Condurre una corretta pre-employment screening è un passo fondamentale per l’assunzione di un dipendente presso l’Università della Florida. Permetterà al gestore assumente di prendere una decisione informata sul noleggio e di proteggere l’investimento che il gestore assumente sta per fare. Lo screening pre-assunzione include un controllo dei precedenti penali, la verifica dell’istruzione, la verifica dell’esperienza, il controllo di riferimento e la valutazione della salute, se del caso.
UF sta collaborando con First Advantage per semplificare il processo nello svolgimento dei seguenti screening pre-occupazione:
- Controllo dei precedenti penali
- Verifica dell’istruzione
- Verifica dell’occupazione
I responsabili delle assunzioni dovranno comunque condurre personalmente controlli di riferimento sulle loro assunzioni. Questo tipo di screening pre-occupazione fornirà UF responsabili delle assunzioni le informazioni importanti sulle loro assunzioni che possono avere un impatto critico sulla loro decisione di assunzione. Per ulteriori informazioni sul controllo di riferimento, inclusi suggerimenti o domande da porre, visitare la pagina Conducting a Useful Reference Check nel Centro assunzioni UFHR.
First Advantage è una società globale che attualmente serve più di 35.000 organizzazioni in tutto il mondo e conduce controlli in più di 200 paesi. Attraverso la partnership di UF con First Advantage, i reparti di assunzione di UF possono sperimentare i seguenti vantaggi:
- Avviare un controllo della fedina penale, l’istruzione, la verifica e la verifica di occupazione attraverso la myUFL sistema
- tenere Traccia di tutte richieste presentate attraverso il proprio portale
- Modificare la richiesta, nel caso di un errore (cioè l’indirizzo email con il candidato) è stata fatta
- Annullare la richiesta
- Ricevere le notifiche quando la richiesta è a ciascuno dei seguenti punti: l’ordine è stato inviato al dipendente, l’ordine è stato completato e l’ordine è stato determinato ammissibili a causa del dipendente di un controllo della fedina penale restituito soddisfacente.
Inoltre, i nuovi assunti di UF interagiranno con First Advantage attraverso la loro interfaccia facile da usare e mobile per firmare il modulo di consenso elettronico, fornire le informazioni richieste per la richiesta e monitorare l’avanzamento del loro screening pre-assunzione.
Accesso al sistema
Per accedere o inviare uno screening in background tramite First Advantage, è necessario disporre di uno dei seguenti ruoli di sicurezza:
- UF_EPAF_Department Admin
- UF_EPAF_Level 1 Approver
Per richiedere questi ruoli, è necessario completare i corsi di formazione appropriati per questi ruoli e inviare una richiesta tramite il proprio Department Security Administrator (DSA). Per ulteriori informazioni sulla formazione, visitare il Job and Position Action toolkit. Per un elenco degli amministratori di sicurezza del reparto per il reparto, visitare il toolkit Ruoli di sicurezza.
di Verifica/Screening di Tipo
Per semplificare il processo di ordinazione, i seguenti pacchetti sono stati creati per ospitare i seguenti tipi di noleggi:
| Pacchetto | Tipo di assunzione |
| Basic+Edu+Exp Verf | Questo pacchetto è specifico per Stipendio/Regolari facoltà, dei gruppi, delle Sezioni e Dottori di ricerca che sono nuovi o di ritorno di UF. Questo tipo di controllo include lo screening penale, la verifica del più alto livello di istruzione (incluso il diploma di scuola superiore), la verifica degli ultimi 10 anni di occupazione e la lista delle sanzioni globali, inclusa la lista dei terroristi statunitensi. |
| Basic | Questo pacchetto è specifico per il personale OPS, gli studenti e gli assistenti laureati. Solo lo screening penale è condotto per questo pacchetto.
(Opzionale) Questo pacchetto può essere utilizzato per condurre un controllo dei precedenti penali sui dipendenti UF che si trasferiscono da un dipartimento all’altro sullo stesso piano salariale (ad es. SQUADRE a SQUADRE). |
| Edu+Exp Verf | Questo pacchetto è solo per lo stipendio/docenti regolari, SQUADRE, Adjunct e postdoc assunzioni che sono nuovi o di ritorno a UF e passerà attraverso FBI / 435 controllo Livescan.
Questo pacchetto viene utilizzato anche per il personale OPS, studenti e assistenti laureati assunti in uno stipendio/facoltà regolari, SQUADRE, aggiunte e posizione PostDoc. Nota importante: Primo vantaggio non sarà condurre FBI o 435 livescan. I reparti di assunzione dovranno ancora condurre questi tipi di controlli attraverso l’UFHR. |
Verifica dell’occupazione
Il primo vantaggio tenterà di contattare i datori di lavoro del candidato tre volte entro tre giorni per condurre la verifica dell’occupazione. Se non sono in grado di raggiungere il datore di lavoro, concluderanno il loro tentativo e quindi il dipartimento di assunzione dovrà lavorare con il candidato per completare la verifica dell’occupazione. Il reparto di assunzione avrà solo bisogno di condurre la verifica dell’occupazione per soddisfare gli anni di esperienza richiesti per la posizione.
