Se scrivere una lettera cento anni fa era l’equivalente di sedersi con qualcuno in una stanza tranquilla e parlare faccia a faccia, scrivere una e-mail oggi è come urlare a qualcuno attraverso un incrocio rumoroso mentre si stanno affrettando a un appuntamento.
Tutti sono sovraccarichi e sovraccarichi.
Tutti sono sovraccarichi e sovraccarichi. Esistiamo in uno stato di continua attenzione parziale mentre ci spostiamo agilmente avanti e indietro tra e-mail, messaggi di testo, social media e web. L’e-mail che invii non è solo in competizione con altre e-mail per l’attenzione di qualcuno; è in competizione con tutto.
Le probabilità sono che la tua email venga letta su un telefono, così come oltre il 50% delle email. Scremiamo e tagliamo le nostre caselle di posta in movimento, rispondendo agli elementi urgenti e segnalando elementi meno pressanti da rivisitare quando siamo tornati alle nostre scrivanie.
Ciò significa che la tua email verrà digerita in una rapida occhiata mentre il ricevitore è sul telefono, svolazzando avanti e indietro tra altre attività. Nella migliore delle ipotesi la tua corrispondenza otterrà un rapido lampo della loro attenzione. Se è ritenuto convincente in quello sguardo che passa, probabilmente torneranno più tardi. Fare una cattiva prima impressione, però, ed è game over prima ancora di iniziare.
I nostri cervelli informatizzati richiedono un nuovo approccio alla posta elettronica. Quando tutti sono occupati, essere rispettosi del loro tempo—prendendo il meno possibile—è un modo fondamentale per convincere la gente a prestare attenzione. Quando si compone e-mail, questo significa essere chiaro, conciso e perseguibile. Questo post è un estratto dal libro Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distraction, and Get Real Work Done, di Jocelyn K. Glei.
Guida con ask.
Pensa a cosa apparirà nell’anteprima del messaggio a due righe che il destinatario vedrà mentre scorre nella sua casella di posta: catturerà la sua attenzione?
Senza essere brusco o invadente, è importante mettere la tua richiesta in cima alla tua email—entro la prima frase o due, se possibile. L’obiettivo è quello di ottenere l’attenzione del lettore e farli capire l’azione che viene richiesto immediatamente. Se metti un sacco di rigmarole prima della tua richiesta, un lettore impaziente potrebbe non arrivarci mai.
Ad esempio, diciamo che stai raggiungendo il CEO di una startup che ammiri per invitarla a parlare a una conferenza. Potresti posizionare la domanda in questo modo:
Ciao Catherine-Questo è Mark Holland. Gestisco la famosa conferenza Firestarters, che attira oltre 5.000 imprenditori allo Staples Center di Los Angeles ogni anno. Ti scrivo per invitarti a parlare al nostro evento il 5 marzo 2016.
Catherine potrebbe non sapere cosa diavolo sia la conferenza Firestarters, ma sa qualcosa di importante: Di cosa tratta questa e-mail (un invito a parlare). Ora conosce anche la data e il luogo dell’evento e che ha numeri di partecipazione abbastanza impressionanti. Ora che la domanda è chiara e il suo interesse è suscitato, è più probabile che legga ulteriori dettagli di Mark, dove può includere retroscena sull’evento e statistiche più impressionanti per rendere il suo caso ancora più forte.
In un mondo di breve durata di attenzione, è meglio arrivare al punto immediatamente e fare la tua spiegazione più tardi. Pensa a cosa apparirà nell’anteprima del messaggio a due righe che il destinatario vede mentre scorre la posta in arrivo: catturerà la loro attenzione?
Stabilire la vostra credibilità.
Perché dovrei preoccuparmi? è la domanda tacita che si libra nella mente della maggior parte delle persone mentre aprono un’e-mail, specialmente se proviene da qualcuno che non conoscono. Questo è il motivo per cui stabilire la vostra credibilità nella fase iniziale del messaggio è fondamentale. Dì al tuo lettore perché sei diverso, perché sei compiuto o perché dovrebbero prestare attenzione a te.
Ad esempio, se stai inviando un’email a freddo a un marchio per richiedere una sponsorizzazione, potresti stabilire la tua credibilità condividendo punti dati sul tuo pubblico e sui premi che hai vinto.
Ciao Tom-Sono Tracy Black, l’editor di Feed Daily, un sito web Webby premiato con oltre 2 milioni di visitatori al mese. Sto mettendo insieme una nuova serie di articoli che si rivolge ambiziosi giovani creativi, e volevo vedere se si potrebbe essere interessati a sponsorizzarlo?
Se stai inviando un’email a qualcuno che conosci, ad esempio contattando un collega per un compito urgente, potresti legittimare la tua richiesta indicando che sei sotto pressione dal capo (supponendo che sia vero).
Ciao Tom-Sto seguendo per vedere se sei stato in grado di implementare la nuova funzione di iscrizione via email? Il CEO vuole vedere questo avvolto entro la fine della settimana.
