi che sono stati riformattati siano adatti all’uso richiesto. I motivi per chiedere l’accesso ai contenuti originali potrebbero includere la necessità di visualizzare un’immagine a colori (prospettiva architettonica e disegni di elevazione, mappe e piani, ecc.) o per motivi di accessibilità (le vertigini visive minori di solito non sono considerate un motivo per l’accesso agli originali, in quanto l’effetto può essere mitigato da una lettura più lenta del film).
Alcuni materiali possono contenere informazioni che riguardano la privacy e la riservatezza degli individui viventi, come i registri medici e degli studenti, e richiedono cure speciali. I materiali che potrebbero contenere informazioni personali identificabili, come numeri di previdenza sociale o nomi, devono essere gestiti in modo appropriato e un archivio potrebbe fornire copie redatte dei materiali o negare l’accesso ai materiali interamente a causa della privacy o di altri problemi legislativi.
Materiali off-site ed elettronicimodifica
Sempre più materiali d’archivio vengono digitalizzati o nascono-digitali, consentendo loro di accedere off-site attraverso internet o altri servizi in rete. Gli archivi che dispongono di materiali digitali accessibili al pubblico possono rendere le loro partecipazioni rilevabili ai motori di ricerca di Internet condividendo o esponendo i loro cataloghi elettronici e / o metadati, utilizzando standard come il protocollo Open Archives Initiative for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Alcune istituzioni hanno portali online in cui gli utenti possono accedere liberamente ai materiali digitali che sono stati messi a disposizione dall’archivio come gli archivi della New York Public Library o gli archivi Smithsonian Institution. I governi e le loro istituzioni correlate possono utilizzare queste sale di lettura” elettroniche “o” virtuali ” per caricare documenti e materiali che sono stati richiesti dal pubblico, ad esempio tramite richieste FOIA o in conformità con le politiche di divulgazione dei record.