Verifica dell’istruzione
Il primo vantaggio verificherà un grado da un istituto scolastico. First Advantage può confermare un diploma di scuola superiore fino al dottorato e può verificare l’istruzione all’interno o all’esterno degli Stati Uniti Nel caso in cui First Advantage non sia in grado di verificare l’istruzione del dipendente, quindi il dipartimento di assunzione dovrà ottenere la documentazione appropriata (un diploma di scuola superiore per la scuola superiore o trascrizioni ufficiali per
Controllo dei precedenti penali
First Advantage effettuerà un controllo dei precedenti penali a livello di contea per tutte le località in cui il dipendente potrebbe aver vissuto. Le posizioni ricercate si basano sugli indirizzi trovati nella storia creditizia del dipendente e/o forniti dal dipendente al momento della firma del consenso.
Per ulteriori informazioni o istruzioni sull’invio di un ordine, si prega di consultare lo screening in background Utilizzando la simulazione First Advantage e la guida alle istruzioni.
Nota importante: Tutti gli ordini devono essere richiesti attraverso l’opzione Vantaggio diretto in primo vantaggio, non Screening occupazione.
Notifica ai Richiedenti
Quando viene inviato un ordine, se la casella “CC: Recruiter on Invitation Email” è selezionata, il richiedente riceverà un’e-mail quando l’invito viene inviato al dipendente. In questo sistema, “recruiter “è lo stesso di” requestor.”
Inoltre, il richiedente riceverà una notifica quando viene inviata un’e-mail di promemoria al candidato, quando First Advantage completa l’ordine e quando l’ordine è designato come idoneo.
Notifica ai candidati
First Advantage invierà l’e-mail di invito iniziale al candidato poco dopo l’invio dell’ordine. Il candidato ha sei giorni per rispondere all’e-mail di invito iniziale e First Advantage invierà un’e-mail di promemoria al candidato ogni 24 ore.
A seconda del controllo e della posizione della ricerca, First Advantage raggiungerà il candidato via e-mail se sono necessarie ulteriori informazioni. Se le informazioni aggiuntive richieste sono per una ricerca negli Stati Uniti, il candidato ha 48 ore per rispondere. Se le informazioni richieste sono per una ricerca al di fuori degli Stati Uniti, il candidato ha 72 ore per rispondere.
Cerca un ordine
Tutti i richiedenti hanno la possibilità di rivedere lo stato e i risultati dei loro ordini e possono cercare i loro ordini tramite Director Advantage o Employment Screening in First Advantage. Ogni opzione fornisce diversi risultati di ricerca.
Vantaggio diretto
Questa opzione consente solo di cercare gli ordini che sono stati avviati dal richiedente, che non sono stati completati dal candidato o che sono stati completati dal Primo Vantaggio.
Screening dell’occupazione
Questa opzione consentirà ai richiedenti di cercare gli ordini avviati e anche gli ordini avviati da altri richiedenti UF. Tuttavia, questo ti consentirà solo di cercare gli ordini che sono stati completati dal candidato.
Stati e risultato finale
Durante la ricerca di un ordine, il richiedente può visualizzare gli stati per due diverse azioni: Stato del profilo e Stato dell’ordine.
Stato del profilo
Lo stato del profilo indica la risposta del dipendente all’e-mail di invito e al modulo di consenso elettronico. Vedere il seguente elenco di stati:
| Stato | Definizione |
| Non Avviato | Dipendente non ha risposto all’email di invito o non ha iniziato la compilazione del modulo. |
| Avviato | Il dipendente è in procinto di fornire tutte le informazioni richieste e firmare il modulo di consenso. |
| Completato | Il modulo di consenso è completo e pronto per il primo vantaggio per iniziare la ricerca. |
Stato dell’ordine
Lo stato dell’ordine riflette l’avanzamento della ricerca condotta da First Advantage. Gli stati includono:
| Stato | Definizione |
| Non Ordinata | il Primo Vantaggio non è ancora iniziata la ricerca, perché il dipendente non ha compilato il modulo di consenso. |
| In corso | Il primo vantaggio è condurre tutte le ricerche richieste per l’ordine. |
| Decisional | Il primo vantaggio ha completato l’ordine e l’ordine cade in una delle seguenti situazioni:
1.) Discrepanza tra le informazioni fornite dal dipendente e le informazioni che First Advantage è stato in grado di verificare. Questo è indicato dalla parola “Giallo” accanto all’elemento ordinato sul report. I reparti di assunzione dovranno rivedere i rapporti / risultati per questi elementi, ad eccezione del controllo dei precedenti penali. |
| Idoneo | Il primo vantaggio ha completato l’ordine e l’ordine rientra in una delle seguenti situazioni:
1.) Non sono state riscontrate discrepanze tra le informazioni fornite dal dipendente e le informazioni che First Advantage è stata in grado di verificare. Questo è indicato con la parola “Verde” o “Verde O” accanto all’elemento ordinato sul report. I reparti di assunzione dovranno comunque rivedere il rapporto / risultati per garantire che la verifica dell’istruzione e le verifiche dell’esperienza siano tornate soddisfacenti. |
| Ineleggibile | Un ordine verrà effettuato solo dopo che UFHR si consulta con il reparto assunzioni. Quando viene effettuato un ordine in questo stato, verranno emesse le lettere pre-avverse e di azione appropriate al dipendente. |
Rescinding Offer and Fair Credit Reporting Act
Se un rapporto restituisce insoddisfacente, un reparto di assunzione non deve rescindere l’offerta senza prima consultare UFHR. In conformità con il Fair Credit Report Act, UFHR dovrà emettere due lettere al dipendente prima di revocare l’offerta. Ciò fornisce al dipendente l’opportunità di esercitare i propri diritti per contestare le informazioni ai sensi del Fair Credit Reporting Act (FCRA). Per ulteriori informazioni sulla Fair Credit Reporting Act, clicca qui.