I punti dati e l’autorità bruta non sono le tue uniche opzioni, ovviamente. È inoltre possibile stabilire la credibilità di essere un attento osservatore della persona che si sta contattando. Potresti dire loro quanto tempo hai seguito il loro lavoro, cosa ti è piaciuto dell’ultimo post sul blog che hanno scritto, o come il loro prodotto potrebbe essere migliorato—con tatto, naturalmente! Finché non è servile, la maggior parte delle persone apprezzano essere notato, e li fa notare indietro.
Rendere chiara la via da seguire.
Ricevo spesso e-mail da persone che sono interessate a una sorta di scambio di conoscenze, ma non chiarisco mai come vorrebbero che agissi. Vogliono prendere un caffè? Vogliono fare una telefonata? Non è chiaro, il che significa che invece di dire: “Sì!”Devo rispondere chiedendo loro cosa mi stanno chiedendo in primo luogo-o, più probabilmente, non rispondere affatto.
È molto più probabile ottenere una risposta da qualcuno se è chiaro quale sia il prossimo passo. Che lo rende facile per il destinatario di dire sì alla vostra richiesta.
Diciamo che stai contattando un regista che ammiri per un consiglio. Non basta e-mail con:
Sono stato un fan del tuo lavoro per anni, e mi piacerebbe scegliere il tuo cervello. Cosa dice?
Invece, proponi qualcosa di specifico:
Sono un ammiratore di lunga data del tuo lavoro e ho il massimo rispetto per la tua esperienza cinematografica. Mi piacerebbe farle qualche domanda su come ha finanziato il suo primo film. Vuoi essere gioco per una telefonata di 15-20 minuti la prossima settimana? Il mio programma è spalancata tutto il giorno Giovedi e Venerdì se si dispone di disponibilità poi. Prometto di essere breve.
Il secondo esempio chiarisce l’argomento a portata di mano e il fatto che si desidera solo fare una breve telefonata. Ciò significa che il destinatario sa che l’impegno temporale sarà minimo e, poiché hai già proposto una data di calendario, sa che il thread di posta elettronica può essere chiuso in modo rapido ed efficiente. In altre parole, hai rispettato il loro tempo, e ora sanno che trattare con te non sarà un altro mal di testa di cui non hanno bisogno.
Se stai facendo una domanda, proponi una soluzione.
E-mail non è un buon luogo per il dibattito. Quindi, messaggi che non offrono altro che una domanda come ” Cosa ne pensi di X?”sono generalmente inefficaci. Le persone impegnate non vogliono capire i tuoi problemi per te e non vogliono scrivere una lunga risposta. Vogliono dire sì o no e poi passare alla prossima cosa. Quindi, se vuoi ottenere una risposta—e ottenere la tua strada-non solo porre domande: proporre soluzioni.
Immaginiamo che tu stia inviando un’email al tuo capo per chiedere se puoi partecipare a una conferenza. Potresti scrivere:
Ciao Tina-Ho notato che le persone stanno già prenotando hotel per la conferenza SXSW del prossimo anno. Vorrei andare. Cosa ne pensa?
Oppure, potresti scrivere,
Ciao Tina—Ho pensato a modi per arricchire il mio set di abilità lavorative, e sembra che ci siano alcuni relatori e workshop a SXSW il prossimo anno che sarebbero molto utili. Posso anche mettere insieme un rapporto per condividere ciò che ho imparato con la squadra dopo il mio ritorno. Ho stimato il costo, e sembra che un biglietto, un hotel e un biglietto aereo avrebbero gestito la compagnia di circa $2.500. Pensi che la compagnia potrebbe sponsorizzarmi?
Il primo messaggio è breve ma pigro e richiederà numerosi messaggi avanti e indietro per chiarire cosa è veramente in gioco. La seconda e-mail è più lunga, ma include tutto il necessario per la conversazione da risolvere immediatamente. Lo scrittore ha fatto i suoi compiti, i costi e i benefici sono chiari, ed è facile per il capo dire solo di sì. Essere proattivi nelle tue comunicazioni richiede più lavoro in anticipo, ma paga enormi dividendi a lungo termine.
Essere scansionabile.
E-mail sono di ottenere risultati, non testare la comprensione della lettura del destinatario.
Usa proiettili, numeri e / o bolding per rendere la tua email skimmable e digeribile, enfatizzando i punti chiave. Se si deride a questo tipo di cucchiaio-alimentazione di informazioni, andare avanti e ottenere su di esso. E-mail sono di ottenere risultati, non testare la comprensione della lettura del destinatario. Ecco un esempio di come è possibile ricapitolare i passaggi successivi dopo una riunione del cliente.
Ciao Sharon-Grande chiamata ieri! Sono entusiasta dei prossimi passi. Ecco un riassunto di quello che abbiamo discusso di fare la prossima settimana per incontrare i nostri scadenza: Elementi di Azione per Sharon & Squadra:
– di Approvare rivisto mockup (a Causa: Lun 4/9)- Fornire copia finale per i banner (a Causa: Mer 4/11)- Alimentazione hi-res fotografia (Grazie: Mer 4/11)
Perché questa e-mail è necessario che il client per fare qualcosa, si vuole che l’azione di elementi di pop out di e—mail così il testo in grassetto e facilmente digeribile, quindi proiettili. Le date di scadenza sono anche compensate tra parentesi in modo che siano facili da vedere.
Ricorda: se vuoi davvero fare le cose, il successo dipende dal rendere facile per il tuo lettore elaborare rapidamente l’e-mail e comprendere i punti salienti.
Dare loro una scadenza.
La tua email è urgente? Ha bisogno di una risposta ora? Tra due giorni? Tra due settimane? Potrebbe sorprenderti apprendere che le persone impegnate amano le scadenze perché aiutano a dare la priorità esattamente quando le cose devono essere fatte. In effetti, ho scoperto che le e-mail che non hanno orari hanno maggiori probabilità di essere ignorate. Certamente non vuoi essere imperioso o eccessivamente esigente, ma dai al tuo lettore un contesto educato per i tempi.
Se stai inviando un’email a un collega vicino su un compito urgente, puoi essere piuttosto diretto sui tempi:
Affinché il progetto rimanga nei tempi previsti, avrò bisogno di una risposta da parte tua nelle prossime 24 ore, se possibile.
Se stai estendendo un invito a qualcuno che non hai incontrato, potresti condividere educatamente la tua timeline di follow-up:
Sono sicuro che sei occupato e vorrai del tempo per rimuginare su questa opportunità. Lo faro ‘ tra due settimane, se non ho tue notizie.
O dire che vuoi consentire al tuo capo o a un cliente di valutare una decisione, ma devi andare avanti se non rispondono in tempo:
Se non ti risponderò entro questo venerdì, 17 agosto, andrò avanti e procederò con la soluzione che ho proposto sopra.
Includere una scadenza è come far cadere un’ancora: Corregge la tua richiesta nello spazio e nel tempo, rendendolo più probabile per farsi notare e ottenere fatto.
Scrivi le tue righe oggetto come titoli.
Affinché la tua email venga letta, deve essere aperta. Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di comporre un oggetto chiaro e, idealmente, provocatorio. È molto simile a scrivere un titolo avvincente per un articolo o un post sul blog su cui si desidera che le persone facciano clic.
Diciamo che sei un musicista di successo che si rivolge a un designer per fare la copertina del tuo nuovo disco. Hai un pubblico di dimensioni decenti, quindi ti aspetti che l’album funzioni bene. Potresti usare:
Oggetto: Design Gig
È accurato, ma manca di specificità e rende la tua email come un’offerta monotona. In alternativa, è possibile utilizzare:
Oggetto: Cover design per la pubblicazione di album di alto profilo?
Questo è ancora accurato, ma suscita curiosità chiarendo cosa sia esattamente il progetto e promettendo una buona esposizione. Soprattutto quando stai scrivendo un’e-mail” chiedi ” a qualcuno che non hai mai incontrato prima, la riga dell’oggetto funziona come una prima impressione. E hai solo una possibilità di fare una prima impressione.
Assicurati di non vendere troppo il tuo titolo e—mail, però-questo è uno dei primi 20 errori di posta elettronica da evitare.
Modifica i tuoi messaggi senza pietà.
Dopo aver redatto la tua e-mail, riesaminala con un occhio antipatico e prendi tutto ciò che non è necessario. Essere chiari e concisi dal get-go consente di risparmiare tempo per tutti. Ci vuole più tempo per creare un’e-mail stretta e al punto, ma quella e-mail modificata sarà anche molto più probabile che ottenga una risposta.
Per un secondo occhio sulle tue e-mail, controlla queste 25 app per perfezionare l’oggetto, il corpo e altro ancora.
Visualizzare in anteprima tutti i messaggi sul telefono.
Come accennato in precedenza, il tuo messaggio e-mail sarà probabilmente aperto prima su un telefono. Pertanto, è saggio capire come sarà il tuo messaggio nelle app di posta elettronica mobili. Ciò che sembra digeribile su un enorme schermo desktop spesso sembra _War e Peace _on un telefono cellulare. Visualizzare in anteprima il messaggio sul piccolo schermo, e se sembra ancora troppo lungo, spietatamente modificarlo di nuovo. Se il tuo messaggio dà l’impressione di essere travolgente, probabilmente verrà ignorato.
Assicurati che i tuoi messaggi di posta elettronica sembrano grandi ovunque—ed eseguire bene—con la nostra guida a a / b testare le vostre email, che include strumenti per testare le vostre email sul cellulare.
Se pensi che tutto questo suoni come un sacco di lavoro per un po ‘ di vecchia e-mail, pensaci in questo modo: se ti prendi il tempo di considerare il tuo pubblico e adattare il tuo messaggio alla loro capacità di attenzione in anticipo, le tue e-mail saranno più efficaci, avrai maggiori probabilità di ottenere ciò che vuoi, e alla fine dovrai dedicare meno tempo alle e-mail. Non è quello che tutti vogliono?
Vuoi una migliore applicazione per aiutare a gestire la propria casella di posta elettronica? Scopri la nostra carrellata delle 10 migliori applicazioni di posta elettronica, o utilizzare la nostra guida Gmail per ottimizzare Gmail per il flusso di lavoro.
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